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        “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案現(xiàn)代化管理模式探討

        2022-05-30 10:48:04王霞
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2022年26期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)

        王霞

        摘 要:隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速進(jìn)步,“互聯(lián)網(wǎng)+”深入各行業(yè)各領(lǐng)域。由于思想觀念落后、專(zhuān)業(yè)人才缺乏、行業(yè)規(guī)范缺陷及軟件技術(shù)瓶頸等問(wèn)題制約著機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展,地區(qū)及行業(yè)間發(fā)展不平衡問(wèn)題仍然明顯存在,其傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的要求,建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理模式迫在眉睫,面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn),要加大創(chuàng)新力度,不斷優(yōu)化管理模式,切實(shí)推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:人事檔案;規(guī)范化審核;信息化建設(shè)

        干部人事檔案是歷史的、全面考察干部的重要依據(jù),體現(xiàn)了干部的基本誠(chéng)信,是衡量干部德才的重要內(nèi)容,反映了組織人事部門(mén)的管理水平,同時(shí)也是干部調(diào)動(dòng)、職務(wù)任免等工作的重要依據(jù)。隨著信息化社會(huì)的不斷推進(jìn),電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用不斷推陳出新,傳統(tǒng)的檔案管理方式方法明顯已經(jīng)落后于新時(shí)代生產(chǎn)力的發(fā)展速度。在新的時(shí)代背景下,只有改進(jìn)管理方法,構(gòu)建從規(guī)范化審核到信息化建設(shè)全方位的現(xiàn)代化科學(xué)管理模式,才能切實(shí)發(fā)揮好信息化電子檔案管理的高效性、安全性、快捷性以及準(zhǔn)確性,充分保證檔案工作在黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、保障性、支撐性作用。

        一、干部人事檔案現(xiàn)代化管理模式面臨的困境

        1.歷史遺留累積造成的檔案存管混亂

        新中國(guó)成立以來(lái),檔案管理工作經(jīng)歷了從起步摸索階段到成長(zhǎng)發(fā)展階段再到臻于成熟階段,但不可否認(rèn)的是,仍有數(shù)目龐大的人事檔案在存放、管理方面混亂無(wú)序。一方面是由于時(shí)間相對(duì)久遠(yuǎn),機(jī)關(guān)事業(yè)單位中60年代之后出生的有相當(dāng)一部分人員仍在一線(xiàn)工作崗位,臨近退休的在職人員檔案中的最早材料要追溯到七十年代初期,時(shí)間跨度較長(zhǎng),加之前期檔案管理不善,造成人事檔案存放混亂、材料缺失嚴(yán)重;另一方面機(jī)關(guān)事業(yè)人員編制性質(zhì)種類(lèi)眾多,有行政干部、事業(yè)干部、行政工勤、事業(yè)工勤、事業(yè)工人等,再加上權(quán)責(zé)劃分不清晰,檔案管理權(quán)限不明確,往往一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員的檔案在多個(gè)地點(diǎn)存放,不同存檔管檔單位管理水平存在差距,造成檔案管理質(zhì)量參差不齊。

        2.思想觀念落后造成檔案意識(shí)淡薄

        隨著依法治國(guó)的不斷推進(jìn),檔案法治化水平不斷提升,特別是“十三五”以來(lái),檔案法制建設(shè)取得重要成果。但是,由于宣傳、執(zhí)行力度不夠,加上檔案工作在單位或地區(qū)的工作板塊中處于從屬地位,無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)干部,還是管檔一線(xiàn)人員,或是普通群眾,對(duì)檔案管理法治化的意義都認(rèn)識(shí)不足,導(dǎo)致出現(xiàn)檔案意識(shí)普遍薄弱、檔案管理有法難依的問(wèn)題。在檔案審核方面,由于人事檔案本身帶有一定的職務(wù)、職稱(chēng)屬性,加之在檔案管理過(guò)程中安全性、保密性要求較高,所以對(duì)于部分檔案管理人員來(lái)說(shuō),其潛意識(shí)認(rèn)為人事檔案本身存在問(wèn)題的概率較低,在檔案審核過(guò)程中,僅僅就浮于表面簡(jiǎn)單核查,對(duì)于干部的“三齡兩歷一身份”等需要耗費(fèi)大量時(shí)間、精力的細(xì)節(jié)工作,往往采取“睜一只眼,閉一只眼”的方式,從而導(dǎo)致干部相關(guān)信息無(wú)法給予認(rèn)定,給職務(wù)晉升、職稱(chēng)評(píng)定等工作造成很大的不便。

        3.專(zhuān)業(yè)人才缺失造成檔案管理缺位

        在新的歷史時(shí)期,人才資源是社會(huì)發(fā)展的第一資源,檔案管理工作也是如此。而現(xiàn)實(shí)情況是專(zhuān)業(yè)型檔案管理人才隊(duì)伍嚴(yán)重匱乏,一方面盡管現(xiàn)在檔案專(zhuān)業(yè)教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,培養(yǎng)了相當(dāng)數(shù)量的檔案專(zhuān)業(yè)人才,但不可否認(rèn)的是在整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中也存在一些不足之處,如教學(xué)內(nèi)容沒(méi)有隨著技術(shù)的發(fā)展及時(shí)更新,部分教材內(nèi)容較為落后,教學(xué)方式還是以老師授課為主,學(xué)生真正實(shí)踐的機(jī)會(huì)較少等,這些問(wèn)題一定程度上制約著培養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)人才質(zhì)量。另一方面在實(shí)際的工作中,由于管檔科室的特殊性,很多人力資源都傾斜到其他部門(mén),管檔科室的人員普遍不足,再加上缺少專(zhuān)業(yè)性指導(dǎo)與培訓(xùn),經(jīng)驗(yàn)積累嚴(yán)重不足,業(yè)務(wù)能力參差不齊。另外,還有的單位人事檔案管理工作由其他部門(mén)的人員兼任,這些兼職人員大多數(shù)年齡較大,處于職業(yè)生涯的中后期,不能全身心投入檔案管理工作中,更有甚者,缺乏基本的政治素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng),缺少為人民服務(wù)的責(zé)任感、使命感,在檔案審核、轉(zhuǎn)接等重點(diǎn)環(huán)節(jié)不按照規(guī)章制度執(zhí)行,違反檔案保密性和安全性原則,嚴(yán)重影響到檔案管理的規(guī)范化。

        4.晉升空間狹窄造成檔案工作懈怠

        盡管當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息的需求量在日益增加,國(guó)家在政策方面也不斷完善,但在實(shí)際的工作過(guò)程中檔案工作者的邊緣化傾向依然明顯。專(zhuān)職檔案管理人員在單位受重視的程度較低,在職務(wù)提拔、職級(jí)晉升等方面存在諸多阻礙,職業(yè)前景不明朗、發(fā)展空間受限造成專(zhuān)職檔案管理人員工作積極性不高,很難形成職業(yè)的成就感和榮譽(yù)感。

        5.專(zhuān)業(yè)設(shè)備設(shè)施不足造成檔案建設(shè)滯后

        先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的及時(shí)更新?lián)Q代是打造現(xiàn)代化檔案管理模式的基石,根據(jù)相關(guān)的調(diào)查情況,目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作有接近70%仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理階段,檔案存放柜、密集架等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施還是二十世紀(jì)七八十年代的產(chǎn)物,檔案庫(kù)房在防火、防水等硬性安全指標(biāo)方面不盡如人意,計(jì)算機(jī)普及率雖然逐年升高,但由于財(cái)政預(yù)算傾斜等方面因素,專(zhuān)業(yè)性檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用難度大,再加上各地人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求不一致,造成檔案管理軟件開(kāi)發(fā)領(lǐng)域沒(méi)有統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范,專(zhuān)業(yè)性軟件的兼容性不強(qiáng),不能形成一定的規(guī)模效應(yīng),導(dǎo)致軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)參與檔案信息化建設(shè)的積極性不高,嚴(yán)重阻礙了新時(shí)代檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

        二、干部人事檔案現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展機(jī)遇

        1.政治環(huán)境機(jī)遇期

        在從嚴(yán)治黨的新常態(tài)下,為落實(shí)中央從嚴(yán)管理干部的要求,嚴(yán)明組織人事紀(jì)律,中央多次開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作,在卓有成效的同時(shí),仍有部分人員檔案存在一系列問(wèn)題,特別是檔案出現(xiàn)的弄虛作假等問(wèn)題,嚴(yán)重影響了人事工作的嚴(yán)肅性和公信力,規(guī)范化審核仍是檔案管理的重中之重。

        隨著社會(huì)主義法治國(guó)家建設(shè)和新修訂《檔案法》施行,人民對(duì)檔案信息、檔案文化的需求日益增長(zhǎng),迫切要求深化依法治檔,加快檔案開(kāi)放利用,提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù),提高檔案治理能力和水平,檔案現(xiàn)代化管理模式的建設(shè)進(jìn)入了歷史機(jī)遇期。為推動(dòng)“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展,適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求,根據(jù)黨的十九屆五中全會(huì)精神和《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》,2021年6月中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,明確指出:到2025年,檔案工作走向依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化,取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展,形成與新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)相適應(yīng)的檔案事業(yè)發(fā)展新局面,為建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        2.科技環(huán)境機(jī)遇期

        新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日趨成熟完善,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算也迎來(lái)了技術(shù)性的變革,各行各業(yè)的“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)運(yùn)而生。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依靠人工逐卷逐份管理,面對(duì)數(shù)目龐大的人事檔案,日趨增加的材料信息,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,同時(shí)容易造成信息疏漏及檔案磨損。在新的時(shí)代背景下,檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化,迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式,優(yōu)化資源配置,加快數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。通過(guò)借助電子媒介,建立檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng),一方面對(duì)于檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的疏漏問(wèn)題,能在很大程度上得到避免和減少,另一方面在有限的時(shí)間里,也大大提高了檔案管理的工作效率,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事管理工作保駕護(hù)航。

        3.人才資源機(jī)遇期

        新的時(shí)代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案現(xiàn)代化管理必將與“互聯(lián)網(wǎng)”“大數(shù)據(jù)”“5G”等前沿的技術(shù)掛鉤,真正需要的是學(xué)有所長(zhǎng)的“新檔案人”,對(duì)于年長(zhǎng)的人來(lái)說(shuō),由于學(xué)歷、年齡等因素的限制,在新技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握上較慢。相反,年輕一代對(duì)于新生事物、前沿技術(shù)有濃厚的興趣,學(xué)習(xí)和掌握速度都很迅速。隨著教育事業(yè)不斷發(fā)展,年輕一代的學(xué)歷層次普遍有了大幅度的提高,在知識(shí)層面有了保障。一方面他們有扎實(shí)的理論知識(shí)基礎(chǔ)、足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備,能夠迅速學(xué)以致用,即使存在專(zhuān)業(yè)缺口,也能借助網(wǎng)絡(luò)上各種學(xué)習(xí)方式擴(kuò)充知識(shí)儲(chǔ)備;另一方面信息化、網(wǎng)絡(luò)化讓年輕一代如魚(yú)得水,能夠迅速適應(yīng)新技術(shù)加持的檔案管理模式,逐漸成為新時(shí)代檔案管理的中流砥柱。

        三、干部人事檔案現(xiàn)代化管理模式的建設(shè)策略

        現(xiàn)代化檔案管理模式不僅僅是單純利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段進(jìn)行信息化建設(shè),其管理模式的前置條件應(yīng)是人事檔案的規(guī)范化審核。二者相輔相成,只有把規(guī)范化審核和信息化建設(shè)放在同一條主線(xiàn)上,才能建設(shè)好現(xiàn)代化的檔案管理模式。

        1.以轉(zhuǎn)變思想觀念為起點(diǎn),提升檔案管理意識(shí)

        要從思想觀念做出轉(zhuǎn)變,逐步提升現(xiàn)代化管理檔案的強(qiáng)烈意識(shí)。

        (1)強(qiáng)化政治意識(shí)。牢記檔案工作的政治屬性,提高政治站位,增強(qiáng)政治自覺(jué),把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫穿檔案工作全過(guò)程,確保以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo),立足新發(fā)展階段,全面推進(jìn)檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設(shè),深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

        (2)強(qiáng)化規(guī)范意識(shí)。檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè),不是其他工作的附屬,而是與其他工作處于同一位置,在實(shí)際工作中,必須嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度,在檔案流轉(zhuǎn)、查閱、保存等環(huán)節(jié)保持規(guī)范,杜絕本人查檔、違規(guī)拍照記錄等不規(guī)范行為。

        (3)強(qiáng)化審核意識(shí)。一卷合格的干部人事檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核,按照“凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審”的原則,在審核過(guò)程中,不能僅局限于“三齡兩歷一身份”核實(shí),更要注重整體、細(xì)節(jié)的把握,把干部調(diào)動(dòng)、職級(jí)晉升等關(guān)鍵人事環(huán)節(jié)與檔案審核認(rèn)定結(jié)論密切聯(lián)系,對(duì)檔案存在嚴(yán)重問(wèn)題的人員在晉升、評(píng)聘職稱(chēng)等方面予以擱置處理。

        (4)強(qiáng)化安全意識(shí)。正確認(rèn)識(shí)檔案屬于國(guó)家財(cái)產(chǎn)而非個(gè)人財(cái)產(chǎn),在檔案管理過(guò)程中,要把安全工作作為重中之重。一方面硬件設(shè)施要安全過(guò)硬,切實(shí)做好檔案室的防火、防潮等基礎(chǔ)安全工作,控溫、控濕等基礎(chǔ)保存工作,定期檢修煙霧警報(bào)器、除濕器、監(jiān)控等設(shè)備設(shè)施,對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的設(shè)備要及時(shí)維修更換,確保硬件設(shè)備實(shí)時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)正常。另一方面為避免在信息化建設(shè)過(guò)程中電子文件在存儲(chǔ)使用環(huán)節(jié)造成損壞,要嚴(yán)格定義各種文件信息的保密級(jí)別,嚴(yán)格定義各類(lèi)審核人員的使用權(quán)限,充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加密功能對(duì)檔案信息庫(kù)中存在的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)分類(lèi)加密處理,及時(shí)消除不安全因素,保障人事檔案信息的安全。

        2.以注重人才培養(yǎng)為支撐,壯大專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍

        (1)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性教育培訓(xùn),制訂檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃和目標(biāo),以知識(shí)結(jié)構(gòu)多元化發(fā)展為培養(yǎng)方向,培養(yǎng)一批“政策通”和“多面手”,補(bǔ)足人才短板。

        (2)加強(qiáng)政策宣傳引導(dǎo),提高管檔人員整體政治素質(zhì)和無(wú)私奉獻(xiàn)的精神,使其職業(yè)認(rèn)同感、自豪感明顯提升。

        (3)明確檔案管理專(zhuān)職人員,提升管檔人員的晉升通道,完善評(píng)價(jià)考核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,克服重資歷、輕業(yè)績(jī),重學(xué)歷、輕能力的傾向,對(duì)善于創(chuàng)新、業(yè)績(jī)突出的年輕一代要敢于破格提拔,在發(fā)掘真正技術(shù)人才的同時(shí)避免專(zhuān)業(yè)型人才的流失。

        (4)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu),新老結(jié)合,避免出現(xiàn)人員斷層,側(cè)重于年輕人員的招錄,同時(shí)也要吸收具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老同志,避免因人設(shè)崗,保證檔案人才隊(duì)伍配備合理、有序更替。

        3.以統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為抓手,完善檔案管理規(guī)范

        現(xiàn)代化檔案管理逐步邁向信息化時(shí)代,電子檔案將作為新興的載體活躍于歷史舞臺(tái),新生事物的初期往往會(huì)有各種弊端,檔案領(lǐng)域也不例外,檔案現(xiàn)代化建設(shè)初期由于管理手段不成熟,行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生各式各樣的矛盾。各單位要以國(guó)家檔案局檔案標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)中國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依托,結(jié)合實(shí)際情況,在檔案轉(zhuǎn)接、審核、保存、收集、查閱等基本工作環(huán)節(jié)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)也要加大宣傳、貫徹、執(zhí)行力度,讓國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)落在實(shí)處,只有這樣才能讓檔案工作統(tǒng)一方向、統(tǒng)一步調(diào),避免出現(xiàn)自相矛盾、各自為政的現(xiàn)象。

        4.以更新先進(jìn)設(shè)備為重點(diǎn),邁向信息時(shí)代

        把握新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來(lái)的效率紅利,積極擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式,探索現(xiàn)代化管理模式。

        (1)硬件方面。改善或者新建符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房及密集架,尤其做好庫(kù)房安全性、保密性工作,在庫(kù)房溫濕度、監(jiān)控報(bào)警、密集架移動(dòng)、出入門(mén)禁等方面全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化,人事檔案存放全部淘汰紙質(zhì)檔案袋、檔案盒,更換為保存質(zhì)量更好的塑料檔案盒,人防、物防、技防三位一體,安全防范體系更加完備。

        (2)軟件方面。加強(qiáng)政策引導(dǎo),鼓勵(lì)支持軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)參加現(xiàn)代化檔案管理模式的建設(shè),同時(shí)明確準(zhǔn)入門(mén)檻,對(duì)于軟件研發(fā)水平有限、信用不佳的企業(yè)禁止進(jìn)入檔案現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)域。同時(shí),完善檔案信息化軟件開(kāi)發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,在安全保密性達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)上,提高軟件的兼容性,增強(qiáng)質(zhì)優(yōu)軟件的推廣度,及時(shí)淘汰不符合要求的軟件,避免出現(xiàn)泄密情況。此外,還要明確軟件開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)功能,不能僅局限于查詢(xún)功能,要綜合檔案信息化建設(shè)的全面需要,實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理,加強(qiáng)相關(guān)軟件的售后服務(wù)保障,根據(jù)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)完善、更新檔案信息管理系統(tǒng)。

        四、結(jié)語(yǔ)

        現(xiàn)代化檔案管理模式不是一朝一夕就能建設(shè)完善,需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位、軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)、一線(xiàn)管檔人員等多方面的努力,需要規(guī)范化審核和信息化建設(shè)結(jié)合發(fā)力,在不斷完善的過(guò)程中,難免會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問(wèn)題,各機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際情況,充分發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì),協(xié)調(diào)各方面,統(tǒng)籌各環(huán)節(jié),制定出合理的解決措施,在不斷優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理模式中增強(qiáng)檔案安全防線(xiàn)、提高檔案服務(wù)水平、提升檔案治理效能。

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        [3]張偉城.大數(shù)據(jù)時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2020

        [4]劉艷輝.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問(wèn)題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2019

        (作者單位:山東省濟(jì)南市萊蕪區(qū)人力資源和社會(huì)保障局)

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