摘 要：信息技術(shù)已然融入人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?，各行業(yè)領(lǐng)域也正努力緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，通過(guò)進(jìn)一步深入運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)加速發(fā)展。醫(yī)院檔案管理和建設(shè)工作在信息技術(shù)的應(yīng)用下也發(fā)生了巨大的變化。本文分析了信息化時(shí)代醫(yī)院電子檔案管理的態(tài)勢(shì)，闡述了電子檔案建設(shè)的意義并指出其存在的問(wèn)題。同時(shí)，針對(duì)存在的問(wèn)題提出相關(guān)解決對(duì)策，以期推動(dòng)醫(yī)院電子檔案信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;電子檔案建設(shè);檔案管理

醫(yī)院是關(guān)乎群眾健康的重要場(chǎng)所，信息化時(shí)代背景下信息技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，一方面幫助醫(yī)院為患者提供了更加優(yōu)質(zhì)和高效的醫(yī)療服務(wù)，另一方面也促進(jìn)了醫(yī)院本身的發(fā)展。就醫(yī)患者需要對(duì)其基本資料和治療情況進(jìn)行記錄，醫(yī)院自身發(fā)展過(guò)程中形成的文件也需要有效保存和分析，這就使醫(yī)院形成了數(shù)量龐大、形式多樣的檔案文件，如何管理這些文件是醫(yī)院檔案管理工作中需要面對(duì)和解決的問(wèn)題之一。在信息化程度不斷加深的時(shí)代背景下，積極推進(jìn)醫(yī)院檔案電子化建設(shè)和管理，對(duì)提高醫(yī)院診療效率和運(yùn)行效率意義重大。通過(guò)系統(tǒng)分析電子檔案進(jìn)而獲得大數(shù)據(jù)信息，也有助于提高醫(yī)院決策的客觀性、針對(duì)性和科學(xué)性，整體上實(shí)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的全面提高。本文總結(jié)了當(dāng)前信息化時(shí)代醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作中凸顯的問(wèn)題，并針對(duì)性地提出解決對(duì)策。

一、信息化時(shí)代醫(yī)院電子檔案建設(shè)的意義

1.提高醫(yī)院檔案的管理能力

借助信息科學(xué)技術(shù)，對(duì)于一些較為重要的憑證或者具有深刻意義的資料在形成電子檔案時(shí)，醫(yī)院可從文件的檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔等形成環(huán)節(jié)和運(yùn)用環(huán)節(jié)進(jìn)行持續(xù)管理和監(jiān)控。醫(yī)院形成的電子檔案形式種類較多，包括數(shù)據(jù)、視頻、圖形、文字、多媒體以及計(jì)算機(jī)程序等多種形式。對(duì)于形式不同的文件，可以選擇對(duì)應(yīng)的管理方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理能力的提升。

2.保證靈活、高效地管理檔案

電子檔案使用者可通過(guò)電腦軟件隨時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行查閱，并在查閱過(guò)程中對(duì)文檔存在的問(wèn)題進(jìn)行糾正，這一過(guò)程消除了紙質(zhì)文檔的限制，更加靈活和方便。應(yīng)用U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等便攜式存儲(chǔ)產(chǎn)品和網(wǎng)絡(luò)硬盤等在線存儲(chǔ)設(shè)備，還可實(shí)現(xiàn)電子文檔的快速轉(zhuǎn)移和分享，讓管理者可及時(shí)方便地獲取電子檔案及相關(guān)信息，再通過(guò)整理匯總實(shí)現(xiàn)提高電子檔案管理的效率。

3.有助于更好實(shí)現(xiàn)醫(yī)院服務(wù)功能

無(wú)論是醫(yī)務(wù)工作者還是患者，為了獲取相關(guān)信息都需要借助于檔案，為此醫(yī)院檔案管理工作同樣是醫(yī)院的服務(wù)窗口。隨著信息化的逐漸完善以及大數(shù)據(jù)的飛速發(fā)展，檔案管理也迎來(lái)了新的工作思路和模式，信息化處理技術(shù)手段的不斷更新，使得人們?cè)诓樵儭⒈４嬉约肮芾頇n案的過(guò)程和方式變得更加簡(jiǎn)單和快捷，服務(wù)質(zhì)量也有所提升，醫(yī)院的服務(wù)功能得到更好實(shí)現(xiàn)。

4.有助于完善建設(shè)信息化醫(yī)院

電子檔案在醫(yī)院檔案管理中的重要性越來(lái)越明顯，若要全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化建設(shè)，需要投入更多的人力和物力，建立和完善相應(yīng)的信息化平臺(tái)，促進(jìn)醫(yī)院電子檔案的建設(shè)。這些變化和更新能夠讓醫(yī)院對(duì)相關(guān)信息和電子檔案工作進(jìn)行合理安排，對(duì)各部門之間的管理進(jìn)行協(xié)調(diào)，進(jìn)而提升醫(yī)院整體運(yùn)行效率，更好地推進(jìn)醫(yī)院電子檔案在醫(yī)院建設(shè)中的應(yīng)用。推進(jìn)醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作也有利于識(shí)別醫(yī)院信息化建設(shè)中已經(jīng)存在和潛在的問(wèn)題，并促進(jìn)這些問(wèn)題的修正和預(yù)防，進(jìn)一步完善醫(yī)院的信息化建設(shè)。

5.實(shí)現(xiàn)信息共享，提高醫(yī)院服務(wù)效率

既往醫(yī)院在實(shí)施人工管理與操作時(shí)，大量文件資料信息被閑置在文件柜中，一旦出現(xiàn)對(duì)此類信息的需求時(shí)，管理人員往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行文件查閱，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著信息化時(shí)代計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，各類檔案的管理提升至文件級(jí)，整個(gè)管理過(guò)程更加體系化與規(guī)范化，根據(jù)文件內(nèi)容與目錄屬性可以進(jìn)行對(duì)應(yīng)地歸納整理，調(diào)閱文件資料時(shí)可直接搜索目錄與相應(yīng)的關(guān)鍵詞，極大程度縮短了查閱時(shí)間，提高了查閱準(zhǔn)確率。另外，醫(yī)院電子檔案建設(shè)還能保證各類信息在醫(yī)院各部門的及時(shí)共享，提高信息的傳輸效率，為醫(yī)院建設(shè)、臨床診斷、治療的相關(guān)決策提供充分的數(shù)據(jù)支持。醫(yī)院電子檔案建設(shè)與利用較大程度提升了醫(yī)院信息服務(wù)與檢索的準(zhǔn)確性。例如，近年的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，由于以往檔案資料保存及時(shí)、妥善，信息錄入準(zhǔn)確，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)與決策提供了完整、科學(xué)的數(shù)據(jù)參考，高效完成了防控工作。

二、信息化時(shí)代醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作中的問(wèn)題

1.缺乏對(duì)電子檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

新時(shí)代下醫(yī)院在管理信息檔案時(shí)有著與以往不同的特點(diǎn)，盡管這些變化給檔案管理工作帶來(lái)機(jī)會(huì)，但是問(wèn)題也依然存在，最主要的問(wèn)題表現(xiàn)在對(duì)電子檔案管理缺乏足夠的重視。一是醫(yī)院對(duì)電子檔案建設(shè)和管理的宣傳不足;二是未對(duì)信息化時(shí)代電子檔案管理投入充足的資金，導(dǎo)致硬件和軟件設(shè)施不足;三是沒(méi)有形成完善的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。

2.缺少信息化管理制度

為更好地實(shí)施電子檔案的建設(shè)和管理，需要有完善的管理制度作為保證，但當(dāng)前不少醫(yī)院并沒(méi)有為其制定專業(yè)的管理制度，導(dǎo)致醫(yī)院在管理電子檔案時(shí)沒(méi)有一定的規(guī)章制度可以遵循，缺乏了相應(yīng)的法律依據(jù)，延緩了電子檔案的建設(shè)工作和檔案管理信息化進(jìn)程。

3.缺乏有效的安全保障

醫(yī)院的電子檔案在安全保障方面存在不少問(wèn)題。第一，防火墻訪問(wèn)缺乏健全的防范措施。許多醫(yī)院沒(méi)有認(rèn)識(shí)到防火墻建設(shè)的重要意義，工作人員在工作的電腦上安裝的是免費(fèi)防火墻軟件，有的甚至沒(méi)有安裝防火墻，使醫(yī)院電子檔案的安全直接暴露于網(wǎng)絡(luò)威脅中。第二，電子檔案使用過(guò)程中存在安全漏洞。電子檔案可以實(shí)現(xiàn)資源共享，方便需要的人員及時(shí)獲取到相關(guān)信息，但能夠接觸電子檔案的人員越多，其面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)也越高。第三，文件存儲(chǔ)缺乏一定的規(guī)范，歸檔整理不及時(shí)引起電子檔案的安全性問(wèn)題。

4.在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案影響下可信度不足

近年來(lái)隨著我國(guó)各類認(rèn)證方式的日益成熟，電子簽名、電子蓋章、電子指紋等技術(shù)也開始在醫(yī)院檔案簽署中廣泛應(yīng)用，但上述的多類認(rèn)證方式還未得到法律的認(rèn)可，以致目前電子公文的權(quán)威性和公信度普遍不高，尤其是作為法律、法規(guī)、政策依據(jù)提供時(shí)其得到認(rèn)定的難度較大。在醫(yī)院對(duì)檔案管理的實(shí)際工作中，電子文檔與網(wǎng)絡(luò)文件的傳輸、調(diào)閱、歸檔、立卷雖然已經(jīng)逐漸開始廣泛使用，但部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)仍舊對(duì)紙質(zhì)文件持更高的信任度，因此實(shí)際建設(shè)與推廣還存在較大的困難。

5.缺乏專業(yè)的信息化人才

檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理質(zhì)量的影響非常明顯，當(dāng)前醫(yī)院電子檔案工作者相對(duì)來(lái)說(shuō)比較缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，技術(shù)能力有所欠缺。不少醫(yī)院并沒(méi)有意識(shí)到電子檔案建設(shè)工作對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的推動(dòng)作用，管理人員在電子檔案建設(shè)和管理方面也缺乏專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案信息化建設(shè)了解不深入，工作能力不足，阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)和管理工作的推進(jìn)。

6.醫(yī)院檔案管理工作的復(fù)雜性更高

當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院均基本建成和設(shè)立了綜合檔案管理部門，但很少是醫(yī)院核心的管理部門，且類似部門的管理工作具有更多的類別，該管理部門不僅負(fù)責(zé)文書檔案的管理，還需要管理其他的醫(yī)療檔案、病理切片治療、X線膠片檔案資料以及其他各類檢查圖文資料等。此外，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)還設(shè)立了科研、會(huì)計(jì)、設(shè)備、基建等資料的綜合檔案管理部門，類別較多，單個(gè)醫(yī)院檔案管理部門工作復(fù)雜度較高，雖然近年來(lái)隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)階段所使用的微機(jī)存儲(chǔ)性能已經(jīng)有了較大程度的提升，但諸多類型的檔案資料仍舊給管理者造成較大的挑戰(zhàn)，若檔案管理出現(xiàn)差錯(cuò)，則可能對(duì)檔案使用率、檔案質(zhì)量造成不可估量的影響，同時(shí)還可能影響醫(yī)院工作的正常開展。

三、信息化時(shí)代醫(yī)院電子檔案工作的建議和策略

1.充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作重要性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，提升對(duì)電子檔案建設(shè)工作的重視程度。首先，需要在醫(yī)院對(duì)醫(yī)務(wù)人員和管理者進(jìn)行電子檔案知識(shí)培訓(xùn)，讓全體人員加深對(duì)電子檔案建設(shè)進(jìn)度和管理的了解，明白其重要性。可通過(guò)舉辦培訓(xùn)會(huì)議和講座、發(fā)放宣傳頁(yè)、播放視頻等方式讓電子檔案管理深入人心。尤其是作為醫(yī)院管理人員更要強(qiáng)化對(duì)電子檔案建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)，制定相應(yīng)的制度并落實(shí)到實(shí)際工作中。其次，醫(yī)院需要為電子檔案建設(shè)提供資金、軟硬件設(shè)備和平臺(tái)，以科學(xué)、穩(wěn)定、高效的管理信息系統(tǒng)為醫(yī)院電子檔案建設(shè)和管理提供保證。

2.健全電子檔案的管理制度

醫(yī)院實(shí)施電子檔案的信息化管理，從根本上講，就是對(duì)管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行信息化發(fā)展，從而全面實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。為滿足信息化時(shí)代醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需求，醫(yī)院要制定專門針對(duì)電子檔案建設(shè)的規(guī)章制度，讓電子檔案的建設(shè)和管理朝著高效、安全的方向發(fā)展。制定相關(guān)規(guī)章制度是為了讓醫(yī)院?jiǎn)T工在建立、管理電子檔案時(shí)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)遵照?qǐng)?zhí)行，保證電子檔案建設(shè)過(guò)程中所有信息的真實(shí)性、完整性和有效性。

3.加強(qiáng)電子檔案信息的安全管理

（1）對(duì)危險(xiǎn)類別與威脅程度進(jìn)行評(píng)估。（2）明確資源保護(hù)的重要程度。（3）信息安全需要達(dá)到預(yù)設(shè)目標(biāo)，解決目前存在的許多問(wèn)題，如信息的完整性、保險(xiǎn)性、可用性及可控性等。（4）選擇安全原則。（5）估算安全受到損傷時(shí)可能付出的代價(jià)，并盡力將其降至最低。首先，根據(jù)檔案資料的重要性設(shè)立不同的安全等級(jí)，針對(duì)醫(yī)院工作情況與科室情況設(shè)立相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，同時(shí)設(shè)立對(duì)應(yīng)的管理人員。增強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的防火墻設(shè)置，購(gòu)置專業(yè)的防火墻軟件。軟硬件設(shè)施及程序必須是獨(dú)立的，各模塊功能權(quán)限劃分明確，使用便捷，能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保護(hù)，能夠全方位地對(duì)全部系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，并且具備實(shí)時(shí)警報(bào)功能，能夠自動(dòng)升級(jí)，以便應(yīng)付不同的安全問(wèn)題。其次，需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的信息安全教育培訓(xùn)工作，使其在使用和管理過(guò)程中嚴(yán)格遵守規(guī)定，以減少人員操作帶來(lái)的安全故障。除此之外，也可根據(jù)醫(yī)院的具體情況制定相應(yīng)的電子檔案建設(shè)安全機(jī)制，賦予相關(guān)工作以法律效力及合理性，保證電子檔案使用以及存儲(chǔ)的安全。

4.培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案建設(shè)和管理人才

檔案管理人員素質(zhì)的高低對(duì)醫(yī)院電子檔案建設(shè)工作的效果有著非常顯著的影響，因此需要培養(yǎng)更多的專業(yè)人才，使其在素質(zhì)、業(yè)務(wù)以及技術(shù)能力上都能夠勝任信息時(shí)代下醫(yī)院對(duì)電子檔案管理人員的要求。當(dāng)前各級(jí)醫(yī)院正在積極推行電子檔案建設(shè)和信息化管理，信息技術(shù)的運(yùn)用范圍也不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案管理人員的任務(wù)也更加繁雜和沉重，除了檔案管理之外還需要應(yīng)用好檔案資料，正確引導(dǎo)信息的傳播。醫(yī)院應(yīng)該重視對(duì)電子檔案的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，提高其知識(shí)儲(chǔ)備水平，定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)，拓寬信息化時(shí)代下電子檔案建設(shè)和管理知識(shí)面，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)和管理技能的提升，培養(yǎng)出既了解醫(yī)療工作內(nèi)容和流程，又對(duì)醫(yī)院信息化建設(shè)有深刻認(rèn)識(shí)的綜合性檔案管理人才，方便醫(yī)院電子檔案建設(shè)和管理工作的開展。

此外，需要檔案管理人員嚴(yán)格審核和查對(duì)進(jìn)入檔案庫(kù)的相關(guān)資料，制定相應(yīng)制度規(guī)范不同的檔案管理人員管理不同類別的檔案資料，保證電子檔案的質(zhì)量和安全。

四、小結(jié)

信息化時(shí)代需要醫(yī)院實(shí)施電子檔案信息化管理，需要工作人員在管理檔案上有著更強(qiáng)的能力，提高檔案的靈活性和實(shí)效性，便于更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)職能，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)和加強(qiáng)醫(yī)院的信息化建設(shè)進(jìn)程。然而，這一過(guò)程中也面臨著諸多的問(wèn)題，由于醫(yī)院重視程度不夠?qū)е氯狈ο鄳?yīng)的電子檔案建設(shè)和管理機(jī)制，由于人員素質(zhì)參差不齊導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案建設(shè)和管理缺乏高質(zhì)量人才。因此，為了醫(yī)院更好地推進(jìn)電子檔案的建設(shè)工作，需要醫(yī)院所有人員不斷加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，健全相關(guān)制度，加強(qiáng)安全保障措施，培養(yǎng)更多的專業(yè)性綜合人才，以滿足醫(yī)院在信息化時(shí)代下電子檔案建設(shè)的高要求。

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（作者單位：郯城縣第一人民醫(yī)院 醫(yī)院辦公室）

作者簡(jiǎn)介：徐耕（1977—），男，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案管理。