摘 要：檔案數(shù)字化管理能夠優(yōu)化干部人事檔案管理工作流程，保證工作效率，有效提升檔案管理工作的開展及水準(zhǔn)。干部人事檔案數(shù)字化管理相對(duì)于傳統(tǒng)管理模式更加高效，具有明顯的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理也是新時(shí)期檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)及大形勢(shì)所需，對(duì)我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了優(yōu)秀的人才資源，對(duì)現(xiàn)實(shí)發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;干部人事檔案;數(shù)字化管理

新時(shí)期我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，各行各業(yè)都開啟智能化發(fā)展道路，國家檔案管理更需要建立數(shù)字化的信息管理模式。其中，干部人事檔案管理是我國檔案發(fā)展管理中最為重要的內(nèi)容。

因此，對(duì)干部人事檔案管理數(shù)字化是改革創(chuàng)新的主要措施。在數(shù)字化建設(shè)中，要確保干部人事檔案信息的準(zhǔn)確性，政府人事部門可根據(jù)數(shù)字化建設(shè)中的新數(shù)據(jù)有計(jì)劃地對(duì)干部發(fā)展進(jìn)行定位研究，并且提出一套適合我國國情和發(fā)展的干部發(fā)展路線。建立干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)的同時(shí)，還要建立健全相應(yīng)的管理制度，只有完善的管理制度，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)才能更好發(fā)展，為我國社會(huì)主義發(fā)展選拔有用的人才。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理區(qū)別

干部人事檔案主要是對(duì)干部的履歷、工作能力及品德方面的相關(guān)統(tǒng)計(jì)資料，其檔案內(nèi)容主要包含以下幾種內(nèi)容：第一，干部人員生平經(jīng)歷、個(gè)人家庭狀況、工作經(jīng)歷、思想道德及綜合業(yè)務(wù)能力等;第二，詳細(xì)記錄干部人員的學(xué)歷、業(yè)務(wù)水平及技能、專業(yè)職稱等級(jí)評(píng)定等;第三，進(jìn)行政審后的詳細(xì)記錄;第四，干部人員在黨內(nèi)及團(tuán)內(nèi)等詳細(xì)參與情況;第五，任職期間所獲榮譽(yù)及相關(guān)處分等;第六，任免記錄、轉(zhuǎn)業(yè)退伍、出國深造、崗位調(diào)動(dòng)，以及任職、離職退休等相關(guān)記錄。

在干部人事檔案中需將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，通過信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子化、數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，該檔案主要是由人事、資料庫及搜索查閱等部分構(gòu)成。在干部人事檔案中，其關(guān)鍵是將相關(guān)干部基本情況分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)儲(chǔ)存，進(jìn)而方便查閱及統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)庫主要包含干部人員相關(guān)數(shù)據(jù)信息、教育經(jīng)歷及參與各種活動(dòng)的照片及視頻，開展全方位管理。查閱系統(tǒng)是干部電子檔案平臺(tái)，也是干部人事檔案數(shù)字化的核心，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程查閱檔案的功能。

二、干部人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)意義

干部人事檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的系統(tǒng)性工程，該建設(shè)可有效提升干部人員的綜合素質(zhì)，不斷提升相關(guān)人事部門業(yè)務(wù)能力。此外，可有效對(duì)干部人員進(jìn)行督促，不斷提高自身綜合素質(zhì)，豐富個(gè)人履歷，為后續(xù)發(fā)展提供有效幫助。

1.系統(tǒng)化分析人事數(shù)據(jù)，整合人才資源

傳統(tǒng)的干部人事檔案在收集、整理、歸檔、查閱方面既耗時(shí)又耗力，不僅工作周期長，檢索查詢慢，對(duì)于檔案的系統(tǒng)化分析薄弱。當(dāng)干部人事檔案數(shù)字化管理后，可以大批量復(fù)核文檔的數(shù)據(jù)信息，對(duì)干部人事管理進(jìn)行綜合管理。借助該形式的數(shù)字檔案可將干部信息呈現(xiàn)得更加直觀，能夠針對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息分析得更加全面、公正，對(duì)人員的分配及管理更加便捷，有利于人才資源的開發(fā)和決策。

2.提高檔案資源的利用效率

一直以來，我國各類干部人事檔案基本是以傳統(tǒng)的檔案袋方式進(jìn)行存儲(chǔ)，在查閱時(shí)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)人力，效率非常低下，并且還會(huì)造成原始檔案的損壞、丟失。因此，改變干部人事檔案的管理方式迫在眉睫，將干部人事檔案數(shù)字化管理，能夠在網(wǎng)絡(luò)上隨時(shí)查閱，避免了人為查詢?cè)斐傻膿p失。檔案數(shù)字化不僅可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，還具有靈活、便捷的特點(diǎn)，能夠有效發(fā)揮檔案信息的最大利用率。

3.對(duì)重要人事檔案載體的持久保護(hù)

傳統(tǒng)人事檔案是以紙質(zhì)為主要載體，也是最原始的證據(jù)材料。干部檔案中記載的內(nèi)容是干部成長經(jīng)歷和發(fā)展前景的重要依據(jù)，具有法律性和原始證據(jù)性。在職稱評(píng)審、選拔重用、工資晉升方面起到重要的憑證作用。因此，即使進(jìn)行了檔案管理數(shù)字化，還是要保護(hù)好紙質(zhì)檔案載體。干部人事檔案管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)資源的共享性、復(fù)用性、交互性的特點(diǎn)，避免了紙質(zhì)檔案人為損壞，保存時(shí)間短的特點(diǎn)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的電子檢索檔案信息，節(jié)省了人力查找的時(shí)間，減少了紙質(zhì)檔案由于翻閱次數(shù)過多所產(chǎn)生的損壞，有利于紙質(zhì)檔案的保存。

4.優(yōu)化管理運(yùn)行狀態(tài)

現(xiàn)階段，將干部人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理仍處于觀望狀態(tài)，利用率較低。目前，江蘇省內(nèi)干部單位已應(yīng)用數(shù)字化干部人事檔案管理模式，在應(yīng)用期間均正常運(yùn)行及應(yīng)用，未發(fā)生系統(tǒng)崩盤或檔案數(shù)據(jù)丟失等情況，為人事部門統(tǒng)計(jì)及查詢檔案提供便利，同時(shí)為人事檔案的保管及數(shù)據(jù)備份提供了新方式。由此可見，要與時(shí)俱進(jìn)，在保留傳統(tǒng)模式的優(yōu)勢(shì)下將其劣勢(shì)進(jìn)行完善，有效提升工作效率，為各個(gè)部門工作開展提供便利，方便檔案調(diào)取與查閱。在日后發(fā)展過程中，要積極開展干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，在應(yīng)用期間不斷總結(jié)使用經(jīng)驗(yàn)并完善檔案，進(jìn)而優(yōu)化管理運(yùn)行狀態(tài)。

三、干部人事檔案管理數(shù)字化存在的問題

干部人事檔案管理數(shù)字化意義重大、作用明顯。但是，在人才、設(shè)備、技術(shù)等方面還是會(huì)受到制約，管理工作中仍然存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.傳統(tǒng)管理方式滯后，數(shù)字化程度不高

傳統(tǒng)的檔案管理方式局限性較大，整體工作模式均處于手動(dòng)操作上，因此，導(dǎo)致人事檔案數(shù)據(jù)及管理模式落后。此外，大多數(shù)單位計(jì)算機(jī)配置相對(duì)滯后，其性能無法滿足數(shù)字化管理需求。同時(shí)，人事部門在錄入相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)不夠嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，未做到實(shí)時(shí)更新，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫參考價(jià)值不高，數(shù)字化管理實(shí)效性受阻，無法發(fā)揮其重要效能。因此，很難滿足人事檔案管理數(shù)字化需求，一直沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，導(dǎo)致干部人事檔案審閱煩瑣，對(duì)檔案存儲(chǔ)與記錄十分不利，影響其服務(wù)效能。

2.缺乏高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人員

開展干部人事檔案管理數(shù)字化工作，需要組建檔案人才隊(duì)伍，檔案人才除了需要擁有較強(qiáng)的信息化水平外，還需要具備良好的知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)能力。當(dāng)前，既具備計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂得檔案管理的復(fù)合型人才短缺，嚴(yán)重阻礙了干部人事檔案管理數(shù)字化工作的有序開展。現(xiàn)階段，檔案管理部門人才缺乏并且缺少相應(yīng)的人才培養(yǎng)體系，再加上檔案管理人員不主動(dòng)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平無法得到有效提高，影響了人事檔案電子數(shù)據(jù)開發(fā)的力度和深度。因此，要盡快普及對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作的培訓(xùn)，從而讓干部人事檔案管理數(shù)字化廣泛應(yīng)用。

3.檔案資源未得到充分利用

現(xiàn)階段，檔案管理部門缺少對(duì)檔案資源的有效利用，在日常管理過程中，對(duì)檔案的查詢和檢索難度較大，并且在向相關(guān)人員或部門提供信息服務(wù)時(shí)對(duì)于資料查找所花費(fèi)的時(shí)間較長，嚴(yán)重影響了部門服務(wù)質(zhì)量的提升。將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，管理人員能夠快速、準(zhǔn)確地查找到人事檔案資料。同時(shí)，數(shù)字化檔案不會(huì)受到紙質(zhì)磨損等問題的影響，只要存儲(chǔ)檔案的數(shù)據(jù)庫未被損壞，那么數(shù)字檔案將可以永久保存并隨時(shí)查看。另外，由于紙質(zhì)資料查找速度較慢，有的部門為節(jié)省時(shí)間，就不進(jìn)行相關(guān)檔案資料的查閱，導(dǎo)致檔案資料未得到有效利用。因此，在保證數(shù)字化檔案存儲(chǔ)安全的情況下，進(jìn)一步加大對(duì)檔案資源的深入開發(fā)，將檔案資料的作用發(fā)揮出來，是檔案管理部門亟待解決的問題。

4.檔案數(shù)字化普及度較低，信息化水平不高

以江蘇省檔案管理數(shù)字化工作為例，現(xiàn)階段，江蘇省國家機(jī)關(guān)單位部門中，僅有15家單位將人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并開展了數(shù)字化管理工作。其中，僅有1所高校對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行了數(shù)字化管理，其余高校均處于籌備階段，有10家國企單位開展了干部人事檔案管理數(shù)字化工作。針對(duì)全國不同省份和地區(qū)而言，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的地區(qū)相對(duì)較少，大部分地區(qū)仍采用傳統(tǒng)方式對(duì)檔案進(jìn)行管理。雖然部分地區(qū)構(gòu)建了數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是并未得到充分利用，僅對(duì)重要信息和檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，其他檔案資料仍為紙質(zhì)檔案，并未對(duì)檔案信息進(jìn)行充分的開發(fā)利用。

四、影響檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)度的主要因素

1.理念因素

影響數(shù)字化檔案發(fā)展進(jìn)度的重要因素是“理念因素”。首先，人事檔案記錄了員工的個(gè)人信息，因此具有保密性。由于檔案數(shù)字化普及程度較低，并且部分單位受到傳統(tǒng)管理思想影響較深，阻礙了檔案數(shù)字化的發(fā)展;其次，管理人員接觸傳統(tǒng)管理方式和管理模式的時(shí)間較長，無法快速接受新穎的檔案管理數(shù)字化模式，對(duì)其缺乏了解和學(xué)習(xí)，在認(rèn)知上沒有形成相應(yīng)的理念，也不愿意學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案的知識(shí)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

2.管理因素

傳統(tǒng)檔案管理模式根深蒂固，并且制度和模式趨于完善，而對(duì)于檔案管理數(shù)字化的管理體系和管理細(xì)則還沒建立健全，因此，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化制度缺乏明確的依據(jù)，使得下級(jí)管理部門缺少完善的管理制度進(jìn)行參考，無法有序開展相關(guān)工作。

3.技術(shù)因素

信息技術(shù)作為開展檔案管理數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，其在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，也存在信息安全問題。如果出現(xiàn)干部人事檔案信息泄露的問題，就會(huì)對(duì)干部本人、單位甚至社會(huì)造成嚴(yán)重后果。因此，要確保干部人事檔案信息的安全，但保護(hù)檔案信息的安全，不僅需要投入大量的經(jīng)濟(jì)成本，也會(huì)增加管理人員的工作量，該問題嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化的發(fā)展。目前，大部分管理人員由于缺乏良好的信息素養(yǎng)，在開展檔案管理數(shù)字化工作時(shí)無法熟練掌握信息技術(shù)，尤其是老員工由于年紀(jì)大，不愿意學(xué)習(xí)新技術(shù)，阻礙了檔案管理數(shù)字化工作的有序開展。

五、對(duì)建立健全干部人事檔案管理數(shù)字化制度的研究

1.完善檔案管理數(shù)字化準(zhǔn)備工作

首先，在建立檔案數(shù)字化信息平臺(tái)時(shí)，檔案部門需要對(duì)所有的紙質(zhì)檔案開展核查、歸納、分類、整理工作，保證紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案目標(biāo)內(nèi)容相一致。其次，根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)要求，補(bǔ)齊缺失的紙質(zhì)檔案信息。在補(bǔ)齊檔案信息過程中，管理人員必須對(duì)補(bǔ)齊的檔案進(jìn)行鑒定，查驗(yàn)其真?zhèn)危ＷC檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。最后，對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，上述三個(gè)步驟是檔案管理數(shù)字化工作的關(guān)鍵內(nèi)容，只有保證檔案信息的真實(shí)性，才能夠充分發(fā)揮檔案信息具有的作用。當(dāng)檔案全部收齊后，就需要對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理，以便于為后續(xù)管理工作的有序開展提供幫助。首先，管理人員需要將同一個(gè)人的信息整合在一起，并對(duì)整合的信息進(jìn)行掃描、排序、裝訂和編目。其次，檔案整理完成后，管理人員需要檢查紙質(zhì)檔案是否與數(shù)字化檔案信息相一致，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性，同時(shí)形成檔案的雙重管理和保障機(jī)制，從根本上提高檔案管理工作和服務(wù)工作的有效性。

2.保證管理系統(tǒng)的安全性

紙質(zhì)檔案作為記錄員工個(gè)人發(fā)展經(jīng)歷的重要載體，對(duì)于干部未來發(fā)展有著直接的影響。雖然檔案管理數(shù)字化降低了紙質(zhì)檔案管理中人為磨損、涂改等情況，但是信息技術(shù)仍然存在不安全性，嚴(yán)重影響了檔案管理數(shù)字化工作的有序開展。因此，系統(tǒng)安全問題也是管理部門亟待解決的技術(shù)難關(guān)。最常見的信息安全問題是數(shù)據(jù)丟失和黑客攻擊，這些問題嚴(yán)重威脅了檔案數(shù)字化管理。其中，數(shù)據(jù)丟失、損壞等問題的解決，需要管理部門制定完善的檔案管理和存儲(chǔ)機(jī)制，可以利用移動(dòng)硬盤、電子檔案出入庫記錄、移動(dòng)備份等設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行定期的備份和管理，避免出現(xiàn)檔案信息丟失和損壞等問題。針對(duì)黑客攻擊數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的問題，是目前互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)很難突破的關(guān)鍵性技術(shù)難題，在這方面，檔案管理人員要注意規(guī)范存儲(chǔ)操作流程，避免點(diǎn)擊各種不明鏈接，還要對(duì)系統(tǒng)設(shè)置防火墻和多重密鑰，為數(shù)據(jù)提供安全技術(shù)保障。

3.提高管理人員的素質(zhì)水平

干部人事檔案管理數(shù)字化對(duì)于人員的要求較高，不僅需要具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)儲(chǔ)備，還要對(duì)檔案管理信息化操作熟練掌握，但是很多單位對(duì)人員培訓(xùn)方面的管理比較薄弱。在新時(shí)期，為了順應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，相關(guān)單位要打造一支綜合素質(zhì)過硬的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的培訓(xùn)和考核，解決當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)參差不齊的問題。同時(shí)，還要根據(jù)檔案管理數(shù)字化的實(shí)際需要，引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)信息技術(shù)管理人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液，使相關(guān)工作有效實(shí)施。實(shí)施檔案管理數(shù)字化還要成立干部人事檔案專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將骨干分子投入檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，組織檔案管理人員參加檔案管理技能培訓(xùn)，以此提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。

4.明確各職能部門間的權(quán)責(zé)，提高服務(wù)水平

干部人事檔案管理部門不是單一的獨(dú)立部門，它需要和各種相關(guān)單位、部門聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)工作，因此要明確各職能部門之間在干部人事檔案處理方面的銜接規(guī)則和權(quán)責(zé)，從而更好地提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平。建立健全干部人事檔案管理數(shù)字化制度最關(guān)鍵是要提升服務(wù)能力，這也是提高各機(jī)關(guān)單位辦事能力的關(guān)鍵。在數(shù)字化檔案管理平臺(tái)上，要開通服務(wù)業(yè)務(wù)，將檔案管理與服務(wù)管理一體化，同時(shí)要在區(qū)域內(nèi)對(duì)數(shù)字化檔案聯(lián)網(wǎng)管理。一方面，給廣大干部提供檔案查詢服務(wù)，另一方面，實(shí)現(xiàn)檔案查閱與業(yè)務(wù)辦理的跨區(qū)域服務(wù)。檔案管理部門可以建立網(wǎng)站集群，從而擴(kuò)大檔案資源的覆蓋面，提升服務(wù)能力。

六、結(jié)語

干部人事檔案管理數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在改革期間會(huì)遇到各種各樣的困難和阻礙，但是這些困難和阻礙都阻止不了時(shí)代前進(jìn)的步伐。檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，它需要檔案管理部門切實(shí)落實(shí)工作需要，明確發(fā)展方向，推動(dòng)干部人事檔案管理數(shù)字化全面且深入地發(fā)展。

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（作者單位：重慶開放大學(xué)）

作者簡(jiǎn)介：劉歲梅（1982—），女，漢族，陜西韓城人，碩士，館員，研究方向：人事檔案研究。