摘 ?要：隨著交通執(zhí)法體制的改革，路政、運(yùn)政及地方海事相關(guān)的執(zhí)法業(yè)務(wù)統(tǒng)一整合由交通行政政法部門(mén)行使，交通運(yùn)輸行政執(zhí)法部門(mén)在日常處理交通行政執(zhí)法過(guò)程中產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的檔案資料，管理好這些執(zhí)法檔案是評(píng)估執(zhí)法是否規(guī)范合法的重要依據(jù)，也是提升執(zhí)法公信力的重要舉措。本文詳細(xì)分析了交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案類(lèi)別及特點(diǎn)，探討了檔案整理主要規(guī)則，并在分析現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地提出做好檔案管理的具體對(duì)策措施，對(duì)提升新時(shí)代執(zhí)法檔案水平，助力交通運(yùn)輸事業(yè)科學(xué)發(fā)展，都具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：執(zhí)法檔案;交通運(yùn)輸;規(guī)范化

概述

為了進(jìn)一步規(guī)范交通運(yùn)輸行政執(zhí)法行為，2021年交通運(yùn)輸部修訂了 《交通運(yùn)輸行政執(zhí)法程序規(guī)定》，明確了執(zhí)法的管轄、回避、送達(dá)及執(zhí)法檢查、調(diào)查取證、證據(jù)收集等相關(guān)規(guī)定，這些規(guī)定的具體落實(shí)，也為規(guī)范交通行政執(zhí)法檔案收集、整理、歸檔和分類(lèi)提供了有力支持。交通行政執(zhí)法檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“執(zhí)法檔案”），是交通行政執(zhí)法部門(mén)在處理交通行政執(zhí)法案件過(guò)程中產(chǎn)生的，反映案件處理過(guò)程及結(jié)果、具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

原始記錄性是執(zhí)法檔案的本質(zhì)屬性。執(zhí)法檔案形成于執(zhí)法過(guò)程，其中，主體是交通行政執(zhí)法各類(lèi)文書(shū)。因此，執(zhí)法檔案的顯著特點(diǎn)便是形式的規(guī)范性統(tǒng)一性、內(nèi)容的合法性?xún)r(jià)值性，以及制作的時(shí)效性強(qiáng)制性。隨著交通執(zhí)法體制的改革，路政、運(yùn)政及地方海事相關(guān)的執(zhí)法業(yè)務(wù)統(tǒng)一整合由交通行政政法部門(mén)行使。執(zhí)法檔案的數(shù)量、種類(lèi)和規(guī)模都呈現(xiàn)出較大增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。為了進(jìn)一步做好交通運(yùn)輸執(zhí)法檔案的規(guī)范管理，四川、廣東、湖南、江蘇等交通運(yùn)輸執(zhí)法部門(mén)相繼出臺(tái)了本省的交通行政執(zhí)法檔案管理辦法，山東省則專(zhuān)門(mén)出臺(tái)了 《山東省行政執(zhí)法案卷管理辦法》 等相關(guān)規(guī)定，這些規(guī)定的陸續(xù)出臺(tái)為本地交通行政執(zhí)法部門(mén)做好執(zhí)法檔案管理提供了制度遵循和根本保證。

1交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案類(lèi)別特點(diǎn)

1.1概念

綜合各地出臺(tái)的關(guān)于交通行政執(zhí)法檔案管理辦法的規(guī)定，以及交通運(yùn)輸行政執(zhí)法的特點(diǎn)和工作實(shí)際。交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案是指交通運(yùn)輸主管部門(mén)及交通運(yùn)輸綜合行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)依照法定程序，在行政執(zhí)法過(guò)程中直接形成的，反映行政執(zhí)法案件真實(shí)情況、體現(xiàn)行政執(zhí)法過(guò)程、具有保存價(jià)值的各類(lèi)文字、圖表、聲像、電子文件等形式和載體的歷史記錄。

1.2類(lèi)別

交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，根據(jù)行政執(zhí)法的內(nèi)容不同，可將其檔案分為道路運(yùn)政執(zhí)法類(lèi)、公路路政執(zhí)法類(lèi)、高速路政執(zhí)法類(lèi)、水路運(yùn)政執(zhí)法類(lèi)、航道行政執(zhí)法類(lèi)、港口行政執(zhí)法類(lèi)、執(zhí)法巡查類(lèi)、行政復(fù)議及訴訟類(lèi)等。

1.3特點(diǎn)

交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案與其他專(zhuān)業(yè)檔案相比，有其自身的特點(diǎn)，從內(nèi)容上看，主要由各類(lèi)執(zhí)法文書(shū)構(gòu)成，突出表現(xiàn)其合法性;從制作上看，主要是在執(zhí)法過(guò)程中形成的各類(lèi)執(zhí)法資料，具有很強(qiáng)的時(shí)效性;從效力上看，行政執(zhí)法對(duì)雙方都具有法定的強(qiáng)制性，需要嚴(yán)格依法執(zhí)行;從形式上看，行政執(zhí)法檔案的主體為其業(yè)務(wù)檔案，規(guī)范、統(tǒng)一;從價(jià)值上看，交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案具有法律性、憑證性、知識(shí)性、社會(huì)性等特點(diǎn)。

2交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案整理規(guī)則

根據(jù) 《檔案法》 《歸檔文件整理規(guī)則》，以及交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，執(zhí)法檔案的整理規(guī)則應(yīng)堅(jiān)持科學(xué)分類(lèi)，確保文件間的有機(jī)聯(lián)系;查閱簡(jiǎn)便，推進(jìn)信息化;保存完整，確保文件應(yīng)歸檔盡歸;安全第一，便于保管利用等。

2.1注重科學(xué)分類(lèi)

交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案分類(lèi)應(yīng)包含的事項(xiàng)。例如，應(yīng)將現(xiàn)場(chǎng)筆錄、詢(xún)問(wèn)筆錄、檢查筆錄、勘驗(yàn)筆錄、證據(jù)登記保存清單、抽樣取證憑證、鑒定意見(jiàn)書(shū)等歸入到案件證據(jù)材料范疇;案件處理意見(jiàn)書(shū)、陳述申辯材料、聽(tīng)證材料及文書(shū)、違法行為通知書(shū)等應(yīng)歸入到案件處理過(guò)程材料范疇;行政強(qiáng)制執(zhí)行決定書(shū)、執(zhí)行筆錄、執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)、執(zhí)行票據(jù)、罰沒(méi)物品記錄等歸入案件執(zhí)行材料范疇;車(chē)輛船舶類(lèi)則包括車(chē)船資料和所有人基本信息。總之，執(zhí)法檔案分類(lèi)時(shí)應(yīng)明確分類(lèi)中所包含的事項(xiàng)。

2.2注重“件”的構(gòu)成

“件”是執(zhí)法檔案管理最基本單位，整理時(shí)應(yīng)注重“件”的構(gòu)成。執(zhí)法檔案整理應(yīng)重點(diǎn)把握格式、順序、數(shù)量等。其中，格式要規(guī)范統(tǒng)一、歸檔有序、數(shù)量精簡(jiǎn)。例如，路政許可類(lèi)資料整理，按歸檔順序應(yīng)分別為：許可申請(qǐng)書(shū)/申請(qǐng)受理（不予受理）/現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)筆錄/涉路施工通知單/許可證等為序。文書(shū)格式順序應(yīng)為：實(shí)施許可單位+ 許字+年度+序列號(hào)。

2.3注重規(guī)范排列

執(zhí)法檔案卷內(nèi)材料排列應(yīng)做到一案卷，且每一卷內(nèi)的案件材料排列以時(shí)間為序。通常，按照時(shí)間排列，一般是結(jié)論、決定及結(jié)案等相應(yīng)的處理性文件在前，處理的相關(guān)依據(jù)材料在后;正件在前，附件在后;批復(fù)件在前，請(qǐng)示件在后;印件在前，定稿在后。按照事件為序，一般是按照結(jié)論材料/立案依據(jù)/證據(jù)材料/處罰過(guò)程/執(zhí)行過(guò)程/文書(shū)送達(dá)證明及案件相關(guān)材料/結(jié)案/行政復(fù)議、訴訟等順序排列，等等。執(zhí)法檔案排列時(shí)應(yīng)按照事件或時(shí)間順序進(jìn)行排列。

3交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案管理存在問(wèn)題分析

3.1思想重視不足

從交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，具體從事行政執(zhí)法人員由于檔案意識(shí)不強(qiáng)，重行政執(zhí)法輕檔案管理的現(xiàn)象不同程度地存在，這一點(diǎn)，從交通運(yùn)輸行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)的人員配備來(lái)看就表現(xiàn)的十分突出。由于機(jī)構(gòu)人員編制數(shù)量的限制，以及檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，配備專(zhuān)門(mén)從事執(zhí)法檔案管理人員匱乏。每年，用于執(zhí)法檔案的經(jīng)費(fèi)投入較少，檔案管理設(shè)備老化，更新不及時(shí)。由于思想認(rèn)識(shí)不到位，重傳統(tǒng)檔案資料的收集，而忽視了執(zhí)法人員在執(zhí)法過(guò)程中檔案形成的大量影音材料的收集，導(dǎo)致后期執(zhí)法檔案資料收集不及時(shí)、不完整，影響了執(zhí)法檔案管理質(zhì)量。

3.2專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)

交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，不僅涉及檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要熟悉相應(yīng)的行政執(zhí)法領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)，以及交通運(yùn)輸領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。但從具體從事交通運(yùn)輸行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)檔案從業(yè)者的專(zhuān)業(yè)、年齡及工作經(jīng)歷來(lái)看，主要表現(xiàn)在缺少擁有檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，年齡偏大，一些執(zhí)法機(jī)構(gòu)從辦公室等綜合崗位調(diào)劑人員從事檔案管理，不僅思想陳舊，行政執(zhí)法檔案中的視音頻檔案的存儲(chǔ)、分類(lèi)、編目，以及檔案信息化管理等能力不足。掌握交通運(yùn)輸、行政執(zhí)法及檔案學(xué)、信息技術(shù)的復(fù)合型人才更是鳳毛麟角。

3.3資料收集不全

檔案資料收集是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案內(nèi)容豐富、種類(lèi)多樣、載體多元，涉及到交通運(yùn)輸行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制等行政執(zhí)法的各個(gè)過(guò)程，要求及時(shí)、完整地做好行政執(zhí)法檔案資料的收集，并通過(guò)整理、編目、分類(lèi)等，使資料之間形成有機(jī)聯(lián)系的統(tǒng)一。但從實(shí)際情況來(lái)看，突出表現(xiàn)在行政執(zhí)法業(yè)務(wù)檔案與文書(shū)檔案分別管理，二者之間缺少具體的統(tǒng)一管理體制，從而造成行政執(zhí)法業(yè)務(wù)檔案與文書(shū)檔案管理脫節(jié)。執(zhí)法部門(mén)重視業(yè)務(wù)資料的收集、移交，文書(shū)類(lèi)，以及聲像類(lèi)檔案資料歸檔不及時(shí)，很多重要的執(zhí)法檔案資料未做到應(yīng)歸檔盡歸檔。

3.4利用效果不好

檔案價(jià)值在于其利用。具體到交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案領(lǐng)域而言，就是要借助館藏的執(zhí)法檔案資源，總結(jié)執(zhí)法工作的規(guī)律和特點(diǎn)，用以指導(dǎo)當(dāng)前的行政執(zhí)法檔案工作?；蛘撸趫?zhí)法過(guò)程中執(zhí)法雙方就執(zhí)法行為、過(guò)程產(chǎn)生糾紛時(shí)，可借助執(zhí)法檔案來(lái)解決雙方的糾紛矛盾。但從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，執(zhí)法檔案資源數(shù)據(jù)利用效果還有待進(jìn)一步提升，突出表現(xiàn)在大量執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)資源分析不夠，執(zhí)法檔案信息處于“沉睡”狀態(tài)。

4交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案管理對(duì)策

4.1思想上重視，加大投入力度

交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案的重要性不言而喻，為此，要從三個(gè)方面提高對(duì)執(zhí)法檔案的重視程度。一是執(zhí)法部門(mén)。將行政執(zhí)法檔案工作提升重要議事日程，從做好執(zhí)法檔案短、中、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，與行政執(zhí)法業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核，實(shí)行明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制。每年中、年底要聽(tīng)取執(zhí)法檔案工作的情況匯報(bào)。年底將行政執(zhí)法檔案所需經(jīng)費(fèi)納入部門(mén)預(yù)算，給予保障。二是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。執(zhí)法部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭在思想上認(rèn)可、重視執(zhí)法檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義和重要價(jià)值，尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要定期調(diào)研、了解行政執(zhí)法檔案管理過(guò)程中存在的困難和問(wèn)題，牽頭解決。三是工作人員。無(wú)論是執(zhí)法人員還是檔案人員都要在思想上高度重視檔案管理工作，作為執(zhí)法人員要規(guī)范執(zhí)法，及時(shí)將應(yīng)歸檔的資料移交至檔案管理部門(mén);作為檔案管理人員要嚴(yán)格遵守 《檔案法》 《交通行政執(zhí)法檔案管理辦法》 等法律法規(guī)和部門(mén)規(guī)章，按照要求做好檔案收集、整理、歸檔、編目、分類(lèi)、利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

4.2素質(zhì)上提升，加強(qiáng)教育培訓(xùn)

人才隊(duì)伍素質(zhì)高低會(huì)直接影響著檔案管理水平。新時(shí)代，交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化管理離不開(kāi)一支專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍來(lái)參與、實(shí)施，從而在根本上提升執(zhí)法檔案管理質(zhì)量和水平。為此，需要從三個(gè)方面來(lái)提升檔案人才隊(duì)伍的素質(zhì)能力。一是理論培訓(xùn)。定期邀請(qǐng)檔案業(yè)務(wù)骨干、執(zhí)法崗位標(biāo)兵或?qū)＜覍W(xué)者授課，重點(diǎn)講授日常行政執(zhí)法檔案資料的收集、整理、檢索、利用、年限及類(lèi)別劃分，以及數(shù)字化、智能化、電子化信息科技業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。尤其是新近頒布的關(guān)于檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，法律法規(guī)等基礎(chǔ)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。二是實(shí)踐鍛煉。行政執(zhí)法檔案涉及檔案、執(zhí)法、交通運(yùn)輸?shù)榷囝I(lǐng)域知識(shí)，除了做好日常的理論知識(shí)學(xué)習(xí)教育培訓(xùn)外，還要注重實(shí)踐鍛煉。具體來(lái)說(shuō)，就是通過(guò)舉辦業(yè)務(wù)競(jìng)賽、崗位練兵等形式，突出實(shí)踐操作。尤其是新的檔案管理軟件、管理平臺(tái)的投入使用，要在第一時(shí)間里組織檔案人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)訓(xùn)練。三是搭建平臺(tái)。交通運(yùn)輸行政執(zhí)法部門(mén)要為檔案工作者積極搭建學(xué)習(xí)、交流平臺(tái)，如與高校合作，每年組織人員進(jìn)行短期理論學(xué)習(xí);或者到先進(jìn)地區(qū)參觀學(xué)習(xí)。同時(shí)，要解決好參學(xué)、參訓(xùn)人員時(shí)間、經(jīng)費(fèi)等保障。

4.3基礎(chǔ)上夯實(shí)，重視資料歸檔

交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案資料的收集是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，為此，可以從三個(gè)方面來(lái)夯實(shí)執(zhí)法檔案收集歸檔工作基礎(chǔ)。一是收集。具體就是要針對(duì)行政執(zhí)法的不同屬性，做好相應(yīng)資料的收集。例如，交通運(yùn)輸行政許可類(lèi)資料，要重點(diǎn)收集行政許可/不予許可，以及變更/延續(xù)行政許可的書(shū)面申請(qǐng)、決定、通知書(shū)，專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)、聽(tīng)證記錄、行政復(fù)議或訴訟，等等;行政處罰類(lèi)資料，則需要重點(diǎn)收集行政處罰決定書(shū)、結(jié)案報(bào)告、立案報(bào)告、證據(jù)材料、處罰告知書(shū)、陳述申辯材料、送達(dá)回執(zhí)，等等;行政強(qiáng)制資料則重點(diǎn)收集強(qiáng)制執(zhí)行決定書(shū)、強(qiáng)制措施批準(zhǔn)文件、查封/扣押清單、陳述申辯記錄、法院裁定書(shū)等等。二是整理。重點(diǎn)做好交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案分類(lèi)、立卷及資料排列等整理工作。例如立卷，應(yīng)按照一案一卷進(jìn)行組卷;組卷按行政執(zhí)法程序;執(zhí)法檢查以檢查活動(dòng)為一案歸檔;涉及商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的行政執(zhí)法檔案，立正副卷，正卷一般不公開(kāi)，副卷作為結(jié)論性材料，可對(duì)外公開(kāi)。三是歸檔。具體來(lái)說(shuō)，就要從案卷封面制作、目錄設(shè)置、正文收集等三個(gè)方面做好收集資料的歸檔工作。

4.4效果上提升，注重檔案利用

執(zhí)法檔案價(jià)值在于其利用，要切實(shí)利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等手段，加強(qiáng)交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)分析，切實(shí)發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。一是加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。既要做好增量執(zhí)法檔案的數(shù)字化，也要將館藏的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，并將檔案信息及時(shí)傳輸至數(shù)據(jù)庫(kù)。二是加大檔案編研力度。檔案管理者根據(jù)交通運(yùn)輸行政執(zhí)法以及交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展需要，合理選擇檔案編研題目、領(lǐng)域，豐富執(zhí)法檔案編研成果，積極拓展檔案價(jià)值。三是加強(qiáng)利用平臺(tái)搭建。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建執(zhí)法檔案信息查詢(xún)平臺(tái)，加強(qiáng)平臺(tái)宣傳，暢通查詢(xún)渠道，提升查詢(xún)效果。

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作者簡(jiǎn)介：周信泉（1980— ），研究生學(xué)歷（碩士學(xué)位），濰坊市坊子區(qū)交通運(yùn)輸局館員，主要從事檔案管理工作。