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        醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新策略

        2022-05-30 10:48:04褚福曉
        蘭臺內(nèi)外 2022年28期
        關(guān)鍵詞:檔案管理創(chuàng)新

        褚福曉

        摘 要:在醫(yī)院的諸多管理工作中,檔案管理是一個十分重要的環(huán)節(jié),并且占據(jù)了核心的地位。一般而言,檔案管理工作最明顯的特征就是工作內(nèi)容較多且十分復(fù)雜,只有不斷提升檔案信息的整體利用效率,才能確保醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。對此,只有真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的處理,并全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的升級,以此才能保證檔案管理工作開展的實(shí)際效率,從而真正做到提升檔案管理工作的質(zhì)量,才能為醫(yī)院的長期運(yùn)轉(zhuǎn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;創(chuàng)新;醫(yī)院檔案

        檔案管理工作必須要具備規(guī)范性與合理性。因此,醫(yī)院在不斷轉(zhuǎn)型與升級的過程中,要對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新處理,更要全面提升其規(guī)范性,這樣才能有效提升醫(yī)院自身的管理水平。在這個過程中,醫(yī)院需注意對自身的各類制度進(jìn)行不斷完善,更要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際需求以及市場的變化情況,對管理方式進(jìn)行不斷的改革與創(chuàng)新,進(jìn)而才能真正做到利用先進(jìn)的技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)提升檔案管理工作開展的質(zhì)量與效率。

        一、醫(yī)院檔案管理的目標(biāo)

        對于檔案管理工作來說,在創(chuàng)新管理工作開展當(dāng)中,必須要以檔案管理的相應(yīng)法律法規(guī)應(yīng)用為主,保證所有工作開展的嚴(yán)謹(jǐn)性,而且要根據(jù)各地相關(guān)的政策、方針以及醫(yī)院實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行匹配,并根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)以及地方標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面制定,這樣才能保證檔案管理工作的開展更加規(guī)范。但是,對于創(chuàng)新的檔案管理來說,需要通過監(jiān)督檢查工作的不斷深入來保證檔案管理工作進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化改進(jìn),更要在不斷發(fā)展的過程中,吸納國內(nèi)外的先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行修正,還要實(shí)現(xiàn)參考醫(yī)院在運(yùn)作中所應(yīng)用的一些手段,以此才能夠在貫徹落實(shí)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)制度的工作過程中,真正將創(chuàng)新融入檔案管理工作當(dāng)中,進(jìn)而才能夠在法律法規(guī)以及政策方針應(yīng)用的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)以主體核心建造為標(biāo)準(zhǔn),通過不斷充實(shí)細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化,這樣才能使管理工作的開展更加全面,同時才能夠保證管理標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用,起到指導(dǎo)性的作用,這樣才能真正做到通過優(yōu)化工作標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造創(chuàng)新的檔案管理體系。

        二、醫(yī)院檔案管理的核心

        對于檔案管理工作而言,最核心的內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè),保證對檔案管理工作進(jìn)行升級。但是,想要保證創(chuàng)新管理工作能夠落實(shí)到位,則需要通過管理創(chuàng)新的保障來實(shí)現(xiàn),更要通過對工作創(chuàng)新進(jìn)行不斷升級,打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),這樣才能夠真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。對此,想要真正保證檔案管理工作的創(chuàng)新可以落實(shí)到位,那么在核心工作內(nèi)容中,就要以技術(shù)創(chuàng)新的建設(shè)為基礎(chǔ),更要通過其他方向來實(shí)現(xiàn)優(yōu)化整合。

        對于醫(yī)院的檔案部門來說,想要在檔案管理工作開展中,保證管理工作的專業(yè)性,就需要通過檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè),為管理工作的落實(shí)提供依據(jù),更要實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用,為檔案業(yè)務(wù)的各項(xiàng)工作開展提供有力的工具。一般來講,在檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中,其包含了對檔案的收納、整理、保管、鑒定、應(yīng)用、搜索、利用以及統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容,而對于檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)使用來說,其實(shí)就是檔案的最終形態(tài)以及性能的規(guī)定,保證檔案管理工作的開展,能夠真正通過檔案內(nèi)容的使用來為醫(yī)院的升級與發(fā)展提供支持。但是,想要真正做到促使檔案管理工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),必須以創(chuàng)新建設(shè)為基礎(chǔ)來滿足對管理工作的有效保障,就需要對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不斷調(diào)整,這樣才能夠使其更加匹配醫(yī)院發(fā)展的需求。

        想要保證創(chuàng)新的建設(shè)能夠落實(shí),就需要通過細(xì)化工作的開展,對檔案管理工作進(jìn)行不斷調(diào)整。如果沒有細(xì)化工作的落實(shí),就很難實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)工作進(jìn)行有序調(diào)整,而且也很難實(shí)現(xiàn)對各類檔案進(jìn)行有效分類。因此,只有真正做到以細(xì)化為基礎(chǔ),對不同的檔案進(jìn)行有效的收集,并對檔案進(jìn)行全面的整理,進(jìn)而對檔案的內(nèi)容進(jìn)行鑒定之后落實(shí)保管與利用,以此才能為后續(xù)的應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),也可以為檔案管理的規(guī)范化處理做好保障。

        對于檔案管理工作開展來說,實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新處理其實(shí)在于提升檔案管理工作開展的實(shí)際質(zhì)量與效率,并通過技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)一步升級,來實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的可持續(xù)實(shí)施性做好保障。因此,在各項(xiàng)工作落實(shí)上,必須要保證檔案管理以可視化為前提進(jìn)行優(yōu)化,這樣才能保證所有信息實(shí)現(xiàn)快速傳遞,同時也能夠使第一指令在第一時間內(nèi),能夠促使醫(yī)院員工的行動更加規(guī)范,這樣才能全面提升檔案資源利用的效率。

        對于創(chuàng)新的處理來說,在檔案管理工作中,最根本的目的是提升檔案的應(yīng)用價值,并使檔案管理的所有工作更加便捷,同時保證所有管理的卷宗能夠更加完整。因此,在各項(xiàng)工作落實(shí)的過程中,必須要將所有工作內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,才能夠以制度建設(shè)為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)提升制度應(yīng)用的質(zhì)量,進(jìn)而才能發(fā)揮好檔案管理工作開展的實(shí)際作用。對此,這就需要從計(jì)劃設(shè)立入手,并以滾動計(jì)劃的應(yīng)用來逐漸升級,樣才能保證檔案管理工作的開展,對醫(yī)院的經(jīng)營生產(chǎn)工作提供保障。與此同時,所有標(biāo)準(zhǔn)的建立,必須要基于驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的建立。對于醫(yī)院來說,生產(chǎn)經(jīng)營才是第一發(fā)展要義,只有通過系統(tǒng)建設(shè)并對檔案管理進(jìn)行一體化的打造,才能通過標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收程序,來保證資料的完整性與充實(shí)性,這樣才能為資料的利用提供保障。除此以外,對于檔案管理必須要依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,這時才能保證檔案資源應(yīng)用的充分性。對于檔案資源來說,它的計(jì)劃性要與目的性一致,所以只有對檔案進(jìn)行歸類的創(chuàng)新處理,對分類環(huán)節(jié)進(jìn)行有效優(yōu)化,才能實(shí)現(xiàn)以醫(yī)院發(fā)展為前提,選擇有可利用價值的資料進(jìn)行全面應(yīng)用,并保證資料使用的綜合性與多層次性,這樣才能夠?yàn)獒t(yī)院的長期發(fā)展提供保障。

        三、醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新途徑

        1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念

        對于從業(yè)人員來說,在檔案管理工作開展中,針對醫(yī)院檔案而言,必須要保證自身具備豐富的經(jīng)驗(yàn),更要擁有充沛的理論知識,對一些基礎(chǔ)的知識,必須要進(jìn)行全面的掌握。因此,在各項(xiàng)工作落實(shí)的過程中,檔案管理工作人員必須要轉(zhuǎn)變自身的固有觀念,還要通過不斷學(xué)習(xí)來實(shí)現(xiàn)持續(xù)更新與轉(zhuǎn)變,這樣才能夠認(rèn)識到檔案管理工作開展的重要性。

        對于檔案管理工作開展來說,它屬于內(nèi)部管理工作的一環(huán)。但是,想要保證內(nèi)部管理工作能夠得到全面落實(shí),工作人員自身必須要做到以醫(yī)院發(fā)展為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新,這樣才能使各項(xiàng)原則得到應(yīng)用,真正為檔案管理工作的創(chuàng)新提供保障。在這一點(diǎn)上,要求檔案管理人員自身必須不斷提高水平,而且要保證各項(xiàng)工作的規(guī)范化與專業(yè)化。對此,從檔案管理工作開展來看檔案管理人員必須要打破固有的局限,不能只局限于資料的收集,要對資料進(jìn)行科學(xué)篩選,并依據(jù)醫(yī)院發(fā)展實(shí)際需求、醫(yī)院整體的管理特點(diǎn)來對有價值的檔案進(jìn)行篩選與保留,這樣才能夠在醫(yī)院發(fā)展的過程中,真正利用高價值的檔案資料,促使檔案管理工作的職能能夠得到進(jìn)一步的發(fā)揮,從而體現(xiàn)出檔案管理工作者的能力,以此才能真正保證檔案管理工作的創(chuàng)新。值得注意的是,在這個過程中,需要借助一些現(xiàn)代化的手段來進(jìn)行信息的收集與檢索,因此這也強(qiáng)調(diào)了醫(yī)院必須要進(jìn)行信息化建設(shè),這樣才能提高檔案管理工作開展的質(zhì)量與效率。由于醫(yī)院會受到經(jīng)濟(jì)市場的轉(zhuǎn)型而進(jìn)行深化發(fā)展,在改變的過程中,也必須要遵循市場發(fā)展的動態(tài),更要對傳統(tǒng)的理念進(jìn)行變革,同時保證檔案管理人員自身能夠在不斷學(xué)習(xí)的過程中強(qiáng)化,這時才能真正為檔案管理工作開展的水平提升提供保障,并真正為創(chuàng)新的檔案管理構(gòu)建提供有效的保障。

        2.構(gòu)建一體化模式

        構(gòu)建一體化的管理模式,能夠?yàn)閯?chuàng)新的檔案管理提供有效的保障。但是,在這個過程中,需要通過前端控制來為后續(xù)管理提供保障,更要通過全過程管理以及集成管理來進(jìn)行優(yōu)化整合,這樣才能夠使管理工作的開展更加全面。從醫(yī)院來看,不管是在管理中還是在生產(chǎn)當(dāng)中,其實(shí)都會體現(xiàn)出整體過程的復(fù)雜性。從檔案管理工作開展來看,資料的性質(zhì)其實(shí)存有差異性,這就要求管理者必須要對檔案資源進(jìn)行有效的分類,這樣才能夠使檔案管理工作開展的質(zhì)量獲得提升。因此,在管理工作中,通過集成化的管理,能夠有效減少重復(fù)性的操作,在使用時促使制度的落實(shí),這樣就能進(jìn)一步體現(xiàn)出檔案管理工作開展的嚴(yán)謹(jǐn)性。在一體化模式構(gòu)建工作開展的過程中,其實(shí)會涉及多方面內(nèi)容,而最為核心的內(nèi)容是全過程的管理。因?yàn)閺臋n案管理工作的開展來看,在資料的收集階段,其實(shí)并不局限在一個單一的內(nèi)容當(dāng)中,并且它的范圍十分寬廣,同時各個部門之間也需要通過強(qiáng)化交流來實(shí)現(xiàn)有效合作。只有通過一體化的構(gòu)建,并生成醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺,這樣才能使信息的共享效率獲得提升,并且也能使信息的收集效率獲得提升。

        3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        在醫(yī)院檔案管理工作中,最重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容是強(qiáng)化軟硬件設(shè)備設(shè)施的有效建設(shè)。對于醫(yī)院的長期發(fā)展而言,信息化技術(shù)的使用是實(shí)現(xiàn)保障檔案管理工作開展的質(zhì)量與效率能夠獲得提升的關(guān)鍵性要素。因?yàn)?,在醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中,會生成大量的信息,如果只依靠人力進(jìn)行運(yùn)作,并不能保證資料應(yīng)用的完整性,也會由于重復(fù)性操作而使得檔案管理人員自身的工作效率下降。但是,通過強(qiáng)化硬件設(shè)備設(shè)施的有效建設(shè),并打造出屬于醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺,就能夠進(jìn)一步強(qiáng)化信息的傳遞速率,這時檔案管理人員只需通過終端使用,就可實(shí)現(xiàn)對所有資料進(jìn)行檢索與應(yīng)用,更可以通過軟件的配合來實(shí)現(xiàn)對信息的篩選,進(jìn)而能全面提升檔案管理工作開展的效率。

        4.完善各項(xiàng)規(guī)則制度

        從對于檔案管理工作開展來看,想要創(chuàng)新管理,離不開規(guī)章制度的有效約束。因此,在工作落實(shí)上,必須要以檔案管理工作開展的原則應(yīng)用為基礎(chǔ),更要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)實(shí)需求來對制度化的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定,這樣才能夠使檔案管理工作的開展更加嚴(yán)謹(jǐn)。比如,通過依據(jù)檔案的不同類別處理,并實(shí)現(xiàn)分化管理以及專項(xiàng)管理模式的打造,這時既能夠做到提升各項(xiàng)工作開展的質(zhì)量,也能夠?yàn)闄n案的利用提供有效的保障。檔案管理人員必須要明確自身的工作內(nèi)容,并在所有過程中實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格按照步驟操作,這樣才能夠使檔案管理工作的開展更加嚴(yán)謹(jǐn)。此外,為保障在后續(xù)醫(yī)院發(fā)展的過程中能夠?qū)Y料進(jìn)行快速地查找與利用,則需要對電子材料以及紙質(zhì)材料進(jìn)行不同形式的管理以及歸檔,更要通過有效的監(jiān)督檢查來進(jìn)行規(guī)范,這樣才能夠朝向?qū)I(yè)化發(fā)展,保證檔案管理工作的創(chuàng)新。

        5.強(qiáng)調(diào)工作的創(chuàng)新

        從工作創(chuàng)新來看,主要強(qiáng)調(diào)的是對檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化處理。這就需要強(qiáng)化檔案管理人員的各項(xiàng)能力以及自覺性,在提升管理人員自身理論基礎(chǔ)的同時,使其能夠掌握檔案管理工作的規(guī)律,并通過不斷完善來強(qiáng)化管理人員自身對于新事物的理解,以此才能夠保證管理人員與崗位匹配。與此同時,需要通過創(chuàng)新的考核設(shè)立來強(qiáng)化,更要通過分析其崗位價值來實(shí)現(xiàn)評估,進(jìn)而才能將檔案管理的關(guān)鍵性指標(biāo)與從業(yè)人員的能力分解,并使管理人員能夠自主設(shè)立工作目標(biāo),同時能夠按照醫(yī)院發(fā)展需求,履行自身的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),這樣才能夠使管理成果的質(zhì)量獲得提升。

        6.建立完善的業(yè)績考核機(jī)制

        在醫(yī)院管理工作的實(shí)際開展過程中,檔案管理涉及的工作范圍十分廣泛。而在這一過程中,業(yè)績考核是重要的一個組成部分,醫(yī)院在實(shí)際運(yùn)營的過程中,員工的薪酬不僅是重要的支出項(xiàng)目,同時也起著醫(yī)院與員工之間聯(lián)系的橋梁作用。而在實(shí)際開展醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作的過程中,則需要能夠有效引入創(chuàng)新的醫(yī)院檔案管理工作模式,使得員工在工作過程中的積極性能夠真正得到有效激發(fā),促進(jìn)檔案管理工作開展全面性以及效率的提升。在實(shí)際管理工作的開展過程中,要能夠結(jié)合員工的實(shí)際情況,將其劃分成不同的類型以及不同的級別,充分發(fā)揮檔案所具有的指導(dǎo)作用,構(gòu)建完善的規(guī)章制度體系。要能夠?qū)τ谙嚓P(guān)管理考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效的評估,同時對于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)情況抽查,并將檢查的結(jié)果體現(xiàn)在各級檔案之中,使得員工在實(shí)際開展工作的過程中能夠真正做到態(tài)度端正,在工作中能夠真正全身心地投入,在實(shí)際落實(shí)業(yè)績考核的過程中,要能夠構(gòu)建完善的上級審核制度,實(shí)現(xiàn)不同部門之間的相互制衡,使得評估工作開展過程中的公平性和公正性能夠切實(shí)得到保障。在上述基礎(chǔ)上,醫(yī)院還需要有效結(jié)合員工待遇以及績效考核,對于評估的結(jié)果以及考核的結(jié)果詳細(xì)記錄,在對員工實(shí)施獎勵的過程中要能夠體現(xiàn)層次的豐富性,精神獎勵和物質(zhì)獎勵并重,使得員工在工作開展過程中的積極性能夠得到有效調(diào)動,切實(shí)保障醫(yī)院檔案管理工作開展過程中的創(chuàng)新,使得檔案在推動醫(yī)院創(chuàng)新運(yùn)營方面的積極作用能夠得到有效發(fā)揮。

        四、總結(jié)

        從對于醫(yī)院的管理工作開展來看,檔案管理作為最重要的一環(huán),必須要以醫(yī)院發(fā)展實(shí)際需求為主進(jìn)行改革,同時也要匹配國家的法律法規(guī)以及相關(guān)政策,更要以市場發(fā)展為前提進(jìn)行不斷優(yōu)化,這樣才能為醫(yī)院的長期發(fā)展做好保障。對此,就需要醫(yī)院通過經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及不斷升級來實(shí)現(xiàn)有效調(diào)整,進(jìn)而才能夠使檔案管理工作為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

        參考文獻(xiàn):

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        [5]畢珍玥,張 彬,王天杰.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].辦公自動化,2022

        (作者單位:臨沂市婦幼保健院)

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