賴永聰

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和云計算的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)逐漸演變?yōu)楫斀駮r代最具顛覆性的技術革命，各種電子載體和數(shù)字信息傳播方式應運而生。移動終端設備的快速普及，使傳統(tǒng)的載體形態(tài)開始向數(shù)字化過渡。大數(shù)據(jù)時代的到來，不僅提升了數(shù)字檔案信息技術的發(fā)展，還推動了數(shù)字檔案信息服務的變革與調(diào)整。通過對檔案數(shù)據(jù)信息資源的挖掘、開發(fā)、捕捉，創(chuàng)設符合新時代特征、具有應用價值的新興技術架構。按照現(xiàn)階段的發(fā)展趨勢，建設數(shù)字檔案室必然會成為新時期的發(fā)展潮流。本文圍繞大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案室的建設工作展開研究，分析數(shù)字檔案室建設面臨的困境以及存在的問題，探討大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案室建設的有效路徑，希望能夠為相關的檔案管理工作提出一些建設性意見。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;數(shù)字檔案室;建設路徑

基于大數(shù)據(jù)時代背景，數(shù)字檔案室的建設對于提升檔案工作效率和現(xiàn)代化水平有著至關重要的意義?？茖W的數(shù)字檔案室既能滿足人民日益增長的信息需求，又能實現(xiàn)信息資源的社會共享，進一步提升檔案資料的利用率。數(shù)字檔案室建設是一項具有系統(tǒng)性、綜合性、持續(xù)性的工程，需要投入大量的人力、物力和財力加以支撐。針對前期的調(diào)研、建設方案的設計、行業(yè)專家的論證、數(shù)字檔案室軟件的開發(fā)、系統(tǒng)的運行與維護以及各類平臺的監(jiān)督、管理，需要單位各部門之間的協(xié)同合作。因此，大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案室的建設，必須具備完善的參照標準，嚴格遵循相關的建設指標要求，深度開發(fā)和挖掘潛在的檔案信息資源，加強對數(shù)字檔案信息的維護，確保數(shù)字檔案室建設的安全性、科學性、合理性和有序性。

一、大數(shù)據(jù)以及數(shù)字檔案室的相關概述

1.大數(shù)據(jù)的基本概念

大數(shù)據(jù)作為新一輪工業(yè)革命中最為活躍的技術創(chuàng)新要素，對于社會經(jīng)濟的發(fā)展有著舉足輕重的影響。所謂大數(shù)據(jù)，指的是一種新興的技術體系結構。通過快速捕捉、分析、檢測、計算大量的數(shù)據(jù)信息，以此達到對事物預測的目的，從中挖掘可以被利用的應用價值。一般情況下，大數(shù)據(jù)具備大容量、多樣性、傳輸快、價值高的特性，其分別對應無法由人工短時間內(nèi)獲取和理解的數(shù)據(jù)、多種類型的數(shù)據(jù)集成和數(shù)據(jù)處理方式、數(shù)據(jù)信息的傳輸及時、高效、便利以及數(shù)據(jù)的準確性和數(shù)據(jù)質(zhì)量。

2.數(shù)字檔案室的建設標準

為保證數(shù)字檔案室建設工作的有序開展，國家檔案局頒布了一系列的建設標準，提出了多方面的建設要求。2010年6月，《數(shù)字檔案建設指南》為開展數(shù)字檔案室建設提供了五項重要的參考依據(jù)，分別為總體要求、管理系統(tǒng)功能要求、應用系統(tǒng)開發(fā)與服務平臺構建、數(shù)字檔案資源建設以及保障體系。通過對數(shù)字檔案室建設的原則、內(nèi)容、要求、步驟、目標等基礎性內(nèi)容的闡述，要求管理系統(tǒng)必須具備收集、管理、保存和利用功能。除此之外，資源的建設內(nèi)容必須涵蓋電子文件接收、資源整理、檔案數(shù)字化以及建立數(shù)字檔案資源庫，有針對性地構建安全保障和標準示范體系。為了進一步加強對數(shù)字檔案室建設的指導，國家檔案局在2017年頒布了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建議指南》，依據(jù)不同區(qū)域內(nèi)企業(yè)的發(fā)展特點，統(tǒng)一了概念與基本特征、基礎設施、目標與原則、電子檔案管理系統(tǒng)、經(jīng)費與人才保障、數(shù)字檔案資源、制度規(guī)范、步驟以及安全保密體系方面的建設，為企業(yè)數(shù)字檔案室的建設提供了參考標準，指導各企業(yè)數(shù)字檔案室的建設具備有序性、科學性和規(guī)范性，大力推進數(shù)字檔案室建設工作有章可循、有法可依，從而促進國家檔案信息資源的不斷豐富和充實。

3.數(shù)字檔案室的工作現(xiàn)狀

目前，伴隨科研技術的研究與發(fā)展，我國的數(shù)字檔案室管理水平有了顯著提升，不過在細節(jié)管理工作方面仍存在著一些問題，具體表現(xiàn)為傳統(tǒng)管理理念的束縛、現(xiàn)代化技術資源有限、建設經(jīng)費不足以及人才資源的匱乏。在實際的建設工作中，很多管理者缺乏對互聯(lián)網(wǎng)變革的正確認識，沒有意識到數(shù)字檔案室建設的重要性，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，無法滿足人民日益增長的信息需求，極大地制約了檔案管理的精細化、現(xiàn)代化、數(shù)字化，難以發(fā)揮數(shù)字檔案室的真正價值。

二、大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案室的發(fā)展變革

1.信息服務策略

從宏觀角度而言，數(shù)字檔案信息服務是整個數(shù)字檔案室的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)時代，龐大的數(shù)據(jù)資源環(huán)境中，數(shù)字檔案室能夠?qū)Y料進行量化，進一步提升信息服務策略的科學化和智能化。就微觀角度而言，數(shù)字檔案信息服務在識別用戶需求方面發(fā)揮著重要的作用，大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案室的建設能夠?qū)崿F(xiàn)更加精準的個性化服務，進而提出有針對性的解決方案和詳細措施。

2.信息技術水平

信息技術水平的高低，是決定數(shù)字檔案室提供信息服務的質(zhì)量保證。由于大數(shù)據(jù)時代的信息是不同類型數(shù)據(jù)的集成和整合，想要快速檢索出有價值的信息資料，必須采用整體分析、非結構化分析兩種方法，依據(jù)統(tǒng)一的標準要求進行管理和儲存，綜合分析和提取有用的數(shù)據(jù)資料，為用戶提供適用、全面的智能化服務。

3.信息服務資源

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字檔案資源在數(shù)量和類型方面的信息服務基礎會出現(xiàn)明顯的增強，依據(jù)大數(shù)據(jù)技術概念，數(shù)字檔案室的建設范圍會不斷擴張，形式也會多種多樣，以至于分散、復雜的信息必然會引起更多的關注。通過電子郵件、收集終端、政府網(wǎng)頁、社交媒體的傳播，進而使內(nèi)部的信息服務資源更加豐富。

三、大數(shù)據(jù)時代對數(shù)字檔案室建設的重要性

1.基層檔案管理方面

對于基層檔案管理而言，大數(shù)據(jù)時代最為直接的影響便是管理者思想理念的轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)時代，各種科學技術的迅速發(fā)展，使基層檔案管理工作更加準確、真實和高效。利用大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，有效提升了檔案查詢和使用的效率，為檔案信息資源的收集和整理工作提供了技術支持。相較于傳統(tǒng)的檔案信息管理，數(shù)字檔案室的管理工作較為全面和綜合，尤其是對零散檔案信息資源的處理。借助大數(shù)據(jù)技術建立具有現(xiàn)代化的檔案信息資源管理部門，能夠有針對性地提取和使用檔案信息，提升管理人員的工作效率和工作質(zhì)量。

除此之外，基層檔案信息資源必須服務于廣泛的人民群眾，以最精準和快速的方式對基層檔案資源進行分析和利用，為檔案用戶提供信息服務，進而實現(xiàn)檔案資料管理的價值和意義。通過對用戶行為和習慣的全面分析，提供智慧型的服務，以相互聯(lián)系的觀點為基礎，對每個獨立個體進行預測和評估，實現(xiàn)不同類型檔案資源的無縫銜接和管理，確?；鶎訖n案管理的社會化、現(xiàn)代化、實用化以及智能化。

2.轉(zhuǎn)變受眾需求和利用方式

因傳統(tǒng)的檔案管理模式比較被動，在檔案編輯和研究結果方面存在較多的紕漏和問題，難以滿足用戶對歷史和文化記憶的需求。大數(shù)據(jù)時代的到來，從根本上改善了這一現(xiàn)狀。大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案管理室的建設，有助于及時處理零散的數(shù)據(jù)資料和詳細知識。憑借網(wǎng)絡平臺積極推動相關App的使用，提供符合公眾口味的知識產(chǎn)品，轉(zhuǎn)變受眾需求和利用方式，進一步加深對數(shù)字檔案室建設方面的思考，明確未來數(shù)字檔案室建設和使用的方向，提升數(shù)字檔案室的吸引力。

3.應用技術方面的突破

現(xiàn)階段，許多區(qū)域內(nèi)的數(shù)字檔案室管理僅僅為用戶提供書籍目錄、檢索、摘要以及在線全文閱讀的“目錄式”服務，而大數(shù)據(jù)時代倡導的是精準分析受眾群體的需求，為其提供針對性服務，二者在理念上存在較大的偏差。因此，人們對數(shù)字檔案室的建設提出了更高的要求，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的新思路、新思想，創(chuàng)建一體化的數(shù)字檔案室，既要保證具備高效的存儲系統(tǒng)，還應在信息收集和數(shù)據(jù)挖掘程序方面取得一些突破。

四、大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案室建設存在的困境

1.數(shù)字檔案室內(nèi)部管理制度與體系不完善

由于部分檔案管理部門在檔案管理運行機制方面的工作不嚴謹，使數(shù)字檔案室缺乏完善的管理制度與管理體系，無法對檔案管理工作人員的行為加以約束。首先，數(shù)字檔案室建設管理方面存在責任歸屬不明的情況，一旦發(fā)生問題就會出現(xiàn)互相推諉的情況，增加了管理環(huán)節(jié)的漏洞和安全隱患。其次，監(jiān)督機制的不落實，使上級檔案信息管理人員無法有效監(jiān)督下級工作人員的真實行為，在加快數(shù)字檔案室的建設過程中，難以保證數(shù)據(jù)的隱私性和安全性，若出現(xiàn)網(wǎng)絡技術問題或人員操作不當問題，極易造成檔案信息泄露、丟失、篡改的情況，無法充分保障檔案管理信息化建設的進程以及網(wǎng)絡安全問題。加上有些激勵制度不具備科學化和合理化，很難調(diào)動管理人員的工作熱情和動力。

2.資源的開發(fā)與挖掘程度較為薄弱

受信息技術不斷發(fā)展的影響，檔案管理信息水平得到了較大提升，數(shù)字檔案室的建設工作也取得了一定的成績。隨著各地數(shù)字檔案室建設工作的全面開展，數(shù)字檔案室存在的意義日漸凸顯，只不過有些方面仍存在較大的改善與發(fā)展空間。從紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設與數(shù)字信息資源的開發(fā)來看，各個數(shù)字檔案室建設存在檔案信息資源開發(fā)與挖掘程度較為薄弱的情況。大數(shù)據(jù)時代背景下，若檔案信息資源出現(xiàn)開發(fā)不足、層次不深的狀態(tài)，很難滿足用戶所需求的多元化和個性化信息，無法為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)、具備針對性的檔案信息服務。因此，如何利用大數(shù)據(jù)技術深入挖掘用戶的潛在信息需求，是現(xiàn)階段數(shù)字檔案室建設必須思考和解決的首要任務。

3.檔案管理專業(yè)人才匱乏

當今時代既是科技實力的競爭，也是人才的競爭。人才作為建設數(shù)字檔案室的執(zhí)行者和實踐者，是保證數(shù)字檔案室建設工作的重要基礎。伴隨著數(shù)字檔案室建設進程的大力推進，對檔案管理人才的專業(yè)和技能有了更嚴格的標準。在有關于數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)開發(fā)與服務平臺的建設工作中，要求相關工作人員必須具備豐富的專業(yè)理論知識和道德素質(zhì)，能夠擁有檔案掃描、數(shù)據(jù)儲存、圖像處理、數(shù)據(jù)更新、檔案系統(tǒng)后期維護、檔案數(shù)據(jù)遷移、檔案網(wǎng)站建設的信息技術應用能力，然而在實際的建設工作中，部分企業(yè)檔案管理部門缺乏高端的管理人才、技術人才和應用人才，阻礙了數(shù)字檔案室建設工作的發(fā)展進程。

4.信息源存在較高的風險隱患

長久以來，檔案信息資料安全一直是檔案管理環(huán)節(jié)的重中之重。一般情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案資源管理模式主要存在檔案實體儲存的安全問題，只要做好有關的保密工作，就可以有效避免檔案信息的泄露和丟失。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的傳播主要通過網(wǎng)絡信息平臺，這就在某些方面增加了信息源的風險隱患。開放性、共享性的檔案數(shù)字資源，在給檔案管理人員帶來便利的同時，也增加了檔案信息面臨計算機病毒、黑客入侵的風險，加上信息資源的易改性和軟件設備系統(tǒng)的不兼容性，很難保證檔案信息資料的完整、真實和可靠。

五、大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案室建設的有效路徑

1.強化數(shù)字檔案室建設的管理制度與管理體系

針對大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案室建設存在的問題，有關部門必須強化與完善檔案管理制度與管理體系，明確工作人員的管理目標和管理內(nèi)容。根據(jù)不同類型的檔案數(shù)據(jù)，采取多元化的數(shù)字檔案室建設工作。第一，在完善檔案管理制度時，廣泛應用先進的信息技術和網(wǎng)絡平臺，簡化檔案審批、處理、儲存、分類、歸納、應用方面的流程，全面研究和分析社會的需求，提升檔案管理工作的準確性和合理性。第二，建立科學、合理的激勵機制，既要保證工作人員的參與度，又要保證檔案管理工作的安全和有序。加大資金投入力度，為建設數(shù)字檔案室提供有力的物質(zhì)支持。第三，加強對工作人員的監(jiān)督和控制，注重工作人員的培訓和學習力度，提升其檔案管理能力和水平。依據(jù)檔案管理的工作標準，利用先進的計算機技術實時更新和完善檔案系統(tǒng)，避免系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定、違規(guī)操作的情況，降低不良事件的發(fā)生概率。

2.深度開發(fā)和挖掘多方面的檔案信息資源

大數(shù)據(jù)時代，用戶所需要的檔案信息和數(shù)據(jù)更加復雜，數(shù)字檔案室建設必須遵循相關的建設要求，深度開發(fā)和挖掘多方面的檔案信息資源。管理人員應積極轉(zhuǎn)變檔案服務理念，運用大數(shù)據(jù)技術主動調(diào)查用戶的真實需求和信息行為，不斷探索研究有價值的資料，自主研發(fā)檔案信息資源和編研形式，比如：紙質(zhì)資料、視頻、音頻、網(wǎng)絡展覽、微電影等，充分利用多媒體展開數(shù)字檔案室的宣傳、推廣工作。

3.培養(yǎng)和引進專業(yè)管理人才

為了解決檔案管理人才匱乏的困境，必須注重對現(xiàn)有管理人員的教育、培養(yǎng)以及信息化人才的引進，在實際的檔案管理工作中，安排檔案管理的專項經(jīng)費，著重注意管理人員專業(yè)知識和專業(yè)技能的繼續(xù)教育，結合單位的實際情況，開展檔案研究工作，及時了解和掌握檔案管理的熱點和重點，逐漸組建一支高質(zhì)量、高水平的尖端管理隊伍。

4.注重檔案信息資源的安全問題

檔案信息安全是數(shù)字檔案室建設中的重要組成部分，相關的安全建設工作可以從以下幾個方面入手：第一，建立健全檔案信息安全保障機制，明確檔案管理的保密標準和技術要求，重視檔案信息流通與傳輸過程中的保密工作。第二，配置安全保障設施，依據(jù)不同檔案的保密標準，劃分出不同的安全等級要求，通過完善的軟件和硬件設施，強化檔案資料的安全保障技術。第三，制定預警機制和應急預案，提前對潛在的安全風險進行預測和評估，及時備份重點的檔案資料，提升數(shù)字檔案室的應急處理能力和抗風險能力。

六、結語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代為數(shù)字檔案室的建設工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)和機遇。各行各業(yè)都應時刻注意時代的變化趨勢和發(fā)展勢態(tài)，有針對性地改進與創(chuàng)新管理模式，制定科學、有效的現(xiàn)代化管理制度，使其能夠與社會的發(fā)展進程相契合。在建設數(shù)字檔案室時，必須加大資金和設備的投入，完善數(shù)字檔案室的管理機制，創(chuàng)新檔案服務模式與方法，注重現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育。結合自身發(fā)展的實際情況，積極引進高質(zhì)量的尖端專業(yè)人才，不斷提升數(shù)字檔案室建設管理的質(zhì)量和水平。另外，面對數(shù)字檔案室建設存在的資源開發(fā)程度不深、信息資源風險較高的問題，制定長遠的戰(zhàn)略方針和有效的監(jiān)管機制，增加軟件與硬件方面的技術支持，使數(shù)字檔案室的建設工作有序開展。

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（作者單位：福建省三明市清流縣綜治中心）