□陶惠文

（作者單位：周口市疾病預(yù)防控制中心。）

董必武用“古為今用，功同史冊(cè)”來(lái)形容檔案管理的重要性，對(duì)于個(gè)人而言，人事檔案是個(gè)人履歷的表現(xiàn)，具有較強(qiáng)的時(shí)間線性，真實(shí)記錄了一個(gè)人的工作經(jīng)歷和成長(zhǎng)過(guò)程，通常不可隨意更改變動(dòng)，任何細(xì)小疏漏，都會(huì)造成不必要的麻煩，甚至可能影響干部的工資待遇、考評(píng)任免等重大事項(xiàng)。人事檔案是個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的真實(shí)記錄，為用人單位提供詳實(shí)的參考信息，是每個(gè)人工作生活中的“必需品”。隨著我國(guó)干部人事檔案工作體制機(jī)制的不斷健全，對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求、新的紀(jì)律和新的方法。人事檔案的管理工作不僅僅是將其保存在文件柜中，而是要在檔案的調(diào)閱、移交、接收、歸檔甚至數(shù)字化過(guò)程中，對(duì)其進(jìn)行詳盡審核、查漏補(bǔ)缺、修正錯(cuò)誤。由此看來(lái)，人事檔案的轉(zhuǎn)移和銜接，不僅是日常管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，也是提升檔案質(zhì)量和管理水平的良機(jī)。

一、人事檔案銜接的重要性和常見(jiàn)問(wèn)題

隨著一個(gè)人的生活、學(xué)習(xí)、勞動(dòng)等社會(huì)行為，其社會(huì)身份不斷發(fā)生變化，人事檔案的增量也是顯而易見(jiàn)的。同樣，隨著社會(huì)構(gòu)成和經(jīng)濟(jì)制度的不斷轉(zhuǎn)變，也可能會(huì)出現(xiàn)大量的“無(wú)用”檔案，甚至一些信息化程度不高的檔案會(huì)出現(xiàn)偽造、涂改、撤換等違法行為。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，近年來(lái)發(fā)生的勞務(wù)糾紛訴訟案件中，有關(guān)人事檔案的糾紛比例正逐年增加。在這種背景下，在人事檔案管理過(guò)程中，發(fā)揮檔案管理部門(mén)的監(jiān)督審查作用是極為重要的。

人事檔案的轉(zhuǎn)遞本質(zhì)上是一種具有保密性的信息傳播過(guò)程，體現(xiàn)了檔案的動(dòng)態(tài)特點(diǎn)。在這一過(guò)程中，檔案管理人員必須尊重現(xiàn)實(shí)性這一基礎(chǔ)和前提，做到整體內(nèi)容完整齊全、個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人單位提供優(yōu)質(zhì)可靠的信息服務(wù)。進(jìn)入一個(gè)新的單位或部門(mén)，必須盡快做好新材料的收集補(bǔ)充，縮短檔案生成與員工入職的時(shí)間差。檔案管理與人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用。

良好的轉(zhuǎn)移與銜接能夠有效發(fā)揮干部人事檔案的資政作用，在人事工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都具有無(wú)可比擬的重要性，也是合理開(kāi)發(fā)利用人事檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案轉(zhuǎn)移銜接過(guò)程中，監(jiān)督審查應(yīng)貫穿始終，其本質(zhì)是追溯檔案信息來(lái)源的可靠性，糾正歷史遺留問(wèn)題，確保人事檔案及人事信息的真實(shí)性、規(guī)范性及完整性，客觀上提高檔案管理效率，有助于深挖檔案信息，增強(qiáng)人力資源管理部門(mén)服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步保護(hù)檔案的安全性及完整性。

二、人事檔案轉(zhuǎn)移相關(guān)法律法規(guī)政策解讀

中共中央辦公廳2018 年11 月印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中多次強(qiáng)調(diào)人事檔案轉(zhuǎn)遞與接收的重要性，明確規(guī)定干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”。在檔案轉(zhuǎn)遞、接收環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)做好干部人事檔案審核工作，可以有效篩查虛假、錯(cuò)漏的材料內(nèi)容，精簡(jiǎn)、刪減無(wú)用的冗余信息。不僅能進(jìn)一步提升檔案質(zhì)量，更好地為單位服務(wù)，還可以逐步推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的建設(shè)進(jìn)程，為其他方面的檔案管理工作提供一個(gè)基本遵循，在集體管理、事業(yè)發(fā)展、監(jiān)督執(zhí)紀(jì)甚至社會(huì)信用體系中發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。

與1991 年頒布的《干部檔案工作條例》相比，新的《干部人事檔案工作條例》突出全面從嚴(yán)這一政治要求，明確了新時(shí)代干部人事檔案工作定位，新設(shè)專章明確檔案工作紀(jì)律和監(jiān)督要求。重點(diǎn)收集體現(xiàn)干部忠誠(chéng)、清廉、擔(dān)當(dāng)?shù)确矫娴牟牧?，增加檔案信息化建設(shè)和信息資源開(kāi)發(fā)要求，為全面、歷史、辯證地評(píng)價(jià)干部提供更為詳實(shí)的檔案信息。

《干部人事檔案工作條例》的頒布實(shí)施，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力也提出了新的要求，不僅要熟知傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)移工作流程，還要在各個(gè)環(huán)節(jié)擔(dān)負(fù)起審核員、監(jiān)督員的莊嚴(yán)使命。在充分了解黨和國(guó)家在紀(jì)檢監(jiān)察方面的法律法規(guī)的同時(shí)，還應(yīng)具備一定的邏輯推理能力，能夠通過(guò)文字和數(shù)據(jù)還原一個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷，在長(zhǎng)達(dá)數(shù)十年的檔案時(shí)間線中發(fā)現(xiàn)紕漏、去偽存真。

三、人事檔案移交和監(jiān)交工作要點(diǎn)

檔案移交，不僅是文件材料的移交。在現(xiàn)實(shí)工作中，由于交接手續(xù)不齊全、交接制度不健全造成檔案管理工作長(zhǎng)時(shí)間脫節(jié)的情況比比皆是。監(jiān)交對(duì)檔案交接全程起到見(jiàn)證與監(jiān)督作用，因此，無(wú)論是對(duì)外進(jìn)行的檔案移交和接收，還是新舊檔案管理人員的內(nèi)部工作交接，都應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。監(jiān)交人通常由分管檔案科室的領(lǐng)導(dǎo)班子成員擔(dān)任，也可邀請(qǐng)檔案行政管理部門(mén)派人監(jiān)交。

可見(jiàn)，建設(shè)一支優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該作為單位集體高度重視的一項(xiàng)人才培養(yǎng)計(jì)劃。不僅要強(qiáng)化責(zé)任教育，加強(qiáng)審核監(jiān)督，還要不斷完善相關(guān)教育與培訓(xùn)制度。一旦在檔案移交過(guò)程中發(fā)生徇私舞弊的情況，不僅無(wú)法修正遺留錯(cuò)誤，還有可能出現(xiàn)更為嚴(yán)重的廉政風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

相對(duì)其他檔案文書(shū)，人事檔案的轉(zhuǎn)遞和接收工作更為復(fù)雜和嚴(yán)謹(jǐn)，可能涉及檔案、人事、紀(jì)檢等多個(gè)部門(mén)以及檔案所有人所在業(yè)務(wù)部門(mén)。因此，在正式移交之前就應(yīng)會(huì)同各部門(mén)對(duì)要移交的檔案進(jìn)行一次全面梳理，分類排序，編制移交文據(jù)及表格，撰寫(xiě)移交說(shuō)明。然后優(yōu)化交接雙方的人員配置，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，人事和檔案管理科室分別派出業(yè)務(wù)水平較高、政治素養(yǎng)較好的同志具體負(fù)責(zé)，在提檔現(xiàn)場(chǎng)即進(jìn)行初步審核，對(duì)檔案中存在的問(wèn)題當(dāng)場(chǎng)理清，制訂切實(shí)可行的解決方案。及時(shí)同步數(shù)字化檔案內(nèi)容，紙質(zhì)檔案柜和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并行管理，二者互為備份，避免日后推諉扯皮。

四、結(jié)語(yǔ)

在實(shí)際的檔案轉(zhuǎn)移工作中，不但要做好“硬件”的交接工作，即檔案實(shí)體的交接工作，還應(yīng)做好檔案“軟件”的交接工作，即檔案業(yè)務(wù)工作的交接。不僅要徹底完善干部人事檔案管理制度，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)干部人事檔案專項(xiàng)審核的重要性，還可能涉及數(shù)字化建設(shè)、安全保密等多項(xiàng)相關(guān)工作。尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人檔案轉(zhuǎn)遞和接收工作較多的依賴信息化平臺(tái)，打破傳統(tǒng)思維和管理手段，形成科學(xué)、完善、可持續(xù)的新時(shí)期檔案管理制度。歸根結(jié)底是要提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，確保人事檔案在轉(zhuǎn)移銜接過(guò)程中不脫節(jié)、不亂序，始終保持人的經(jīng)歷與檔案內(nèi)容高度同步。嚴(yán)密把握人事檔案的真實(shí)性、完整性，嚴(yán)格遵守檔案銜接的程序性、合法性，是單位人才體系建設(shè)的第一步，也是極其重要的一步，是單位全面高速發(fā)展的重要依托。