王卓

摘 要：在國內(nèi)經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，國家明令要加強體制改革，提高工作執(zhí)行效率，積極健全法治社會，維護國家長治久安遙作為護法、維法、執(zhí)法的公安部門，在這樣的時代背景下，公務(wù)會更加繁重，需要記錄的文案和事件將會更多。因此，如何更加合理、高效、規(guī)范地管理紙質(zhì)文件檔案成為公安部門大力推進體制改革的重要一部分。隨著社會的不斷發(fā)展，計算機的不斷普及，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成為我國社會事業(yè)的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，電子檔案管理可以提升檔案的管理效率，方便查找。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案? 管理系統(tǒng)? 設(shè)計與實現(xiàn)

引言

系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)：智能檔案柜管理系統(tǒng)基于“互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)，可用于各企事業(yè)單位， 方便對紙質(zhì)檔案文件進行規(guī)范化管理，提高工作效率。系統(tǒng)分為兩大部分：硬件和軟件。硬件部分包括主柜和副柜、智能鎖板和智能顯示屏，軟件部分包括服務(wù)器管理平臺和移動客戶端。

系統(tǒng)功能模塊設(shè)計：檔案柜平臺綜合運用二維碼識別、自動控制、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫等多種先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)了取件碼、二維碼掃碼開柜、柜門狀態(tài)查詢等功能。整個系統(tǒng)分為服務(wù)端和移動端。

一、檔案管理系統(tǒng)

平臺管理員在檢查系統(tǒng)狀態(tài)時，登錄管理系統(tǒng)查看當前柜門狀態(tài)。柜門狀態(tài)保存在數(shù)據(jù)庫中，以枚舉的方式定義了三個狀態(tài)，分別為開、關(guān)和不確定。不確定指的是柜門狀態(tài)沒有在指定時間內(nèi)刷新袁即柜子安卓端平板與后端長連接已經(jīng)斷開;開和關(guān)兩種狀態(tài)指的是一段時間內(nèi)的柜門狀態(tài)，而不是指實時的柜門狀態(tài)。

后臺授權(quán)開柜：平臺的核心功能在于開柜，后端服務(wù)器接收到開柜請求后，按照請求路徑分發(fā)給不同的驗證邏輯，通過驗證才能生成對應(yīng)的開柜信息，并按照規(guī)定的加密方式返回。驗證的主要內(nèi)容主要包括身份和信息的有效性以及驗證碼和二維碼包含信息的正確性。

文件使用記錄：柜門開關(guān)等操作包含有身份信息的驗證，每次開柜的時候，這些操作都會生成日志，里面記錄了開柜日期，開柜人員和開柜的柜門號以及文件的編號。一旦岀現(xiàn)文檔丟失的情況，可以通過查看日志來追責。

開柜請求處理：開柜請求來自于平臺和安卓平板，對請求的參數(shù)驗證完之后，取岀有用的憑證，作為查詢數(shù)據(jù)庫的索引值，找到對應(yīng)的柜門編號和柜門狀態(tài)遙

系統(tǒng)監(jiān)控管理：平臺對系統(tǒng)的魯棒性要求高，需要一個機制來監(jiān)控系統(tǒng)的運行狀況。主要監(jiān)控運行的程序和內(nèi)存空間，統(tǒng)計系統(tǒng)中的異常，作為后期維護的依據(jù)。

檔案利用統(tǒng)計：對檔案利用者、檔案利用時間、利用次數(shù)、利用目的進行利用統(tǒng)計，利用人、利用時間、利用次數(shù)、利用目的等等。

檔案庫房管理：圖形化方式模擬展示實體庫房密集架或檔案柜布局、實體檔案擺放情況，支持倉庫布局及檔案柜基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護。

檔案關(guān)鍵詞管理：在系統(tǒng)錄入時自動生成關(guān)鍵詞，能夠全面地反映檔案內(nèi)容，支持關(guān)鍵詞規(guī)則設(shè)定。

二、全方位高效信息化管理

智能檔案管理系統(tǒng)對合同數(shù)據(jù)的收集、掃描、存儲、應(yīng)用、安全進行科學規(guī)劃和設(shè)計，從而保證檔案信息的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交、查閱、借閱、庫房管理等環(huán)節(jié)的全方位高效信息化管理，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的全生命周期管理。智能檔案管理系統(tǒng)更能實現(xiàn)與公司其他核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接，使大量有價值的檔案文件得以規(guī)范、自動、完整采集。

三、紙質(zhì)檔案的優(yōu)點和電子檔案的優(yōu)點

紙質(zhì)檔案的優(yōu)點。任何形式的檔案都有自己的優(yōu)點和缺點。紙質(zhì)檔案也不例外，紙質(zhì)檔案也有自己的優(yōu)點。首先是直觀性，在實際工作中要查詢紙質(zhì)檔案的時候，只要檔案沒有被涂改、沒有損壞也沒有丟失的話，就可以迅速得到想要得到的信息。其次是真實性和安全性，紙質(zhì)的檔案在做成以后，很難被涂改或是修正，因為涂改或是修正后，一般都會留下痕跡，而檔案的作用就是作為真實和安全的憑證，很難修改，真實性和安全性也就有了保障。雖然現(xiàn)在電子信息檔案用的比較多，但是人們還是普遍認為紙質(zhì)檔案具有很高的可信度。最后是法律效力和憑證效力，在遇到法律問題的時候，電子檔案的使用一般都很謹慎，人們也普遍認為紙質(zhì)檔案可以作為司法部門取證所需的憑證，具有法律效力。

電子檔案的優(yōu)點。隨著計算機的發(fā)展，電子檔案越來越受到人們的青睞，電子檔案有自己的優(yōu)點。首先是能夠提高效率，計算機能夠提升工作效率，在進行存儲和查找的時候也能夠提升工作人員的速度，查找起來也相對的比較容易，極大的減輕了檔案工作人員的工作量。其次是大量存儲，電子檔案存儲系統(tǒng)不需要很大的空間也可以將檔案儲存完整，也不會因為環(huán)境因素的影響而減少存儲壽命。再次是保密性能好，電子檔案主要儲存在計算機上，如果對系統(tǒng)進行了加密措施，做好了檔案的保密措施，沒有權(quán)限的人是沒有辦法進入電子檔案查詢檔案的。最后是電子檔案的質(zhì)量比較高。紙質(zhì)檔案一般由人來存儲和排列，太多人為因素會導致檔案錯誤的概率增加，而電子檔案則沒有這方面的問題，電子檔案的質(zhì)量和利用率比紙質(zhì)檔案要高。

結(jié)論

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)的發(fā)展管理中占據(jù)著越來越重要的地位。檔案作為企業(yè)的一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中不可或缺的一部分，在管理和決策中發(fā)揮重要的作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在收集、保存、管理等方面存在一些弊端，例如紙質(zhì)文檔易受潮，丟失損害難以修復，查找不便等。為了解決上述問題，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運而生，這不僅為企業(yè)整個檔案系統(tǒng)增加了科技化的管理，同時也因為文檔管理系統(tǒng)的可備份化，為企業(yè)檔案增加了另一份安全保障。而對于檔案利用人員來說，有了文檔管理系統(tǒng)，同時有專門的檔案維護人員，檔案的檢索利用也會比過去的紙質(zhì)文檔檢索利用更加簡便快捷。

參考文獻

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