王光花

摘要：基層員工是各企事業(yè)單位開(kāi)展生產(chǎn)活動(dòng)的主體，基層人力資源和社會(huì)保障檔案的管理工作是各企事業(yè)單位的重要工作。但在這個(gè)管理工作中，有一些單位還存在著管理制度不完善、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理人才不充分的問(wèn)題。以此出發(fā)，文章重點(diǎn)論述了構(gòu)建統(tǒng)一管理制度、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加大培育相關(guān)人才力度這樣三種對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層;人力資源;社會(huì)保障;檔案管理

人力資源是社會(huì)發(fā)展的根本推動(dòng)力，也是任何企業(yè)發(fā)展、國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)的首要因素。所以無(wú)論是各個(gè)國(guó)家還是國(guó)內(nèi)的各企事業(yè)單位都會(huì)成立專(zhuān)門(mén)的人事部門(mén)、人事處或人事辦公室，并設(shè)置專(zhuān)業(yè)的人員從事人力資源管理工作。然而在傳統(tǒng)的人事管理工作中，主要是將一些領(lǐng)導(dǎo)干部納入管理體系進(jìn)行重點(diǎn)的關(guān)注，而對(duì)于基層員工則是以批量化的勞動(dòng)力來(lái)對(duì)待。其一般的流程是，基層員工按照部門(mén)崗位設(shè)置的條件被招進(jìn)來(lái)，經(jīng)歷一定的見(jiàn)習(xí)期考核通過(guò)之后，便成為正式員工，接下來(lái)就會(huì)在這個(gè)崗位上工作至退休。這期間的薪資福利及社會(huì)保障主要也是按照企業(yè)規(guī)定執(zhí)行。其人事管理工作大多聚焦在事務(wù)性管理，而沒(méi)有充分調(diào)動(dòng)基層員工的主觀能動(dòng)性，也沒(méi)有激發(fā)基層員工的潛能與活力，尚未使基層員工發(fā)揮出更大價(jià)值。

然而，新時(shí)代下的人力資源管理突出了以人為本的中心思想，重點(diǎn)在于對(duì)人力資源的高效挖掘和使用。尤其對(duì)于基層人力資源，這是最基礎(chǔ)又是數(shù)量最多的群體，科學(xué)有效地做好基層人力資源管理尤為重要。在基層人力資源管理工作上，其人事社保檔案的管理又是非常具體、不能有絲毫馬虎的事情。畢竟人事社保檔案記載著基層員工的工作歷程，是基層員工的成長(zhǎng)印記，也是基層員工辦理工作調(diào)動(dòng)或退休手續(xù)、企業(yè)對(duì)員工實(shí)施考核管理、晉升加薪的有效依據(jù)?？傊@些信息直接關(guān)系基層員工的切身利益。

因此，在人力資源管理已經(jīng)發(fā)展到一定的專(zhuān)業(yè)化程度的時(shí)候，對(duì)于基層的人力資源及社會(huì)保障檔案管理工作也需要大力研究發(fā)展，力爭(zhēng)上一個(gè)臺(tái)階。

一、加強(qiáng)基層人力資源和社會(huì)保障檔案管理的重要性

人力資源是企事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)的根本要素，而且優(yōu)秀的人力資源也是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的重要根源。所以，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，往往會(huì)將人力資源管理提升到戰(zhàn)略的高度，這也是企業(yè)最核心的管理工作。當(dāng)然，人力資源管理并不僅僅是對(duì)于人員的招聘、入職培訓(xùn)、定薪定崗、升職加薪、退休等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的工作，更多地還是要從企業(yè)的高度出發(fā)，堅(jiān)持以人為本的理念，對(duì)人力資源進(jìn)行全方位的評(píng)價(jià)，爭(zhēng)取給各個(gè)部門(mén)的各個(gè)崗位上做最佳的人才匹配，做到人盡其才，讓企業(yè)收益更大化。

優(yōu)質(zhì)的基層人力資源也是企事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)工作的前提和保證。做好基層人力資源管理工作，首先就需要讓基層員工在住房、醫(yī)療、養(yǎng)老等各方面都得到切實(shí)的保障。鑒于此，各企事業(yè)單位也都會(huì)根據(jù)國(guó)家法律相關(guān)規(guī)定，建立包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和住房公積金在內(nèi)的“五險(xiǎn)一金”的福利制度，甚至有一些企業(yè)在此基礎(chǔ)上還增加了補(bǔ)充養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金，將“五險(xiǎn)一金”拓展到“六險(xiǎn)二金”，完善了福利制度。從這個(gè)變化也可以看出，現(xiàn)代企業(yè)管理更加人性化，更有力度，它是從頂層設(shè)計(jì)將企業(yè)的發(fā)展與員工的利益結(jié)合起來(lái)，旨在取得互惠雙贏的效果。而在這一系列的工作中，必然會(huì)涉及很多紙質(zhì)的或電子的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)便是員工檔案資料的重要來(lái)源。

如果做不好這些檔案管理工作，那就會(huì)給員工的切身利益構(gòu)成直接影響。如果在社保檔案管理中出現(xiàn)了疏忽，那就有可能出現(xiàn)騙保的問(wèn)題。如果對(duì)于基層員工的檔案資料沒(méi)有采用嚴(yán)格的保密措施，那就有可能發(fā)生大批量信息泄露?？傊?，基層員工數(shù)量相對(duì)較多，而社保檔案又與其切身利益息息相關(guān)。因此，基層人力資源及其社會(huì)保障的檔案管理都是企事業(yè)單位常規(guī)卻很重要的工作，需要引起人力資源管理部門(mén)的高度重視，一定要將之作為長(zhǎng)年累月、常抓不懈地工作。

二、基層人力資源和社會(huì)保障檔案管理的問(wèn)題

盡管諸多企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了基層人員的人事社保檔案管理十分重要，但在實(shí)際工作中還是存在一些問(wèn)題，主要在管理機(jī)制、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及管理人才這三個(gè)方面存在不足。

（一）缺乏完善管理制度

基層人力資源管理是系統(tǒng)性綜合性的工作，但是一些企業(yè)卻沒(méi)有健全的管理制度，導(dǎo)致實(shí)際的管理工作碎片化、隔離化。這樣必然會(huì)增加重復(fù)勞動(dòng)、嚴(yán)重影響效率，而且容易造成檔案短缺、引起信息的不完整。長(zhǎng)此以往，不僅令基層員工不滿，更是給企業(yè)本身帶來(lái)糟糕的口碑，企業(yè)未來(lái)發(fā)展就會(huì)陷入被動(dòng)的局面。

（二）缺少統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

基層員工眾多，其檔案資料既有紙質(zhì)版和電子版的區(qū)分，又有文字、圖片、表格，甚至是音視頻等多種形式的存在。由此可見(jiàn)，建立科學(xué)規(guī)范的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)施高效檔案管理的前提。可是，現(xiàn)實(shí)中確實(shí)有企業(yè)由于它本身對(duì)基層員工的檔案不夠重視，再加上企業(yè)管理機(jī)制的不完善，所以在檔案管理中沒(méi)有建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案的記錄和保存就不一致;在這種不一致的情況下，后續(xù)再進(jìn)行檔案的調(diào)取、查閱等就會(huì)非常麻煩。

（三）缺少相關(guān)管理人才

基層人力資源和社會(huì)保障檔案的管理工作量很大，對(duì)于這方面的管理人才也要求較高。優(yōu)秀的人力資源管理人才既需要掌握社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、法律、心理、政治等多方面的知識(shí)，又需要具有良好的辦公軟件操作以及信息管理工具的應(yīng)用能力，更需要具有良好的職業(yè)操守。

然而令人遺憾的是，完全能夠達(dá)到這些條件的人才并不多，何況還存在跳槽的現(xiàn)象;再者，人才選擇上經(jīng)常出現(xiàn)有證書(shū)（人力資源管理師證書(shū)）沒(méi)經(jīng)驗(yàn)，有經(jīng)驗(yàn)沒(méi)證書(shū)的尷尬。所以無(wú)論從職業(yè)人的數(shù)量上還是其穩(wěn)定性方面，都是有缺口的情況。

三、基層人力資源和社會(huì)保障檔案管理的對(duì)策

（一）構(gòu)建統(tǒng)一管理制度

基層人力資源與中高層的管理人員一樣，都應(yīng)該受到企事業(yè)單位的重視。建立統(tǒng)一管理制度，規(guī)范操作流程，是基層人力資源和社會(huì)保障檔案管理的首要任務(wù)。具體操作中需要注意以下幾點(diǎn)：

1. 明確檔案材料的收集范圍

即需要知道對(duì)基層員工的哪些資料進(jìn)行入檔備案。常見(jiàn)的檔案材料有聘用審批表、任免考察表、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、鑒定證明、社會(huì)保險(xiǎn)資料等。但是需要注意，除了按照國(guó)家要求收集必備和常用材料外，還要根據(jù)具體單位自身的要求來(lái)收集?？傊忻鞔_的檔案材料邊界，而不能在需要時(shí)因?yàn)闆](méi)有收集再進(jìn)行追補(bǔ)，同時(shí)也沒(méi)有必要收集無(wú)關(guān)緊要根本用不著的一些材料。此外，在數(shù)量上也沒(méi)有必要重復(fù)，可根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況提高資料的整合功能，注重集約高效利用。

2. 檔案材料的真實(shí)性

檔案材料有的要求原件，有的要求復(fù)印件。但是無(wú)論哪種材料，一定要保證真實(shí)有效。尤其是現(xiàn)在信息發(fā)達(dá)，對(duì)于其材料的真實(shí)性可通過(guò)線上線下搜索聯(lián)系人進(jìn)行確認(rèn)，這一點(diǎn)應(yīng)該不是難事，但是一定要進(jìn)行相關(guān)審核。

3. 檔案材料的不可否認(rèn)性

檔案材料有的是手寫(xiě)，有的是打印，但無(wú)論手寫(xiě)還是打印，其前提是字跡清晰無(wú)歧義。一旦出現(xiàn)表達(dá)模棱兩可或是涂抹修改之處，務(wù)必先進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)解釋?zhuān)侔粗讣y加以確認(rèn)。

4. 統(tǒng)一檔案材料的格式

各類(lèi)檔案材料均需制定出一個(gè)模板格式，例如紙張大小、字體字號(hào)、段落排版等都需要明確告知，需要人工填寫(xiě)時(shí)一律用黑色簽字筆。

5. 科學(xué)編號(hào)

對(duì)所有的檔案材料從宏觀到微觀、從部門(mén)到個(gè)人，先進(jìn)行科學(xué)的號(hào)碼編排，然后再進(jìn)行相應(yīng)位置的存放。這樣做雖然前期耗時(shí)耗力，但后期會(huì)受益多多。

6. 確立有效的保密制度

基層員工的檔案材料是歷史性資料，也是對(duì)其進(jìn)行客觀公正評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。凡是進(jìn)入檔案的材料是受?chē)?guó)家檔案法和保密法保護(hù)的。所以，任何企事業(yè)單位從事檔案管理的工作人員都需要積極學(xué)習(xí)相關(guān)法律，并且要依法辦事。絕不能讓不相關(guān)的人接觸檔案材料，更不能為了一己私利而出賣(mài)基層員工的檔案材料。為了更好地保護(hù)基層員工的合法權(quán)益，各單位除了投資采用一些保密措施（如人臉識(shí)別、門(mén)禁卡等），還必須建立嚴(yán)格的保密制度，制定出違規(guī)的懲罰細(xì)則。

（二）重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平的不斷提高極大地推動(dòng)了現(xiàn)代企業(yè)管理制度的發(fā)展，也助推了基層人力資源和社保檔案的管理工作。為了繼續(xù)推進(jìn)發(fā)展，還是需要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤其是信息化方面的建設(shè)急需與時(shí)俱進(jìn)。

1. 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

檔案材料作為一種不可替代的重要資源必須有專(zhuān)業(yè)的存放場(chǎng)地。對(duì)于紙質(zhì)的檔案材料，可分門(mén)別類(lèi)地存放于文件柜中。而現(xiàn)代化社會(huì)下，不少的檔案材料會(huì)是電子版本，這就需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、防火墻、交換機(jī)、路由器等電子產(chǎn)品，資金雄厚的企事業(yè)單位還會(huì)建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案機(jī)房。

除了加強(qiáng)介質(zhì)設(shè)備的建設(shè)，還需要注意防火、防潮、防盜、防光、防高溫等防范設(shè)施的保障性建設(shè)，例如空調(diào)、門(mén)禁卡、攝像頭、報(bào)警器、消防器材、防盜欄的安裝，可盡量減少安全隱患。

2. 加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)

在現(xiàn)代化企業(yè)人力資源和檔案管理中，電子操作居多，這必然會(huì)用到專(zhuān)業(yè)的軟件工具。如SAP、ERP、用友、金蝶等都是市場(chǎng)占有率較大的一些專(zhuān)業(yè)管理工具，用此來(lái)做人事管理，能夠提高辦公效率。當(dāng)然有實(shí)力的企事業(yè)單位也可以自行開(kāi)發(fā)此方面的軟件，從軟件開(kāi)發(fā)、集成、測(cè)試到下線使用等整個(gè)周期全部完成，雖然需要一定的時(shí)間、成本、人力等投入，但是后期自行實(shí)現(xiàn)維護(hù)和技術(shù)支持，其實(shí)更安全快捷。這種方法也值得一些單位考慮。

此外，對(duì)于電子版本的檔案，因?yàn)榭赡軙?huì)涉及遠(yuǎn)程監(jiān)控、數(shù)據(jù)處理、云服務(wù)、虛擬專(zhuān)用網(wǎng)（VPN）等技術(shù)，所以這些技術(shù)方面的投資也是需要各企事業(yè)單位加以重視。例如：在計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息出現(xiàn)了誤刪除的情況下，如果采用云存儲(chǔ)的技術(shù)，那就可以利用云端存儲(chǔ)的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。再如利用VPN技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)異地辦公，能為出差的工作人員提供極大便利。

（三）培育相關(guān)檔案人才

人力資源和社會(huì)保障的檔案管理工作具有系統(tǒng)性、連貫性的特點(diǎn)，因此這份工作本身對(duì)穩(wěn)定性和忠誠(chéng)度的要求都比較高。并且隨著時(shí)代發(fā)展，這份工作還要求在信息化能力上、綜合知識(shí)素質(zhì)等多方面都有突出的表現(xiàn)。

1. 人才的相對(duì)穩(wěn)定性

檔案管理人才首先要具備職業(yè)穩(wěn)定性，只有對(duì)此職業(yè)的忠誠(chéng)度高的員工才可能將自己的本職工作做好。而不具備這種職業(yè)穩(wěn)定性的員工，即使處在這個(gè)崗位，他也無(wú)法踏實(shí)工作，又不利于工作的完整性，再考慮到其離職后涉及工作移交結(jié)轉(zhuǎn)等事項(xiàng)，這對(duì)于單位將是極其糟糕的影響。

2. 加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作是行政管理性質(zhì)的工作，主要作用在于配合、服務(wù)和協(xié)調(diào)其他部門(mén)開(kāi)展工作，其職業(yè)的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)。因此，這就要求檔案管理人才加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，能夠做好每一件具體的工作事項(xiàng)。千萬(wàn)不能認(rèn)為要經(jīng)手諸多的一手材料，就似乎掌握了什么大權(quán)似的，給人一種高高在上、盛氣凌人的感覺(jué)。事實(shí)上只有安分守己做好分內(nèi)事，服務(wù)好基層員工，基層工作才能順利開(kāi)展，整個(gè)單位才能創(chuàng)收，檔案管理部門(mén)才能獲益。

3. 提高業(yè)務(wù)能力

信息社會(huì)飛速發(fā)展，信息工具日新月異。以前辦事可能需要走很遠(yuǎn)的路、排很長(zhǎng)的隊(duì)，而到了現(xiàn)在電子政務(wù)越來(lái)越完善的情況下，只需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)就能輕松辦理。在這個(gè)深刻的變化中，信息技術(shù)的力量是無(wú)比巨大的。未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)亦如此，因此及時(shí)學(xué)習(xí)信息知識(shí)、掌握信息化工具手段，特別是信息安全知識(shí)，掌握安全防范技術(shù)，對(duì)于檔案管理工作至關(guān)重要。

4. 打造高端職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作有些繁雜，其中包含許多關(guān)鍵的細(xì)節(jié)，所以該崗位對(duì)職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求。高素質(zhì)的檔案管理人才具備良好的職業(yè)習(xí)慣，不僅能夠把基層員工的檔案資料整理得井井有條，而且嚴(yán)格堅(jiān)持原則、具備良好的職業(yè)操守。

四、結(jié)語(yǔ)

盡管在這個(gè)管理工作中，有一些單位還存在管理制度不完善、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理人才不充分的問(wèn)題或困難;但是采用構(gòu)建統(tǒng)一管理制度、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加大培育相關(guān)人才力度的方法，則可以得到一些改觀。

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（作者單位：平邑縣鄭城鎮(zhèn)便民服務(wù)中心）