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檔案在國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)和人民的生活中起著非常重要的作用，做好檔案管理工作可以促進(jìn)行業(yè)工作效率的提升，是社會發(fā)展的推動劑。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會進(jìn)入了信息化時代，以前的檔案管理方式使企業(yè)無法迅速地對大量的檔案資料和信息進(jìn)行有效的利用。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理也面臨著一個新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理的“價值鏈”就是檔案管理與使用過程中的每一項(xiàng)具體項(xiàng)目所產(chǎn)生的價值總和。在大數(shù)據(jù)的時代背景下，企業(yè)要不斷地創(chuàng)新檔案管理理念，設(shè)計(jì)出一套科學(xué)的檔案管理方式，不斷提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理價值鏈概述

在大數(shù)據(jù)時代可以借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，擴(kuò)展數(shù)據(jù)源查找渠道，及時收集有價值的資料，從而使數(shù)據(jù)的種類和數(shù)量變得更加豐富。首先，針對文件收集與處理的轉(zhuǎn)換，可以簡化檔案的存檔過程，將各類資料進(jìn)行分類，形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，便于日后查找，提高工作效率。其次，對檔案進(jìn)行查詢、核對，刪除部分不能用的資料，補(bǔ)充新的資料，以保證檔案的及時性、有效性和準(zhǔn)確性。在存儲過程中可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，設(shè)定存儲周期，并按照文件管理的需要，刪除部分不需要保存的文件，對文件的內(nèi)容和空間進(jìn)行優(yōu)化。再次，在大數(shù)據(jù)時代檔案不再局限于紙質(zhì)資料，其經(jīng)營范圍發(fā)生了變化，其管理功能更加凸顯，工作重心更加集中，工作模式也更加線上化，檔案更加開放、共享，這些變化方便了使用者，使檔案管理變得更有效；也要充分調(diào)動社會和相關(guān)機(jī)構(gòu)的參與，確保檔案實(shí)現(xiàn)其真正價值。

價值鏈?zhǔn)菑纳a(chǎn)中衍生而來的，在企業(yè)生產(chǎn)中價值鏈可以直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)效益，既可以提高產(chǎn)品的流通效率，又可以使產(chǎn)品的生產(chǎn)流程更加簡單。在檔案管理方面，可以把價值鏈看作是一種對檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)劃分的過程，使每一項(xiàng)工作都能得到有效控制。檔案管理所涉及的每一個細(xì)節(jié)都是價值鏈的一部分，它們之間有著直接的聯(lián)系，可以形成一個整體，只要有一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就會直接影響到整個項(xiàng)目的工作效率和質(zhì)量。檔案價值鏈的構(gòu)建具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，不但可以對檔案管理產(chǎn)生積極、高效的影響，而且可以提高檔案管理的競爭優(yōu)勢，使之持續(xù)保持在最佳水平。隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用領(lǐng)域日益擴(kuò)大，檔案管理的協(xié)調(diào)性變得尤為重要，只有內(nèi)部架構(gòu)穩(wěn)定，才能有效地推動檔案管理工作順利進(jìn)行，縮短檔案管理周期，為用戶的使用滿意度提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

大數(shù)據(jù)時代檔案“價值鏈”構(gòu)建思路

碎片化數(shù)據(jù)挖掘

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案的儲存空間不再是最重要的問題，而檔案查詢則需要集中精力進(jìn)行數(shù)據(jù)的甄別，運(yùn)用分布式的數(shù)據(jù)云儲存技術(shù)及與之配套的虛擬技術(shù)，建立檔案儲存新形態(tài)。在大量的零散數(shù)據(jù)中尋找有用的信息，以滿足使用人員的需要。在大數(shù)據(jù)時代信息的價值密度在不斷下降，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有著廣闊的應(yīng)用前景。要想挖掘到有用的數(shù)據(jù)，就必須要對用戶的需求進(jìn)行分析。在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對檔案使用者進(jìn)行精確的劃分，并根據(jù)檔案資料的使用次數(shù)、頻率分布以及檔案利用的內(nèi)容、特點(diǎn)、需求偏好等，為使用者量身定做個性化的個人資料，并根據(jù)檔案資料的分類、預(yù)測，生成結(jié)構(gòu)化的資料，讓檔案服務(wù)更接近檔案使用者的需求。在大量的資料中整理出有用的檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案的“按需收集”。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效地提升檔案管理的效率、準(zhǔn)確的位置，為外部人員提供更多的服務(wù)，從而促進(jìn)檔案的自動編研。

全過程控制

運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案收集的價值鏈，以“系統(tǒng)”的眼光來審視檔案收集的整體規(guī)劃，需要對采集過程進(jìn)行優(yōu)化，使采集系統(tǒng)中的“識別、分類、編目、存儲”等子系統(tǒng)之間相互協(xié)調(diào)。首先，要對檔案搜集的價值鏈進(jìn)行合理的設(shè)定。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理需要從零散的信息中尋找有價值的資料，所以要根據(jù)“服務(wù)性、快捷性、有效性”的原則，重新設(shè)定各個環(huán)節(jié)的目標(biāo)，以滿足使用者的需要為前提，尋求利益最大化。其次，要在各個部門之間建立起相互協(xié)作、相互反饋的制度，加強(qiáng)與博物館、圖書館、互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營商的協(xié)作，使其進(jìn)入“扁平化”發(fā)展。最后，要對檔案搜集的優(yōu)先順序和策略的搭配進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理需要運(yùn)用“組合優(yōu)化、排隊(duì)系統(tǒng)、模糊理論”等理論和技術(shù)，對“識別、分類、編目、存儲”各子系統(tǒng)之間的“優(yōu)先權(quán)”和“策略”進(jìn)行干涉和配置。

檔案管理技術(shù)支持

通過分布式處理系統(tǒng)（Hadoop）、分布式文件（DFS）、上傳與查詢系統(tǒng)（DaaS）、大數(shù)據(jù)系統(tǒng)（SOA）技術(shù)支持，基于Hadoop技術(shù)的數(shù)據(jù)采集、分類、聚類、壓縮、處理等多種功能，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理存儲與邏輯存儲。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，可以將文件資料儲存在本地或云端伺服器。在使用檔案的客戶機(jī)中僅需提供相應(yīng)的索引上傳接口，為檔案管理部門建立索引目錄，從而達(dá)到“目標(biāo)定位，按需存取”的目的。在數(shù)據(jù)的儲存上，由傳統(tǒng)的“件”“卷”“宗”的存儲方式轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶蛄谢薄傲髅襟w”“非結(jié)構(gòu)化”的“數(shù)據(jù)庫”。在傳統(tǒng)的檔案管理中檔案的“逐份鑒定”要靠檔案管理員來完成，而在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，通過上傳與查詢系統(tǒng)技術(shù)做到“邊上傳、邊甄別、邊分類”，對各類檔案應(yīng)用PDCA循環(huán)管理，可以將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈?zhǔn)秸?，真正?shí)現(xiàn)檔案管理中收集、分類、存儲一體化。

大數(shù)據(jù)下的檔案管理“價值鏈”構(gòu)建的主要問題

人才短缺

根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展趨勢，數(shù)據(jù)收集、篩選、處理、分析，是今后檔案管理與使用的必然要求。所以，在數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、分析等方面，都要求工作人員具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)操作能力，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，有關(guān)專業(yè)的人才短缺問題日益突出，必須加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，使他們具備扎實(shí)的基本功，使他們的技術(shù)水平得到提升。

安全問題

檔案數(shù)據(jù)等通常都是存儲在電腦系統(tǒng)中的，一旦發(fā)生了安全問題，如網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，將會對文件的存儲和保存造成嚴(yán)重的影響。在我國現(xiàn)行的檔案信息系統(tǒng)中采用了傳統(tǒng)的管理方式。大規(guī)模的流程變更和管理變更會導(dǎo)致管理上的混亂，嚴(yán)重影響相關(guān)資料的儲存安全。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理“價值鏈”的應(yīng)用

提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)煩瑣的工作，它涉及的面比較廣泛，且工作量巨大，對于檔案從業(yè)人員具有較高的要求，檔案從業(yè)人員不僅需要具備一定的專業(yè)知識，也需要有較高的文化素養(yǎng)。首先，企業(yè)需要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用的重要性，并給予此項(xiàng)工作足夠的重視，從根本上做好各項(xiàng)日常工作。其次，要加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)。通過定期、不定期的專業(yè)技術(shù)訓(xùn)練，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和的職業(yè)道德，同時加強(qiáng)對檔案工作內(nèi)容的掌握程度。同時檔案管理人員也要積極主動轉(zhuǎn)變觀念，合理利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，對于新技術(shù)和新系統(tǒng)要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案工作的管理水平。最后，檔案管理人員必須意識到，過去的傳統(tǒng)檔案管理方法，不但會影響到檔案資料的安全性和完整性，更會無法充分發(fā)揮檔案資料的價值，進(jìn)而影響到企業(yè)的實(shí)際發(fā)展。

創(chuàng)新檔案管理理念

在企業(yè)檔案管理工作中管理理念的革新是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。管理者們不能按照以前的管理理念對企業(yè)的檔案資料進(jìn)行管理，那樣會使管理工作難以進(jìn)行。在大數(shù)據(jù)背景下，仍然有很多公司的管理者不了解當(dāng)前的形勢，不能適應(yīng)時代的發(fā)展。如果按照傳統(tǒng)的方式來管理檔案，需要耗費(fèi)大量的時間和精力，最終影響到整個系統(tǒng)的管理。當(dāng)下，檔案管理工作必須要創(chuàng)新管理思想，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的變化，合理利用信息技術(shù)進(jìn)行工作，并將信息技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

完善大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理“價值鏈”制度

首先，要全面加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)的立法保護(hù)，把大數(shù)據(jù)時代下檔案管理所涵蓋的成果全部納入知識產(chǎn)權(quán)基本保護(hù)范圍，為各項(xiàng)工作的有序開展提供基本法律依據(jù)。其次，要建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，根據(jù)工作的實(shí)際情況和工作內(nèi)容，對檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以促進(jìn)檔案管理朝著規(guī)范化方向發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時代，要建立健全的檔案管理監(jiān)督和管理制度，加強(qiáng)各部門間的協(xié)作，形成內(nèi)外合理化監(jiān)督，使檔案管理工作在高效的監(jiān)管環(huán)境下合力推進(jìn)，避免出現(xiàn)檔案管理行為失當(dāng)?shù)膯栴}。檔案管理單位要對檔案資料的歸檔時間、借閱時間、屬性等進(jìn)行查詢和分析，從根本上控制檔案工作中出現(xiàn)的問題，是提高檔案管理工作質(zhì)量的一項(xiàng)重要措施。最后，在檔案管理工作中要健全檔案管理的激勵機(jī)制，明確責(zé)任和分工，以調(diào)動員工的工作積極性。對于檔案管理工作中存在重大失誤的檔案管理人員經(jīng)核實(shí)要及時追究主要責(zé)任人相應(yīng)責(zé)任，將各項(xiàng)管理責(zé)任落實(shí)到個人，提升檔案管理工作成效。

加強(qiáng)安全管理，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

安全性問題涉及個人隱私，個人信息一旦泄漏，我們的人身安全將會受到威脅。首先，檔案資料的安全管理應(yīng)從技術(shù)層面入手，采用身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄、人臉識別、瞳孔識別、數(shù)據(jù)加密、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)手段，構(gòu)建完整的檔案信息保護(hù)體系。對新接收到的文件進(jìn)行嚴(yán)格審核，從源頭上防止資料外泄等問題，同時要對網(wǎng)絡(luò)上的共享文件進(jìn)行分級，防止在文件的下載、傳送中遭到泄漏。其次，要健全與數(shù)據(jù)化管理相關(guān)的安全法規(guī)，以保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。尤其要加強(qiáng)對檔案的公開、保密、內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)等方面的管理，以及對業(yè)務(wù)過程的關(guān)注，防止信息泄漏、信息被竊取，確保信息的安全，并能有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與利用。最后，要建立一個檔案備份數(shù)據(jù)庫，為檔案資料的管理提供便利。由于數(shù)據(jù)庫的閑置空間很小，需要在面對海量的資料時改變原有的存儲模式，以減少存儲費(fèi)用。由于大數(shù)據(jù)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力和存儲能力，管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對其進(jìn)行備份，從而保障了檔案資料的安全性，以便對其進(jìn)行集中管理、開發(fā)和利用。

在新的時代背景下，檔案信息管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，但同時也承擔(dān)著安全方面的風(fēng)險，特別是在信息化技術(shù)不斷進(jìn)步、數(shù)據(jù)傳輸速度越來越快的今天更是如此，檔案信息發(fā)生泄露的可能性越來越高。而檔案當(dāng)中的信息內(nèi)容往往涉及企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)的機(jī)密問題，在檔案信息泄露的情況下，這些主體的正常經(jīng)營發(fā)展、科學(xué)研究等都可能受到影響，加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息安全管理勢在必行。還需要在數(shù)字化管理的過程中建立安全保障制度，要求每個檔案管理人員都嚴(yán)格遵守保密制度、遵守操作流程，從而降低因操作失誤導(dǎo)致的檔案信息泄露。

拓寬檔案使用渠道

企業(yè)檔案管理工作的第一目標(biāo)是使其充分發(fā)揮保存價值，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)要充分發(fā)揮其自身的價值，并在原有價值的基礎(chǔ)上不斷擴(kuò)展其潛在價值，使其發(fā)展更加長遠(yuǎn)。以前檔案管理工作中檔案的作用就是用來查詢所需要的信息，如今單純的查詢功能和價值已經(jīng)被時代所取代，而傳統(tǒng)的查詢方式也無法滿足當(dāng)前的信息采集需求。企業(yè)在日常的文件管理工作中要充分利用局域網(wǎng)和因特網(wǎng)，以方便企業(yè)的管理者和生產(chǎn)人員進(jìn)行重要的信息傳輸，從而更好地滿足用戶對檔案資料的基本需求。

在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)資源的競爭越來越激烈，必須充分認(rèn)識到數(shù)據(jù)對人類社會發(fā)展的巨大推動作用。在檔案工作中要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行深度挖掘，使其在大數(shù)據(jù)環(huán)境下發(fā)揮其應(yīng)有的功能，促進(jìn)社會的進(jìn)步和發(fā)展。數(shù)字化檔案管理的出現(xiàn)，提升了檔案管理的效率，解決了檔案信息得不到合理應(yīng)用的問題，還從一定程度上推動了企事業(yè)單位的發(fā)展。在今后的檔案管理價值鏈構(gòu)建中，可通過創(chuàng)新管理理念、拓展服務(wù)內(nèi)容、建立管理團(tuán)隊(duì)等措施，保證數(shù)字化檔案管理的效果。

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