雷勵(lì) 劉平

檔案整理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。一卷檔案的整理完成，通常需要經(jīng)過(guò)分卷、編碼、著錄、裝訂等多個(gè)環(huán)節(jié)。其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)又包含很多細(xì)節(jié)。近年來(lái)西安交通大學(xué)檔案館通過(guò)積極探索和實(shí)踐，對(duì)這些檔案整理過(guò)程中的細(xì)節(jié)不斷進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了從一次只能打一個(gè)裝訂孔，到一次同時(shí)打三孔;從每次量距離定孔位，到孔位自動(dòng)固定;從人工制作案卷封皮，到機(jī)器批量打印卷皮;從傳統(tǒng)的逐字逐條錄入文件信息，到批量導(dǎo)入關(guān)鍵詞信息后的完善式錄入文件信息;從歸檔紙質(zhì)文件，到直接歸檔電子文件等，大大提高了檔案整理的工作效率，極大地減輕了基層歸檔部門檔案整理的工作量，實(shí)現(xiàn)了為基層歸檔部門減負(fù)的初衷。這些舉措得到了校內(nèi)基層歸檔部門的高度認(rèn)可。

一、檔案裝訂減負(fù)篇

在檔案裝訂中，遵循規(guī)范的三孔一線裝訂法時(shí)，三孔之間的距離，以及孔和實(shí)體邊界的距離，都要按照明確的要求定位。然后是縫線，裝訂線的長(zhǎng)短、縫法、繩結(jié)的打法，都有明確的要求和操作。傳統(tǒng)的孔的定位方法是手工測(cè)量法。打孔的方法也是多樣化的，有手工用針扎孔、有手動(dòng)打孔器、打孔鉗、手持電鉆打孔等。這一孔一線，穿起一卷卷檔案。整理完成的檔案既工整規(guī)范，又美觀樸素。而這整個(gè)整理過(guò)程是瑣碎繁冗的，尤其是面對(duì)大量的檔案材料時(shí)。如何既遵循嚴(yán)格的檔案管理規(guī)范，又能提高檔案裝訂的工作效率，降低勞動(dòng)力損耗，是檔案工作者要改善的一個(gè)目標(biāo)。我校檔案館工作人員在不斷探索和實(shí)踐中，在有限的經(jīng)濟(jì)條件下，實(shí)現(xiàn)了從完全手工量孔距、手工打孔、手工制作卷皮，到不用量孔距、電動(dòng)機(jī)器打孔、機(jī)器批量打印卷皮的跨越。從而大大提高了案卷裝訂效率，節(jié)省了裝訂時(shí)間，也節(jié)約了勞動(dòng)力。

（一）在裝訂工具上進(jìn)行革新

我校一開始用的是針孔機(jī)，一次只能打一個(gè)孔。由于針的力度有限，不能扎太厚的案卷。一般裝訂一個(gè)案卷，需要扎三次，才能打好三個(gè)孔。由于打孔速度慢，效率低，也由于針不結(jié)實(shí)容易損壞，后來(lái)更新成手動(dòng)電鉆打孔，比針孔機(jī)效率有明顯提高。電鉆的優(yōu)勢(shì)是力度大，案卷的厚度可以增大一些，一次可以疊加幾個(gè)案卷同時(shí)打孔，提高了打孔效率。電鉆的缺點(diǎn)，一是一次也是只能打一個(gè)孔，二是電鉆工作時(shí)間稍微長(zhǎng)一點(diǎn)，就會(huì)發(fā)熱，冒火星，出于安全考慮需要停下來(lái)。三是電鉆的噪音大。因此滿足不了一次性的大批量、稍微長(zhǎng)時(shí)間的打孔工作需要。目前引進(jìn)的是一次可以完成三孔的電動(dòng)打孔機(jī)。而且一次可以疊加多個(gè)案卷，一次按壓，三孔即成。打孔效率大大提高，而且安全系數(shù)提高了、噪音也有所降低。

（二）在裝訂材料上進(jìn)行革新

以綜合文件檔案為例。傳統(tǒng)的檔案案卷封皮（簡(jiǎn)稱：卷皮），是使用有背脊的牛皮紙，在每次打孔前，需要手工折疊卷皮，以適合案卷的不同厚度，然后量孔距、打孔。在這個(gè)過(guò)程中，折疊卷皮是最費(fèi)時(shí)的，工作效率難以提高。此外，這種傳統(tǒng)卷皮上的內(nèi)容需要全部手工完成，書寫字跡要求正確、清楚、工整，也是無(wú)法追求快速。然而隨著案卷數(shù)量的增多，這種傳統(tǒng)卷皮的使用，已經(jīng)不適應(yīng)快速的工作節(jié)奏。于是我們對(duì)案卷的封皮進(jìn)行了改革，采用沒有背脊的牛皮紙作為卷皮。其優(yōu)勢(shì)在于，一是省去了手工折疊卷皮背脊的過(guò)程，二是卷皮上的全部?jī)?nèi)容可以在電腦上編輯好，然后批量打印出來(lái)。打印出來(lái)的卷皮，字體工整統(tǒng)一，清楚美觀，大大提高了卷皮制作效率。

（三）在裝訂環(huán)節(jié)上減少重復(fù)操作

1.減少了量距環(huán)節(jié)，裝訂孔位自動(dòng)固定。以我校研究生學(xué)位檔案為例。研究生學(xué)位檔案歸檔時(shí)，學(xué)位評(píng)審材料需要用三孔一線法裝訂好。在打孔環(huán)節(jié)，長(zhǎng)期以來(lái)的做法是，每一次歸檔時(shí)，基層學(xué)院的歸檔人員需要先用尺子量距離，用來(lái)在評(píng)審材料封面上定孔位，然后打孔，縫線之后移交檔案館。每一次通過(guò)量孔距定孔位的方法，雖然精確，卻效率低。面對(duì)每一年幾千卷的學(xué)位檔案，在這個(gè)簡(jiǎn)單重復(fù)的操作中，基層學(xué)院歸檔人員耗費(fèi)的重復(fù)勞動(dòng)太多。如何能把學(xué)院的老師們從這樣大量的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來(lái)？是檔案館工作人員思考和致力于解決的問(wèn)題。經(jīng)過(guò)不斷思考，檔案館工作人員想到了，把規(guī)范的三孔直接設(shè)計(jì)在學(xué)位評(píng)審材料的封面上，也就是說(shuō)，當(dāng)學(xué)院老師從教學(xué)管理系統(tǒng)中打印出評(píng)審材料時(shí)，規(guī)范的孔位已經(jīng)標(biāo)識(shí)出來(lái)，不用再手工定孔位。此舉實(shí)現(xiàn)后，得到了學(xué)院老師們的強(qiáng)烈贊揚(yáng)，大大提高了裝訂效率，也極大舒緩了學(xué)院老師們的工作壓力。

2.減少了基層歸檔部門購(gòu)置打孔器具的環(huán)節(jié)。為了提高打孔效率，檔案館專門購(gòu)置了一臺(tái)電動(dòng)打孔器，一次按壓可以打成三孔，而且一次可以打孔多個(gè)案卷，工作效率大大提高?；鶎託w檔部門歸檔時(shí)，可以直接到檔案館來(lái)打孔，從而節(jié)省了基層歸檔部門專門購(gòu)置打孔器具的環(huán)節(jié)。此舉深受全?；鶎託w檔部門老師們的贊許。

3.減少了縫線-拆線的重復(fù)環(huán)節(jié)。以我校研究生學(xué)位檔案為例。隨著我校檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，歸檔后的研究生學(xué)位檔案都要進(jìn)行數(shù)字化掃描，在掃描的過(guò)程中，需要先逐一拆掉學(xué)位評(píng)審材料的裝訂線，掃描完成后需要再次縫線。為了減少不必要的重復(fù)環(huán)節(jié)，自2019年起，減去了歸檔時(shí)學(xué)院給檔案縫線的環(huán)節(jié)（同時(shí)也是減去了掃描時(shí)的再次拆線環(huán)節(jié)），每本檔案只需要用小夾子夾好就行。此舉大幅度減輕了學(xué)院裝訂時(shí)的縫線工作量，深受學(xué)院歸檔老師的好評(píng)。

二、檔案著錄減負(fù)篇

在電腦中著錄檔案信息，是檔案整理中的一個(gè)重要過(guò)程。把檔案信息著錄明確、完整、規(guī)范，才能便于檔案管理，便于檔案的檢索、查閱、編研等。一直以來(lái)傳統(tǒng)的方法是逐字逐條錄入文件信息，在檔案整理的全過(guò)程中，著錄檔案信息，是用時(shí)最多的環(huán)節(jié)。隨著各部門檔案數(shù)量的增多，著錄信息所需時(shí)長(zhǎng)更加凸顯，著錄工作的進(jìn)展，直接影響著檔案整理過(guò)程的進(jìn)展。如何能夠優(yōu)化著錄方法，提高錄入準(zhǔn)確率和工作效率，一直是檔案工作人員致力探討的一個(gè)方向。

（一）完善式錄入法

由于檔案形成于基層歸檔部門，所歸檔案的相關(guān)電子信息，都散存于基層歸檔部門。如果能把這些散點(diǎn)的信息取來(lái)，加以利用，將有效減少相關(guān)信息的重復(fù)著錄，從而提高著錄的效率。因此檔案館工作人員和歸檔部門溝通，按照檔案著錄的要求，對(duì)其原文件信息進(jìn)行篩選、完善和批量處理，然后批量導(dǎo)入關(guān)鍵詞信息到檔案管理系統(tǒng)中，從而生成基本的文件信息。之后在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行文件信息的完善。此舉把從給空白文件進(jìn)行多個(gè)關(guān)鍵詞的信息著錄，轉(zhuǎn)換成了在已生成的基本文件信息上進(jìn)行“完善式錄入”信息。以外事類綜合文件檔案為例，傳統(tǒng)文件著錄方法需要錄入13-15個(gè)關(guān)鍵詞，“完善式錄入”法只需要錄入2-3個(gè)關(guān)鍵詞。此舉極大地減輕了歸檔部門的錄入工作量，從而錄入效率大大提高，此法也得到歸檔部門的高度肯定。

（二）替代錄入法

在檔案整理實(shí)踐中，筆者發(fā)現(xiàn)，常常會(huì)有這樣的現(xiàn)象，在某個(gè)類別的檔案中，關(guān)鍵詞的相似度很高，比如文件題目中很多的字段是重復(fù)的，或者前半部分重復(fù)，或者后半部分重復(fù)，或者中間字段重復(fù)。在文號(hào)中文頭的重復(fù)率也很高。尤其是當(dāng)面對(duì)這種冗長(zhǎng)繁瑣的字段時(shí)，常常表現(xiàn)為錄入效率低，而且出錯(cuò)率高。為此，筆者把不同的重復(fù)字段編號(hào)為aa1、bb1、cc1等簡(jiǎn)單的代號(hào)，替代了直接錄入繁瑣的字段;然后通過(guò)批量處理再次替代回去，從而有效減輕了直接錄入原始文件字段的工作量，同時(shí)也提高了多字段文件信息的準(zhǔn)確率。此舉在實(shí)踐中取得了很好的效果。

三、檔案載體減負(fù)篇

檔案載體是檔案信息的承載物。根據(jù)檔案載體的不同主要分為紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案兩大類。紙質(zhì)檔案就是以紙張為載體的檔案，非紙質(zhì)檔案就是以紙張以外的物質(zhì)為載體的檔案。進(jìn)入電子時(shí)代以后，出現(xiàn)了一大批新型載體檔案，如照相底片檔案、膠片檔案、磁盤檔案、光盤檔案、電子檔案等。其中電子檔案載體，因其存儲(chǔ)空間小、傳遞快捷、易于實(shí)現(xiàn)資源共享、復(fù)制時(shí)不容易丟失信息等優(yōu)點(diǎn)，已經(jīng)成為未來(lái)檔案存儲(chǔ)的必然選擇。目前，我校部分類別的檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了直接歸檔電子文件，不再歸檔打印出來(lái)的紙質(zhì)文件。此舉減少了歸檔常規(guī)紙質(zhì)檔案的一系列人工環(huán)節(jié)，直接為歸檔部門減了負(fù)。同時(shí)也減輕了檔案館庫(kù)房存檔的壓力。

這些減負(fù)措施帶來(lái)的良好效果是全方位的，它在最大限度減輕基層歸檔人員歸檔負(fù)擔(dān)的同時(shí)，也反推檔案館優(yōu)化了歸檔細(xì)節(jié)，提高了歸檔整理的工作效率，也進(jìn)一步提升了我校檔案管理水平。未來(lái)的減負(fù)趨勢(shì)是，檔案館將和基層歸檔部門及學(xué)校相關(guān)部門一起，探索更多類別檔案的全部電子化流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)完全無(wú)紙化的電子文件檔案歸檔。

作者單位：西安交通大學(xué)檔案館