王珊 耿強(qiáng) 唐偉

高等學(xué)校的檔案是高校在教學(xué)、科研和管理中產(chǎn)生的歷史記錄，是高等學(xué)校從事各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)和參照。加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理對(duì)于確保高校檔案的完整性、促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用具有重要意義。時(shí)代在不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)環(huán)境已經(jīng)覆蓋我們的工作環(huán)境，近年來河北省各高校加強(qiáng)對(duì)檔案管理的投入，各高校檔案管理力度增強(qiáng)，檔案管理水平有所提升。但是，相對(duì)于大數(shù)據(jù)環(huán)境的要求，高等學(xué)校檔案規(guī)范化水平亟待提高。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案的價(jià)值

高等學(xué)校的檔案真實(shí)記錄高校和教育工作人員開展教學(xué)、科研、管理工作的任務(wù)、教育過程、教育方法、教學(xué)成果、學(xué)術(shù)成果等，客觀反映高等教育政策關(guān)系和落實(shí)情況以及管理績(jī)效，顯示了中國(guó)特色社會(huì)主義人才培養(yǎng)的效果和成就。高校檔案除了憑證價(jià)值、存史資政的價(jià)值外，還具有其獨(dú)特的專業(yè)屬性。

（一）高校檔案是本校教學(xué)、科研和管理的“記憶庫(kù)”

高校檔案具有種類多、形式復(fù)雜的特點(diǎn)，承載著建校以來的人才信息、教學(xué)內(nèi)容、科研項(xiàng)目、基建情況、財(cái)會(huì)管理、黨團(tuán)活動(dòng)、行政工作等方面的資料。高校的檔案管理從其根本上說就是對(duì)信息及其載體的管理，為各項(xiàng)工作的開展提供歷史借鑒。檔案的缺失意味著歷史記憶的缺失。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案記憶的開發(fā)，是高校檔案管理程度最直接的顯現(xiàn)。

（二）高校檔案是人才培養(yǎng)的“案例源”

高等學(xué)校是培養(yǎng)人才的搖籃，學(xué)校培養(yǎng)出來的人才，無論是成長(zhǎng)為勤政為民的政府官員、商業(yè)大亨還是普通的百姓，其在高校就讀期間的檔案無疑可以看出莘莘學(xué)子的成長(zhǎng)歷程、培養(yǎng)過程。這對(duì)在校生有激勵(lì)作用，對(duì)施教者有借鑒作用。

（三）高校檔案是教育培訓(xùn)的“經(jīng)驗(yàn)匯”

高校檔案累積了高等學(xué)校自創(chuàng)建以來課程設(shè)置、教案、教材、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐的材料，對(duì)于如何改進(jìn)和提高教學(xué)質(zhì)量來說是一手的資料。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，這些檔案都是現(xiàn)任積累的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于后來的教育工作者的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方式都有著集中經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)的作用。

（四）高校檔案是優(yōu)化管理效能的“催化劑”

高校檔案信息化建設(shè)，是以實(shí)現(xiàn)各類數(shù)字資源的檔案形態(tài)保存為目的，以進(jìn)行信息的分析和共享為手段的數(shù)據(jù)管理方式。智慧校園建設(shè)為檔案信息化建設(shè)提供了支持和保障平臺(tái)，檔案數(shù)據(jù)資源的收集、保存、管理、利用工作是以智慧校園建設(shè)為基礎(chǔ)的學(xué)校各項(xiàng)工作的集中體現(xiàn)，有著助推高校各項(xiàng)工作統(tǒng)籌規(guī)劃、高效協(xié)同、提升管理效能的積極作用，能夠幫助高校實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)活動(dòng)工作流的交匯融通，信息流的無障礙傳遞。

（五）高校檔案是提升社會(huì)服務(wù)水平的“試金石”

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)字政府建設(shè)逐步深入，“一站式”“零跑腿”等政務(wù)服務(wù)舉措的推行，使檔案的信息憑證價(jià)值愈發(fā)凸顯。高校檔案匯集了從建校之初至今的大量畢業(yè)生學(xué)籍信息，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校學(xué)籍信息數(shù)據(jù)化能夠從流程、周期、結(jié)果反饋等多方面重塑工作模式，保障數(shù)字信息連續(xù)性，重新定義檔案利用價(jià)值，對(duì)實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)信息與數(shù)字政府無縫融合等方面具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理存在的問題

（一）檔案資料收集力度不夠，導(dǎo)致檔案資料缺失

高校檔案管理有其自身的特殊性，檔案包含的種類多且繁雜，這一特點(diǎn)決定了高校檔案收集的過程比較艱難，存在許多遺漏歸檔的隱患。比如在基建項(xiàng)目完工時(shí)，在應(yīng)歸檔的材料中設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料往往留置在設(shè)計(jì)施工單位，學(xué)校僅存施工文件和圖紙，或是竣工圖紙，工程現(xiàn)場(chǎng)的聲像資料往往忽略不存，這使得基建項(xiàng)目的檔案資料缺失成為由來已久的問題。

大數(shù)據(jù)時(shí)代如果檔案資料未做到“應(yīng)歸盡歸”，檔案的缺失造成數(shù)據(jù)的缺失，這給保證檔案數(shù)據(jù)的齊全完整帶來了阻力，給檔案的開發(fā)利用工作帶來困難。

（二）檔案載體的形式多樣，導(dǎo)致檔案保護(hù)難度加大

檔案分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案和電子檔案等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及中，紙質(zhì)檔案有手抄件、打印件、復(fù)印件、傳真件、掃描件多種形式，由于字跡附著紙張的耐久度不同，檔案保管難度系數(shù)加大，混合保管給檔案的保護(hù)帶來困難。此外，高校兼職檔案人員較多，工作重心沒有放在檔案整理、歸檔方面，檔案整理不規(guī)范，這給專職檔案工作人員的檔案保護(hù)工作帶來困難。

（三）業(yè)務(wù)系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資源分散孤立

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及推廣以及信息技術(shù)的逐步完善，各高校相繼啟動(dòng)智慧校園、數(shù)字校園建設(shè)，通過以O(shè)A系統(tǒng)為代表的一系列業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，基本實(shí)現(xiàn)了在工作流層面的數(shù)字化建設(shè)。與此同時(shí)，高校檔案機(jī)構(gòu)也有針對(duì)性地開發(fā)了對(duì)接相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)。然而由于不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)周期不同、開發(fā)人員分散、技術(shù)架構(gòu)和開發(fā)工具新老共存等問題，目前僅能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的電子文件歸檔。檔案數(shù)據(jù)資源分散，電子檔案管理系統(tǒng)無法有效整合不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)，信息孤島現(xiàn)象明顯，導(dǎo)致檔案信息流無法實(shí)現(xiàn)閉環(huán)，檔案數(shù)據(jù)之間無法實(shí)現(xiàn)有效的信息交換，檔案利用效率難以提高，檔案價(jià)值無法充分發(fā)揮。

（四）電子檔案范圍逐步擴(kuò)展，但利用規(guī)則尚不完善

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以及區(qū)塊鏈、云技術(shù)、機(jī)器學(xué)習(xí)等新一代信息技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家高度重視檔案增量電子化工作，重點(diǎn)針對(duì)電子文件歸檔及電子檔案管理工作，相繼出臺(tái)了一系列規(guī)范性文件。電子檔案便捷、高效的特性極大豐富了檔案利用場(chǎng)景，但電子檔案利用過程缺乏有效規(guī)范，尤其要保障在利用時(shí)檔案信息的有效性、安全性，電子檔案在線閱覽、流轉(zhuǎn)，電子簽章、時(shí)間戳等第三方程序的有效使用，電子檔案利用權(quán)限等方面亟待出臺(tái)可行性措施。

（五）高校檔案意識(shí)增強(qiáng)，但是檔案利用能力并沒有提高

大數(shù)據(jù)時(shí)代，真?zhèn)涡畔⒌拇嬖冢蓴_著人們的日常學(xué)習(xí)和生活。高等學(xué)校接收到的畢業(yè)生學(xué)籍情況認(rèn)證成為檔案利用的一個(gè)主要方面。檔案的編研開發(fā)利用工作也需要增派大量的人力來進(jìn)行。從河北省各高校的檔案專職人員編制情況來看，還存在很大的缺口。比如，在校慶時(shí)統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生數(shù)量，招生底冊(cè)和畢業(yè)生底冊(cè)存在著人數(shù)差距，歷年統(tǒng)計(jì)應(yīng)分各學(xué)院、各系、各專業(yè)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，增加的專業(yè)和消減的專業(yè)也應(yīng)屬于統(tǒng)計(jì)內(nèi)容之內(nèi)。這項(xiàng)工作應(yīng)該屬于教學(xué)統(tǒng)計(jì)還是檔案信息統(tǒng)計(jì)，教務(wù)部門與檔案管理部門分不清責(zé)任，導(dǎo)致畢業(yè)生人數(shù)沒有確切值，等等。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理的對(duì)策

（一）端正工作態(tài)度，積極努力工作，提高管理工作水平

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息的膨脹，要求檔案工作者不僅要有明辨真?zhèn)蔚奶幨履芰?，還要有耐心去校驗(yàn)信息的真?zhèn)危⒁罁?jù)有關(guān)線索，對(duì)檔案進(jìn)行收集整理和保管利用?，F(xiàn)代化辦公條件雖然在提取數(shù)據(jù)時(shí)方便快捷，但畢竟只是辦公的工具，人的主觀能動(dòng)性的發(fā)揮還是占有主導(dǎo)地位。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校檔案工作者應(yīng)該不畏懼大數(shù)據(jù)環(huán)境給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)，努力提高自身的業(yè)務(wù)能力包括計(jì)算機(jī)管理水平，為做好具體工作積淀各類知識(shí)。這樣，檔案工作就不會(huì)僅僅停留在保管上，進(jìn)而更多地成為銜接各項(xiàng)具體工作的紐帶。

（二）加強(qiáng)收集力度，實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理

無論實(shí)體檔案還是電子檔案，集中統(tǒng)一管理有利于檔案的保護(hù)和檔案的統(tǒng)一開發(fā)利用。實(shí)體檔案的產(chǎn)生部門出于工作的需要，歸檔不是很主動(dòng)。在這種情況下，應(yīng)該嚴(yán)格制定相關(guān)措施保障檔案按期歸檔，保證歸檔率及檔案的憑證作用的發(fā)揮。

做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接?？茖W(xué)有效實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案的集中統(tǒng)一管理，前提在于歸檔信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、有效和安全，其核心取決于業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接效果。目前歸檔信息數(shù)據(jù)對(duì)接分三種形態(tài)，一是基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)嵌入歸檔范圍的邏輯歸檔模式，該模式在整合高校內(nèi)部包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等在內(nèi)的多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)嵌入歸檔范圍，做好前端控制，保證數(shù)據(jù)庫(kù)底表邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，采用自動(dòng)捕獲技術(shù)，完成電子文件元數(shù)據(jù)與內(nèi)容文件的實(shí)時(shí)捕獲。實(shí)施電子文件捕獲時(shí)保障了數(shù)據(jù)的完整性，電子文件之間的關(guān)聯(lián)性，以及符合內(nèi)容數(shù)據(jù)形成時(shí)的一致性，是目前較理想狀態(tài)的電子文件收集模式。二是基于中間服務(wù)器的邏輯歸檔模式，該模式與“嵌入式”的區(qū)別主要在于需設(shè)置中間服務(wù)器，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移至中間服務(wù)器系統(tǒng)進(jìn)行整理和封裝，再將封裝后的數(shù)據(jù)遷移至電子檔案管理系統(tǒng)。其缺點(diǎn)在于電子文件數(shù)據(jù)遷移中間環(huán)節(jié)多，數(shù)據(jù)庫(kù)底表邏輯架構(gòu)不統(tǒng)一，整理和封裝過程容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真問題，是業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)不足前提下的折中方案。三是基于人工錄入的物理歸檔模式，針對(duì)無法通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移的應(yīng)歸檔電子文件，采用系統(tǒng)上傳方式，人工錄入到電子檔案管理系統(tǒng)，該模式是“嵌入式”模式的必要補(bǔ)充，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)集成該模式。實(shí)現(xiàn)高校檔案的規(guī)范化管理，應(yīng)以“嵌入式”模式為主，人工錄入模式為輔的形式完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接。

做好電子檔案信息數(shù)據(jù)與物理載體的有效結(jié)合。實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案的集中統(tǒng)一管理，在保證歸檔信息數(shù)據(jù)“四性”完整的前提下，還要注意數(shù)據(jù)與載體的有效結(jié)合。電子檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)久保存需要依據(jù)檔案重要性和物理載體的存儲(chǔ)特性，確定對(duì)應(yīng)物理載體的種類。按照國(guó)家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用實(shí)踐，應(yīng)采用光盤、硬盤或磁盤陣列作為電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，其中光盤根據(jù)數(shù)據(jù)層材料的抗老化性不同，建議采用檔案級(jí)光盤、M-Disc光盤或藍(lán)光光盤，避免使用普通的CD-R和DVD±R光盤，主要用于備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ);基于HDD/SSD硬盤讀取速度快、存儲(chǔ)容量大等優(yōu)點(diǎn)，以及工作壽命短、容易造成數(shù)據(jù)損壞、需要經(jīng)常通電檢測(cè)等缺點(diǎn)，建議工作數(shù)據(jù)/熱數(shù)據(jù)可采用硬盤存儲(chǔ)，備份數(shù)據(jù)盡量避免使用;相對(duì)上述光盤和硬盤，磁盤陣列（RAID）通過對(duì)數(shù)據(jù)的模塊化存取，提高了數(shù)據(jù)存取速度，實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)據(jù)的冗余保護(hù)，但是由于成本較高，維護(hù)保養(yǎng)專業(yè)性強(qiáng)，建議作為校級(jí)層面電子檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器端存儲(chǔ)，由學(xué)校信息技術(shù)部門配備專人管理維護(hù)。通過構(gòu)建以磁盤陣列服務(wù)器端存儲(chǔ)為依托，以檔案級(jí)光盤備份為主體，以硬盤存儲(chǔ)方式為補(bǔ)充的檔案數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)體系，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息數(shù)據(jù)與物理載體的有效結(jié)合。

（三）加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，注重細(xì)節(jié)整理，嚴(yán)格按照程序歸檔，保證檔案歸檔流程科學(xué)規(guī)范

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案規(guī)范化管理是細(xì)節(jié)管理的顯現(xiàn)，文書檔案中紙張的整齊、字跡的深淺、印章的清晰都能體現(xiàn)出工作人員的工作態(tài)度。檔案部門應(yīng)該和具體工作部門一起，依據(jù)高等學(xué)校檔案工作規(guī)范制定具體單位的歸檔范圍，定期按照歸檔范圍嚴(yán)格歸檔，不遺漏各類載體的檔案。具體可從宏觀和微觀兩個(gè)維度探討高校檔案的規(guī)范化管理措施：

宏觀層面，檔案規(guī)范化管理是高校治理能力的集中體現(xiàn)，是實(shí)現(xiàn)檔案治理現(xiàn)代化目標(biāo)的應(yīng)有之義，是智慧校園建設(shè)的有力抓手。進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，檔案事業(yè)改革的核心要素即電子檔案單套制全面取代紙質(zhì)檔案的發(fā)展趨勢(shì)，傳統(tǒng)的由檔案部門主導(dǎo)構(gòu)建的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案部門與其他檔案事業(yè)主體協(xié)同共治、共同參與的數(shù)字檔案管理模式的構(gòu)建和實(shí)施。一是檔案部門需轉(zhuǎn)變工作角度，由原來相對(duì)被動(dòng)的工作方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動(dòng)尋求合作、溝通協(xié)調(diào)相關(guān)部門的工作方式。以電子檔案的立卷歸檔工作為例，檔案部門在做好自身電子檔案管理平臺(tái)的同時(shí)，不但需要積極對(duì)接管理OA系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行歸檔模塊的二次開發(fā)，還需協(xié)調(diào)信息技術(shù)部門獲取數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)通行、硬件維護(hù)等方面的技術(shù)支持，多部門分工合作、協(xié)同推進(jìn)方可實(shí)施。二是要重視前期規(guī)劃，分期分批統(tǒng)籌有序推進(jìn)。尤其電子檔案的規(guī)范化管理，電子檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)檢測(cè)等工作是系統(tǒng)性工程，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)對(duì)的措施各異，根據(jù)不同類別檔案特點(diǎn)，提前做好軟硬件配置，儲(chǔ)備適量載體，明確實(shí)施步驟，細(xì)化工作流程，統(tǒng)籌推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。電子檔案的規(guī)范化管理離不開多部門協(xié)同共治，離不開前期的科學(xué)規(guī)劃和有序?qū)嵤?/p>

微觀層面，做好基于前端控制的電子檔案輪動(dòng)式收集。在尚無權(quán)威替代方案前，各高校依然普遍遵循1994年頒布的高校檔案實(shí)體分類方式。其分類規(guī)則是在紙質(zhì)檔案為主的時(shí)代背景下制定的，面對(duì)數(shù)字時(shí)代的電子檔案管理，越發(fā)顯得難以應(yīng)對(duì)。在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，基于互聯(lián)網(wǎng)的工作流、信息流覆蓋了絕大部分工作環(huán)節(jié)。針對(duì)電子文件、數(shù)據(jù)信息易于形成、便于修改、存儲(chǔ)方便、傳遞快捷、使用便利等特點(diǎn)，結(jié)合高校自身工作內(nèi)容，構(gòu)建基于前端控制的電子檔案輪動(dòng)式收集模式，是加強(qiáng)電子檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵要素。一是重視分類方案的制定和完善，針對(duì)機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能變更及時(shí)明確校內(nèi)各部門歸檔范圍和保管期限，科學(xué)的分類是做好電子文件收集整理的前提，是部門立卷原則的基石，清晰的分類標(biāo)準(zhǔn)能夠幫助兼職檔案員快速實(shí)施，提高立卷整理效率。二是將分類方案與業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模塊進(jìn)行嵌入設(shè)計(jì)，通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)捕獲技術(shù)，在電子文件產(chǎn)生之初便進(jìn)行系統(tǒng)鎖定，保障了電子文件收集的及時(shí)完整，并有效保持了文件間的關(guān)聯(lián)性。三是設(shè)置預(yù)立卷庫(kù)，可在業(yè)務(wù)系統(tǒng)二次開發(fā)時(shí)直接設(shè)置，也可設(shè)置于中間服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)分類、自動(dòng)生成主題詞等元數(shù)據(jù)信息，并支持自動(dòng)兼手動(dòng)封裝版式文件功能。按照電子文件前端控制理念，通過上述電子文件分類方案與業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能的有機(jī)結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件的產(chǎn)生與歸檔同步完成，顯著提高歸檔效率，提升電子檔案的規(guī)范化管理水平。

（四）加強(qiáng)檔案保護(hù)力度，申請(qǐng)充足的經(jīng)費(fèi)和庫(kù)房，分門別類管理不同類別、不同載體的檔案

檔案集中統(tǒng)一管理有利于檔案的保護(hù)。只有充足的檔案管理經(jīng)費(fèi)和庫(kù)房，才能有序管理不同類別、不同載體的檔案。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，長(zhǎng)期保持檔案信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性，前提是在收集整理、立卷歸檔環(huán)節(jié)按照前端控制理念，建立科學(xué)、合理、規(guī)范的操作規(guī)程，嚴(yán)格實(shí)施，為電子文件歸檔和電子檔案的形成過程提供有效保障。但僅憑“準(zhǔn)入”環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，還不足以長(zhǎng)久保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)完整。當(dāng)信息數(shù)據(jù)形成電子檔案后，其進(jìn)入長(zhǎng)期保存和利用的狀態(tài)，這一階段貫穿了檔案信息數(shù)據(jù)的完全生命過程，有保管期限的終于鑒定銷毀，其余將得到永久保存。在漫長(zhǎng)的保管利用階段，保持檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)完整，需要提高電子檔案的保護(hù)力度，從載體和環(huán)境兩個(gè)維度施策。

從檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)維度，主要是做好電子檔案信息數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存，確保數(shù)據(jù)安全。由于電子文本、數(shù)據(jù)信息等數(shù)字資源載體材料易老化，結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性差，個(gè)體空間容量有限等特性，使得電子檔案數(shù)據(jù)無法依賴單一媒介載體一勞永逸地解決長(zhǎng)期保存問題。應(yīng)當(dāng)依據(jù)電子檔案載體特性，以及信息數(shù)據(jù)種類，遵循保管利用規(guī)律，設(shè)計(jì)專屬備份流程，靠流程來保證數(shù)據(jù)安全。具體從如下幾方面實(shí)施：一是建立電子檔案數(shù)據(jù)分級(jí)制度，即明確數(shù)據(jù)的可靠性等級(jí)，依據(jù)保管期限和利用頻率劃分核心數(shù)據(jù)、重要數(shù)據(jù)、普通數(shù)據(jù)等層次，對(duì)各等級(jí)的檔案信息數(shù)據(jù)分別提出可靠性的要求，制定相應(yīng)的備份方法。二是建立電子檔案定期監(jiān)測(cè)制度，即針對(duì)不同等級(jí)的檔案信息數(shù)據(jù)，以及不同種類的存儲(chǔ)載體，需要建立定期轉(zhuǎn)存制度，定期對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣檢查，抽樣率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修復(fù)，無法修復(fù)應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)存。以一次寫光盤為例，需要定期對(duì)光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，檢查校驗(yàn)頻率一般每?jī)赡暌淮?，隨著錯(cuò)誤率逐年上升，頻率提高到每半年一次，最后當(dāng)錯(cuò)誤率高到一定程度之后，就需要將光盤數(shù)據(jù)導(dǎo)出并更換存儲(chǔ)介質(zhì)，繪制BLER/PIE時(shí)間曲線，制作電子檔案載體壽命曲線數(shù)據(jù)庫(kù)。三是格式轉(zhuǎn)換，是指在保證真實(shí)完整性前提下，將檔案信息數(shù)據(jù)由一種存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換成另一種存儲(chǔ)格式的方式。主要針對(duì)兩種情況，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式發(fā)生變化，原有存儲(chǔ)格式將無法被現(xiàn)有瀏覽閱讀工具讀取的情況，以及存儲(chǔ)空間有限無法容納新增數(shù)據(jù)資源的情況。

從電子檔案載體庫(kù)房環(huán)境維度，為實(shí)現(xiàn)電子檔案載體的高效集約化管理，全面覆蓋不同種類載體保存條件，應(yīng)建設(shè)智能檔案庫(kù)房系統(tǒng)。主要包括：庫(kù)房溫濕度控制、新風(fēng)系統(tǒng)、檔案庫(kù)房專用氣體消防系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)檢測(cè)系統(tǒng)、紅外防盜報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁管理系統(tǒng)、漏水檢測(cè)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、智慧存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)等若干子系統(tǒng)。通過智能檔案庫(kù)房系統(tǒng)建設(shè)，可以有效兼容不同類電子檔案載體保存條件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理不利環(huán)境影響因素，消除安全隱患，提高載體使用壽命，結(jié)合數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息與庫(kù)區(qū)環(huán)境全域自動(dòng)監(jiān)測(cè)。

（五）加強(qiáng)開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)

檔案保管的終極目的就是存史資政，檔案信息的開發(fā)利用工作是信息提取和加工的過程。只有將“死檔案”轉(zhuǎn)化為“活檔案”，檔案館的實(shí)際功能才能顯現(xiàn)。

具體到某卷檔案，其所留存的信息都缺乏完整性，只有相互關(guān)聯(lián)的數(shù)卷檔案信息在合理的組織下，才能夠?yàn)榫唧w工作和現(xiàn)實(shí)服務(wù)。例如，年鑒的編纂、大事記的撰寫、某項(xiàng)數(shù)據(jù)的匯編、校園建筑的更迭歷程等等。

實(shí)現(xiàn)有效關(guān)聯(lián)的檔案信息檢索機(jī)制。高校檔案開發(fā)利用一般邏輯為，利用人提出利用訴求和關(guān)鍵信息，指向利用對(duì)象（具體文檔），進(jìn)而達(dá)到利用目的。檔案利用效能的高低取決于關(guān)鍵信息準(zhǔn)確度和有效數(shù)量，以及關(guān)鍵信息與具體文檔間能否產(chǎn)生關(guān)聯(lián)關(guān)系。這種邏輯關(guān)系下，同類別文檔間形成基于關(guān)鍵信息的不同組合，可稱之為單向關(guān)聯(lián)關(guān)系。當(dāng)關(guān)鍵信息模糊不清、數(shù)量較少，且涉及多種檔案類別的情況下，關(guān)鍵信息與文檔組合間無法產(chǎn)生直接單向關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致利用效能降低，利用目的無法達(dá)成。首先建立有限關(guān)鍵信息與具體文檔單向關(guān)聯(lián)，其次通過具體文檔內(nèi)容優(yōu)化關(guān)鍵信息精度，在關(guān)鍵信息間建立相互關(guān)聯(lián)，擴(kuò)展對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的覆蓋范圍，最終建立關(guān)鍵信息與跨類別文檔間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)跨類別文檔間的聚合，最終提取有效信息數(shù)據(jù)。

基金項(xiàng)目：本文為2021年度河北省檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃《河北省高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理研究》的科研成果，課題批準(zhǔn)號(hào)為：2021-R-03.

作者單位：河北大學(xué)檔案館