王濤

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)迎來(lái)了信息化社會(huì)，這給企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展提供了重要的技術(shù)力量保障。人力資源檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要工作內(nèi)容，做好人力資源檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響。文章主要就促進(jìn)企業(yè)人力資源檔案管理信息化的路徑展開討論，并分析了企業(yè)人力資源檔案管理中運(yùn)用信息化的重要性、企業(yè)人力資源檔案管理中存在的問(wèn)題等內(nèi)容，希望給我國(guó)企業(yè)和檔案管理人員提供一定的借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人力資源;檔案管理;信息化

信息化是利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和知識(shí)共享，從而提高經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)質(zhì)量，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程。信息化時(shí)代的到來(lái)給企業(yè)的人力資源管理工作帶來(lái)了發(fā)展的曙光，企業(yè)只有積極地融入信息化時(shí)代中來(lái)，才能促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

一、企業(yè)人力資源檔案管理中運(yùn)用信息化的重要性

（一）有利于提升檔案服務(wù)水平

檔案管理工作本身是為企業(yè)發(fā)展所服務(wù)的，它主要是為企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、招聘人才，從而為企業(yè)提供充足的人才儲(chǔ)備。人力資源檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)，它顛覆了傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式，使紙質(zhì)的檔案管理形式一去不復(fù)返，在具體的工作中它將人力資源信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，人們實(shí)現(xiàn)了智能化查詢，這不僅減少了人力資源檔案管理的工作量，而且降低了人們的工作難度。其次，企業(yè)的人力資源檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，可以對(duì)人力資源信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，提升了人力資源信息的準(zhǔn)確性，并且這些信息的準(zhǔn)確性提升之后將會(huì)給企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展提供更加有力的參考，進(jìn)而幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層做出正確的決策。

（二）是新時(shí)期人才戰(zhàn)略的需要

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)對(duì)人才的需求也越來(lái)越大，但是部分企業(yè)在人力資源的運(yùn)用上存在很多問(wèn)題，不能根據(jù)人才的實(shí)際情況和特長(zhǎng)進(jìn)行針對(duì)性的應(yīng)用，從而導(dǎo)致部分人才的才能在企業(yè)建設(shè)中沒(méi)有被充分發(fā)揮出來(lái)。企業(yè)的人力資源檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，可以更加便利地對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和調(diào)取，能夠?qū)θ藛T的專業(yè)技能、特長(zhǎng)及工作經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行準(zhǔn)確的把握，企業(yè)可以充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（三）降低了企業(yè)人力資源檔案管理的成本

企業(yè)人力資源檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，而且在進(jìn)行人力資源檔案信息的采集、整理及統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間、精力及財(cái)力、物力。實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息化，可以簡(jiǎn)化工作流程，縮短信息采集、整理和統(tǒng)計(jì)的時(shí)間，從而降低了人力、物力等資源的投入。其次，企業(yè)的人力資源檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)容的無(wú)紙化，從而打破了空間限制壁壘，減少了人力資源檔案的儲(chǔ)存空間。

二、企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）人力資源檔案管理的信息化意識(shí)薄弱

當(dāng)前，我國(guó)整體信息化進(jìn)程推進(jìn)相對(duì)緩慢，最主要原因是我國(guó)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域復(fù)雜多樣，沒(méi)有采用集中化的發(fā)展，從而阻礙了各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，人力資源檔案管理水平也相對(duì)落后，因此，人力資源檔案管理的信息化建設(shè)意識(shí)觀念也相對(duì)薄弱，處于得過(guò)且過(guò)的狀態(tài)。雖然人力資源檔案管理信息化建設(shè)正在進(jìn)行當(dāng)中，但是目前還沒(méi)有引起管理人員的足夠重視，一直堅(jiān)持傳統(tǒng)觀念，沒(méi)有更新管理模式，沒(méi)有與信息化相結(jié)合，只重視人力資源檔案的保管工作，卻忽略了人力資源檔案的更新與補(bǔ)充，也沒(méi)意識(shí)人力資源檔案管理信息開發(fā)對(duì)人力資源管理的重要意義，因此失去了它應(yīng)有的價(jià)值。只有不斷加強(qiáng)人力資源檔案管理信息化的意識(shí)，才能發(fā)揮出它獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。

（二）人力資源檔案管理工作量大，設(shè)備落后

改革開放以來(lái)，各種類型的企業(yè)如同雨后春筍般發(fā)展起來(lái)，呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的景象，滿足了社會(huì)發(fā)展和人們生活的需求，企業(yè)在發(fā)展的同時(shí)，人力資源檔案管理中產(chǎn)生的檔案資料越來(lái)越多，這在無(wú)形中增加了企業(yè)人力資源檔案管理人員的工作量。其次，部分企業(yè)在人力資源檔案管理信息化建設(shè)上的投資不足，很多檔案管理的設(shè)備還十分的落后，比如很多企業(yè)沒(méi)有專門的檔案室，進(jìn)行人力資源檔案管理的軟件和硬件設(shè)施也不齊全，很多紙質(zhì)檔案都得不到有效保護(hù)，更不用說(shuō)進(jìn)行信息化建設(shè)。

（三）專業(yè)人才的培訓(xùn)不到位

管理人員在企業(yè)的檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，但是企業(yè)當(dāng)前的人力資源檔案管理人員專業(yè)水平有限，還不具備信息化管理的知識(shí)和能力，而且他們已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式，難以轉(zhuǎn)變。企業(yè)急需要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)和教育，從而提高管理人員的工作能力，促進(jìn)人力資源檔案管理工作的發(fā)展。然而，部分企業(yè)對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)不到位，沒(méi)有就人力資源檔案管理人員存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，也沒(méi)有制定人才培養(yǎng)的計(jì)劃，所以很多企業(yè)檔案管理人員的能力一直處于停滯狀態(tài)，制約著企業(yè)的發(fā)展。

（四）人力資源檔案管理的信息化程度應(yīng)用水平不高

人力資源檔案與職工的切身利益息息相關(guān)，它不僅關(guān)系著職工的薪資待遇，而且關(guān)系著職工的未來(lái)發(fā)展，但是企業(yè)人力資源歸檔是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，需要投入大量的人力和物力。傳統(tǒng)的人力資源歸檔信息化運(yùn)用水平不高，也沒(méi)有對(duì)它引起高度的重視，這樣就嚴(yán)重影響了人力資源檔案歸檔的效率。隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案歸檔中計(jì)算機(jī)的作用被充分地體現(xiàn)出來(lái)，也被廣泛地應(yīng)用到其中，在計(jì)算機(jī)的輔助下可以對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)，從而有效地提高了人力資源檔案的歸檔速度，從而解放了大量的人工勞動(dòng)。但是目前人力資源檔案管理中信息化全面應(yīng)用模式還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，所以信息化程度還需要不斷地完善，相信隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化應(yīng)用水平會(huì)不斷地提升。

（五）缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目性較強(qiáng)

企業(yè)人力資源檔案管理工作涉及到企業(yè)的開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及人事管理等工作，所以需要各個(gè)部門和環(huán)節(jié)做好密切配合工作，尤其是信息化的引入對(duì)企業(yè)提出了更高的要求，企業(yè)必須進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，系統(tǒng)組織安排，實(shí)現(xiàn)與管理、人事等部門的有效銜接，但是當(dāng)前很多企業(yè)缺少統(tǒng)籌規(guī)劃的能力，存在一定的盲目性，難以發(fā)揮信息化的作用，更沒(méi)有協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，從而阻礙了企業(yè)的人力資源檔案管理工作的發(fā)展。

三、促進(jìn)企業(yè)人力資源檔案管理信息化的路徑

（一）強(qiáng)化人力資源檔案管理人員的信息化意識(shí)

意識(shí)是指導(dǎo)行為的基礎(chǔ)條件，有什么樣的意識(shí)就會(huì)產(chǎn)生什么樣的行為表現(xiàn)，對(duì)于人力資源檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是如此，人力資源檔案管理人員只有從意識(shí)上重視信息化建設(shè)，才能將其落實(shí)到日常工作中。首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對(duì)人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，增加對(duì)信息化建設(shè)的投資，這樣可以解決檔案管理設(shè)備不足的問(wèn)題，提高人力資源檔案信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量。其次，企業(yè)人力資源檔案管理的一線人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作觀念，積極采用信息化的模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，強(qiáng)化科技化意識(shí)，將人力資源管理從傳統(tǒng)的手工操作向數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行轉(zhuǎn)變。最后，企業(yè)應(yīng)該做好宣傳工作，利用現(xiàn)代化的媒體軟件和平臺(tái)在企業(yè)中宣傳信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)和作用，營(yíng)造信息化建設(shè)的工作氛圍，從而提高檔案管理人員的信息化意識(shí)，自覺(jué)調(diào)整工作方式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展。

（二）及時(shí)進(jìn)行硬件和軟件的升級(jí)

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，各種硬件和軟件系統(tǒng)的更新周期短，所以企業(yè)應(yīng)該緊跟科學(xué)技術(shù)發(fā)展的腳步，及時(shí)對(duì)硬件和軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，保障信息收集、梳理、整合、搜索及發(fā)布的快捷性。硬件和軟件的更新可以提高企業(yè)檔案資源管理的工作效率，并促進(jìn)企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，所以這也是企業(yè)突破自我發(fā)展的重要方式。企業(yè)內(nèi)部只有注重系統(tǒng)的升級(jí)，并不斷地淘汰落后的設(shè)備和軟件，才能從根本上解決企業(yè)人力資源檔案管理工作效率低的問(wèn)題。

（三）完善人力資源檔案信息化平臺(tái)

信息化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，信息化在人力資源檔案管理中的運(yùn)用主要是利用信息化技術(shù)和手段對(duì)檔案進(jìn)行處理、分析、存檔等，極大地方便了檔案的調(diào)取，也有效提高了人力資源檔案的利用率，所以必須完善人力資源檔案信息平臺(tái)，其首要的任務(wù)是對(duì)人力資源檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，確保信息的準(zhǔn)確性與完整性，這就要求企業(yè)按照公司目前的現(xiàn)狀、管理情況、人員配置等選擇適合自己公司的管理軟件，并加大投資力度為人力資源檔案信息化建設(shè)配備適合自己公司的現(xiàn)代化儀器。檔案管理安全對(duì)于企業(yè)發(fā)展是非常重要的，安裝防火墻等系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行加密，防止信息被盜和出現(xiàn)病毒，確保信息安全。

（四）提升人力資源檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

人力資源檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，為此企業(yè)必須重視人才的培養(yǎng)工作，提升人力資源檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建立一支專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，企業(yè)應(yīng)該制定一套完善的人才培養(yǎng)計(jì)劃，針對(duì)企業(yè)檔案管理人員存在的問(wèn)題進(jìn)行定期的培訓(xùn)和教育，并聘請(qǐng)專業(yè)的人士給檔案管理人員講解信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，提高管理人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)其將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中。其次，企業(yè)應(yīng)該注重人才的引進(jìn)工作，積極地從社會(huì)中引進(jìn)復(fù)合型的技術(shù)人才，彌補(bǔ)當(dāng)前企業(yè)人力資源檔案管理人員緊缺的不足，從而提升整個(gè)人力資源檔案管理隊(duì)伍的水平。最后，企業(yè)應(yīng)該建立考評(píng)機(jī)制，對(duì)管理人員的工作態(tài)度、工作能力等進(jìn)行考核，從而調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，使其自覺(jué)投入到檔案管理工作的信息化建設(shè)中去。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化已經(jīng)成為當(dāng)下企業(yè)人力檔案資源管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，加入到信息化發(fā)展的行列中，正視自身管理中存在的不足，強(qiáng)化管理人員的信息化意識(shí)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，及時(shí)更新硬件和軟件系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)的信息化發(fā)展。相信在不久的將來(lái)，我國(guó)企業(yè)將會(huì)在人力資源檔案管理方面實(shí)現(xiàn)更大的飛躍和發(fā)展。

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（作者單位：河北省地礦局第三地質(zhì)大隊(duì)）