張愛紅，張潔，劉育新

鄭州大學第二附屬醫(yī)院計劃生育辦公室，河南鄭州 450014

醫(yī)院的計劃生育檔案管理是以育齡婦女為主，記錄著育齡婦女和其丈夫的相關(guān)資料。 該檔案的建立，能在計劃生育服務工作中，為其提供便捷、準確、迅速的服務計劃，并能為基層計劃生育工作的順利開展提供管理和服務依據(jù)。因而在醫(yī)院的實際管理工作中，一方面，保障了計劃生育工作的正常實施，另一方面，對醫(yī)院保存和查考具有利用價值的真實歷史記錄。在新時代的計劃生育工作轉(zhuǎn)型發(fā)展中， 為確保醫(yī)院檔案管理的高效化、嚴謹化、準確化提供了精準管理依據(jù)。 對于醫(yī)院計劃生育檔案管理者而言，在生育全面放開的新時期，對比以往的管理工作，在內(nèi)容上有所調(diào)整，但同時也面臨著檔案管理工作中存在的思想不重視、制度不完善、缺少專業(yè)人才等問題[1]，這也對檔案管理人員的素養(yǎng)提出了更高的要求?，F(xiàn)就新時期加強醫(yī)院計劃生育檔案管理的對策闡述如下。

1 計劃生育檔案管理概述

在我國計劃生育管理制度日趨深化的今天，重視計劃生育檔案管理工作，能快速獲得第一手資料，也更能引起醫(yī)院重視，如此才能更好地服務人民群眾[2]。 因而，在優(yōu)化生育政策的新時代，對于醫(yī)院而言，除了加強和重視計劃生育檔案管理外，還要深入落實計劃生育政策最終為其提供堅實的保障。加之社會層面維權(quán)意識的提高，社會保障制度日趨完善，人們參與保險的積極性也隨之增強。計劃生育檔案作為民眾辦理保險環(huán)節(jié)的重要理賠資料，可滿足育齡期婦女，讓流動人口的婚姻及生育資料更加詳盡，讓其深刻認識到建立流動人口計劃生育檔案的重要性，并為滿足其生殖健康的需求提供了佐證資料[3]。

2 計劃生育檔案管理現(xiàn)狀

①計劃生育檔案管理工作者的責任意識淡薄，原因與其未充分認識到檔案管理工作的重要性相關(guān)，因該問題導致信息資源開發(fā)不足，無法發(fā)揮利用效率。因而，對于管理人員而言， 在管理層面暴露出來一定的管理問題，另外人員配備環(huán)節(jié)的隨意性、流動性較大，這也造成了轉(zhuǎn)崗而來的檔案管理人員， 實際工作技能尚待改進。在其工作中受客觀環(huán)境、基礎條件、思想觀念、管理體制等因素的影響，在實踐中還存在一些不足，制約了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展；還因重視對行政人才的培訓，卻忽略了對檔案管理人員的培訓，甚至未留充裕的時間賦予其充足的進修和實習機會[4]。 因而重視對系統(tǒng)檔案知識的培訓，在以往的經(jīng)驗之中，有待提升相關(guān)人員的思想觀念和管理水平。 唯有此才能真正跟上時代發(fā)展要求，并提升管理人員的工作積極性。

②受管理制度不健全影響，導致檔案管理涉及的制度、職責、考核標準等少之又少，在不完善的管理制度下，導致許多有價值的文件材料重視度不足，也無形之中造成了檔案收集效率低下；信息管理和檔案管理中存在的部分問題，導致檔案信息的完整性不足以匹配當今新形勢下的要求，因而管理失當直接暴露出了計劃生育目標管理考核無法達到預期的目標中，同時也造成了目標考核中生育檔案管理不齊全[5]。

③受計劃生育檔案管理在手段層面的落后，因而在檔案工作觀念、資源利用、信息開發(fā)上，形式過于簡單，導致應用條件的落實度略顯不足。 除此之外，受檔案管理工作的不規(guī)范性，尤其是基礎管理設施和技術(shù)更新升級上遜色，尚無法滿足新時期對檔案保管環(huán)節(jié)的標準化要求。 計劃生育檔案管理的信息化發(fā)展要與時俱進，手工操作的信息整合和應用尚待改進。

④在新時期醫(yī)院計劃生育檔案管理中，數(shù)字化技術(shù)盡管有所涉及，但受電子文檔不受載波限制影響，引發(fā)數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置變化，導致信息化管理中存在一定的安全隱患。加之我國在醫(yī)院計劃生育檔案管理環(huán)節(jié)的法律不健全，尤其是網(wǎng)關(guān)、防火墻、防病毒軟件等檔案室建設不合理，導致電子文件維護難，信息數(shù)字安全性低等風險[6]。

3 新時期加強醫(yī)院計劃生育檔案管理的對策

3.1 加強培訓，創(chuàng)新手段

醫(yī)院計劃生育檔案管理環(huán)節(jié)，重視對相關(guān)管理人員的崗前培訓，并向其廣泛宣傳檔案工作的重要性，重點培訓檔案人員?；蛟跇I(yè)務培訓、外出參觀、現(xiàn)場學習中，深入檔案知識指導，進一步提升管理人員的業(yè)務水平。培訓重點上，制訂檔案達標升級工作實施方案，明確工作人員，分解落實責任。 組織有關(guān)人員學習檔案管理的有關(guān)文件、法律法規(guī)、廣泛宣傳檔案等級的目的和意義。制訂和完善檔案管理辦法，各項制度及歸檔范圍，分類大納、保管期限表。 完善和添置檔案的硬件設施，如調(diào)整實物檔案陳列室、空調(diào)防塵、防鼠、防蟲設施和檔案盒等[7]。

重視檔案工作，充分了解檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)和任務，并在社會化、個性化、系統(tǒng)化、專業(yè)化的檔案事業(yè)發(fā)展中，做好對卷宗的收集立卷、歸檔、鑒定、保管等工作。 唯有讓其主觀意識上認識到檔案管理工作的重要性， 才能在計劃生育方案管理及其信息資源開發(fā)中，進一步提高檔案利用效率[8]。

3.2 健全制度，統(tǒng)籌管理

在醫(yī)院管理中，將計劃生育檔案管理納入醫(yī)院的綜合管理事項中，并將其地位與醫(yī)院的醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度相等同。 而在檔案管理內(nèi)容上，除了建立明確、統(tǒng)一的管理制度和標準模式外，還要在立卷歸檔制度上，實現(xiàn)對檔案資料的集中管理，確保資料保存、信息管理和檔案管理的統(tǒng)一[9]。

還要求檔案管理人員全面掌握科學管理現(xiàn)代檔案的多項綜合技能， 并在醫(yī)院檔案管理的人員文化素質(zhì)中，經(jīng)系統(tǒng)化、專業(yè)化培訓，予以其充足的專業(yè)理論指導，并在海量的信息歸納中，順應時代發(fā)展要求。領導層要從宏觀層面做好對檔案管理工作的把控，以完善的職責體系，確保各項工作均能落實到人，在檔案管理工作的開展及其責任追究中，嚴格做好本職工作，真正尋求與之相符合的醫(yī)院實際管理模式， 并在信息檔案科中，施以嚴格的準入制度[10]。

檔案管理各項規(guī)章制度的完善上，還要循證《檔案法》的要求，建立完善的檔案利用、保管和保管期限等制度，并將該類制度納入醫(yī)院的綜合管理事項中。 或在不同醫(yī)院門類、載體中，讓檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。還要成立信息檔案部門，拓展檔案歸檔范圍，實現(xiàn)對檔案管理課題的有效開發(fā)。 為發(fā)揮檔案的效益，通過搞好檔案信息的開發(fā)利用，在醫(yī)院領導中實現(xiàn)檔案管理的與時俱進；在醫(yī)院業(yè)務建設與規(guī)劃布局中，強化對相關(guān)人員的宣傳，最終在完善的檔案法律法規(guī)學習中，提升其經(jīng)濟和社會效益。 提升檔案管理人員的管理技術(shù)，多渠道（文書、專業(yè)、病案、基建、設備、財會、音像等）開發(fā)檔案資源；教會其運用各種檢索工具，實現(xiàn)對科研成果的有效編排，在崗位職責上，進一步提升其考核力度，并為醫(yī)務人員提供有效參考依據(jù)[11]。

3.3 壯大隊伍，善用技術(shù)

新時代計劃生育檔案的管理技術(shù)中，通過更新檔案保護設備（去濕、空調(diào)、滅蟲、滅火）以提高現(xiàn)代化技術(shù)水平。 引進計算機管理和現(xiàn)代化多媒體設備及其“電子檔案”，并及時查找、閱讀，利用電子計算機實現(xiàn)檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用。

新時期，為壯大計劃生育檔案管理隊伍，通過不定期開展專題講座，或在培訓過程中，組織檔案人員面對面“研討交流”。 或在計劃生育檔案知識競賽開展中，通過“以賽促學”的方法，引進更優(yōu)質(zhì)的人才參與學習。 并潛移默化地發(fā)揮榜樣的力量， 最終在先進理念影響下，大幅度提升業(yè)務素養(yǎng)和專業(yè)技能。 對于醫(yī)院而言，強化在培訓檔案人員層面的資金支持力度，采用靈活多樣的學習、教育或培訓形式，讓人才隊伍在業(yè)務知識上的鉆研更“精益求精”。 或在檔案管理的綜合技能掌握中，以新方法、新思路等為其提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。

建立完善檔案管理制度，具體落實責任，明確專人，強化管理，實現(xiàn)計劃生育檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡化。 要建立完善計劃生育檔案管理的領導機構(gòu)， 形成由上而下、縱橫交錯、配合聯(lián)動的關(guān)系網(wǎng)絡，各縱向線要相互影響、相互作用、相互監(jiān)督、相互制約。 各地區(qū)成立人口和計劃生育管理領導小組， 全面領導地區(qū)內(nèi)檔案管理工作；人口和計劃生育局科室是關(guān)鍵，要多途徑收集、整理計劃生育檔案；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村的計劃生育管理人員要明確責任，統(tǒng)計好第一手資料，做好計劃生育檔案的基礎工作。各級要分工協(xié)作，嚴明責任，切實管理好計劃生育檔案。 檔案硬件設施投入環(huán)節(jié)，還通過引進現(xiàn)代化管理技術(shù)，最終在檔案文件的采集、著錄、檢索、傳輸?shù)裙ぷ骷毠?jié)上，讓人員編制及其病例檔案、圖書資料的管理操作朝著智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化方向邁進[12]。

3.4 加強防范，保障安全

如在醫(yī)院的局域網(wǎng)中，系統(tǒng)化地以信息在線檢索和歸檔服務功能來實現(xiàn)信息資源的公關(guān)，并在信息查詢的渠道建設中，讓檔案的數(shù)字化發(fā)展更有序。同時，在醫(yī)院的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化布線中， 建設完善的內(nèi)部設施，并在信息的輸入乃至利用中，加強硬件設施、保障信息安全。采用適當?shù)男畔踩夹g(shù)，如防火墻、防病毒軟件、認證和認可技術(shù)等優(yōu)勢，讓數(shù)字管理的靈活性、直觀性更強。 而在醫(yī)院查詢文件中，可以直接將遺漏人員的信息輸入電腦進行閱覽[13]。

充分認識計劃生育檔案的重要作用， 加大資金投入，解決購置設備經(jīng)費問題，改善檔案工作環(huán)境。各級計劃生育檔案管理人員應切實轉(zhuǎn)變觀念， 樹立責任意識，推動計劃生育檔案工作向法治化、規(guī)范化、制度化發(fā)展。維護安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫環(huán)境，對電子信息檔案的安全運行環(huán)境提供保證。 運作環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)庫等設備遠離磁場，防范因干擾造成的破壞。 還要求電子檔案管理中配備有獨立的電源室， 避免由于突然斷電造成的數(shù)據(jù)損壞。

同時，在網(wǎng)絡信息技術(shù)的安全上，要求對所有電子信息進行備份， 確保電子檔案即使丟失損壞也可恢復。善用本地與異地兩種備份操作形式； 針對加密檔案信息，善用軟件加密、硬件加密、混合加密等方法，確保通過用戶認證、身份密碼及權(quán)限分配等方法來保證數(shù)據(jù)的安全。

4 經(jīng)驗借鑒和思考

醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化理念的有效落實，一方面能夠為醫(yī)院診療工作的開展提供更全面的資料參考，通過完善的管理制度與信息平臺， 降低臨床醫(yī)療潛在風險；另一方面，憑借規(guī)范化的管理流程，便于管理人員素質(zhì)的提升， 以便為后續(xù)先進技術(shù)的落實提供承接平臺。針對性改善措施上， 通過推行電子檔案向個人開放，其未來發(fā)展的方向包括健康提醒、醫(yī)患溝通、自我管理等，意義在于改善醫(yī)療結(jié)局，以患者為中心提升患者滿意度等。通過規(guī)范、科學和標準的記錄方法，以居民個人健康為宗旨，對居民的身心健康、醫(yī)療診治、生命安全等相關(guān)內(nèi)容進行記錄，貫穿居民完整生命過程，覆蓋身體狀況、醫(yī)療等相關(guān)因素，滿足居民健康管理需求的一種信息資源[14]。 社區(qū)全科醫(yī)生對轄區(qū)居民衛(wèi)生、醫(yī)療服務的動態(tài)記錄，全面反映了社會基層醫(yī)療體系在全民健康、就醫(yī)體系中的作用和功效，并為構(gòu)建更加立體、全面、科學和規(guī)范全民健康醫(yī)療體系提供重要的數(shù)據(jù)信息支持。引入知識管理能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)院檔案的開發(fā)和進一步利用。現(xiàn)代信息技術(shù)能夠處理大數(shù)據(jù)， 實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無線傳輸，在醫(yī)院的知識化檔案管理體系中引入信息化技術(shù)能夠?qū)⑿畔?shù)字化，有利于知識信息的儲存和管理。 管理重點上，從檔案資料收集情況、檔案管理重視程度、檔案管理相關(guān)制度完善及實施、檔案管理人員業(yè)務水平、檔案的價值發(fā)揮、醫(yī)療檔案服務作用等著手，大幅度提高其管理效率。運用“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的理念、技術(shù)和手段推動醫(yī)院檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案科室與醫(yī)院其他科室的互聯(lián)互通，建立完整、高效的檔案管理體系，為深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革奠定基礎。計劃生育部門應多派業(yè)務骨干人員參加檔案業(yè)務培訓班及外出參觀，現(xiàn)場學習，還可以邀請檔案行政管理部門的領導來講解檔案知識，具體指導業(yè)務工作，提高業(yè)務水平。 在醫(yī)院計劃生育檔案管理中，要重視其水平，并將其作為醫(yī)院基礎工作中的關(guān)鍵一環(huán)加以重視。 同時，還需將醫(yī)院的檔案管理工作列入到醫(yī)院的具體日程中去， 并以此達到保障管理人員安全，規(guī)范檔案管理工作的效果[15]。

綜上所述，在醫(yī)院計劃生育檔案管理中，醫(yī)院的管理者應重視檔案發(fā)展的重要性，并在醫(yī)院資源共享的大背景下，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供高效的服務。同時，對促進醫(yī)院的計劃生育檔案管理工作順利實施，提升管理質(zhì)量等提供了有效依據(jù)。