謝炳城
勞動合同是企業(yè)與員工進(jìn)行雙向選擇、確定勞動關(guān)系、明確雙方權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議,是保護(hù)雙方合法權(quán)益的基本依據(jù),具有雙務(wù)性、諾成性、有償性等特征。《勞動合同法》第八十二條第一款規(guī)定,“用人單位自用工之日起超過一個(gè)月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的,應(yīng)當(dāng)向勞動者每月支付二倍的工資”??梢?,我國勞動法對簽訂書面勞動合同進(jìn)行了強(qiáng)制規(guī)定,對于違反這一規(guī)定的企業(yè),法律予以懲罰。然而,什么情況下算是簽訂了勞動合同,在實(shí)務(wù)中卻有著不同的觀點(diǎn),這個(gè)看似簡單的問題在實(shí)踐中依然是操作難點(diǎn)。
董某于2019年6月17日入職某公司擔(dān)任技術(shù)工程師。入職前,雙方經(jīng)過面試達(dá)成用工意向,6月10日,該公司通過電子郵件向董某發(fā)送《聘用通知書》,其中載明了董某的崗位為技術(shù)工程師、合同期限為3年、試用期3個(gè)月、月工資7000元,另外對工作地點(diǎn)、社會保險(xiǎn)等事項(xiàng)也進(jìn)行了明確。董某入職后,公司未再與其簽訂勞動合同。2020年4月30日,董某離職。隨后,董某向當(dāng)?shù)貏趧又俨梦暾垊趧又俨?,主張公司支付未簽勞動合同二倍工資6.6萬余元,未獲支持。
董某不服,訴至法院。法院認(rèn)為,該公司提供的《聘用通知書》,明確了董某的職位、工作地點(diǎn)、合同期限、試用期、工資報(bào)酬、福利待遇等,已具備了勞動合同的必備條款,應(yīng)視為雙方已簽訂勞動合同,董某主張未簽訂勞動合同的二倍工資,不予支持[詳情參見上海第一中院(2021)滬01民終412號民事判決書]。
本案爭議的焦點(diǎn)是,企業(yè)給應(yīng)聘者發(fā)送的《聘用通知書》,求職者入職后,該通知書能否代替勞動合同?司法實(shí)踐中存在兩種不同觀點(diǎn)。
一種觀點(diǎn)認(rèn)為,《聘用通知書》由企業(yè)制作并發(fā)送給應(yīng)聘者,是發(fā)出要約的行為,應(yīng)聘者依此通知入職,即為承諾,雙方在客觀上完成了要約、承諾的過程,合同已經(jīng)成立并生效。該通知書雖未冠以《勞動合同》的名稱,但只要該載明了《勞動合同法》第十七條規(guī)定的大部分的勞動合同必備條款,明確了雙方最重要的權(quán)利義務(wù),可視為雙方已簽書面勞動合同。
另一種觀點(diǎn)則認(rèn)為,勞動合同有別于普通民事合同,勞動關(guān)系雙方地位具有不平等性,員工對企業(yè)具有強(qiáng)烈的人身依附關(guān)系,因此非常有必要強(qiáng)調(diào)簽訂書面勞動合同、明確和細(xì)化雙方各項(xiàng)權(quán)利義務(wù),這樣有利于減少勞動爭議的發(fā)生,合同條款不僅要有法律規(guī)定的必備條款,其他非必備條款也是需要明確的,而《聘用通知書》僅載明部分必備條款,內(nèi)容過于簡單,不應(yīng)視其為書面勞動合同。
認(rèn)定是否已簽勞動合同的難點(diǎn)在于,實(shí)務(wù)中有很多似簽非簽的情形,雖未正兒八經(jīng)地簽訂以《勞動合同》為名的書面合同,但是簽訂了其他相關(guān)的書面文件,對雙方主要權(quán)利義務(wù)進(jìn)行了明確,最常見的有《員工入職表》《錄用通知書》《任職協(xié)議書》等。
對于這類似簽非簽的情形,我國有些地區(qū)明確規(guī)定視為已經(jīng)簽訂書面勞動合同,員工以未簽勞動合同主張二倍工資的,不予支持。摘錄如下:
《廣西壯族自治區(qū)高級人民法院、廣西壯族自治區(qū)人力資源和社會保障廳關(guān)于審理勞動人事爭議案件若干問題的指導(dǎo)意見》(桂高法會〔2020〕2號)第二條:用人單位與勞動者訂立勞動合同的書面形式包括書面勞動合同、用人單位與勞動者之間為建立勞動關(guān)系而形成的具備勞動合同基本條款的往來信件和數(shù)據(jù)電文等。勞動者簽署的招聘、就業(yè)協(xié)議、聘用書等書面文件,具備《中華人民共和國勞動合同法》第十七條規(guī)定的必備條款,且用人單位與勞動者實(shí)際履行的,可以認(rèn)定雙方已訂立書面勞動合同。
《陜西省高級人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件若干問題的解答》(陜高法〔2020〕118號)第十三條:用人單位與勞動者雖未簽訂書面勞動合同,但雙方所簽訂的入職申請表、應(yīng)聘登記表、聘用通知書、員工登記表等文件內(nèi)容中僅約定了工作崗位、工作期限、勞動報(bào)酬等部分內(nèi)容,不完全具備《中華人民共和國勞動合同法》第十七條規(guī)定勞動合同的必備條款,但明確了雙方的主要?jiǎng)趧訖?quán)利義務(wù),符合勞動合同的本質(zhì)特征,可以視為雙方訂立了書面勞動合同。用人單位無需向勞動者支付未簽訂書面勞動合同的二倍工資,上述有效的勞動合同條款對雙方都具有約束力。
《佛山市中級人民法院、佛山市勞動人事爭議仲裁委員會關(guān)于審理勞動爭議案件若干問題的指導(dǎo)意見》(2011年2月25日發(fā)布)第十五條:用人單位與勞動者雖未簽訂書面勞動合同,但雙方所簽訂的入職登記表、審批表或其他協(xié)議、合同文件的內(nèi)容具備《勞動合同法》第十七條第一款規(guī)定的必備條款的,應(yīng)視為雙方簽訂了書面勞動合同。
《廣東省高級人民法院、廣東省勞動人事爭議仲裁委員會關(guān)于勞動人事爭議仲裁與訴訟銜接若干意見》(粵高法〔2018〕2號)第八條:勞動者與用人單位雖未簽訂名稱為勞動合同的書面協(xié)議,但雙方簽訂的包含工資、崗位、工作時(shí)間、勞動期限等內(nèi)容的書面協(xié)議,具備勞動合同本質(zhì)特征的,應(yīng)當(dāng)認(rèn)定雙方已經(jīng)訂立書面勞動合同。
前述兩種觀點(diǎn)相比而言,筆者更傾向于第一種觀點(diǎn),對勞動合同的理解不應(yīng)局限于《勞動合同》這一種形式,而應(yīng)作泛勞動合同的理解,只要具備《勞動合同法》所規(guī)定的大部分必備條款對雙方主要權(quán)利義務(wù)作了約定的,就應(yīng)視為已簽訂書面勞動合同。
其一,簽訂書面勞動合同的含義。勞動關(guān)系建立后,企業(yè)與員工是管理與被管理的關(guān)系,雙方地位并不平等,若不明確雙方權(quán)利義務(wù),一旦發(fā)生爭議,員工往往處于弱勢,合法權(quán)益難以得到維護(hù)。鑒于此,立法者特別強(qiáng)調(diào)并嚴(yán)格規(guī)制書面勞動合同制度,雙方之間必須簽訂書面勞動合同,違反者則予以支付二倍工資懲罰,就是為了防止企業(yè)利用優(yōu)勢地位侵害員工合法權(quán)益,減少勞動爭議的發(fā)生。例如,《勞動合同法》第十條第一款就規(guī)定,“建立勞動關(guān)系,應(yīng)當(dāng)訂立書面勞動合同?!?/p>
其二,簽訂書面勞動合同的立法本意?!秳趧雍贤ā返诎耸l第一款所規(guī)定的懲罰制度,是引導(dǎo)企業(yè)簽訂書面勞動合同,強(qiáng)化企業(yè)簽訂勞動合同的責(zé)任。同時(shí),該法第十七條對勞動合同應(yīng)當(dāng)具備的條款進(jìn)行了規(guī)定,包括雙方主體信息、勞動合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動報(bào)酬、休息休假等。法律如此規(guī)定,其立法本意是規(guī)制企業(yè)不僅要與員工簽訂勞動合同,而且必須得具備前述內(nèi)容。至于雙方所簽訂協(xié)議在形式上是否冠以“勞動合同”的名稱,則沒有嚴(yán)格限制,也就是說,法律只強(qiáng)調(diào)簽沒簽、簽了什么內(nèi)容、是否雙方合意等,至于未冠以“勞動合同”的名稱,則屬于形式上的瑕疵,不影響合同效力。
本案中,該公司向董某發(fā)送的《聘用通知書》已經(jīng)包括了法律所規(guī)定的必備條款,明確了雙方最重要的權(quán)利義務(wù)。該通知書經(jīng)過了董某確認(rèn),具有勞動合同的本質(zhì)特征,符合必須簽訂勞動合同的立法本意,合法有效。法院認(rèn)定事實(shí)清楚,適用法律法規(guī)正確。
需要指出的是,在司法實(shí)踐中,《聘用通知書》《入職登記表》等非冠以“勞動合同”名稱的書面文件能否視為已簽訂勞動合同,其前提是這些書面文件必須具備了大部分的勞動合同必備條款,如果沒有或只有少部分必備條款,則不得視為勞動合同,這一點(diǎn)是沒有爭議的。此外,企業(yè)不得用規(guī)章制度代替勞動合同,規(guī)章制度即使載明了《勞動合同法》所規(guī)定的必備條款,因其屬于企業(yè)單方面制定的用工規(guī)范,不具有雙務(wù)性,因此不得視為勞動合同。
書面勞動合同是明確勞動關(guān)系雙方權(quán)利義務(wù)最重要的法律文件,簽訂書面勞動合同有利于減少勞動爭議,進(jìn)而構(gòu)建和諧勞動關(guān)系。于用人單位而言,未簽勞動合同的事實(shí)一旦被認(rèn)定,則面臨支付二倍工資的法律責(zé)任,無疑加重了企業(yè)的用工成本。
筆者認(rèn)為,企業(yè)可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行合規(guī)操作,規(guī)避因未簽勞動合同而帶來的二倍工資風(fēng)險(xiǎn):
一是擬定好勞動合同文本,員工多的企業(yè)可以一次性印刷一定量的通用文本備用;
二是規(guī)范簽訂勞動合同的流程,比如固定每月的1日和16日簽訂或續(xù)簽過去半個(gè)月新入職員工或合同期滿員工的勞動合同;
三是指定專人對勞動合同進(jìn)行管理,并且對其就勞動合同的專業(yè)知識進(jìn)行全面培訓(xùn),保證其充分掌握簽訂和續(xù)簽的相關(guān)知識和流程;
四是建立監(jiān)督檢查機(jī)制,除勞動合同管理人自我檢查外,人力資源部門負(fù)責(zé)人定期對勞動合同的簽訂和續(xù)簽情況進(jìn)行檢查,分管人力資源的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也可以不定期對員工勞動合同的簽訂和續(xù)簽情況進(jìn)行抽查;
五是利用人力資源管理系統(tǒng)、釘釘、OA辦公平臺等,借助其提醒功能,提醒勞動合同管理人在法律規(guī)定的期限內(nèi)及時(shí)與員工簽訂或續(xù)簽勞動合同。
此外,為保證“萬無一失”,企業(yè)還可以在《入職登記表》《錄用通知書》等雙向性的文件中加入《勞動合同法》第十七條規(guī)定的必備條款,萬一哪天真忘記簽訂勞動合同,員工申請勞動仲裁主張二倍工資,企業(yè)可以用這些書面文件進(jìn)行抗辯,“視為”已簽訂勞動合同,雖然不一定會得到支持,但在確實(shí)沒有簽訂勞動合同的情況下,可以用來“擋一擋”,司法實(shí)踐中也確實(shí)有不少支持企業(yè)的判例——本文所引用的案例就是如此。
合規(guī)用工是企業(yè)勞動關(guān)系管理的重要課題,只有完善勞動合同管理制度,及時(shí)與新入職員工簽訂書面勞動合同,合法合規(guī)用工,才能降低用工風(fēng)險(xiǎn),減少勞動爭議,節(jié)約用工成本,保障企業(yè)健康穩(wěn)定運(yùn)行。
作者 深圳華創(chuàng)印刷有限公司 人力資源總監(jiān)