邱瑩瑩

（福州市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院集團(tuán)有限公司，福建 福州 350108）

0 引言

隨著我國(guó)改革開(kāi)放的推進(jìn)、國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市化進(jìn)程的不斷加速，推動(dòng)城市化的工程項(xiàng)目也不斷增多，設(shè)計(jì)院是推動(dòng)和促進(jìn)工程項(xiàng)目順利開(kāi)展的中堅(jiān)力量，隨著設(shè)計(jì)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，相應(yīng)增長(zhǎng)的工程數(shù)據(jù)和文件管理工作變得越來(lái)越重要，因此迫切需要開(kāi)發(fā)一套符合設(shè)計(jì)院特色的檔案管理信息化系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息內(nèi)容管理呈現(xiàn)多樣性趨勢(shì)，信息的價(jià)值日益受到重視[1]。因此，如何正確分析和處理信息，以及更有效地管理檔案，是當(dāng)前檔案管理工作迫切需要解決的問(wèn)題。在這種時(shí)代背景下，檔案管理工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1 設(shè)計(jì)院檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 歸檔的文件不充分

設(shè)計(jì)院檔案室內(nèi)的檔案，一般不由城建檔案館管理和使用。由于某些設(shè)計(jì)院內(nèi)部的檔案管理人員對(duì)工程檔案了解不深入，對(duì)應(yīng)該收集保存哪些材料缺乏主觀認(rèn)識(shí)，而且工程項(xiàng)目參建者并沒(méi)有完全參與檔案的生成過(guò)程，這就導(dǎo)致收集到的文件不夠完整和充分，也就不能真實(shí)地反映建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。

1.2 歸檔時(shí)間長(zhǎng)

一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)周期需要幾個(gè)月到幾年的時(shí)間，包括前期的規(guī)劃、可行性研究及中期的方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)，最終得到建設(shè)單位或政府有關(guān)部門(mén)的批準(zhǔn)用于項(xiàng)目實(shí)施，這期間所產(chǎn)生的文件如何進(jìn)行有效的收集、保存和使用面臨著各種不可預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題[2]。

1.3 檔案復(fù)雜性

檔案是在工程建設(shè)的全過(guò)程中建立起來(lái)的，存在數(shù)量較多、內(nèi)容復(fù)雜的特點(diǎn)，囊括了提案、可行性評(píng)估、審批及設(shè)計(jì)、批準(zhǔn)和注冊(cè)項(xiàng)目的所有內(nèi)容。由于整個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)工作涉及不同的專(zhuān)業(yè)，但各專(zhuān)業(yè)之間又是相互關(guān)聯(lián)的，從而形成一個(gè)復(fù)雜、有機(jī)、系統(tǒng)的工程檔案。

1.4 檔案種類(lèi)多

一般來(lái)說(shuō)，管理一個(gè)項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束的整個(gè)生命周期短則幾個(gè)月，長(zhǎng)則需要幾年，這就導(dǎo)致單個(gè)項(xiàng)目的檔案收集工作需要很長(zhǎng)時(shí)間，而且文件量大，檔案收集工作貫穿于整個(gè)項(xiàng)目，包括前期規(guī)劃和審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、項(xiàng)目運(yùn)行等階段[3]。檔案類(lèi)型可分為工程、生產(chǎn)、管理等文件，包括書(shū)面合同、技術(shù)規(guī)范、方案文本、施工圖紙、報(bào)告等相關(guān)內(nèi)容，與設(shè)計(jì)和生產(chǎn)活動(dòng)直接相關(guān)。此外，設(shè)計(jì)和施工過(guò)程需要很長(zhǎng)的時(shí)間，檔案隨著項(xiàng)目推進(jìn)逐漸形成，在實(shí)施過(guò)程中文件還存在不斷地更新和修訂，這使得檔案的收集和處理變得困難。

2 設(shè)計(jì)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 檔案資料基礎(chǔ)設(shè)施不完善

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化水平逐步加深。目前，設(shè)計(jì)院檔案室已完善基礎(chǔ)信息化設(shè)備并開(kāi)發(fā)完成檔案信息系統(tǒng)，提高了資料信息化管理的實(shí)用性，但對(duì)檔案管理網(wǎng)站的維護(hù)和管理仍然處于低水平，缺乏運(yùn)用新技術(shù)來(lái)維護(hù)檔案管理平臺(tái)。到目前為止，中國(guó)已經(jīng)發(fā)布了40多個(gè)與文件電腦化有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但這些標(biāo)準(zhǔn)中一些已經(jīng)過(guò)時(shí)，這就使得如何完善檔案資料基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，變得無(wú)章可循、無(wú)法可依。

2.2 用于建立信息化檔案的資金不足

目前，一部分設(shè)計(jì)院仍然對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，不愿投入足夠的資金實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。雖然某些管理層高度宣貫了檔案管理的重要性，將檔案管理納入日常工作，但由于缺乏對(duì)信息化管理檔案的資金投入，導(dǎo)致信息化檔案管理工作不能順利開(kāi)展。

2.3 信息化人才不足

一部分設(shè)計(jì)院忽視了使用信息化技術(shù)管理檔案的重要性，只注重對(duì)檔案管理崗位專(zhuān)業(yè)知識(shí)的考核，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)地對(duì)針對(duì)崗位工作內(nèi)容變化對(duì)員工進(jìn)行知識(shí)更新培訓(xùn)，導(dǎo)致能利用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案資料管理的員工十分匱乏。由于以一些設(shè)計(jì)院目前配備的檔案人員的信息技能太低，因此無(wú)法較好地履行核心職能，并且對(duì)他們?nèi)狈β殬I(yè)技術(shù)培訓(xùn)和再繼續(xù)教育，導(dǎo)致信息系統(tǒng)在軟件開(kāi)發(fā)、使用和維護(hù)過(guò)程中頻繁問(wèn)題時(shí)，不能及時(shí)有效地解決常見(jiàn)的技術(shù)問(wèn)題，降低了檔案信息化工作的效率和質(zhì)量。

2.4 檔案信息資源整合不全

目前，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案資源收集與管理的質(zhì)量有明顯改善，多樣化、多層次的信息獲取途徑成為當(dāng)前檔案信息資源利用的主要特征。然而，大多數(shù)設(shè)計(jì)院之間缺乏聯(lián)系和溝通協(xié)調(diào)，缺乏檔案信息合作共享的意識(shí)，并且不同部門(mén)的系統(tǒng)存在差異，造成信息重復(fù)使用或轉(zhuǎn)換存在很大的困難，嚴(yán)重影響了信息資源的整合。

2.4 紙質(zhì)檔案管理具有局限性

采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式會(huì)占用巨大的存儲(chǔ)空間，需要投入較多的人力和物力開(kāi)展管理，并且在存放過(guò)程中，出現(xiàn)紙張破損現(xiàn)象是不可避免的，檔案館只保存該文件的一份正本，如果有人借出一份檔案，而另一個(gè)人也需要使用同一份檔案，就必須等待檔案歸還，檔案的價(jià)值就無(wú)法充分利用，同時(shí)也存在紙質(zhì)檔案損壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理電子化可以建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以便于檔案的管理和查閱，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享化。

2.5 電子文檔的使用需求日益提高

在檔案管理工作中，文件的檢索功能方便了員工檔案的歸檔和提取。然而，隨著越來(lái)越多的檔案進(jìn)入統(tǒng)計(jì)庫(kù)，如果僅使用手動(dòng)搜索，不善于利用現(xiàn)代搜索工具，就會(huì)降低檔案的使用效率。同時(shí)，由于使用要求存在多樣性或地域性，紙質(zhì)文件的利用存在很多限制，檔案的因此信息化管理迫在眉睫。

2.6 文件載體呈現(xiàn)多樣化特點(diǎn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案文件存儲(chǔ)的形式已經(jīng)從原來(lái)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?，這極大地提高了檔案的使用效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已不適應(yīng)人們對(duì)檔案提出的新需求，與此同時(shí)，新載體的使用和保存也面臨很大困難。

3 新時(shí)代背景下設(shè)計(jì)院工程檔案管理的改革措施

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理作為設(shè)計(jì)院信息化建設(shè)的一部分，它必須適應(yīng)設(shè)計(jì)院的業(yè)務(wù)發(fā)展需求。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展和大量電子檔案的出現(xiàn)，檔案管理的重點(diǎn)之一就是信息化檔案的研究和建設(shè)，為了實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)鬏斔俣瓤?、存取方便，不可避免地要從傳統(tǒng)的文件管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的宣貫工作

一是單位負(fù)責(zé)人要高度重視，大力支持檔案信息化工作。檔案部門(mén)的管理人員，要積極爭(zhēng)取設(shè)計(jì)院管理層對(duì)檔案信息技術(shù)應(yīng)用的支持，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)班子的檔案管理理念。二是設(shè)計(jì)院要進(jìn)行細(xì)致的管理統(tǒng)籌規(guī)劃，適當(dāng)在檔案信息化建設(shè)方面增加資金分配比例，為檔案部門(mén)配備先進(jìn)的管理設(shè)備、設(shè)施、軟件等。三是要加強(qiáng)設(shè)計(jì)院各部門(mén)的溝通，建立科學(xué)合理的溝通機(jī)制，規(guī)范公共服務(wù)工作。同時(shí)，將檔案信息化建設(shè)納入設(shè)計(jì)院年度重點(diǎn)工作計(jì)劃，著力提高全體員工的檔案管理意識(shí)。

3.3 檔案信息管理數(shù)字化

設(shè)計(jì)院經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的演變使其所承接工程項(xiàng)目的數(shù)量日益增加、業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，這就導(dǎo)致其內(nèi)部產(chǎn)生的檔案數(shù)量急劇增加。因業(yè)務(wù)范圍的拓展，甚至存在同一個(gè)項(xiàng)目有不同業(yè)務(wù)類(lèi)型的項(xiàng)目名稱，如XX項(xiàng)目可行性研究、XX項(xiàng)目全過(guò)程咨詢服務(wù)、XX項(xiàng)目工程總承包等，項(xiàng)目名稱相似會(huì)對(duì)檔案的檢索和使用產(chǎn)生較大影響[4]。要想解決這些問(wèn)題，就必須將檔案管理數(shù)字化，儲(chǔ)存于安全有效的電子設(shè)備上，以便企業(yè)參考使用，并能提高檔案管理員的工作效率和檔案的使用率，檔案工作人員可以花更多的時(shí)間開(kāi)發(fā)、維護(hù)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)及維護(hù)檔案信息資源。

3.4 提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就必須提高管理層和檔案工作人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化重要性的認(rèn)識(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加各組織及行業(yè)舉辦的培訓(xùn)課程。針對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)范圍不能局限于專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工作流程、規(guī)章制度等方面，還應(yīng)包括電子檔案收集、電子檔案存儲(chǔ)、電子檔案使用等方面，使檔案管理人員熟練掌握與管理信息系統(tǒng)的相關(guān)操作和流程。檔案管理工作人員要不斷拓展知識(shí)面，提高工作技能水平。

3.5 推行現(xiàn)代檔案管理制度

檔案館應(yīng)當(dāng)建立和實(shí)行符合設(shè)計(jì)院需求的檔案管理制度，使用現(xiàn)代化手段維護(hù)檔案信息系統(tǒng)，建立公共交互平臺(tái)，并提供檔案的電子處理和歸檔。同時(shí)，在條件具備的情況下，要積極實(shí)施功能性檔案管理信息系統(tǒng)，利用一切機(jī)會(huì)挖掘檔案的潛在價(jià)值，做大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的基礎(chǔ)，能有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量。由紙質(zhì)文件掃描形成的電子文件，需注意電子文件必須在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上與紙質(zhì)版別保持一致。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括完善檔案管理工作流程、滿足信息化要求等安全措施，要持續(xù)完善電子檔案管理環(huán)節(jié)和程序，保障檔案電子檔案的安全。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)作為檔案信息工作的基礎(chǔ)，必須具備統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

4 設(shè)計(jì)院檔案管理信息系統(tǒng)研究

建立和完善檔案管理信息化體系是規(guī)范檔案管理的必然要求，設(shè)計(jì)院要建立覆蓋整個(gè)項(xiàng)目的完整的檔案資源平臺(tái)，如文本文件、圖像文件、聲音文件、影像文件等。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)電子文件在線歸檔整理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，將文件收集、整理、電子化處理、信息錄入平臺(tái)等工作貫穿于項(xiàng)目的全過(guò)程。檔案管理信息系統(tǒng)為設(shè)計(jì)院提供了檔案信息化管理的全面解決方案。

4.1 建立規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

建立規(guī)范的設(shè)計(jì)院檔案信息工作標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)現(xiàn)檔案全面、有效管理是前提。設(shè)計(jì)院必須明確檔案管理職責(zé)，將檔案管理中每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到位。此外，要加強(qiáng)前沿檔案管理，改進(jìn)檔案處理工作，常態(tài)化地開(kāi)展檔案征集工作，成立檔案室，統(tǒng)一檔案管理流程，精簡(jiǎn)檔案管理步驟[5]。此外，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括標(biāo)準(zhǔn)化框架和標(biāo)簽，標(biāo)準(zhǔn)化CAD繪圖模型（圖層、字體、標(biāo)簽等）。

4.2 檔案資源的收集

一是圖紙和印刷品的集合。設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)建立在CAD軟件中，完成圖紙后，設(shè)計(jì)師打印圖紙，并為每張圖紙執(zhí)行識(shí)別碼，并由圖紙管理人員負(fù)責(zé)收集。二是直接上傳電子文件。針對(duì)存檔檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其存檔在繪圖系統(tǒng)中，通過(guò)二維碼自動(dòng)識(shí)別和分割圖紙，再將其轉(zhuǎn)換為搜索文件，并自動(dòng)創(chuàng)建檔案放置的目錄結(jié)構(gòu)。三是批量輸入和導(dǎo)入檔案信息。沒(méi)有電子檔案的文件是以條目的形式存儲(chǔ)在文件系統(tǒng)中，因此可以通過(guò)Excel表格單獨(dú)或批量插入，并自動(dòng)創(chuàng)建輸入目錄的層次結(jié)構(gòu)，從檔案中獲得清晰、結(jié)構(gòu)化的信息。四是將收藏與其他系統(tǒng)整合。檔案管理系統(tǒng)與設(shè)計(jì)院現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)集成，對(duì)需要存儲(chǔ)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的文檔進(jìn)行排序，以便對(duì)文件管理系統(tǒng)執(zhí)行一鍵式歸檔。五是紙質(zhì)文件的收集和確認(rèn)。寄存人必須將文件列表輸入文件系統(tǒng)，啟動(dòng)歸檔過(guò)程，打印系統(tǒng)中的文件列表，并將其發(fā)送到檔案室。在歸檔過(guò)程中，檔案管理員將其分別歸檔在系統(tǒng)和紙質(zhì)文件中，并根據(jù)文件清單確認(rèn)收件。

4.3 檔案資源的存儲(chǔ)

規(guī)劃數(shù)據(jù)存儲(chǔ)位置，根據(jù)檔案類(lèi)型存儲(chǔ)多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，并根據(jù)檔案介質(zhì)的特點(diǎn)將其分為電子文件和項(xiàng)目文件。當(dāng)出于數(shù)據(jù)應(yīng)用目的需要同時(shí)存儲(chǔ)多種類(lèi)型的數(shù)據(jù)時(shí)，存儲(chǔ)類(lèi)型可以包括本機(jī)文件、只讀瀏覽文件、附件，并嚴(yán)格定義存儲(chǔ)服務(wù)器的操作。根據(jù)安全管理要求，存檔數(shù)據(jù)應(yīng)每季度和每年重新存儲(chǔ)一次，以防出現(xiàn)以外情況。

4.4 檔案資源的管理

檔案應(yīng)按科學(xué)分類(lèi)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行橫向管理。在檔案管理中，按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范要求編輯目錄并根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)流程重組檔案目錄結(jié)構(gòu)。除了自動(dòng)生成存檔屬性，還可以添加和改進(jìn)存檔、打印和編碼屬性，并插入數(shù)據(jù)庫(kù)中。每年根據(jù)需要安排銷(xiāo)毀檔案，根據(jù)檔案保存期限建立評(píng)估清單，并召開(kāi)評(píng)估會(huì)議，將銷(xiāo)毀清單分類(lèi)歸檔。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，要填寫(xiě)銷(xiāo)毀原因，打印清單，按照銷(xiāo)毀清單銷(xiāo)毀，未銷(xiāo)毀的檔案的保存期限由文件系統(tǒng)更改[6]。

4.5 檔案資源的使用

在文件管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字以對(duì)所需文件執(zhí)行模糊搜索，或者組合多個(gè)文件屬性進(jìn)行精確搜索。文件管理器向具有多個(gè)權(quán)限的用戶授予瀏覽、借閱和下載權(quán)限。系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行一般數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、輸入文件信息和使用統(tǒng)計(jì)，使各級(jí)管理人員能夠深入了解項(xiàng)目，監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，定制報(bào)表，對(duì)檔案管理人員和特殊情況有評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

4.6 加強(qiáng)檔案管理的安全建設(shè)

在信息時(shí)代，從檔案管理安全也是需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。首先，設(shè)計(jì)院必須保證系統(tǒng)設(shè)備的安全穩(wěn)定運(yùn)行，安排專(zhuān)人定期檢查設(shè)備，確保設(shè)備及時(shí)更新，保障設(shè)備的安全性。其次，網(wǎng)絡(luò)上的各種病毒脅著網(wǎng)絡(luò)安全，黑客的攻擊也會(huì)帶來(lái)很多安全風(fēng)險(xiǎn)。最后，檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)必須配備最好的安全管理人員，每日更新安全日志，避免出現(xiàn)信息安全問(wèn)題。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案資料的管理對(duì)項(xiàng)目主管部門(mén)很重要，檔案資料必須妥善安全地保存，如果損壞或丟失，可能會(huì)對(duì)單位的發(fā)展產(chǎn)生重大影響。在信息時(shí)代，內(nèi)部檔案信息化是保證組織可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，完成檔案信息化建設(shè)與管理是大勢(shì)所趨。檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，檔案管理要緊緊圍繞業(yè)務(wù)發(fā)展需要，開(kāi)拓新機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理的思路和方法，結(jié)合大數(shù)據(jù)的特征，建立現(xiàn)代檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。