文玉花 郭 斐

(1.山東警察學(xué)院 辦公室，山東 濟(jì)南 250200；2.齊魯師范學(xué)院 繼續(xù)教育學(xué)院，山東 濟(jì)南 250013)

在“數(shù)據(jù)為王”的時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展，隨著新一代信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用和智能科學(xué)、數(shù)據(jù)科學(xué)等科學(xué)范式的應(yīng)用，高校檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)海量產(chǎn)生，爆炸式的增長速度難以想象。高校檔案信息的記錄方式、存儲(chǔ)模式和傳播途徑發(fā)生了新的變化，“原生環(huán)境數(shù)據(jù)化、形成方式數(shù)據(jù)化、來源形態(tài)數(shù)據(jù)化”的檔案形成生態(tài)逐漸形成[1]5。檔案管理主體逐漸由傳統(tǒng)的實(shí)體檔案、數(shù)字檔案演變?yōu)橐詳?shù)據(jù)檔案為主，檔案資源由此實(shí)現(xiàn)了從數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的重大轉(zhuǎn)變。如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的多樣利用有效共享，成為高校檔案部門研究的重要課題。

一、檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

1992年，馮惠玲教授發(fā)文《檔案工作現(xiàn)代化的重大課題——論檔案計(jì)算機(jī)檢索的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備》，首次提出“檔案數(shù)據(jù)”的概念，開拓出檔案學(xué)研究的新領(lǐng)域，相關(guān)研究隨之興起[2]41-45。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，國內(nèi)學(xué)者對(duì)檔案數(shù)據(jù)的關(guān)注度急劇攀升，研究質(zhì)量和數(shù)量、深度與廣度達(dá)到高峰。檔案數(shù)據(jù)在檔案學(xué)研究中出現(xiàn)的頻次逐漸增加，成為檔案學(xué)領(lǐng)域的重要概念并廣泛應(yīng)用。然而，通過梳理相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵研究的成果較少，還沒有形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。于英香認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)是一種具備檔案屬性的數(shù)據(jù)，包括電子文檔、數(shù)字資源等[3]153。陶水龍指出檔案數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)中具有檔案屬性的數(shù)據(jù)，包括數(shù)字化檔案和電子檔案等[4]94。王金玲將檔案數(shù)據(jù)界定為檔案目錄信息資源、檔案信息內(nèi)容資源、多媒體信息資源、檔案應(yīng)用信息資源、檔案實(shí)體信息資源和檔案館庫信息資源六種類型[5]61。查閱已有文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的研究還沒有明確的概念內(nèi)涵。基于學(xué)者們從不同角度對(duì)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)涵研究的基礎(chǔ)上，金波等將檔案數(shù)據(jù)詮釋為“數(shù)據(jù)化的檔案信息及具備檔案性質(zhì)的數(shù)據(jù)記錄”[1]7。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)作為新的研究熱點(diǎn)，其內(nèi)涵還需要進(jìn)一步加深研究，將會(huì)不斷出現(xiàn)新的闡釋。

當(dāng)前，國內(nèi)對(duì)于檔案數(shù)據(jù)共享研究文獻(xiàn)較少。楊鵬分析了檔案數(shù)據(jù)共享面臨的中心化存儲(chǔ)、整合效率低、數(shù)據(jù)孤島等問題，提出了基于區(qū)塊鏈技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)共享策略[6]105-112。余友輝提出了建立高校檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)共享機(jī)制實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享[7]195-197。趙善棟認(rèn)為高校檔案數(shù)據(jù)共享應(yīng)加強(qiáng)協(xié)同機(jī)制，健全共享標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建安全保障機(jī)制、建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍[8]128-130。袁紹晚對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)共享進(jìn)行了研究，提出建立共享平臺(tái)、打造共享文化、建立數(shù)據(jù)管理組織、提升業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)素養(yǎng)等策略[9]85-89。綜上所述，檔案數(shù)據(jù)共享屬于基礎(chǔ)性研究焦點(diǎn)，目前缺乏大量的更深層次的研究內(nèi)容。

二、高校檔案數(shù)據(jù)共享的必要性

隨著社會(huì)共享時(shí)代的到來，通過資源的共享，可以減少資源閑置帶來的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用和進(jìn)一步優(yōu)化配置。高校檔案數(shù)據(jù)通過多樣化的利用，讓靜止的數(shù)據(jù)動(dòng)起來，充分挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，滿足大眾的利用需求，已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必由之路。

(一)政策標(biāo)準(zhǔn)新要求

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》就檔案利用服務(wù)發(fā)展目標(biāo)提出，“以人民為中心的檔案服務(wù)理念深入人心，檔案開放力度明顯加大、共享程度顯著提高、利用手段更加便捷，檔案資政服務(wù)、公共服務(wù)、文化教育能力明顯提升”[10]19，明確指出了當(dāng)前我國檔案數(shù)據(jù)資源共享的發(fā)展趨勢(shì)和目標(biāo)要求。

(二)信息技術(shù)發(fā)展新要求

近年來，信息技術(shù)革命的蓬勃發(fā)展，極大推動(dòng)了數(shù)據(jù)化時(shí)代的進(jìn)程。檔案作為記錄原始信息的重要載體，在不斷發(fā)展的技術(shù)環(huán)境中，正在實(shí)現(xiàn)由“模擬態(tài)”“數(shù)字態(tài)”向“數(shù)據(jù)態(tài)”的轉(zhuǎn)變，為檔案數(shù)據(jù)資源共享提供了廣闊的發(fā)展空間。巨量的館藏實(shí)體檔案經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)換為易于管理的數(shù)字檔案，在新一代信息技術(shù)背景下，通過人工智能、大數(shù)據(jù)手段，完成了數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的逐漸演進(jìn)，海量優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)為利用和共享打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，是檔案數(shù)據(jù)共享得以實(shí)現(xiàn)的重要因素。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)的日臻成熟，簡化了檔案管理工作流程，提高了服務(wù)質(zhì)量和效率。檔案管理與數(shù)據(jù)庫技術(shù)、超文本技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)相融合，克服了時(shí)空限制對(duì)共享造成的阻礙，為數(shù)據(jù)的采集、查詢和利用提供了有力的支持。大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的應(yīng)用，為檔案數(shù)據(jù)利用者提供豐富的在線服務(wù)途徑，滿足其閱覽需求，檔案數(shù)據(jù)資源的社會(huì)共享有了技術(shù)保障，從而使檔案數(shù)據(jù)的社會(huì)服務(wù)職能得到進(jìn)一步深化。

(三)檔案管理內(nèi)在發(fā)展新要求

三、高校檔案數(shù)據(jù)共享的現(xiàn)狀分析

目前，高校檔案數(shù)據(jù)更多限于學(xué)校檔案部門內(nèi)部查詢利用，開放共享意識(shí)欠缺，嚴(yán)重制約了檔案數(shù)據(jù)社會(huì)價(jià)值的有效發(fā)揮。

(一)缺乏檔案數(shù)據(jù)共享意識(shí)和共享服務(wù)體系

大部分高校檔案數(shù)據(jù)共享意識(shí)欠缺，利用服務(wù)不充分，靠前一步、主動(dòng)作為理念淡薄。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案部門的服務(wù)對(duì)象主要是校內(nèi)師生員工。社會(huì)利用者查詢檔案數(shù)據(jù)信息，需要提供身份證、畢業(yè)證、介紹信等相關(guān)有效身份證件，查詢手續(xù)復(fù)雜繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

完善的檔案數(shù)據(jù)共享服務(wù)體系的構(gòu)建是檔案數(shù)據(jù)共享的重要基礎(chǔ)，是直接影響檔案數(shù)據(jù)共享質(zhì)量和效果的主要因素。當(dāng)前許多高校還沒有建立針對(duì)數(shù)據(jù)共享的服務(wù)體系和平臺(tái)，學(xué)校內(nèi)部的行政管理部門各自為政，大部分?jǐn)?shù)據(jù)仍然在部門數(shù)據(jù)系統(tǒng)存儲(chǔ)使用，沒有及時(shí)傳輸?shù)綄W(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，部門墻依然存在。雖然部分高校建立了檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，但是提供的開放數(shù)據(jù)數(shù)量少質(zhì)量低、內(nèi)容和品種單一，并且共享方式和途徑有限，服務(wù)效率低下，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)據(jù)的利用。

(二)檔案數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一規(guī)范，存在安全隱患

高校檔案數(shù)據(jù)來源廣泛，內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，質(zhì)量參差不齊。學(xué)校各部門工作職能不同，形成的檔案數(shù)據(jù)的類別和內(nèi)容不同。部門根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)建設(shè)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，與其他部門和學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)相互獨(dú)立、分散、異構(gòu)，數(shù)據(jù)內(nèi)容和格式千差萬別，形成了“信息孤島”，相互之間有著巨大的關(guān)聯(lián)價(jià)值卻得不到充分利用，極大地影響了檔案數(shù)據(jù)共享。不同的軟件系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)在精準(zhǔn)性、完備性、規(guī)范性、穩(wěn)定性方面存在著一定的差異，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，影響了檔案數(shù)據(jù)的利用需求。

高校檔案數(shù)據(jù)數(shù)量巨大，類目眾多，內(nèi)容豐富，涉及到公共安全、國家機(jī)密、個(gè)人隱私等，特別是數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，安全隱患日益增加。檔案數(shù)據(jù)面臨被黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)，黑客借助于網(wǎng)絡(luò)攻擊、系統(tǒng)漏洞、傳播計(jì)算機(jī)病毒等方式，致使檔案數(shù)據(jù)被篡改、竊取、泄露等；檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施包括存儲(chǔ)設(shè)備、運(yùn)行設(shè)備、一體機(jī)和其他軟硬件設(shè)施的老化損壞、更新?lián)Q代緩慢；檔案人員專業(yè)操作能力不強(qiáng)、技術(shù)水平欠缺、操作不當(dāng)?shù)龋T多隱患直接影響著檔案數(shù)據(jù)共享的安全利用。

(三)檔案數(shù)據(jù)開放尺度難以把握，利用共享形式單一

高校辦公系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，特別是在線歸檔方式和技術(shù)的發(fā)展，為檔案數(shù)據(jù)共享提供了巨量數(shù)據(jù)資源。面對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)開放與利用限制經(jīng)常存在沖突，難以掌握開放方式與權(quán)限管控的尺度。權(quán)限管控嚴(yán)格，業(yè)務(wù)流程不暢通；權(quán)限管控放松，難以保證數(shù)據(jù)安全。如何界定開放程度是共享面臨的實(shí)際問題。目前，大多數(shù)高校仍沿用傳統(tǒng)服務(wù)方式，檔案部門通過內(nèi)部查詢，將所需數(shù)據(jù)提供給利用者，服務(wù)方式單一，極大限制了檔案數(shù)據(jù)的利用需求。

根據(jù)機(jī)器人的作業(yè)任務(wù)需求及高壓室環(huán)境模型，機(jī)器人要求具有較大的工作空間并且具有較高的自由度以便完成復(fù)雜的檢測(cè)和操作任務(wù)?？紤]采用機(jī)械臂搭載多功能末端工具盤的設(shè)計(jì)方案，機(jī)械臂保證多功能末端工具盤達(dá)到指定的位姿，由多功能末端工具盤完成指定的檢測(cè)和操作任務(wù)。機(jī)械臂采用的是UR5型六關(guān)節(jié)機(jī)械臂。根據(jù)該機(jī)械臂的構(gòu)型和結(jié)構(gòu)參數(shù)，通過Denavit-Hartenber法建立各連桿的坐標(biāo)系，如圖12所示，并推導(dǎo)相應(yīng)的運(yùn)動(dòng)學(xué)方程。運(yùn)動(dòng)學(xué)方程表示為：

四、高校檔案數(shù)據(jù)共享的策略探析

高校檔案數(shù)據(jù)共享，必須強(qiáng)化以人民為中心的理念，以提升服務(wù)能力和水平為目標(biāo)，從“建設(shè)共享平臺(tái)、構(gòu)建保障體系，確立開放方式，創(chuàng)新服務(wù)模式”等四個(gè)方面著手。

(一)建設(shè)高校檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)”、5G技術(shù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能的發(fā)展，檔案管理智能化建設(shè)受到了前所未有的關(guān)注。特別是通過建設(shè)共享平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)并對(duì)外提供檔案訪問數(shù)據(jù)，使迅速發(fā)展的檔案數(shù)據(jù)化完全順應(yīng)了“讓數(shù)據(jù)多跑路”的時(shí)代要求。構(gòu)建基于新一代信息技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理向智慧型檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)化，提升利用效能，讓利用者方便快捷地獲取和利用檔案數(shù)據(jù)，對(duì)于提升檔案管理服務(wù)能力，具有廣闊發(fā)展前景和重要應(yīng)用價(jià)值。

高校檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)是依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，集采集、存儲(chǔ)、發(fā)布、利用等功能的軟硬件集合體，以豐富的檔案數(shù)據(jù)資源為基礎(chǔ)，面向?qū)W校各部門業(yè)務(wù)開展、管理決策、師生員工利用和社會(huì)共享提供工具支持，進(jìn)行復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)檢索以及快捷準(zhǔn)確地在線查詢，高效地分析處理巨量數(shù)據(jù)，是各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)利用的技術(shù)支撐，是順應(yīng)信息化技術(shù)水平發(fā)展、服務(wù)檔案利用共享的架構(gòu)平臺(tái)，具有監(jiān)測(cè)分析檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行及規(guī)范檔案數(shù)據(jù)共享管理體系等功能。平臺(tái)貯存學(xué)校各個(gè)歷史階段的教學(xué)、科研、行政、黨群、基建、財(cái)會(huì)、人事等多方面工作的大量數(shù)據(jù)。檔案部門利用現(xiàn)代信息技術(shù)將巨量數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一匯聚到檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)手段進(jìn)行融合融通，及時(shí)實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確有效的開放利用服務(wù)。建立共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向以大數(shù)據(jù)為核心的全方位一體化的智慧型管理的快速轉(zhuǎn)型，為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供精細(xì)化、深層次的數(shù)據(jù)利用賦能，滿足廣大利用者精準(zhǔn)快捷的服務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)高校業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用平臺(tái)、數(shù)據(jù)資源無縫集成，數(shù)據(jù)信息交互共享高度融合。平臺(tái)以保密原則為基礎(chǔ)，整合數(shù)據(jù)資源，減少數(shù)據(jù)流通的壁壘，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的校內(nèi)共享、校際共享和社會(huì)共享。

(二)構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)共享保障體系

一是構(gòu)建數(shù)據(jù)采集保障體系。完整齊全、質(zhì)量上乘的檔案數(shù)據(jù)是共享平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)的數(shù)量及質(zhì)量關(guān)乎整個(gè)平臺(tái)的運(yùn)行和共享的效果，因此數(shù)據(jù)采集和存儲(chǔ)在平臺(tái)建設(shè)中處于重要地位。

首先，要統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集與存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。保障檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案部門必須統(tǒng)一規(guī)范各部門數(shù)字化采集、數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)以及信息化傳輸，保證每個(gè)服務(wù)器終端與檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)快速對(duì)接，否則數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和調(diào)用會(huì)出現(xiàn)技術(shù)問題。檔案數(shù)據(jù)的邊界在大數(shù)據(jù)背景下逐漸擴(kuò)展，信息存儲(chǔ)能力不斷增強(qiáng)，擴(kuò)大了檔案的保存范圍。將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理流程對(duì)接，通過電子文件歸檔與電子檔案管理原型系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的有效管理。建立檔案數(shù)據(jù)共享機(jī)制和服務(wù)體系，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的多樣化利用。各部門既要加強(qiáng)多元數(shù)據(jù)、綜合數(shù)據(jù)、完整數(shù)據(jù)、全面數(shù)據(jù)的收集，又要注重底層化、復(fù)雜化、碎片化數(shù)據(jù)的采集，實(shí)現(xiàn)“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管”，為檔案數(shù)據(jù)利用提供數(shù)據(jù)保障。

其次，采集數(shù)據(jù)要從最關(guān)鍵的數(shù)據(jù)開始。通過適度的自頂向下的規(guī)劃，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)梳理具體分析，形成源端的數(shù)據(jù)資源目錄、數(shù)據(jù)湖的數(shù)據(jù)資源目錄、利用共享的數(shù)據(jù)資源目錄，明確檔案數(shù)據(jù)共享的具體內(nèi)容，便于在采集時(shí)目的明確、重點(diǎn)掌握。同時(shí)關(guān)注自底向上的需求調(diào)研，采用問卷調(diào)查等形式積極了解利用者的關(guān)注熱點(diǎn)，以需求促開放。另外，要將價(jià)值高、利用率高、難度大的數(shù)據(jù)，放在采集的首位，具有跨部門價(jià)值的數(shù)據(jù)應(yīng)采盡采。

二是構(gòu)建安全保障體系。保障平臺(tái)運(yùn)行安全和數(shù)據(jù)本身無損及安全存儲(chǔ)使用，確保個(gè)人隱私、公共安全和國家機(jī)密安全，是實(shí)施共享的關(guān)鍵因素。

一方面，要保障數(shù)據(jù)共享平臺(tái)安全。安全是檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)管理工作的重中之重[11]49，是平臺(tái)運(yùn)行的生命線，必須制定嚴(yán)格的監(jiān)督管理機(jī)制和全面的安全保障制度，加強(qiáng)平臺(tái)的管理和應(yīng)用，確保在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下安全高效運(yùn)行。檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)要具有防火墻技術(shù)、平臺(tái)自身防注入、系統(tǒng)補(bǔ)丁等主動(dòng)防御機(jī)制，提升系統(tǒng)的自動(dòng)防御能力。針對(duì)自然災(zāi)害可能造成的破壞，制定相應(yīng)的應(yīng)急措施減小系統(tǒng)損失，采取數(shù)據(jù)異質(zhì)異地備份等方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效保護(hù)，確保系統(tǒng)及時(shí)恢復(fù)運(yùn)行。對(duì)硬件設(shè)備定期檢查更新，及時(shí)安裝殺毒軟件，防范黑客和計(jì)算機(jī)病毒入侵。對(duì)檔案管理人員實(shí)施操作規(guī)程培訓(xùn)，提高安全管理意識(shí)，明確崗位責(zé)任，嚴(yán)禁操作不當(dāng)造成損失。

另一方面，要保障數(shù)據(jù)安全。隨著《國家數(shù)據(jù)安全法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《個(gè)人隱私保護(hù)法》等陸續(xù)頒布，數(shù)據(jù)安全深刻影響著高校檔案數(shù)據(jù)開放共享的進(jìn)程。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)成為學(xué)校寶貴的數(shù)字資產(chǎn)和財(cái)富，是促進(jìn)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的要素之一。從保密角度出發(fā)，保障檔案數(shù)據(jù)全生命周期的管理和數(shù)據(jù)處理合乎法律規(guī)范，重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)的應(yīng)用場(chǎng)景和隱私安全以及敏感數(shù)據(jù)保護(hù)，由單一平臺(tái)或數(shù)據(jù)，擴(kuò)展到覆蓋數(shù)據(jù)的所有環(huán)節(jié)和應(yīng)用場(chǎng)景，重視數(shù)據(jù)角色權(quán)限管理。數(shù)據(jù)平臺(tái)安全作為最底端、最基本組件要為其上數(shù)據(jù)的運(yùn)行提供安全保障；數(shù)據(jù)管理安全是在數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)過程中提供保護(hù)功能；最頂端的隱私安全是以數(shù)據(jù)安全為基礎(chǔ)對(duì)敏感數(shù)據(jù)的有效保護(hù)。要建立貫穿于數(shù)據(jù)平臺(tái)安全、數(shù)據(jù)管理安全、隱私保護(hù)安全全過程的合規(guī)處理機(jī)制。

(三)確立高校檔案數(shù)據(jù)開放共享方式

如何界定開放的程度是高校檔案數(shù)據(jù)共享面臨的主要問題，因此要根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容和具體利用對(duì)象確定不同開放方式。

完全開放：利用者查詢檔案數(shù)據(jù)不需要走審批流程，不受時(shí)間和地域的限制，隨時(shí)需要隨時(shí)查詢，實(shí)現(xiàn)了全面利用共享。對(duì)于完全開放的檔案數(shù)據(jù)，可以統(tǒng)一上傳至共享平臺(tái)公共數(shù)據(jù)庫，由平臺(tái)統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理，各參與部門無條件利用共享，并提供線上檔案目錄和全文數(shù)據(jù)的公開檢索及查閱服務(wù)。

可控開放：檔案數(shù)據(jù)查詢使用時(shí)必須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批的數(shù)據(jù)，對(duì)于可控開放數(shù)據(jù)，由于安全保密性要求較高，宜采取全文數(shù)據(jù)庫分布存儲(chǔ)于學(xué)校檔案系統(tǒng)，由檔案部門管理維護(hù)，學(xué)校只向平臺(tái)傳輸數(shù)據(jù)目錄，平臺(tái)建立統(tǒng)一目錄檢索體系，線上提供目錄檢索、查詢。利用者通過網(wǎng)上提交預(yù)約查詢申請(qǐng)和相關(guān)身份證明材料，檔案部門依據(jù)查閱權(quán)限審批，以事先約定方式反饋。

不可開放：包括學(xué)校檔案部門從數(shù)據(jù)資源安全性出發(fā)，明確禁止開放的檔案數(shù)據(jù)和具體部門明確標(biāo)識(shí)不予開放的檔案數(shù)據(jù)。對(duì)于涉密數(shù)據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密工作規(guī)定，其檔案數(shù)據(jù)只能存儲(chǔ)于獨(dú)立的涉密計(jì)算機(jī)或系統(tǒng)內(nèi)，不得在非涉密的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)利用。

眾多的檔案數(shù)據(jù)屬于哪種開放形式不是由數(shù)據(jù)本身所決定的，而是由數(shù)據(jù)和利用對(duì)象共同決定的，離開利用對(duì)象談某個(gè)檔案數(shù)據(jù)是否可以開放很難具備實(shí)際操作性。不同類型的開放方式，為數(shù)據(jù)的收集和保管工作提供了依據(jù)，提升了數(shù)據(jù)的利用水平，間接降低了檔案數(shù)據(jù)共享成本，在安全的共享環(huán)境下，體現(xiàn)了檔案的參考、憑證價(jià)值，保證了共享平臺(tái)下載的檔案數(shù)據(jù)的法律效力[12]114。

(四)創(chuàng)新高校檔案數(shù)據(jù)共享服務(wù)模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)共享是檔案部門創(chuàng)新服務(wù)方式的重要舉措。檔案部門要及時(shí)調(diào)整工作思路，不斷改變信息化背景下的檔案管理方式和服務(wù)模式，提升檔案服務(wù)現(xiàn)代化水平，真正實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”的服務(wù)理念，在科技發(fā)展突飛猛進(jìn)的時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)利用途徑更加方便快捷。

智能語音電話服務(wù)。將廣大師生關(guān)注度高、咨詢量大、急需解決的問題納入智能語音系統(tǒng)內(nèi)，形成語言簡捷、邏輯清晰、指向明確的解答內(nèi)容，全天24小時(shí)開展個(gè)性化的語音服務(wù)，提高了檔案數(shù)據(jù)利用共享的便捷性和實(shí)效性。

共享平臺(tái)遠(yuǎn)程查詢。在檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，完全開放信息不需要注冊(cè)，上網(wǎng)即可瀏覽。對(duì)于可控開放信息，可在平臺(tái)注冊(cè)并實(shí)名認(rèn)證通過線上線下相結(jié)合的方式遠(yuǎn)程利用。實(shí)名認(rèn)證在填寫身份證信息后，再通過支付寶實(shí)名認(rèn)證或銀聯(lián)實(shí)名認(rèn)證等方式確認(rèn)身份信息。

檔案微信公眾號(hào)。微信是擁有海量用戶的自媒體平臺(tái)，微信公眾號(hào)與檔案管理相融合，檔案微信公眾號(hào)應(yīng)運(yùn)而生。利用者通過微信平臺(tái)關(guān)注檔案微信公眾號(hào)，可以了解高校最新檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)便捷的檔案查詢預(yù)約，線上提交查檔申請(qǐng)，注明查閱內(nèi)容和用途，上傳有效身份信息，在系統(tǒng)設(shè)定的時(shí)間內(nèi)獲取紙質(zhì)檔案。檔案微信公眾號(hào)開創(chuàng)了檔案數(shù)據(jù)利用共享服務(wù)新模式。

五、結(jié)語

新一代信息技術(shù)背景下，檔案數(shù)據(jù)共享已成為檔案管理工作面臨的重要挑戰(zhàn)。高校檔案部門要充分認(rèn)識(shí)共享的必要性，直面問題，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，積極構(gòu)建共享平臺(tái)和保障體系，不斷開發(fā)和挖掘便捷的服務(wù)途徑，加大檔案數(shù)據(jù)的開放力度，滿足新時(shí)期檔案數(shù)據(jù)利用多樣化需求，促進(jìn)高校檔案數(shù)據(jù)的社會(huì)共享。