劉笑榮

干部人事檔案是記錄干部個人信息以及其在位期間工作情況的一項證明，通過查閱干部人事檔案，可使單位對干部的工作能力和專業(yè)素質(zhì)等信息都有所了解和掌握。傳統(tǒng)的檔案管理工作通常采用紙質(zhì)檔案，常出現(xiàn)信息模糊不清、查找困難甚至丟失的情況，為檔案管理工作帶來不便。因此，為順應(yīng)我國社會現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，必須加強干部人事檔案信息化管理進程，全面促進人事管理創(chuàng)新。基于此，本文分析了干部人事檔案信息化管理的重要性，提出幾點加強干部人事檔案信息化管理的具體措施，以期為相關(guān)檔案管理工作者提供參考與借鑒。

我國改革開放幾十年來，各行各業(yè)均飛速發(fā)展并取得了一定的成果，這與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展是分不開的。信息化技術(shù)在檔案管理工作中也得到了較為廣泛的應(yīng)用，但許多地區(qū)的檔案管理工作人員并未認識到干部人事檔案管理信息化的重要性，依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。雖然紙質(zhì)檔案也有其相應(yīng)的優(yōu)點，但較為落后，已經(jīng)無法很好適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，阻礙干部人事檔案管理工作效率的提高。為使干部人事檔案管理更具備規(guī)范性、安全性，應(yīng)積極采取信息化手段進行改革，加快干部人事檔案管理工作信息化建設(shè)，促進我國社會現(xiàn)代化發(fā)展。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）提高檔案查詢的效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，導(dǎo)致在查詢資料時存在極大的不便，全面推廣干部人事檔案信息化管理可以有效提高檔案的信息化價值。為使干部人事檔案管理工作展現(xiàn)出一定的信息化價值，最重要的一個步驟即將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行信息化處理，將其內(nèi)容轉(zhuǎn)化替換為電子信息，并且及時輸入到計算機中，利用合適的軟件保存在檔案系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中。通過信息化檔案管理的方式，可以使檔案管理人員在查詢資料、查詢相關(guān)干部人事信息時更加方便、快捷，如通過檔案管理軟件附帶的信息檢索功能，通過輸入關(guān)鍵詞的方法快速檢索到相關(guān)信息，省去了傳統(tǒng)檔案管理工作中煩瑣的查詢方式。此外，還可以利用檔案管理軟件直接提取并應(yīng)用相關(guān)數(shù)據(jù)，若檔案信息內(nèi)容出現(xiàn)變動還可以直接在線進行修改。若需要存檔的干部人數(shù)較多，或需要存檔的干部構(gòu)成較為復(fù)雜，采用信息化檔案管理方式可以有效縮短檔案查詢所需的時間，提高檔案管理工作的整體效率。

（二）提高檔案管理規(guī)范性

加強干部人事檔案的信息化管理，可以有效促進檔案管理規(guī)范化，在將干部人事檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔r，通常需要要求填寫人員完全遵照檔案信息管理系統(tǒng)的規(guī)范要求進行規(guī)范的信息填寫工作，其規(guī)范中明確規(guī)定了檔案信息化所需的字體、文字大小以及內(nèi)容、格式等，可以有效改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所存在的手寫字體不清、難以辨認、書寫內(nèi)容不全以及格式不規(guī)范等情況。在相關(guān)檔案管理工作人員進行信息查詢時，僅需要將所需查找的人員姓名、編號或關(guān)鍵詞等信息輸入，利用檢索功能即可以快速查詢出相應(yīng)的信息。此外，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案等過程中，需要應(yīng)用大量信息技術(shù)，做好檔案的數(shù)據(jù)遷移工作，并且在內(nèi)部系統(tǒng)進行檔案共享，提高檔案信息的有效利用率，使相應(yīng)的干部人事檔案得到規(guī)范化管理。

（三）提高檔案保存的安全性

由于檔案中記錄了大量重要信息，所以在保存管理過程中需要較高的安全性，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通常采用筆墨在紙張上書寫的形式，若要對其長期保存，則必須保證其保存環(huán)境始終保持一定范圍內(nèi)的溫度、濕度，并且需要保存環(huán)境長期不受強烈陽光照射，以對其進行良好的保存，避免出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡模糊不清的情況，導(dǎo)致無法辨識其中的重要信息，對檔案信息的長久保管帶來阻礙。并且要想長期保持科學(xué)合理的檔案保存環(huán)境，需要投入一定的管理成本，會使檔案管理工作的整體預(yù)算較高，可行性不高。此外，由于紙質(zhì)檔案自身的特性，十分容易在火災(zāi)中引燃，若發(fā)生漏水等情況也會嚴重損毀紙質(zhì)檔案，影響檔案管理工作的安全性。因此，首先需要考慮到檔案保存的安全性，利用相關(guān)的信息技術(shù)，將檔案進行數(shù)字化處理，再通過一定的加密處理后，有效提升干部人事檔案的安全性能，更加便于長期保管，避免紙質(zhì)檔案常出現(xiàn)的保管不當?shù)葐栴}，使干部人事檔案得到更加長久、安全的保存，并且有效提高了其完整性以及可用性。并且信息化檔案可以通過上傳云端進行長久保存，安全性得以保障。

二、目前干部人事檔案信息化管理過程中存在的問題

隨著我國社會不斷開展現(xiàn)代化變革，干部人事檔案信息化管理工作已經(jīng)初見成效，并且發(fā)揮了一定的正面作用。但在干部人事檔案信息化過程中，仍然存在一定問題，影響信息化工作開展，阻礙了干部人事檔案信息化發(fā)展的步伐，具體問題如下：

（一）干部人事檔案信息化管理缺乏相應(yīng)設(shè)備

干部人事檔案信息化管理需要借助許多硬件設(shè)施，如計算機，信息化管理的所有操作都基于此，因此是不可或缺的設(shè)備之一，此外，還有用于掃描紙質(zhì)檔案的掃描儀、用于存儲信息的移動存儲設(shè)備、打印機或復(fù)印機等設(shè)備，都是建設(shè)干部人事檔案信息管理系統(tǒng)所必需的硬件設(shè)備。購入上述設(shè)備以及后續(xù)的保養(yǎng)、維修工作都需要消耗大量經(jīng)費，由于檔案管理工作人員未對檔案信息化管理工作給予足夠的重視，片面地認為投入大量經(jīng)費用于購買這些硬件設(shè)備是沒有必要的，欠缺長遠的目光，導(dǎo)致沒有足夠的硬件設(shè)備支撐干部人事檔案信息化的進程。此外，由于目前階段企業(yè)未建立完善的干部人事檔案管理體系，檔案信息的錄入缺少科學(xué)性，或未應(yīng)用相關(guān)的信息化管理系統(tǒng)和軟件，會導(dǎo)致電子信息的管理存在漏洞，無法將電子檔案上傳至檔案管理系統(tǒng)中，使檔案無法得到安全、統(tǒng)一的管理，并且無法通過網(wǎng)絡(luò)進行共享，為管理和查閱工作帶來不便，無法發(fā)揮檔案信息化管理的全部優(yōu)勢。

（二）干部人事檔案信息化管理安全風險

加強干部人事檔案信息化建設(shè)，其主要目的是為了實現(xiàn)干部人事檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，使擁有權(quán)限的相關(guān)工作人員均可便攜地進行資料查閱工作。但隨著信息化檔案在網(wǎng)絡(luò)上的上傳和保存，網(wǎng)絡(luò)安全風險也隨之加大。近些年來網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展并得到普及，上傳至網(wǎng)絡(luò)的檔案信息可能存在遭受木馬入侵、信息丟失、信息外泄等許多安全問題，影響檔案信息化管理工作的安全性。此外，由于在檔案信息化管理的過程中，檔案中的信息與其保存載體之間聯(lián)系不夠緊密，隨時可以互相分離，檔案信息發(fā)生泄漏后，會通過網(wǎng)絡(luò)途徑快速進行傳播擴散，由于互聯(lián)網(wǎng)自身的特點，檔案信息很難得到及時的補救，嚴重破壞了干部人事檔案的安全保密性。

（三）信息化管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

干部人事檔案信息化管理，需要相關(guān)的檔案管理人員不僅具備傳統(tǒng)檔案管理工作所必需的專業(yè)業(yè)務(wù)能力，具備一定的政治素養(yǎng)，還應(yīng)同時具備應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力，以更好地為檔案信息化而服務(wù)。但許多人力資源管理部門往往對信息化檔案管理工作的認知不明確，在用人方面依舊遵循傳統(tǒng)檔案管理工作的要求，未對檔案管理部門投入足夠的人力資源。并且由于相關(guān)部門未認識檔案信息化管理的重要性，檔案管理部門工作人員很少有機會參與專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，導(dǎo)致人力資源市場上缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員，不利于干部人事檔案信息化的建設(shè)以及在實際工作中的推廣與應(yīng)用。

（四）管理方式的創(chuàng)新性不高

部分檔案管理人員在開展干部人事檔案信息化管理的過程中，依然遵循傳統(tǒng)的檔案管理模式，在工作內(nèi)容和工作方式上缺少相應(yīng)的創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的水平有限，效果無法滿足預(yù)期。由于部分檔案管理工作人員適應(yīng)了傳統(tǒng)的檔案管理方式，未在工作過程中對自身專業(yè)水平進行有效提升，對信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認識不足，因此其專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)有限，無法滿足檔案信息化管理的實際工作所需。在出現(xiàn)較為復(fù)雜、煩瑣的檔案信息問題時，選擇用傳統(tǒng)的管理方式對其進行解決，不僅工作效率低，還十分容易出現(xiàn)信息錯誤的現(xiàn)象，使檔案管理工作整體發(fā)展受限。

三、完善干部人事檔案信息化管理的措施

（一）完善干部人事檔案信息化管理所需設(shè)備

要想完善干部人事檔案信息化管理，首先應(yīng)確保具備相應(yīng)的硬件設(shè)備，可以滿足人事檔案信息化管理所需。檔案管理部門先明確檔案信息化管理所需的硬件設(shè)備，如計算機和復(fù)印機等等，將需求上報至財務(wù)管理部門進行批款，然后統(tǒng)一購入并安裝相應(yīng)的硬件設(shè)備，為干部人事檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)建立相應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng)，明確相關(guān)的信息化管理標準。第一，在將紙質(zhì)信息錄入系統(tǒng)時，應(yīng)嚴格遵循相關(guān)的錄入標準，按照標準中規(guī)定的內(nèi)容、格式統(tǒng)一進行錄入。在管理信息化檔案的過程中，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保擁有權(quán)限的工作人員才可以調(diào)取并查閱相關(guān)干部人事檔案，為工作職能不同的人員賦予不同的權(quán)限，如部分人員僅可對檔案進行查閱，而檔案管理工作人員則擁有相應(yīng)的更改信息權(quán)限，避免信息外流可能帶來的一系列問題。第二，在錄入電子檔案的過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容具備一定的真實性，應(yīng)建立完善的電子檔案內(nèi)容標準，相關(guān)人員應(yīng)嚴格按照標準對上傳的檔案內(nèi)容進行審核，以確保檔案具備一定的真實性和客觀性。通過購入相應(yīng)的硬件設(shè)備以及完善相關(guān)的管理體制，有效促進干部人事檔案信息化建設(shè)。

（二）完善檔案信息的安全保障體系

在加強干部人事檔案信息化的過程中，應(yīng)采用有效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)安全風險進行預(yù)防和控制，例如防火墻、病毒查殺軟件、信息自動備份等技術(shù)，從而對電子檔案形成嚴密的保護，避免由于網(wǎng)絡(luò)安全風險所帶來的一系列問題。提高干部人事檔案信息化管理的安全性，完善人事檔案信息的安全保障體系，應(yīng)從以下幾個角度入手：從技術(shù)角度來說，應(yīng)運用當下最先進的技術(shù)手段，對檔案進行加密處理，并且完善網(wǎng)絡(luò)運行的防火墻機制，有效抵擋電腦病毒入侵;從法律法規(guī)角度來說，應(yīng)嚴格遵循國家網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全保護法規(guī)，以確保檔案信息的安全性;從日常檔案管理角度來說，相關(guān)負責人應(yīng)及時做到日常的網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作，并且應(yīng)做到定期對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行維護、備案等工作;從預(yù)警機制角度來說，相關(guān)責任人應(yīng)及時地建立起檔案管理預(yù)警機制，最大限度地減少檔案泄密等事件的發(fā)生，工作人員也應(yīng)加強檔案管理的保密意識，增加檔案管理的安全性。

（三）加強對人才素質(zhì)能力的培養(yǎng)

加強專業(yè)信息化人才素質(zhì)能力的培養(yǎng)是健全人事檔案信息化的重要環(huán)節(jié)。管理人員所需具備的現(xiàn)代化能力應(yīng)包含設(shè)備的操作、軟件的使用、文件的保存和處理等多個方面，這就要求現(xiàn)階段檔案管理人員具備更高的專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，更加充分地掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而提高其工作成效。在開展檔案信息化工作前，應(yīng)對各個崗位工作人員進行特殊化培訓(xùn)，由于各個崗位所需的工作能力是不同的，所以需要對工作人員進行點對點的特殊化培訓(xùn)，用具有針對性的培訓(xùn)方案，以不斷提升檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)和綜合實踐能力。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)增加檔案管理人員的信息化能力，使管理人員全面掌握管理檔案工作中所需的技術(shù)與軟件，不斷提高檔案管理人才的信息化能力，從而推動我國現(xiàn)階段檔案管理工作信息化建設(shè)。

（四）完善檔案信息的監(jiān)管機制

由于我國人事檔案管理工作起步晚，現(xiàn)階段的人事檔案管理工作還存在著若干不足，關(guān)于檔案管理的法治建設(shè)尚不完善，所以提高干部人事檔案信息化管理應(yīng)該盡快建立檔案信息監(jiān)管機制。負責單位應(yīng)建立起嚴格的檔案管理標準，對檔案新的查閱、復(fù)制、拍照等行為進行嚴格監(jiān)控，并要定期、定時進行干部檔案的檢查工作，當發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)查看、拍攝、復(fù)制干部檔案的行為時，應(yīng)嚴格按照規(guī)章制度進行點對點的責任追究，在最大限度內(nèi)保證干部檔案信息的安全與有序開展。

結(jié) 語

干部人事檔案信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然，這種新型的檔案管理方式，既可以創(chuàng)新傳統(tǒng)管理工作，提高檔案管理工作效率，還能夠促進檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，結(jié)合更多現(xiàn)代技術(shù)和新型管理手段，使檔案管理工作更加智能化。因此，檔案管理相關(guān)工作人員應(yīng)積極完善檔案管理體系，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，保障檔案信息的安全，同時完善相關(guān)監(jiān)管機制，促進干部人事檔案信息化發(fā)展，全面推動人事管理工作創(chuàng)新。

（作者單位：陜西液化天然氣投資發(fā)展有限公司）

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