張少萍 崔慧婷 李風(fēng)芹 王永照 王靖旭

摘 要：隨著信息化的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理模式也隨之改變，進(jìn)入了信息化建設(shè)中。而作為醫(yī)院檔案的重要組成部分——會(huì)計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)電子化管理，卻步伐滯緩。文章從會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀、會(huì)計(jì)檔案電子化管理問(wèn)題和策略等方面，分析探討公立醫(yī)院如何安全、有效地借助信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 會(huì)計(jì)檔案 電子化

中圖分類(lèi)號(hào)：F062.5G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2022）02-235-02

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康、智慧醫(yī)療”的健康推進(jìn)，公立醫(yī)院加快了全面信息化建設(shè)的步伐，在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了信息化管理。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)信息化管理是順勢(shì)而為，而會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)院檔案的重要部分，在大數(shù)據(jù)的信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)電子化管理也是必然要求，為醫(yī)院早日實(shí)現(xiàn)全面信息化管理添磚加瓦。2015年12月11日，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案，確定了電子會(huì)計(jì)檔案在法律上、實(shí)踐中的合法身份。

一、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化的必要性

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。作為公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案，具有區(qū)別于其他單位的特殊性。

首先，公立醫(yī)院具有集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健于一體，多功能特征。產(chǎn)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)多，反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的會(huì)計(jì)資料同步增多。這些會(huì)計(jì)資料不僅僅體現(xiàn)在醫(yī)院職工參加學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)、進(jìn)修等的差旅費(fèi)、科研、教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生的合規(guī)費(fèi)用，醫(yī)院日常應(yīng)付、應(yīng)收賬款、衛(wèi)生耗材、固定資產(chǎn)入庫(kù)、工程建設(shè)、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析、銀行對(duì)賬等需裝訂成冊(cè)的紙質(zhì)憑證，還體現(xiàn)在門(mén)急診、住院和醫(yī)保大病的各個(gè)患者的就診信息和資金收付明細(xì)的保存。比如目前門(mén)診收費(fèi)采取預(yù)交金模式，數(shù)額巨大，存檔的門(mén)診收入日?qǐng)?bào)表是從HIS系統(tǒng)導(dǎo)出的匯總報(bào)表，而預(yù)交金余額明細(xì)以電子化形式存儲(chǔ)在醫(yī)院HIS系統(tǒng)，信息工程師和門(mén)診收費(fèi)相關(guān)負(fù)責(zé)人一定要做好系統(tǒng)維護(hù)、備份，防止數(shù)據(jù)丟失，造成不必要的醫(yī)患糾紛。

其次，紙質(zhì)載體保存的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案具有真實(shí)性、穩(wěn)定性和不可修改性的優(yōu)點(diǎn)，但隨著會(huì)計(jì)資料的越來(lái)越多，保管期限的延長(zhǎng)，其中憑證類(lèi)檔案保管期限由15年延長(zhǎng)到30年，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的弊端凸顯。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案需要占用很大的空間去存放，而以醫(yī)療為主的公立醫(yī)院，寸土寸金，空間不足是存儲(chǔ)的大問(wèn)題，而且會(huì)計(jì)檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求高，需要防潮、防蟲(chóng)、通風(fēng)，房屋還需質(zhì)檢通過(guò)的承重能力，加上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案重視度不夠等等局限條件，勢(shì)必引導(dǎo)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案向電子會(huì)計(jì)檔案推進(jìn)。

第三，醫(yī)院紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案從原始憑證的收集、整理，制單、支付，填制記賬憑證，審核，會(huì)計(jì)憑證裝訂，整個(gè)會(huì)計(jì)核算流程需要耗費(fèi)大量的紙張、耗材和人力，這也與國(guó)家提倡的綠色、環(huán)保、健康、節(jié)約資源理念相悖。公立醫(yī)院每月產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證很多，平均每月約2000多張憑證，會(huì)計(jì)檔案存放時(shí)間的延長(zhǎng)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量和會(huì)計(jì)檔案裝訂質(zhì)量有更高的要求，增加了財(cái)務(wù)人員工作量。但財(cái)務(wù)人員并不是專(zhuān)業(yè)的裝訂人員，憑證裝訂質(zhì)量不佳，外觀不嚴(yán)謹(jǐn)問(wèn)題仍存在。

第四，公立醫(yī)院需要迎接很多的檢查、審計(jì)、評(píng)審、考核等，如三甲評(píng)審、績(jī)效考核，每年的財(cái)務(wù)收支、財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)、領(lǐng)導(dǎo)人的離任審計(jì)等等，對(duì)財(cái)務(wù)的審計(jì)是重點(diǎn)，通過(guò)調(diào)取會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行存款日記賬、會(huì)計(jì)賬簿、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等資料，來(lái)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在財(cái)務(wù)管理中的問(wèn)題。頻繁的查閱、搬運(yùn)，復(fù)印，耗時(shí)耗力耗資源，還容易造成會(huì)計(jì)憑證紙張破碎、缺失。

總之，公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化管理勢(shì)在必行。

二、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化管理的主要問(wèn)題

醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案是指醫(yī)院在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等電子設(shè)備接收、查閱、傳輸和存儲(chǔ)于磁盤(pán)、光盤(pán)等載體的，以記錄醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事項(xiàng)的發(fā)票、文檔、表格等各種形式的會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案相對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案節(jié)約了成本，具有高效性、便捷性、實(shí)時(shí)性、共享性和保密性。公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案要實(shí)現(xiàn)電子化管理，應(yīng)具備完善的環(huán)境、硬件、軟件、安全防控等的支撐，目前還面臨著許多問(wèn)題。

（一）公立醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理重視程度不夠

公立醫(yī)院目標(biāo)是建立現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度，建立智慧醫(yī)院，財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)也是信息化時(shí)代必然趨勢(shì)，但醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理沒(méi)有引起足夠的重視。公立醫(yī)院重視的是醫(yī)療、科研、教學(xué)等主營(yíng)業(yè)務(wù)，關(guān)注財(cái)務(wù)指標(biāo)、資金運(yùn)作、收益等，卻對(duì)承載上述業(yè)務(wù)的媒介重視不夠，忽視檔案工作，缺乏檔案意識(shí)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展滯后，仍守舊的習(xí)慣于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這是全面建設(shè)智慧化醫(yī)院的空白地帶。關(guān)注度不夠，醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理投入的資金和人員有限，阻礙了會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的步伐。

（二）公立醫(yī)院缺乏健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度

盡管新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了電子會(huì)計(jì)檔案合法地位，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案歸檔、保存、移交、銷(xiāo)毀等提出了要求，但目前大多數(shù)醫(yī)院并沒(méi)有提高電子檔案管理意識(shí)，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有深刻了解和認(rèn)識(shí)不足，所以針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案并沒(méi)有制定相關(guān)的管理制度，沒(méi)有規(guī)范的管理流程，沒(méi)有明確的電子會(huì)計(jì)檔案管理人員職責(zé)。制度是開(kāi)展工作的保障，沒(méi)有制度，工作難以順利開(kāi)展，公立醫(yī)院缺乏電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，給電子會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、利用、保存等方面帶來(lái)不利的影響，從而影響會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)。

（三）公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案管理安全隱患多

相對(duì)于醫(yī)院紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的占用空間、查閱不便、浪費(fèi)紙張等弊端，電子會(huì)計(jì)檔案具有高效、節(jié)約、便捷等優(yōu)點(diǎn)，但同樣都存在著安全隱患。紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案都會(huì)受到自然災(zāi)害或環(huán)境的影響，特別是電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)環(huán)境要求更高，潮濕、高溫、消磁、灰塵等都導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案損壞，數(shù)據(jù)受損，影響會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠性。電子會(huì)計(jì)檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)器和信息系統(tǒng)來(lái)傳輸、保存和利用的，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)信息更容易被篡改，且不留明顯痕跡，不容易被發(fā)現(xiàn)，降低檔案信息的真實(shí)性。若沒(méi)有嚴(yán)格的權(quán)限限制和高級(jí)的信息安全防護(hù)措施，電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)遭遇人為修改、黑客攻擊、病毒侵入和機(jī)密竊取等困擾，導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞，會(huì)計(jì)信息失真、泄露，甚至系統(tǒng)癱瘓，會(huì)給醫(yī)院造成重大的損失。

（四）公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提升

公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作往往是由醫(yī)院的財(cái)務(wù)工作人員兼任，雖熟悉財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)不足，特別針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，更缺乏管理經(jīng)驗(yàn)。而且檔案管理人員本身的檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，造成檔案管理的有效性缺失。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化管理能否順利推行，需要醫(yī)院重視、扶持，加大投入，培養(yǎng)復(fù)合型電子會(huì)計(jì)檔案管理人才，不僅具備會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)務(wù)和審計(jì)技能，同時(shí)具備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)方面的能力，能運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息化技術(shù)，熟練和規(guī)范地進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案管理操作。

三、公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電子化管理的主要策略

（一）提高重視程度，加大經(jīng)費(fèi)投入

會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的載體，其重要性不言而喻。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在信息化大潮下實(shí)現(xiàn)電子化管理，這不僅僅是財(cái)務(wù)部門(mén)的事情，更應(yīng)該得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持，在政策和資金上給予檔案管理工作支持。配備建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的硬軟件設(shè)施設(shè)備，加大技術(shù)和人才方面支持;有條件的醫(yī)院可以建立環(huán)境達(dá)標(biāo)的電子會(huì)計(jì)檔案查閱室，專(zhuān)人管理和維護(hù);構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全體系，確保電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的安全。

（二）建立健全電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理流程

醫(yī)院要依據(jù)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作，重新修訂、完善符合醫(yī)院特點(diǎn)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，增加關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案管理?xiàng)l列，主要針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、移交、保管、存儲(chǔ)備份、利用、鑒定銷(xiāo)毀等方面的條款，進(jìn)行細(xì)化完善，切實(shí)做到有規(guī)可依。完善電子會(huì)計(jì)檔案借閱、審批權(quán)限、數(shù)據(jù)維護(hù)管理流程，落實(shí)崗位責(zé)任制，規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理流程，保證電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和安全性。

（三）建立電子會(huì)計(jì)檔案安全和風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)，保證會(huì)計(jì)信息安全

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理，其高效性和風(fēng)險(xiǎn)性，便捷性和安全性是并存的。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)容易受到病毒、黑客的攻擊，醫(yī)院應(yīng)設(shè)置防火墻、高級(jí)殺毒軟件，定期檢測(cè)，增強(qiáng)會(huì)計(jì)信息安全防護(hù);嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)權(quán)限管理，完善審簽程序，層層涉密，人員分離管理，規(guī)范操作，加強(qiáng)內(nèi)控，防止個(gè)人隨意篡改會(huì)計(jì)信息;加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，把備份與原始檔案分開(kāi)保管;加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)，保證會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存介質(zhì)不受物理環(huán)境損壞;定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案軟硬件進(jìn)行完善和升級(jí)，確保會(huì)計(jì)信息安全;強(qiáng)化安全意識(shí)，加強(qiáng)安全培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的安全意識(shí)和技能，保證電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、可靠、完整和保密性。

（四）提升電子會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)

醫(yī)院要推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理，應(yīng)積極引進(jìn)或培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，方能勝任電子會(huì)計(jì)檔案管理工作。醫(yī)院要組織內(nèi)部培訓(xùn)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、檔案管理、信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的學(xué)習(xí)，提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作質(zhì)量，助力會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式的實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員不僅需要較高的職業(yè)素養(yǎng)，還應(yīng)具備優(yōu)良道德素養(yǎng)，樹(shù)立高度責(zé)任心，明確自身職責(zé)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，拒絕違法操作，確保醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案安全。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代下，會(huì)計(jì)檔案管理也應(yīng)積極創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，積極推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理，在保證電子會(huì)計(jì)檔案信息安全的基礎(chǔ)上，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率和質(zhì)量，為推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的電子會(huì)計(jì)資源支撐。

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（作者單位：青島大學(xué)附屬醫(yī)院 山東青島 266000）

（責(zé)編：若佳）

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