喬思嘉 朱小媛 四川大學(xué)華西第二醫(yī)院

一、重大公共衛(wèi)生事件專題庫的建立背景

突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會(huì)公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。

（一）國家政策

2020年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》第二十六條規(guī)定：檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對突發(fā)事件應(yīng)對活動(dòng)相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應(yīng)對活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持。檔案館保管著大量檔案信息資源，具有原始性、憑證性和延續(xù)性，是潛在的知識(shí)庫，在服務(wù)應(yīng)對重大公共衛(wèi)生事件方面具有顯著優(yōu)勢，能夠通過檔案知識(shí)服務(wù)為公共衛(wèi)生應(yīng)急管理提供有效支持，為推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化發(fā)揮積極作用。

（二）社會(huì)形勢

重大公共衛(wèi)生事件具有十個(gè)特征：（1）成因的多樣性；（2）分布的差異性；（3）傳播的廣泛性；（4）危害的復(fù)雜性；（5）治理的綜合性；（6）新發(fā)的事件不斷產(chǎn)生；（7）種類的多樣性；（8）是食源性疾病和食物中毒的問題比較嚴(yán)重；（9）是公共衛(wèi)生事件頻繁發(fā)生；（10）公共衛(wèi)生事件的危害嚴(yán)重。

近年來，世界生產(chǎn)的信息如浪潮般洶涌而來，雖然步入信息化時(shí)代，但泛濫過度導(dǎo)致難辨真?zhèn)?，我們面對各種突發(fā)的公共衛(wèi)生事件，一時(shí)間難以收集并儲(chǔ)存有價(jià)值的信息，決策時(shí)更難以從數(shù)據(jù)海中捕獲關(guān)鍵信息。

（三）醫(yī)院現(xiàn)狀

（1）醫(yī)院檔案部門成立時(shí)間短，很多歷史檔案及重要聲像資料還未歸檔，庫內(nèi)檔案總量小，范圍窄，同時(shí)不能做到應(yīng)歸盡歸。

（2）現(xiàn)存檔案以紙質(zhì)檔案為主，電子化檔案歸檔尚未全面展開。電子檔案管理工作的推進(jìn)需要對檔案管理信息化進(jìn)行頂層架構(gòu)設(shè)計(jì)及平臺(tái)搭建，而檔案管理信息化人才相對短缺。

（3）醫(yī)院各管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)較分散，各部門管理職責(zé)和范圍不同，不同部門、不同渠道、不同形式的數(shù)據(jù)缺乏有效整合，信息共享水平低。

（4）各類檔案信息存在單向流動(dòng)，服務(wù)表現(xiàn)形式單一，無法滿足利用者需要輔助決策的需求，同時(shí)信息呈現(xiàn)方式不全面完整等問題。

綜上，目前各級醫(yī)院重大公共衛(wèi)生事件檔案存在資源分散，形成資源孤島，無法形成一個(gè)系列或一個(gè)專題。同時(shí)，當(dāng)重大公共衛(wèi)生事件發(fā)生后再陸續(xù)進(jìn)行人工整理編排，決策效率勢必很低。解決上述矛盾的有效措施便是建立重大公共衛(wèi)生事件檔案專題庫。

二、構(gòu)建重大公共衛(wèi)生事件專題庫的價(jià)值闡釋

重大公共衛(wèi)生事件專題檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在某項(xiàng)重大公共衛(wèi)生事件中直接形成的各種載體的檔案，是黨委、政府以及本單位作出科學(xué)決策時(shí)的重要借鑒材料、同時(shí)為編史修志和工作查考提供可靠的依據(jù)。

但過去由于缺少規(guī)范，監(jiān)督各類重大活動(dòng)檔案管理工作的渠道不暢，活動(dòng)結(jié)束以后，活動(dòng)中形成的各類文件材料沒能及時(shí)收集和有效管理，造成了檔案材料割裂、散失、損毀和流失，給檔案信息資源建設(shè)帶來了巨大損失。因此，做好專題檔案的收集歸檔、管理與服務(wù)工作，是檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

（一）披露真相，還原事件發(fā)生時(shí)真實(shí)歷史

檔案的價(jià)值就在于原始性和真實(shí)性，能夠及時(shí)披露真相，我們可以利用檔案的真實(shí)、可靠、全面等優(yōu)勢，為重大公共衛(wèi)生事件處置提供可靠的經(jīng)驗(yàn)支撐，使醫(yī)院各項(xiàng)工作部署有跡可循，有史可依，輔助決策管理部門做出科學(xué)部署。

（二）應(yīng)對危機(jī)，提升公共事務(wù)管理能力

重大公共衛(wèi)生事件所造成的影響一般涉及多個(gè)地區(qū)，甚至覆蓋全國，各相關(guān)部門需要以精準(zhǔn)、詳細(xì)的情報(bào)信息為參照進(jìn)行方案部署。醫(yī)院作為應(yīng)對重大公共衛(wèi)生事件的參與機(jī)構(gòu)，承擔(dān)起“為國管檔、為黨守史、為民服務(wù)”的使命擔(dān)當(dāng)，為應(yīng)對重大事件提供檔案知識(shí)服務(wù)是檔案工作的職責(zé)所在。為聚合重大公共衛(wèi)生事件檔案資源，去粗取精，發(fā)掘出其中可參照且有價(jià)值的信息，以多種渠道呈現(xiàn)，服務(wù)于決策管理者，助力各項(xiàng)決策的發(fā)布，對未來相關(guān)事件的決策部署和應(yīng)急處置提供重要參考和思路。

（三）真實(shí)數(shù)據(jù)，為醫(yī)學(xué)科研工作提供參考

專題檔案主要是指各級各類醫(yī)院的重大公共衛(wèi)生事件相關(guān)資料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及實(shí)體檔案。比如重大公共衛(wèi)生事件防控過程中，臨床一線采取的重大措施、實(shí)施效果以及開展的專題科研，對重點(diǎn)病例的醫(yī)療數(shù)據(jù)分析及病情記錄文件，將會(huì)為類似事件醫(yī)學(xué)診治提供參考，為科研專家提供事實(shí)據(jù)。

三、如何組建重大公共衛(wèi)生事件檔案專題庫

（一）主動(dòng)進(jìn)行檔案資源收集工作

重大公共衛(wèi)生事件檔案包含處理及應(yīng)對過程中產(chǎn)生有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)資料、圖片及音頻等原始記錄，其清晰真實(shí)作為第一手資料，反映該事件中防控工作與生活。而這些重要檔案就需要專人進(jìn)行收集整理，收集的檔案類型主要分為以下三類：

（1）綜合類檔案。以上級有關(guān)部門與本單位應(yīng)對重大公共衛(wèi)生事件的收發(fā)文為主，重點(diǎn)記錄了國家、政府、醫(yī)院有關(guān)防控的決策部署文件與政策引導(dǎo)情況。主要由黨委、院辦、采購、保衛(wèi)、后勤等部門形成的文件材料組成，包括：收發(fā)文件、計(jì)劃總結(jié)、重要會(huì)議（黨政聯(lián)席會(huì)議、大型活動(dòng)等）檔案等。

（2）醫(yī)務(wù)類檔案。應(yīng)對重大公共衛(wèi)生活動(dòng)中所形成的醫(yī)院醫(yī)療方案、醫(yī)療監(jiān)測、會(huì)診情況、用藥記錄和科研項(xiàng)目資料等。由醫(yī)務(wù)部、法務(wù)部、科技部等部門形成的文件材料組成，包括：醫(yī)療技術(shù)、突發(fā)事件醫(yī)療管理制度、醫(yī)療協(xié)議、科研項(xiàng)目等文件材料。

（3）宣傳類檔案。比如醫(yī)院根據(jù)重大公共衛(wèi)生事件對人民群眾宣傳醫(yī)療衛(wèi)生知識(shí)，宣傳會(huì)議記錄、相關(guān)簡報(bào)、媒體宣傳報(bào)道、會(huì)議總結(jié)，以及各種科普宣傳推廣、醫(yī)療援助現(xiàn)場照片。

（二）嚴(yán)格明確歸檔要求及質(zhì)量

（1）歸檔材料應(yīng)以原件、原稿或定稿歸檔，特殊情況可用復(fù)印件或抄件歸檔。若檔案缺失無法出示原件，需要填寫說明一同歸檔。

（2）歸檔材料應(yīng)做到齊全、準(zhǔn)確、完整、字跡清楚、簽著完備。不得用純藍(lán)墨水、圓珠筆和鉛筆書寫，小型紙應(yīng)裱糊成A4幅面。

（3）卷內(nèi)文件必須層次分明，條理清楚，符合形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和完整性。

（4）對同一類型的文件材料，即一個(gè)問題、一項(xiàng)事件、一次會(huì)議形成的文件材料要作為有機(jī)聯(lián)系的一個(gè)整體。正文和附件，正文和底稿，請示與批復(fù)，來文與復(fù)文均應(yīng)保持密切聯(lián)系，放在一起組卷。

（5）錄音、錄像、照片等聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)與文件檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，在目錄中注明互見號(hào)，以保持聯(lián)系，便于查找。

（6）卷內(nèi)文件排列：單一問題按時(shí)間順序排列，二個(gè)以上問題者，以先按問題集中后，再按時(shí)間順序或重要程度排列，對重要文件歷次修改稿，以最后定稿在前，其他按次排列，一般文件只保存最后定稿，科技檔案按國家標(biāo)準(zhǔn)《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。

（7）卷內(nèi)文件的首頁空白處應(yīng)加蓋檔號(hào)章，并逐件編號(hào)，每件文件應(yīng)有頁碼，無頁碼的文件或由多份資料組成的文件應(yīng)按規(guī)范連續(xù)編寫頁碼。

（8）備考表應(yīng)填寫清楚，立卷人簽名，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后應(yīng)簽字，以示負(fù)責(zé)。

（9）歸檔案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目均應(yīng)填寫清楚，標(biāo)題要確切簡明地反映保管單位的內(nèi)容，并注明保管期限。

（10）案卷裝訂必須去除金屬物，對破損的文件材料應(yīng)及時(shí)修裱，字跡擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，做到整齊、平整、美觀、統(tǒng)一。

（三）培育人才，落實(shí)檔案整理保管工作

重大公共衛(wèi)生事件檔案資料整理應(yīng)遵守國家檔案法律法規(guī)，同時(shí)按照《四川大學(xué)華西第二醫(yī)院檔案管理辦法（試行）》等相關(guān)規(guī)定，在主動(dòng)深入科室、臨床一線進(jìn)行溝通的前提下，按合理的邏輯順序及事件重要性整理初始檔案。在整理過程中，遵循本醫(yī)院檔案歸檔范圍、保管期限，以及庫房存放、查詢、借閱、歸還等相關(guān)管理制度，使重大公共衛(wèi)生專題檔案的整理保管工作更加科學(xué)、規(guī)范。

以“多維知識(shí)型”檔案管理人才的培養(yǎng)為核心，培養(yǎng)具有更高的信息素養(yǎng)以及具備文檔信息組織、信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫管理等知識(shí)技能的復(fù)合型人才，以便于開展檔案初步整理組織工作。

為適應(yīng)部門職業(yè)全流程、全門類、全方位的服務(wù)的需要，需要建設(shè)一支政治可靠、業(yè)務(wù)精湛、技能優(yōu)秀的專兼職檔案人才隊(duì)伍，部門人才應(yīng)由檔案專業(yè)性人才向“多維知識(shí)型”綜合性人才轉(zhuǎn)變，在具備文書管理、電子檔案管理、信息組織與分析、檔案保護(hù)等檔案管理核心知識(shí)技能的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案資源組織方式、呈現(xiàn)方式和服務(wù)方式。

同時(shí)全面開展檔案管理培訓(xùn)。不僅每月開展科室內(nèi)部培訓(xùn)，每年舉行專兼職檔案員全覆蓋的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期參加檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)項(xiàng)目，培養(yǎng)檔案管理員的知識(shí)技能和創(chuàng)新應(yīng)用能力。主要培訓(xùn)方向?yàn)槲臅芾?、電子檔案管理、信息組織與分析、信息系統(tǒng)管理及其他技術(shù)應(yīng)用。通過人才培養(yǎng)，提升構(gòu)建突發(fā)事件檔案專題庫的準(zhǔn)確度和科學(xué)性，使重大公共衛(wèi)生專題檔案的整理保管工作更加科學(xué)、規(guī)范。

（四）挖掘館藏，做好檔案開發(fā)利用

重大公共衛(wèi)生檔案專題庫是以各類重大公共衛(wèi)生事件檔案為初始資料，檔案人員按照邏輯脈絡(luò)進(jìn)行重新組合排序，為達(dá)到提供決策輔助服務(wù)的目的。該庫對內(nèi)既是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫，對外又能提供應(yīng)急知識(shí)、決策方案，知識(shí)指向清晰及服務(wù)類型豐富等特征，通過對初始資料進(jìn)行文本挖掘，尋找關(guān)聯(lián)性高同時(shí)有保存價(jià)值的信息，并按照適當(dāng)?shù)倪壿嬤M(jìn)行組織聚集。專題庫從管檔案實(shí)體到管理數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，從檔案資源分散利用到實(shí)現(xiàn)資源共享轉(zhuǎn)變，從被動(dòng)借閱到主動(dòng)推送轉(zhuǎn)變，成為為決策者服務(wù)的檔案信息資源媒介。

以新冠肺炎疫情防控檔案專題卷為例：在面對新型冠狀肺炎病毒疫情，醫(yī)院黨委高度重視，醫(yī)院堅(jiān)決落實(shí)習(xí)近平總書記重要講話指示及上級各級部門工作部署，第一時(shí)間緊急召開面對新型冠狀肺炎病毒疫情的工作布置會(huì)，成立領(lǐng)導(dǎo)小組和專家指導(dǎo)小組，我們也按照醫(yī)院要求落實(shí)落細(xì)防控措施，保證醫(yī)療秩序，加強(qiáng)新冠防控培訓(xùn)；全面梳理科室防控流程；積極聯(lián)防聯(lián)控。

在前期部署醫(yī)院防控疫情基礎(chǔ)上，在第一時(shí)間詳細(xì)學(xué)習(xí)新型肺炎孕產(chǎn)婦的院感防控管理制度、收治流程、應(yīng)急物資及人員準(zhǔn)備等相應(yīng)的方案等，積極配合臨床反復(fù)對醫(yī)院兩個(gè)院區(qū)進(jìn)行防控檢查，每日上報(bào)本科室的人員情況。期間每天產(chǎn)生的原始檔案資料，由各牽頭科室積極匯總，經(jīng)每個(gè)科室兼職檔案員收集整理后，于統(tǒng)一時(shí)間交至檔案人員處，最終在海量原始紙質(zhì)資料、電子文件、聲像檔案及實(shí)物檔案中篩選出有價(jià)值同時(shí)具有參考性的新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作文件材料，共計(jì)83件紙質(zhì)文件、11件實(shí)物資料及相關(guān)聲像資料。

綜上，挖掘館藏，做好檔案開發(fā)利用以便于醫(yī)院管理層、決策者在應(yīng)對相似事件時(shí)，能及時(shí)精準(zhǔn)全面的參考相關(guān)案例事件和解決措施，順利進(jìn)行決策部署。