黃玉秀

（航空工業(yè)濟(jì)南特種結(jié)構(gòu)研究所，山東濟(jì)南，250023）

0 引言

工作流（Workflow）管理技術(shù)[1]是通過將工作分解成定義好的任務(wù)、角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務(wù)并進(jìn)行監(jiān)控，達(dá)到提高工作效率、降低生產(chǎn)成本的目標(biāo)。

公文流轉(zhuǎn)是辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵部分。傳統(tǒng)模式采用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的形式實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)，這樣的辦公模式不利于公文的流轉(zhuǎn)、查詢、保管，而且也消耗大量的時間、人力、物力，無法滿足現(xiàn)代化的高效率、快節(jié)奏、節(jié)約的需要。

1 工作流管理

1.1 工作流模型

工作流模型[2]是工作流執(zhí)行的前提和基礎(chǔ)，實(shí)際的工作流主要包含串行模型、并行模型、會簽式模型、條件選擇模型、回退。

1.2 工作流技術(shù)

工作流的過程定義是基于對工作流中的活動或者工作存在一定順序的假定，基于工作流模型，對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行分析、建模，生成可被計算機(jī)處理的業(yè)務(wù)過程的形式化描述。

2 需求分析

2.1 提高信息流轉(zhuǎn)效率

公文流轉(zhuǎn)通過紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)存在信息流轉(zhuǎn)缺乏時效性的問題，容易造成文件丟失和遺漏。公文流轉(zhuǎn)電子化，可以實(shí)時跟蹤文件的流轉(zhuǎn)及辦理情況，提高辦理效率，實(shí)現(xiàn)有效保存。

2.2 規(guī)范管理

公文流轉(zhuǎn)電子化，所有流程、各個節(jié)點(diǎn)的操作環(huán)節(jié)都有記錄，可以進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。

本文基于工作流管理技術(shù)[3]，以收文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)為例，并根據(jù)職能部門的實(shí)際辦公需要，重點(diǎn)分析了收文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)。

3 業(yè)務(wù)流程設(shè)計

3.1 流程設(shè)計器安裝

流程設(shè)計器[4]主要用于OSWorkflow的設(shè)計，以Eclipse插件包的形式發(fā)布，只需要將插件的jar文件拷貝到Eclipse路徑的plugins文件夾下，重啟Eclipse即可完成插件的安裝。在 Eclipse 的“Window”菜單中打開“Preferences”，如果在“Preferences”中看到了“流程設(shè)計器”，說明安裝成功。如圖1。

圖1 配置界面

3.2 流程編輯器

在流程設(shè)計器安裝和配置完成后，下面進(jìn)行流程的設(shè)計。我們規(guī)定流程文件必須存放在WorkflowXML的工程下[5]。如圖2。

圖2 流程創(chuàng)建

圖3 流程編輯器

Package視圖用于顯示新建的工程和流程文件；Outline視圖用于顯示流程的大綱視圖。編輯器左側(cè)空白部分相當(dāng)于一個畫板，用于設(shè)計流程圖，右側(cè)相當(dāng)于一個調(diào)色板，包含了流程中的各種元素，可以使用拖曳的方式在畫板上進(jìn)行繪圖；Properties視圖用于展現(xiàn)流程元素的詳細(xì)信息。

3.3 建立數(shù)據(jù)表

根據(jù)收文管理具體業(yè)務(wù)流程，建立數(shù)據(jù)表。表字段主要包括登記人、登記部門、文件標(biāo)題、來文機(jī)關(guān)、密級、收文編號、收文日期、所內(nèi)編號、緊急程度等。

3.4 流程創(chuàng)建

以收文管理業(yè)務(wù)為例，設(shè)計收文管理的實(shí)現(xiàn)流程。流程設(shè)計如圖4。

圖4 收文管理流程

每個節(jié)點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)功能如下描述：

收文登記：主要完成外來文件的接收、登記、擬稿，包括收文編號、來問機(jī)關(guān)、日期、標(biāo)題、密級、附件等；

辦公室處理：主要完成外來文件的審核；

所領(lǐng)導(dǎo)審批：主要完成外來文件的簽發(fā)；

主辦單位、相關(guān)部門：主要完成外來文件的承辦、辦理；

歸檔：主要完成將閱辦完成的外來文件進(jìn)行預(yù)歸檔、歸檔處理。

圖5 節(jié)點(diǎn)信息配置

基于流程設(shè)計器，定義收文管理業(yè)務(wù)的基本屬性信息，包括節(jié)點(diǎn)處理人、節(jié)點(diǎn)權(quán)限、意見配置等。

3.5 流程實(shí)現(xiàn)

流程創(chuàng)建過程中，會與“收文管理”業(yè)務(wù)表單進(jìn)行掛接，打開收文登記界面，可以看到創(chuàng)建的數(shù)據(jù)字段。填寫詳細(xì)信息，提交流程審批即可，代表收文管理流程創(chuàng)建完成。

圖6 收文登記界面

收文業(yè)務(wù)主要實(shí)現(xiàn)收文登記、收文擬辦、收文承辦、收文傳閱、收文辦結(jié)等環(huán)節(jié)。

本流程的實(shí)現(xiàn)采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)，是由數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和瀏覽器組成的三層體系結(jié)構(gòu)[6]。為提高系統(tǒng)安全性，在服務(wù)器端采用了防火墻等隔離措施。

4 結(jié)束語

本文提出的基于工作流技術(shù)的公文管理流程模型設(shè)計方法已經(jīng)得到了很好的應(yīng)用。以全自動的、封閉的方式實(shí)現(xiàn)了公文信息的傳送和處理，更好地實(shí)現(xiàn)了電子協(xié)作、資源共享，增強(qiáng)了各級職能部門協(xié)同工作的能力[7]，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、審核簽批等事務(wù)的自動處理，促進(jìn)了管理電子化、規(guī)范化，提高了整體辦公效能。