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        對(duì)研究生招生工作中信息化建設(shè)的思考

        2022-03-16 19:54:39潘甦呂營(yíng)
        教育現(xiàn)代化 2022年23期
        關(guān)鍵詞:研究生單位信息化

        潘甦,呂營(yíng)

        (北京化工大學(xué),北京)

        研究生招生考試一直是社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)和焦點(diǎn)。數(shù)據(jù)顯示,自2016年起,我國碩士研究生報(bào)考人數(shù)在高位上保持高增長(zhǎng)趨勢(shì),2015年-2022年來7年平均增長(zhǎng)15.8%[1]。同時(shí),生源結(jié)構(gòu)趨于復(fù)雜,往屆生考生人數(shù)顯著增加,嚴(yán)峻的招生形勢(shì)伴隨著每年研招政策的調(diào)整,對(duì)研招工作人員的管理思維和管理能力提出了更高的要求,其中就包括運(yùn)用信息技術(shù)手段進(jìn)行招生管理。

        2021年2月,教育部印發(fā)了《教育部2021年工作要點(diǎn)》,指出“積極推進(jìn)教育信息化建設(shè)”“目標(biāo)任務(wù)是加快推進(jìn)教育信息化高質(zhì)量發(fā)展,積極發(fā)展‘互聯(lián)網(wǎng)+教育’,全面保障教育系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全”[2],包括印發(fā)《教育信息化中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃(2021—2035年)》《教育信息化“十四五”規(guī)劃》和《關(guān)于推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”發(fā)展的指導(dǎo)意見》等相關(guān)文件,進(jìn)一步明確了信息化建設(shè)在研究生教育中的重要地位,也推動(dòng)各招生單位加強(qiáng)研究生教育信息化建設(shè)。

        一 研究生招生信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

        信息化建設(shè)既是技術(shù)問題,也是管理問題,貫穿于研究生招生全過程。研究生招生工作周期長(zhǎng),時(shí)間節(jié)點(diǎn)緊,環(huán)節(jié)多,涉及所有參加初試及復(fù)試調(diào)劑的考生,數(shù)據(jù)量大,具有較高的保密性。因此加強(qiáng)研究生招生工作的信息化建設(shè)具有重要意義。目前,信息化建設(shè)在我國研究生招生工作中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在兩方面:一是“規(guī)定動(dòng)作”,通常指各招生單位研招辦的常規(guī)工作;二是“新動(dòng)作”,通常指順應(yīng)招生新形勢(shì)采用的各項(xiàng)信息化舉措。

        (一) 信息化建設(shè)推進(jìn)研究生招生“規(guī)定動(dòng)作”不斷完善

        從國家層面的“中國研究生招生信息網(wǎng)”(以下簡(jiǎn)稱“研招網(wǎng)”),到各招生單位使用的研究生招生管理信息系統(tǒng),均經(jīng)過多年探索和持續(xù)投入而不斷完善,在整合考生數(shù)據(jù)、促進(jìn)招生工作規(guī)范化管理等方面發(fā)揮了積極作用。一方面,招生單位的研招管理信息系統(tǒng)雖然各不相同,但都包含了招生工作的基本流程,使研招人員脫離大量瑣碎的機(jī)械勞動(dòng),為提高工作效率打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面,“研招網(wǎng)”能對(duì)各招生單位的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比校驗(yàn),并實(shí)現(xiàn)和各類招生數(shù)據(jù)的縱向交換和信息共享,確保招生數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性,也為制定研究生招生計(jì)劃、推動(dòng)研究生教育發(fā)展提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

        以我校為例,我校的研究生招生管理信息系統(tǒng)具備以下模塊及功能:

        1.目錄管理:主要包括招生專業(yè)目錄采集和復(fù)試科目維護(hù),既可通過此模塊生成研招網(wǎng)上報(bào)庫,也可在研招網(wǎng)專用目錄采集軟件采集后導(dǎo)入本系統(tǒng)。

        2.報(bào)名管理:主要包括報(bào)名數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出及分析、考生編號(hào)編排、準(zhǔn)考考生管理等,同時(shí)根據(jù)近年工作需要開發(fā)了推免生預(yù)報(bào)名功能。研招辦及各學(xué)院可在此模塊中下載、統(tǒng)計(jì)考生報(bào)名情況。

        3.考點(diǎn)管理:主要包括考生編號(hào)編排,考場(chǎng)維護(hù)、監(jiān)考人員編排管理、考試科目統(tǒng)計(jì)、考場(chǎng)缺考違紀(jì)數(shù)據(jù)錄入、試卷處理等。該模塊為研招初試工作的重點(diǎn),可根據(jù)報(bào)考專業(yè)將大量復(fù)雜的自命題科目集中編排、管理,并自動(dòng)生成各類考場(chǎng)信息標(biāo)簽、考生信息標(biāo)簽、監(jiān)考人員信息表等??忌部赏ㄟ^考生端查詢考場(chǎng)安排和考試相關(guān)通知。

        4.試卷管理:主要包括初試成績(jī)錄入、成績(jī)校對(duì)、考試情況統(tǒng)計(jì)、考生成績(jī)復(fù)核管理等。研招辦可在該模塊分析、統(tǒng)計(jì)各門類的科目成績(jī)分布,為下一年度科學(xué)命制自命題試題提供重要參考。

        5.復(fù)試管理:主要包括學(xué)校及院系復(fù)試線維護(hù)、復(fù)試名單確定及查詢、考生復(fù)試材料維護(hù)、調(diào)劑考生數(shù)據(jù)管理等。該模塊為研招復(fù)試工作的重點(diǎn),國家線公布前,研招辦及各學(xué)院可在此模塊進(jìn)行模擬劃線,分析生源上線情況;調(diào)劑工作開始后,通過導(dǎo)入研招網(wǎng)的調(diào)劑考生名單進(jìn)行統(tǒng)一管理??忌部赏ㄟ^考生端提交復(fù)試科目信息和復(fù)試電子材料,查詢復(fù)試成績(jī)。

        6.錄取管理:主要包括擬錄取名單審核、打印錄取通知書、錄取數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析等。各學(xué)院在該模塊核對(duì)、提交擬錄取數(shù)據(jù),研招辦審核后,可導(dǎo)出擬錄取數(shù)據(jù)直接上報(bào)研招網(wǎng),也可根據(jù)擬錄取考生的地區(qū)、院校、成績(jī)等信息進(jìn)行生源質(zhì)量分析,同時(shí)可根據(jù)學(xué)籍管理部門需求導(dǎo)出學(xué)籍預(yù)備庫,為研究生培養(yǎng)管理打好基礎(chǔ)。

        (二) 信息化建設(shè)為研究生招生“新動(dòng)作”創(chuàng)新管理方式

        近年來,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的高速發(fā)展,信息化建設(shè)程度某種程度上也反映出招生單位的管理特色,體現(xiàn)了研究生招生管理工作水平,尤其自2020年新冠肺炎疫情發(fā)生以來,多種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段廣泛運(yùn)用于招生工作。例如,招生單位積極將本單位研招管理信息系統(tǒng)與一些軟件平臺(tái)(釘釘、騰訊會(huì)議、Zoom等)結(jié)合起來,開展網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程復(fù)試、在線筆試等考核工作。不同于線下復(fù)試的形式,網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程復(fù)試對(duì)題庫質(zhì)量、復(fù)試導(dǎo)師管理及培訓(xùn)、考場(chǎng)紀(jì)律等方面都提出了更高的要求。復(fù)試前,各二級(jí)院系建立相關(guān)考試科目的綜合題庫,通過適當(dāng)組合,供考生隨機(jī)抽取試題。復(fù)試時(shí),導(dǎo)師集中在相應(yīng)的考場(chǎng),以在線會(huì)議的方式與全國各地的考生面試,通常要求考生采取“雙機(jī)位”或“三機(jī)位”,在不降低招生工作質(zhì)量的前提下確保復(fù)試的保密性和公平性,也減少了考生復(fù)試調(diào)劑的經(jīng)濟(jì)成本,避免考生大規(guī)模流動(dòng)。再如,為精確目標(biāo)生源、提高招生宣傳工作的有效性,不少招生單位及二級(jí)院系運(yùn)用新媒體手段(微博、微信公眾號(hào)、QQ、各大直播平臺(tái)等),采用網(wǎng)絡(luò)直播與考生互動(dòng)、或組織開展網(wǎng)絡(luò)專題宣講會(huì),及時(shí)解答考生具有代表性和針對(duì)性的問題,既有助于招生單位精準(zhǔn)把握目標(biāo)生源,也有助于考生更好地了解報(bào)考院校,實(shí)現(xiàn)信息共享,達(dá)到精準(zhǔn)宣傳的目標(biāo)。

        此外,部分招生單位已開始探索網(wǎng)上評(píng)卷的辦法,將考生的答卷掃描成電子文檔、分配給評(píng)卷人員,并建立配套的評(píng)分、復(fù)核機(jī)制。評(píng)卷人員給出各小題的分值后,系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出總分,一定程度上避免了成績(jī)錄入過程中的人為失誤,提高了成績(jī)登統(tǒng)的準(zhǔn)確性。

        可見,信息化建設(shè)不僅確保了研究生招生工作順利開展,更體現(xiàn)了研招人員管理思維的轉(zhuǎn)變,促進(jìn)招生工作規(guī)范化發(fā)展。

        二 研究生招生信息化建設(shè)面臨的困難

        (一) 部分招生單位對(duì)信息化建設(shè)不夠重視

        研招管理部門是信息化工作的主要承擔(dān)者和關(guān)鍵部門[3]。即使在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,部分招生單位未能充分重視信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì),對(duì)其認(rèn)識(shí)局限在硬件設(shè)施方面,而未在思想意識(shí)中融入信息化管理的思維,這就導(dǎo)致雖然使用了管理信息系統(tǒng),卻沒有真正發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。同時(shí),研招人員的信息化思維差異較大,有些人員仍習(xí)慣采用傳統(tǒng)的手工編排、表格處理等方式開展工作,往往造成重復(fù)勞動(dòng),管理效率低,在工作量逐年加大的情況下還容易造成工作失誤,這也體現(xiàn)出了不同招生單位的管理水平。

        (二) 新的信息技術(shù)手段存在一定的風(fēng)險(xiǎn)

        研究生招生信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循可拓展性、安全性和易用性三個(gè)原則[4]。因此信息化風(fēng)險(xiǎn)管理是信息化建設(shè)的重要部分。產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的原因有多種,主要包括信息化自身存在的風(fēng)險(xiǎn)以及研究生招生特有的風(fēng)險(xiǎn)。從信息化自身來說,系統(tǒng)規(guī)劃不周、設(shè)計(jì)不佳、管理監(jiān)控不力、人員使用不當(dāng)?shù)鹊纫蛩囟紩?huì)造成信息安全風(fēng)險(xiǎn)。從研究生招生角度來說,它對(duì)系統(tǒng)的安全等級(jí)和數(shù)據(jù)保密要求相對(duì)于研究生教育管理的其他環(huán)節(jié)更高,稍有不慎便會(huì)引發(fā)招生事故,而招生事故對(duì)學(xué)校聲譽(yù)、學(xué)科發(fā)展和學(xué)生切身利益的影響極大,極易引發(fā)輿情。再加上研究生招生工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)緊,工作任務(wù)集中,往往前一年工作尚未結(jié)束、第二年工作又已開始,致使部分想采取新方式的招生單位不敢輕易嘗試,甚至在某些情況下仍需采取手工方式處理數(shù)據(jù)。

        (三) 研究生招生信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理

        從組織角度看,一是部分招生單位尚未針對(duì)研招信息化建設(shè)建立相關(guān)規(guī)章制度,沒有站在全校角度統(tǒng)籌管理、協(xié)調(diào)信息化建設(shè),致使各部門之間缺乏溝通、各自為政,所采用的信息化手段多數(shù)只用于某件具體任務(wù),任務(wù)完成后即告一段落。二是缺乏穩(wěn)定的、專業(yè)的技術(shù)人員長(zhǎng)期參與研招工作。由于研招工作隊(duì)伍普遍人手不足,很多時(shí)候人員配備僅能保證按時(shí)完成各環(huán)節(jié)工作,而難以有精力在信息化建設(shè)方面精益求精。對(duì)于依托第三方軟件公司開發(fā)管理系統(tǒng)的招生單位來說,須與系統(tǒng)開發(fā)者保持密切溝通,督促其根據(jù)政策調(diào)整及時(shí)更新相關(guān)功能;系統(tǒng)開發(fā)者也須密切關(guān)注招生政策變化,這對(duì)招生單位和軟件公司來說難度都很高,我校即面臨此類困境。

        從操作角度看,一是招生數(shù)據(jù)與學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)仍未達(dá)到完全對(duì)接,考生的某些字段或代碼在招生庫與學(xué)籍庫的含義不同,學(xué)籍管理部門無法直接使用招生數(shù)據(jù),這就造成了數(shù)據(jù)的重復(fù)采集;二是在博士招生管理方面不統(tǒng)一,目前有的單位使用研招網(wǎng),而有的招生單位使用學(xué)校的研究生招生管理信息系統(tǒng),因此在與研招網(wǎng)的數(shù)據(jù)對(duì)接方面存在個(gè)別字段不統(tǒng)一、擬錄取照片格式不統(tǒng)一的問題。

        三 完善研究生招生信息化建設(shè)的相關(guān)建議

        (一) 轉(zhuǎn)變工作思路,培養(yǎng)信息化思維

        多年實(shí)踐已經(jīng)證明,管理方式與信息技術(shù)手段相融合更有助于提升工作質(zhì)量。當(dāng)前,研究生招生的工作量隨著考研人數(shù)的大幅增加而不斷加大,管理人員應(yīng)將工作重點(diǎn)放在改進(jìn)管理方式、提高生源質(zhì)量上,逐步培養(yǎng)通過系統(tǒng)解決程式化問題的工作思路,實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的精確管理,也可避免手工統(tǒng)計(jì)或多次修改大量表格帶來的數(shù)據(jù)混亂。要加強(qiáng)研招人員隊(duì)伍建設(shè),設(shè)置專人負(fù)責(zé)研招管理信息系統(tǒng)及各類軟件平臺(tái)。例如,在人員管理方面,各單位可定期開展信息技術(shù)指導(dǎo)和相關(guān)培訓(xùn),使他們充分學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù),提高其運(yùn)用信息技術(shù)手段進(jìn)行管理的能力;在招生宣傳方面,應(yīng)繼續(xù)推動(dòng)以經(jīng)驗(yàn)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)據(jù)為支撐[5],加強(qiáng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析,為挖掘招生單位需要的優(yōu)質(zhì)生源提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

        (二) 結(jié)合招生單位需求,逐步推進(jìn)信息化建設(shè)

        信息化建設(shè)必須遵循實(shí)用性、科學(xué)性、規(guī)范性的原則,是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)過程,應(yīng)循序漸進(jìn)。各招生單位辦學(xué)特色和招生需求各不相同,研招工作人員作為招生信息化平臺(tái)的主要操作者,應(yīng)熟練掌握招生政策變化和招生系統(tǒng)使用方法,及時(shí)調(diào)整、完善系統(tǒng)的相應(yīng)功能。因此,在系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面,應(yīng)從本單位實(shí)際出發(fā),由研招人員親自參與、設(shè)計(jì)所需模塊和流程,盡量減少本單位不需要的功能;確定信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)需求和分步實(shí)施階段,逐步實(shí)現(xiàn)招生全過程信息化覆蓋[6];研究生招生信息化還要對(duì)數(shù)字化招生信息進(jìn)行深度挖掘,找尋規(guī)律,為各級(jí)部門人才選拔提供可靠的科學(xué)決策依據(jù)[7]。在應(yīng)用其他軟件平臺(tái)方面,應(yīng)多實(shí)踐、多嘗試,將本單位研招管理系統(tǒng)與其他平臺(tái)有機(jī)結(jié)合,根據(jù)不同的工作內(nèi)容選擇不同的信息化管理方式,從而提高招生工作效率。

        (三) 強(qiáng)化部門協(xié)同,完善信息標(biāo)準(zhǔn)化管理

        首先,要建立系統(tǒng)思維,樹立全局一盤棋的思路。信息技術(shù)是一種手段,歸根到底要通過人的主觀能動(dòng)性發(fā)揮其作用。研究生招生不僅是招生部門的工作,各單位的二級(jí)院系、保密辦、信息化辦公室等職能部門也應(yīng)積極參與、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,從本部門的角度提出信息化建設(shè)的相關(guān)建議,協(xié)助研招辦不斷完善信息系統(tǒng)建設(shè)。其次,招生單位要嚴(yán)格遵守國家教育信息化管理規(guī)范,建立招生信息相關(guān)規(guī)章制度,加大軟、硬件投入,逐步完善研究生招生信息標(biāo)準(zhǔn)化管理[8]。同時(shí)在國家層面進(jìn)一步推動(dòng)招生數(shù)據(jù)和學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的對(duì)接,減少重復(fù)勞動(dòng)。第三,要加強(qiáng)信息安全管理。信息安全既包括系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)安全,也包括使用者的安全保密意識(shí)。在不斷完善信息系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí),進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)研招人員的保密宣傳和政策培訓(xùn),多方保障信息安全。

        四 結(jié)語

        我國高等教育已進(jìn)入普及化發(fā)展?!笆奈濉睍r(shí)期,面對(duì)社會(huì)各界對(duì)研究生教育的關(guān)注和研究生招生新形勢(shì),如何進(jìn)一步推進(jìn)信息化建設(shè)、有效利用信息技術(shù)帶來的便利,使其服務(wù)于研招工作,是所有招生單位需要長(zhǎng)期思考的問題。招生單位更應(yīng)充分借助科技發(fā)展帶來的成果,培養(yǎng)系統(tǒng)思維,豐富技術(shù)手段,創(chuàng)新管理方式,提高管理水平,為選拔大量德智體美勞兼?zhèn)涞膬?yōu)秀創(chuàng)新型人才提供有力保障。

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