邵家宇

江蘇省地質(zhì)調(diào)查研究院財務(wù)部 江蘇· 南京

一、概述

為了適應(yīng)政府綜合財務(wù)報告制度和權(quán)責(zé)發(fā)生制的需要，規(guī)范行政事業(yè)單位會計核算，提高會計信息質(zhì)量，政府會計制度（下稱政府會計制度）已于2019年1月1 日正式實(shí)施。利用現(xiàn)代化手段管理資產(chǎn)是趨勢，也是必要。我們要充分利用現(xiàn)有的信息化平臺建立完備的數(shù)據(jù)庫，提升資產(chǎn)管理水平。

政府會計制度借鑒了國外先進(jìn)政府會計制度的理念和企業(yè)會計制度方法，將行政單位會計制度與不同行業(yè)的事業(yè)單位會計制度進(jìn)行整合，建立具有中國特色的財務(wù)會計與預(yù)算會計相結(jié)合的平行記賬方式，對會計工作和資產(chǎn)管理工作提出了科學(xué)化、精細(xì)化的管理要求，推動行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理工作邁向新臺階。

眾所周知，原來行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)是不提折舊的，而政府會計制度分為財務(wù)會計和預(yù)算會計平行記賬，財務(wù)會計要求對固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)進(jìn)行折舊和攤銷。各單位原有的會計軟件、辦公自動化軟件進(jìn)行業(yè)務(wù)和資產(chǎn)管理，財政系統(tǒng)也推出專門的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，針對國有資產(chǎn)形成了固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)的信息化管理，數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)轉(zhuǎn)換間就存在互相銜接和配合的問題。

二、運(yùn)行狀況分析

在會計無紙化信息系統(tǒng)（會計軟件）多年的發(fā)展和推動下，A事業(yè)單位順應(yīng)辦公自動化的推行，無紙化辦公信息系統(tǒng)（OA）已上線運(yùn)行多年，將固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的手工卡片和臺賬轉(zhuǎn)化成信息數(shù)據(jù)以方便調(diào)閱和查詢。A事業(yè)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)管理分為實(shí)物管理和價值管理兩方面工作，財務(wù)部門負(fù)責(zé)價值管理，后勤部門負(fù)責(zé)實(shí)物管理，兩個部門合作共同完成。

A事業(yè)單位因資產(chǎn)規(guī)模較大、類別齊全、品種繁多，固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的賬實(shí)、賬賬、賬證核對工作是一個非常大的工程。財政部門對A事業(yè)單位的固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的預(yù)算采購、使用維護(hù)、報廢處置提出了全過程管理的要求，也同時上線專門的資產(chǎn)管理系統(tǒng)來輔助完成。政府會計制度也對財務(wù)會計明確規(guī)定，固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)要計提折舊和攤銷，相關(guān)規(guī)定在進(jìn)一步細(xì)化資產(chǎn)管理工作的同時，也給單位管理工作帶來了挑戰(zhàn)。

近年來國有資產(chǎn)管理的精細(xì)化、信息化要求不斷提高，很多報表數(shù)據(jù)都是從信息系統(tǒng)后臺直接取數(shù)，對A事業(yè)單位報送的資產(chǎn)年報和月報進(jìn)行實(shí)時比對，這就對單位的信息化建設(shè)提出了更高的要求。A 事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)物管理依托辦公自動化系統(tǒng)管理，實(shí)時記錄資產(chǎn)的出入庫、維保、報廢處置工作，但由于單位成立時間長、資產(chǎn)品類繁多、管理人員變動等因素，導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)滯后、更新不及時、與實(shí)物資產(chǎn)有出入的情況，和財務(wù)數(shù)據(jù)核對困難。政府會計制度下，固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的折舊和攤銷金額難以確定，不同系統(tǒng)計算出的折舊數(shù)據(jù)存在偏差。在分析A事業(yè)單位內(nèi)部情況后，提出以下應(yīng)對方案。

三、依托信息化平臺制定應(yīng)對方案

主要是采取編制共用唯一編號進(jìn)行多個數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)索引，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理目標(biāo)，進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。應(yīng)對折舊數(shù)據(jù)問題，用確定數(shù)據(jù)源的方式，統(tǒng)一依托財政系統(tǒng)的折舊模塊實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的折舊補(bǔ)提及按月計提的具體工作。

首先，對業(yè)務(wù)流程梳理后進(jìn)行改進(jìn)，A事業(yè)單位在預(yù)算采購辦理入庫時形成唯一編碼，推薦使用“單位簡稱首字母+新增資產(chǎn)年份+資產(chǎn)類別編號+序號”形成編碼。這個編碼很重要，看到編碼就能看出資產(chǎn)的購置年份和類別，有助于日后資產(chǎn)盤點(diǎn)和管理工作。例如：“XXX 2021 2 00001”編碼，“XXX”為A事業(yè)單位簡稱首字母；“2021”為2021年采購；“2”表示在資產(chǎn)6大類中第二類為通用資產(chǎn)；“00001”表示為序號。依次類推，進(jìn)行唯一性規(guī)則編號。

其次，依據(jù)此編碼進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)出入庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，升級相應(yīng)模塊，依托OA辦公系統(tǒng)自動化實(shí)現(xiàn)方便快捷的錄入手續(xù)，在流程完成后形成完整記錄。在此過程中，盡量完整輸入資產(chǎn)的相關(guān)信息如名稱、類別、使用部門、保管人、存放位置等，這對日后的管理工作會帶來很大的便利。其中特別注意類別一項，一定要與財政系統(tǒng)的類別互相印證，避免財政系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)時出現(xiàn)問題。在實(shí)施過程中，由于業(yè)務(wù)是不斷發(fā)生的，一定要選擇一個時間點(diǎn)開始執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)時間序列的延續(xù)，對于之前的數(shù)據(jù)要按既定的方案初始化的整理錄入，工作量較大，但有助于一次性解決問題。

再次，在OA辦公系統(tǒng)形成完整記錄的同時，通過整理導(dǎo)出錄入財政系統(tǒng)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，此時財政系統(tǒng)也會生成一個唯一資產(chǎn)管理編碼。這時我們一定要把前面編制錄入OA 辦公系統(tǒng)的唯一資產(chǎn)編碼錄入財政資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，由于財政系統(tǒng)已經(jīng)生成了卡片編號，我們可以錄入諸如內(nèi)部碼、助記碼之類，一經(jīng)確定不要改動。這樣以后在任何時間查詢相關(guān)資產(chǎn)時都有一個唯一碼進(jìn)行對應(yīng)，無論從哪個系統(tǒng)中調(diào)閱相關(guān)數(shù)據(jù)都能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一、精準(zhǔn)管理。在日后的工作中，逐步完成OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整理并同步到財政資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)互相印證，線上、線下管理的及時性和準(zhǔn)確性。如果財政系統(tǒng)能提供開放數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口，就更加方便了，可以用單位自編的唯一性編號同步替代財政資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的卡片編碼，更為方便。

最后，在日常使用過程中，資產(chǎn)的調(diào)撥、變更等在形成OA系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)后，也同樣按唯一編碼同步到財政系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)更新維護(hù)，直到資產(chǎn)報廢。在資產(chǎn)報廢處置手續(xù)辦理結(jié)束后，A事業(yè)單位在收到批復(fù)的同時，實(shí)行價值管理的財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，財政資產(chǎn)管理系統(tǒng)中也自動進(jìn)行清理，同時通知實(shí)物管理的后勤部門對資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)物清理、處置，留好處置憑證。OA 辦公系統(tǒng)也及時把申請報廢的相關(guān)資產(chǎn)作清理處置，完成資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)的全過程閉環(huán)、精準(zhǔn)管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的手續(xù)合規(guī)化、精細(xì)化、信息化，從而高效保證國有資產(chǎn)安全。

2017年2月21日《關(guān)于印發(fā)〈政府會計準(zhǔn)則第3號——固定資產(chǎn)〉應(yīng)用指南的通知》（財會〔2017〕4號）的發(fā)布，為行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)計提折舊年限及計提作了相關(guān)指引，也明確了新增資產(chǎn)從新增當(dāng)月開始計提。A事業(yè)單位折舊費(fèi)計提金額出現(xiàn)偏差，其實(shí)就是折舊數(shù)據(jù)源的問題。因A事業(yè)單位資產(chǎn)數(shù)量大、品種多，不同系統(tǒng)所做的折舊數(shù)據(jù)會存在一些差異，而資產(chǎn)實(shí)物管理部門對計提折舊工作也缺乏經(jīng)驗(yàn)，可采取以下應(yīng)對辦法。

選定一個數(shù)據(jù)源進(jìn)行折舊計提和統(tǒng)計，現(xiàn)在能計提折舊的信息系統(tǒng)有很多，無論是財務(wù)軟件還是后期開發(fā)的辦公自動化軟件對應(yīng)的資產(chǎn)模塊，但還是推薦使用財政系統(tǒng)的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。以A事業(yè)單位為例，對于國有資產(chǎn)來講，財政部門對于資產(chǎn)使用年限一般都有相應(yīng)的規(guī)定，而財政部門的資產(chǎn)信息系統(tǒng)就是以這個數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)設(shè)計的，不用再核對和整理，直接使用即可。另一方面，在日后管理工作中，方便系統(tǒng)直接取數(shù)，對于相關(guān)報表的填報及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性也提供了很大的便利。這里需要注意，一般情況下財政資產(chǎn)管理系統(tǒng)的折舊都是默認(rèn)使用平均年限法，如果有的單位要采取其他方法計提折舊的，要在錄入卡片時設(shè)定折舊方法，之后就不用再做修改了。

在做好以上信息化建設(shè)的同時，逐步核對和清理數(shù)據(jù)，依法對固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的折舊和攤銷進(jìn)行一次補(bǔ)提，這在財政資產(chǎn)管理系統(tǒng)的折舊模塊中就有相應(yīng)的功能，直接運(yùn)行即可。因A事業(yè)單位之前執(zhí)行行政事業(yè)單位會計制度，固定資產(chǎn)不計提折舊，執(zhí)行政府會計制度時，對現(xiàn)有的固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)要進(jìn)行折舊、攤銷補(bǔ)提，這里不討論因會計制度轉(zhuǎn)換銜接對固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)補(bǔ)提折舊的合理性影響，一律按制度要求進(jìn)行一次性補(bǔ)提折舊。A事業(yè)單位已經(jīng)按政府會計制度要求進(jìn)行過折舊和攤銷的補(bǔ)提，也按季度進(jìn)行相應(yīng)的折舊和攤銷，但是由于前期數(shù)據(jù)不完整，卡片信息和折舊計提信息也不能準(zhǔn)確對應(yīng)，致使報廢、調(diào)撥資產(chǎn)時的卡片信息不完整。采取應(yīng)對的辦法是，依托財政的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，在清理、整理好前期數(shù)據(jù)的前提下，利用系統(tǒng)的補(bǔ)提折舊功能，對資產(chǎn)的折舊和攤銷進(jìn)行一次性補(bǔ)提，對前期已經(jīng)補(bǔ)提的折舊進(jìn)行數(shù)據(jù)修正。做好這項工作，折舊和攤銷的問題基本就解決了，財政部門的資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)已經(jīng)修正準(zhǔn)確、卡片信息完整，同時也與A事業(yè)單位的OA辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)一一對應(yīng)了，接下來就是按時間序列進(jìn)行折舊的按月計提，按期對財務(wù)折舊數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和修正，把折舊、攤銷的數(shù)據(jù)更新到業(yè)務(wù)發(fā)生時間，就完全同步了。這里有一點(diǎn)需要注意的是，在數(shù)據(jù)核對和整理中，推薦使用財務(wù)數(shù)據(jù)和實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)核查后的數(shù)據(jù)作為基準(zhǔn)，以這個基準(zhǔn)維護(hù)財政資產(chǎn)管理系統(tǒng)，再對應(yīng)調(diào)整辦公自動化系統(tǒng)，這樣就可以順利地解決問題。以A事業(yè)單位為例，OA辦公系統(tǒng)建設(shè)模塊因測試和更新不及時，加上人員崗位調(diào)動等導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，而無法進(jìn)行核對，可以通過以上的數(shù)據(jù)整理后一次性更新糾正。

四、實(shí)施工作的難點(diǎn)及挑戰(zhàn)

因在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時耗費(fèi)大量時間，特別是方案制定好后對之前的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和錄入、固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)的清查核對、財務(wù)數(shù)據(jù)的修正和調(diào)整，都需要花費(fèi)大量時間和精力，考驗(yàn)實(shí)施人員的耐心和責(zé)任心。建議指定部門和專職人員負(fù)責(zé)相關(guān)工作。完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫后，按既定方案調(diào)整到位，A事業(yè)單位的固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)的信息化管理、資產(chǎn)卡片的完整性、折舊攤銷的及時性工作就走上了正軌，真正實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)管理的信息化、規(guī)范化，為各項后續(xù)工作帶來極大的方便。

現(xiàn)在很多信息化平臺都逐漸成熟、穩(wěn)定，只要集思廣益、開動腦筋，結(jié)合本單位的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)，就一定能找到好的解決辦法。