亚洲免费av电影一区二区三区,日韩爱爱视频,51精品视频一区二区三区,91视频爱爱,日韩欧美在线播放视频,中文字幕少妇AV,亚洲电影中文字幕,久久久久亚洲av成人网址,久久综合视频网站,国产在线不卡免费播放

        ?

        檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)及相關(guān)安全問(wèn)題

        2022-03-13 10:12:44林曉躍
        科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào) 2022年19期
        關(guān)鍵詞:安全性檔案管理信息化

        林曉躍

        (中水珠江規(guī)劃勘測(cè)設(shè)計(jì)有限公司 廣東 廣州 510610)

        檔案信息化管理模式可以有力地提供計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)的保障和支持,可以實(shí)時(shí)為相關(guān)部門(mén)提供相關(guān)的服務(wù)。維護(hù)這個(gè)信息化管理模式,這樣可以最大限度地促進(jìn)其發(fā)展,對(duì)社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展都做出最大的貢獻(xiàn)。工作人員在充分了解這個(gè)模式的運(yùn)作之后,對(duì)這個(gè)模式進(jìn)行了改善和創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)了信息管理的升級(jí)與發(fā)展。在信息化持續(xù)發(fā)展的背景下,利用這一條件,更好地加強(qiáng)信息管理,增長(zhǎng)文件保存的時(shí)間,也保證檔案文件保存的完整性,可以很好地預(yù)防因設(shè)備故障或突發(fā)狀況而導(dǎo)致的文件丟失,增加了文件管理的安全性[1]。

        1 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

        1.1 搜索速度快,精準(zhǔn)度高

        電子檔案是智能化信息管理的主體部分,這期間,只需借助搜索引擎,就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔信息的精確調(diào)用與管理,所以,其檢索速度很快,并且還可以保持比較高的正確性。與此同時(shí),信息化發(fā)展背景下,無(wú)紙化的辦公模式減少了紙張使用,提高了對(duì)紙資源的保護(hù),讓辦公的環(huán)保性有所提高,同時(shí)還可以增加電子檔案的使用頻率,讓社會(huì)和環(huán)境在一個(gè)更加友好的環(huán)境下進(jìn)行發(fā)展[2]。這幾年,社會(huì)的迅速發(fā)展讓人們對(duì)社會(huì)資源的索取更加頻繁,在市場(chǎng)發(fā)展需求和相關(guān)政策的影響下,很多行業(yè)累計(jì)的數(shù)據(jù)是人們所無(wú)法預(yù)料、無(wú)法想象的,以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)存模式確實(shí)已經(jīng)很難滿足當(dāng)前人們的需求,因此,數(shù)據(jù)庫(kù)和智能化檔案管理技術(shù)的發(fā)展很好地滿足了現(xiàn)在的需求,在保障經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí),也很好地保護(hù)了環(huán)境,讓二者可以和諧發(fā)展。

        1.2 工作效率高,質(zhì)量好

        紙質(zhì)文件保存時(shí)間較短,不僅要預(yù)防外來(lái)人員的偷盜,其還對(duì)存放的環(huán)境有一定的要求,如要防蟲(chóng)、防潮,因此,保管起來(lái)不是很方便[3]。而通過(guò)對(duì)信息技術(shù)和文件管理的開(kāi)發(fā),可以利用電子文檔來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔信息的集中管理,既安全又快捷。此外,電子檔案具有不受區(qū)域、時(shí)段局限等優(yōu)點(diǎn),最重要的是,管理人員可以更加高效地找到目標(biāo)檔案,可以大大節(jié)省去尋找目標(biāo)檔案的時(shí)間,這是檔案智能化發(fā)展的最大驅(qū)動(dòng)力。

        1.3 傳輸共享更便利,失誤偏差大大縮小

        智能化檔案管理獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在它的智能管理方面,不僅給行業(yè)提供很大的方便,更是在節(jié)約時(shí)間和提高服務(wù)質(zhì)量上起到很大的作用。特別是在遠(yuǎn)程操作領(lǐng)域,現(xiàn)在很多信息化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)多地聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行共享查詢,而且還可以達(dá)到一些空間上的傳遞,即使相隔萬(wàn)里,在天南海北的不同地區(qū),只要被授權(quán),查詢就可以完成跨越地區(qū)、時(shí)間的限制,以此來(lái)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的工作需求[4]。

        1.4 節(jié)省人力,優(yōu)化資源配置

        無(wú)法估計(jì)的大量數(shù)據(jù)還處在持續(xù)的增加中,這對(duì)檔案管理人員的工作水平提出了更嚴(yán)苛的要求。為了保障檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性,很多企業(yè)會(huì)招聘很多員工來(lái)完成這項(xiàng)工作,這種方案確實(shí)可以對(duì)檔案管理的準(zhǔn)確性起到一定作用,但是很影響企業(yè)的資源配置。現(xiàn)在,得益于不斷進(jìn)步發(fā)展的信息化技術(shù),目前的檔案管理模式更加智能,在這樣的背景下,企業(yè)只需要少數(shù)有一定信息能力的人來(lái)進(jìn)行操作即可,這樣不僅可以提高檔案的保存與管理效率,還可以兼顧節(jié)約資源,為健康綠色的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        2 在文檔信息化管理過(guò)程中存在的安全性問(wèn)題

        2.1 檔案管理者出現(xiàn)的安全問(wèn)題

        2.1.1 安全意識(shí)淡薄,素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

        現(xiàn)在,一些檔案管理人員的檔案安全意識(shí)還有待加強(qiáng),這樣才能對(duì)改善工作品質(zhì)起到很大的作用。因?yàn)樗麄儧](méi)有深刻地了解到檔案信息的重要性,所以,在工作期間,沒(méi)有十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和極致的耐心,更重要的是,他們對(duì)檔案的安全性認(rèn)識(shí)不夠全面,在專(zhuān)業(yè)程度上,他們的工作能力沒(méi)有達(dá)到需要的水平。于是,在現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)了很多的突發(fā)狀況,對(duì)檔案的智能管理產(chǎn)生了很大的影響,導(dǎo)致了檔案安全性不高[5]。

        2.1.2 歸類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,管理混亂

        大多數(shù)時(shí)候,為了管理工作人員高效地操作,檔案信息化會(huì)有一個(gè)十分詳盡的分類(lèi)??墒?,存在一些專(zhuān)業(yè)水平不夠的工作人員,他們沒(méi)有對(duì)信息管理能力引起重視,因此,存在管理不規(guī)范、工作態(tài)度不積極的現(xiàn)象。這樣就會(huì)增加信息檢索的難度,更嚴(yán)重的就是造成關(guān)鍵核心數(shù)據(jù)的丟失或者失效,給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失。

        2.1.3 權(quán)限管理不明,保密性不強(qiáng)

        企業(yè)中的人事檔案屬公司機(jī)密,其不僅對(duì)個(gè)人前途產(chǎn)生影響,甚至還會(huì)對(duì)整個(gè)公司造成不必要的影響,所以,只有在授權(quán)之后,才可以對(duì)人事檔案這個(gè)機(jī)密文件進(jìn)行查詢。但是,有些企業(yè)未能實(shí)現(xiàn)合理的權(quán)限設(shè)置和分類(lèi)管理,這種情形盡管罕見(jiàn),但還是對(duì)檔案安全管理工作造成了很大的不便。

        2.2 管理過(guò)程中的安全問(wèn)題

        2.2.1 缺乏安全保障體系,系統(tǒng)安全性低

        以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔過(guò)程十分繁瑣,所有經(jīng)手的人都要去找負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽章的流程,這樣可以在一定程度上保障檔案的安全性?,F(xiàn)在,信息化技術(shù)不斷發(fā)展,其已經(jīng)深入到了檔案的領(lǐng)域中,文檔拷貝的風(fēng)險(xiǎn)非常高,再加上一些黑客對(duì)系統(tǒng)的襲擊,使得網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)穩(wěn)定性下降,沒(méi)有辦法保證電子文檔的安全性,所以更不能提供高質(zhì)量的服務(wù)[6]。

        2.2.2 傳輸系統(tǒng)不合理,管理系統(tǒng)不完善

        因?yàn)榇嬖诓恢匾暀n案管理工作的工作人員,所以,在對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí),會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤的現(xiàn)象,甚至有一些檔案內(nèi)容與實(shí)際不符的現(xiàn)象,這就沒(méi)有辦法為單位的需求提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。除此之外,檔案的交接工作一定要做到位,把細(xì)節(jié)都交代清楚,如果沒(méi)有及時(shí)更新數(shù)據(jù),會(huì)對(duì)之后的查找參考產(chǎn)生很?chē)?yán)重的不良影響。

        2.3 網(wǎng)絡(luò)方面的安全問(wèn)題

        為實(shí)現(xiàn)檔案信息化安全性,防止病毒入侵是這項(xiàng)工作的重中之重,特別要對(duì)計(jì)算機(jī)病毒警惕起來(lái),如果遭遇病毒,將有很大可能對(duì)文檔造成無(wú)法挽回的損害,給企業(yè)帶來(lái)無(wú)法預(yù)計(jì)的損失。更重要的是,在現(xiàn)實(shí)中的管理操作中,會(huì)有很多潛在的風(fēng)險(xiǎn),如軟硬件的損壞等,管理部門(mén)一定要完善自身的工作流程,建立一套健全的技術(shù)來(lái)應(yīng)對(duì)這種現(xiàn)象的發(fā)生。針對(duì)這一點(diǎn),可以肯定地說(shuō),檔案信息的安全性沒(méi)有受到完全保障,是因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)本身就存在很多的漏洞,很多居心叵測(cè)的人會(huì)利用這些漏洞來(lái)非法獲取他人的隱私信息,還以此來(lái)威脅他人獲利,對(duì)檔案信息化的管理起到了很大的阻礙作用。

        3 檔案信息化管理過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)要素識(shí)別

        3.1 組織風(fēng)險(xiǎn)要素

        檔案信息化管理中的特別關(guān)照對(duì)象即組織風(fēng)險(xiǎn),組織風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)主要有以下兩個(gè)原因。第一,相關(guān)部門(mén)沒(méi)有重視檔案信息化當(dāng)中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)情況。以獲利為主要目的的公司來(lái)說(shuō),因?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)的輕視,對(duì)該項(xiàng)工作不夠積極,就會(huì)出現(xiàn)信息更新不及時(shí)的現(xiàn)象,存在一定的時(shí)延和滯后性,這就會(huì)影響企業(yè)的決策和發(fā)展。第二,還存在不完善的檔案安全管理制度。多數(shù)企業(yè)因?yàn)殚_(kāi)展檔案信息化的時(shí)間不充足、準(zhǔn)備不充分,所以缺少了一些制度的制定,如一些為信息化的特點(diǎn)量身打造的相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和完善的制度,少了這些制度的參照和指導(dǎo),就讓很多實(shí)際操作與理論不相符合。

        3.2 人員風(fēng)險(xiǎn)要素

        人事的調(diào)動(dòng)也是影響企業(yè)電子檔案安全管理的一個(gè)核心原因。現(xiàn)在,很多企業(yè)都存在人員流動(dòng)頻繁的問(wèn)題,這會(huì)提高檔案信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)。如果之前的工作人員沒(méi)有強(qiáng)烈的電子檔案安全意識(shí),會(huì)對(duì)公司產(chǎn)生很多的不良影響。如果只是修改數(shù)據(jù)的話,那么還損失不大;如果利用數(shù)據(jù)進(jìn)行一些不正當(dāng)交易的話,那么甚至可能會(huì)對(duì)公司產(chǎn)生毀滅性的打擊。

        3.3 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)要素

        首先想到的就是保存檔案的設(shè)備出現(xiàn)一些連接故障,這會(huì)造成電子文檔信息安全數(shù)據(jù)流失或者遭到破壞。保存檔案本身的設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題是一個(gè)很?chē)?yán)重的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。隨之而來(lái)的問(wèn)題就是,目前,電子檔案的發(fā)展歷程比較短,還沒(méi)有進(jìn)到成熟階段,所采取的相關(guān)信息技術(shù)還沒(méi)有發(fā)展完善,因此,無(wú)法完全防范多方面的風(fēng)險(xiǎn)因素。所以,當(dāng)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中,為了保證系統(tǒng)中的電子文檔安全,應(yīng)當(dāng)把企業(yè)內(nèi)部安全管理工作視為最重要,并選擇適當(dāng)?shù)南冗M(jìn)信息技術(shù)增強(qiáng)企業(yè)對(duì)電子文檔安全的保護(hù)力量。

        3.4 過(guò)程管理風(fēng)險(xiǎn)

        進(jìn)行中小企業(yè)的信息化企業(yè)檔案管理過(guò)程中,會(huì)面臨著一些風(fēng)險(xiǎn),具體風(fēng)險(xiǎn)主要包括如下幾類(lèi)。首先是加工公司的選擇。公司如果想完成紙質(zhì)文件向信息化文件的轉(zhuǎn)型,那么就一定要用到文檔掃描這個(gè)技術(shù)進(jìn)行處理,選擇一家可靠的加工公司是至關(guān)重要的。其次是合同風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)將紙質(zhì)文件交給加工公司處理時(shí),會(huì)簽訂一份協(xié)議書(shū),里面會(huì)把很多過(guò)程事無(wú)巨細(xì)地記下來(lái),這樣對(duì)雙方的利益都能起到一個(gè)保障作用。但是,如果在協(xié)議商議期間存在部分模糊不清的責(zé)任明確,那么就很有可能會(huì)有信息外露的風(fēng)險(xiǎn)。

        3.5 檔案的保密風(fēng)險(xiǎn)

        大多數(shù)情況下,文檔中都有一些比較私密的信息,一旦這些私密的信息不慎泄露,會(huì)給團(tuán)隊(duì)或者個(gè)人帶來(lái)一些不良的影響。另外,就是數(shù)據(jù)掛接的風(fēng)險(xiǎn),在紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)加工公司處理加工后,還沒(méi)有結(jié)束工作,需要把紙質(zhì)檔案和掃描后的信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)掛接,這樣才能在后期對(duì)原文檔進(jìn)行再加工和共享時(shí)更加便捷,不至于帶來(lái)困難。但是,有些企業(yè)在對(duì)信息化檔案操作時(shí),因不了解其中的掛接關(guān)系和檔案內(nèi)容,所以就出現(xiàn)了數(shù)據(jù)掛接和之前紙質(zhì)檔案不能完整銜接的問(wèn)題。還有就是,對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行拆分、解析、再組合重裝面臨著不小的風(fēng)險(xiǎn)。在以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔時(shí)期,出于對(duì)紙質(zhì)文檔的機(jī)密保護(hù),企業(yè)會(huì)對(duì)紙質(zhì)版文檔不定期地進(jìn)行拆分、重裝操作,在這個(gè)過(guò)程中,一些不當(dāng)?shù)男袨榫蜁?huì)對(duì)紙質(zhì)文檔造成一些不可逆的損傷,破壞了企業(yè)信息的整體性。

        4 解決檔案信息化安全問(wèn)題的策略

        4.1 增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì),提高安全意識(shí)

        企業(yè)為了有效提高整體的電子檔案管理能力(包括電子檔案安全性問(wèn)題),就必須培養(yǎng)管理部門(mén)工作人員的信息安全意識(shí),要讓他們鍛煉自己的信息化技術(shù),在工作中高效、快速地完成相應(yīng)工作。除了員工個(gè)人,企業(yè)的督促也不應(yīng)該僅限于口頭表述,單位要做實(shí)事,定期對(duì)電子檔案相關(guān)工作人員組織培訓(xùn)來(lái)提高大家的信息安全意識(shí),這樣才能更好地實(shí)踐,不至于出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象。

        4.2 完善保障體系,為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)

        (1)主動(dòng)實(shí)行解決對(duì)策,保證信息環(huán)境安全性。企業(yè)要積極地不斷地對(duì)信息安全管理制度進(jìn)行調(diào)整、完善,只有這樣,才能更好地應(yīng)對(duì)電子檔案的業(yè)務(wù)辦理,更好地促進(jìn)電子檔案的合理優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)化,只有不斷更新?lián)Q代,才能不斷適應(yīng)發(fā)展來(lái)建立一個(gè)安全的電子檔案管理流程。當(dāng)然,企業(yè)一定要落實(shí)明確的責(zé)任制度,之后才能在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)有人可查。

        (2)要時(shí)刻對(duì)電腦軟件安裝有所注意,對(duì)電子檔案及時(shí)進(jìn)行備份。電子檔案的管理人員要重視保存電子檔案設(shè)備的軟件殺毒工作,最大限度地減少電腦感染病毒的可能。企業(yè)要舍得出資金,支持設(shè)備的更新?lián)Q代,只有這樣,才能建立一個(gè)有力的支持。預(yù)防電子文檔被破壞,還有一個(gè)很有效的方式就是對(duì)電子檔案進(jìn)行不定期備份,這樣可以在數(shù)據(jù)受到破壞之后最快地恢復(fù)數(shù)據(jù),保障企業(yè)信息的完整性。

        (3)明確責(zé)任,加倍關(guān)注。建立一個(gè)健康正確的責(zé)任明確制度,這樣才可以清楚每個(gè)人的職能,將企業(yè)的資源最大化地利用起來(lái),更好地解決企業(yè)問(wèn)題。把責(zé)任落實(shí)到人,每個(gè)員工都會(huì)提高警惕,高度重視自己的工作,很好地避免推卸責(zé)任、無(wú)人承擔(dān)的現(xiàn)象,這樣也可以推進(jìn)電子檔案的安全發(fā)展。

        4.3 以多樣化手段保護(hù),提高檔案信息系統(tǒng)的安全性

        (1)采用信息加密技術(shù),筑起保護(hù)罩。對(duì)電子檔案進(jìn)行加密操作是提高其安全性的重要方法,這樣也可以最大限度地牽制員工的作業(yè)。公司可以利用一些密碼或者特殊規(guī)律,把電子檔案加工轉(zhuǎn)化為密文而不是顯而易見(jiàn)的檔案,再把它的打開(kāi)方式遞交給特殊權(quán)限工作人員,這樣的話,電子檔案管理系統(tǒng)就會(huì)更加完備。

        (2)規(guī)范簽署文件的流程,增加其有效性。親手簽名、個(gè)人專(zhuān)有印章、手指印泥等都可以證明文件的可靠性,只要有一套規(guī)范的流程,就可以很好地預(yù)防有心之人的修改。此外,使用授權(quán)控制,還可以控制使用登錄權(quán)限,防止無(wú)授權(quán)人員違規(guī)登錄。

        (3)完整的監(jiān)控系統(tǒng)。企業(yè)花費(fèi)精力和財(cái)力來(lái)建立一個(gè)企業(yè)獨(dú)立的監(jiān)控系統(tǒng)是非常有必要的,把本地網(wǎng)絡(luò)和外部互聯(lián)網(wǎng)完全隔絕起來(lái),并嚴(yán)禁訪問(wèn)外網(wǎng)。硬件設(shè)備還應(yīng)設(shè)置防火墻,這樣才能更好地保證信息不被查詢、篡改,能夠提升電子檔案安全性。除了企業(yè)自身,政府也應(yīng)該投入更多資金來(lái)支持信息化安全的建設(shè)。

        5 結(jié)語(yǔ)

        電子檔案的建設(shè)會(huì)成為將來(lái)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)大趨勢(shì),我們一定要做好電子檔案的安全工作,并且也要保障其可靠性,這兩點(diǎn)也是我們?cè)陔娮訖n案領(lǐng)域需要繼續(xù)探尋的重難點(diǎn)。企業(yè)要把握這一發(fā)展趨勢(shì),迎接時(shí)代的挑戰(zhàn),在挑戰(zhàn)中不斷進(jìn)步,針對(duì)問(wèn)題,想好解決方案,將信息化與檔案進(jìn)行更加有機(jī)的結(jié)合,開(kāi)創(chuàng)一個(gè)更優(yōu)秀的電子檔案管理模式,推動(dòng)電子檔案管理再進(jìn)一步更好地發(fā)展。

        猜你喜歡
        安全性檔案管理信息化
        兩款輸液泵的輸血安全性評(píng)估
        新染料可提高電動(dòng)汽車(chē)安全性
        月“睹”教育信息化
        幼兒教育信息化策略初探
        甘肅教育(2020年18期)2020-10-28 09:06:02
        檔案管理中的電子檔案管理
        檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的思考
        ApplePay橫空出世 安全性遭受質(zhì)疑 拿什么保護(hù)你,我的蘋(píng)果支付?
        Imagination發(fā)布可實(shí)現(xiàn)下一代SoC安全性的OmniShield技術(shù)
        信息化是醫(yī)改的重要支撐
        健康檔案管理的“云”前景
        乱人伦中文无码视频| 亚洲一区第二区三区四区| 成年av动漫网站18禁| 极品美女aⅴ在线观看| 欧美国产日本精品一区二区三区| 中文字幕久久熟女人妻av免费| 亚洲av不卡一区男人天堂| 色偷偷偷久久伊人大杳蕉| 国产精品无码无片在线观看| 日韩极品视频在线观看免费| 亚洲天码一区二区三区| 久久精品国产亚洲av麻豆长发| 精品久久久久久777米琪桃花| 日本a在线天堂| 久久亚洲网站中文字幕| 欧美69久成人做爰视频| 国产一区二区三区美女| 极品人妻少妇一区二区| 国产精品国产三级野外国产| 精品人妻伦九区久久aaa片| 精品视频999| 日本高清在线一区二区| 99久久无码一区人妻| 欧美激情a∨在线视频播放| 久久精品无码一区二区三区不卡| 99久久婷婷亚洲综合国产| 免费观看18禁无遮挡真人网站| 国产精品久久国产精麻豆99网站| 手机av男人天堂免费网址| 亚洲视频高清一区二区| 久久久精品456亚洲影院| 免费国产一级片内射老| av免费在线国语对白| 国产精品女人呻吟在线观看| 9191在线亚洲精品| 久久精品国产亚洲不卡| 欧美性生交活xxxxxdddd| 久久亚洲精品无码gv| 伊人影院在线观看不卡| 精品人妻码一区二区三区剧情| 999久久久无码国产精品|