祝英姿

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各種高端技術(shù)走入了人們生活和工作的各個(gè)角落，同時(shí)也為事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理工作至關(guān)重要，關(guān)系到事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展速度和品質(zhì)。本文按照事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行研究活動(dòng)，分析其內(nèi)部檔案管理工作的詳細(xì)內(nèi)容，研究數(shù)字化檔案管理方案的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，深入研究在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代不斷完善檔案管理工作的策略，希望能給相關(guān)工作者提供一些啟迪和幫助。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理;發(fā)展策略;具體方案

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展和社會(huì)信息化趨勢(shì)逐漸加強(qiáng)的新時(shí)期，事業(yè)單位的相關(guān)工作人員必須積極研究新時(shí)期的發(fā)展要求，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，不斷改革整體的管理形式，調(diào)整檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而有效提升檔案管理工作的效率和品質(zhì)，為事業(yè)單位其他工作的順利開展提供資料支撐。

一、簡述檔案管理工作的具體內(nèi)容

檔案管理工作，顧名思義是指整理檔案資料、管理檔案室（檔案館）以及進(jìn)行相關(guān)的檔案收集、管理和應(yīng)用等工作。事業(yè)單位必須應(yīng)用科學(xué)合理的方式完成檔案管理任務(wù)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，工作人員需要接受所有的資料信息，完成整理收集工作，保管重要的信息資料，完成編目檢索工作和一系列服務(wù)工作。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的基本模式為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理相融合，這種模式能在一定程度上保障留存資料的精準(zhǔn)性，避免重要信息被丟失或竊取，保證檔案室的信息資料為事業(yè)單位建設(shè)工作提供實(shí)際幫助。

二、事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)的漏洞

1.工作人員沒有從根本上重視檔案管理工作

事業(yè)單位的工作任務(wù)很多，包含的內(nèi)容豐富，相關(guān)負(fù)責(zé)人非常重視事業(yè)單位的日常管理工作，將工作重心轉(zhuǎn)移到了財(cái)務(wù)監(jiān)管工作當(dāng)中，完全忽視檔案管理對(duì)事業(yè)單位建設(shè)的直接影響。工作人員也未從根本上重視檔案管理工作，導(dǎo)致各部門之間并未通力合作，沒有積極配合檔案室的相關(guān)管理要求，協(xié)調(diào)性較差，最終導(dǎo)致檔案保存、監(jiān)管和使用工作出現(xiàn)諸多漏洞。

2.整體的資料管理系統(tǒng)不完善

根據(jù)目前的發(fā)展情況來看，絕大多數(shù)事業(yè)單位都缺少完整的檔案管理工作體制。有些事業(yè)單位甚至沒有建立檔案資料室，也未分配專業(yè)的檔案管理人員。負(fù)責(zé)檔案收集、管理和保存的工作者同時(shí)也負(fù)責(zé)其他工作，導(dǎo)致檔案管理人員沒有充分的精力完成相應(yīng)的工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為失誤，不僅加劇檔案資料保存和管理的工作難度，還影響檔案監(jiān)管工作的速度和品質(zhì)，無法充分發(fā)揮重要信息資料的作用。因此，事業(yè)單位的相關(guān)工作者一定要重視檔案信息資料的整理和保存工作，利用新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的便利條件，不斷調(diào)整資料室的管理系統(tǒng)，聘用更專業(yè)的工作人員進(jìn)行相關(guān)的管理工作，提升檔案管理工作的自動(dòng)化水平，不斷提高檔案資料管理的效率和品質(zhì)。

3.信息化程度偏低

雖然現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展得越來越快，高新技術(shù)被應(yīng)用到日常生活和工作當(dāng)中，但是一些單位并沒有摒棄傳統(tǒng)的工作方法，仍然選擇使用紙質(zhì)檔案，每天收集、整理、保存大量的紙質(zhì)資料，不但會(huì)消耗大量的人力和時(shí)間，而且還會(huì)花費(fèi)很多不必要的資金。隨著事業(yè)單位工作年限的增加，紙質(zhì)檔案資料越來越多，管理員的工作量越來越大，工作時(shí)間長且效率低。信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案管理模式已脫穎而出，事業(yè)單位必須要轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，積極應(yīng)用數(shù)字化管理模式，摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理法，建設(shè)更符合時(shí)代發(fā)展要求的工作模式。

4.檔案資料查詢效率偏低

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提高，人民生活水平逐漸提升，大家對(duì)生活品質(zhì)的要求也越來越高。事業(yè)單位也緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，積極應(yīng)用高新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，利用高新設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，不斷完善檔案編目、管理和審核工作，但并未改變檔案查詢工作形式。某些事業(yè)單位工作人員整理重要的信息資料時(shí)，并未更換檢索和查詢技術(shù)，導(dǎo)致檔案資料查詢效率偏低。為提升查詢和檢索速度，工作人員需要不斷完善編目工作，提升編目水平，一旦編目技術(shù)和查詢技術(shù)不相符，將無法充分發(fā)揮編目技術(shù)的價(jià)值和作用，影響實(shí)際的查詢效果，甚至有可能阻礙正常工作的順利完成。

三、利用網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的便利條件完成事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際意義

1.提高檔案工作管理的實(shí)際效率和品質(zhì)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)新時(shí)代，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、整理、分析研究和保存單位內(nèi)部的重要信息資料，能大幅度增強(qiáng)檔案工作管理水平，增強(qiáng)管理的強(qiáng)度和效果，確保各部門間能夠協(xié)調(diào)發(fā)展，有利于事業(yè)單位工作的順利進(jìn)行。新時(shí)期，各大高新技術(shù)層出不窮，推動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位積極應(yīng)用數(shù)字化檔案管理監(jiān)管方案，可以真正解決資料丟失、損壞等問題。積極應(yīng)用高新技術(shù)，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)用數(shù)字化的軟件或系統(tǒng)，不但能大幅度提高檔案整理速度，提高歸檔和查詢效率，還能有效節(jié)省檔案的儲(chǔ)存空間，打造檔案信息化管理模式，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打造在線傳輸系統(tǒng)，完成事業(yè)單位重要信息資料的共享要求，提升檔案管理的效率和品質(zhì)。

2.優(yōu)化檔案管理工作體制

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)期，事業(yè)單位利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不斷完善檔案室內(nèi)部的信息資料，了解工作人員的實(shí)際工作情況和最終的工作成果，對(duì)工作人員進(jìn)行正確評(píng)價(jià)，不斷調(diào)整人員分配，優(yōu)化檔案資源管理工作，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，在大家的共同努力下，不斷提升檔案管理水平。

3.完善事業(yè)單位辦公模式

生活在信息化時(shí)代，想要趕上時(shí)代發(fā)展潮流，提高工作效率和水平，就必須要積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)用高新技術(shù)，使用新型的高端工作設(shè)施，打造新穎的資料管理形式，增加檔案管理室的實(shí)際作用，能在一定程度上推動(dòng)事業(yè)單位建設(shè)的飛速發(fā)展。

四、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代增強(qiáng)事業(yè)單位檔案監(jiān)管工作成效的策略

新穎的數(shù)字化檔案監(jiān)管形式脫穎而出，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用該管理模式能大幅度提升其自動(dòng)化辦公水平，提高工作效率。事業(yè)單位管理重要信息資料時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷優(yōu)化整合相關(guān)的信息資料，應(yīng)用數(shù)字化管理模式能不斷優(yōu)化單位內(nèi)部的人員分配效果，提升單位軟件設(shè)施和硬件設(shè)備的更換速度，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，將重要的信息資料以數(shù)字化形式保存到計(jì)算機(jī)中。工作人員可以突破時(shí)間和空間限制，隨時(shí)隨地調(diào)取工作所需要的信息資料，節(jié)省時(shí)間，減少檔案調(diào)取的工作成本，提高實(shí)際工作的速度和品質(zhì)。事業(yè)單位可以利用數(shù)字化檔案處理技術(shù)，打造信息資料的共享平臺(tái)，將所有重要資料保存起來，減少因保存不當(dāng)造成的資料丟失問題，為事業(yè)單位的后續(xù)工作提供充足且完備的信息資料?？偠灾W(wǎng)絡(luò)時(shí)代提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的策略非常多，必須更新檔案管理模式，打造信息化平臺(tái)，才能不斷提升事業(yè)單位的檔案管理工作水平。

1.高度重視檔案管理工作，重視細(xì)節(jié)性問題

事業(yè)單位工作人員一定要積極轉(zhuǎn)變工作態(tài)度和思想觀念，高度重視單位的檔案管理工作，深入了解新型檔案管理形式的優(yōu)勢(shì)，積極參加單位組織的各種專業(yè)性培訓(xùn)，學(xué)習(xí)和了解更多先進(jìn)的知識(shí)和高新技術(shù)，掌握更多專業(yè)的技術(shù)手段，不斷提高檔案管理工作的效率和水平，組建一個(gè)具有高素質(zhì)、高能力的管理團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，事業(yè)單位要調(diào)整數(shù)字化檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，根據(jù)單位建設(shè)的實(shí)際情況和檔案管理工作現(xiàn)狀，應(yīng)用科學(xué)合理的管理形式，用高端的信息管理技術(shù)和軟硬件設(shè)備，在保證事業(yè)單位正常生產(chǎn)工作的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)實(shí)際工作效果。除此之外，應(yīng)用自動(dòng)化管理模式的過程當(dāng)中，檔案管理者一定要重視細(xì)節(jié)問題，嚴(yán)格把控每個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)，重視檔案資料的整理、收集、錄入、歸檔、編目、檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理人員必須要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行操作，防止出現(xiàn)檔案丟失、信息資料泄露等嚴(yán)重問題。以醫(yī)療器械檢驗(yàn)所為例，醫(yī)療器械所一定要高度重視相關(guān)資料的驗(yàn)收和保管工作，保存所有機(jī)械設(shè)施的相關(guān)證件和復(fù)印件，保證大型醫(yī)療器械資料數(shù)據(jù)的完整性，提升器械所檔案管理工作的規(guī)范性。需要特別注意的是，一定要維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止犯罪分子偷盜、移除或更改重要的信息資料，保證單位工作的順利進(jìn)行。

2.提高檔案的信息化管理效果，提高資料庫的安全性

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，有的人將網(wǎng)絡(luò)區(qū)域當(dāng)成了法外之地，在網(wǎng)絡(luò)世界中進(jìn)行各種違法行為。因此，事業(yè)單位一定要提高自動(dòng)檔案管理工作的安全性，積極應(yīng)用區(qū)塊鏈的去中心化技術(shù)，加大對(duì)檔案信息資料的保護(hù)力度。相關(guān)工作人員可以設(shè)置專屬的登錄賬號(hào)和特別的登錄密碼，完善每一位工作人員的具體信息，及時(shí)驗(yàn)證登錄者的身份，監(jiān)督檔案資料查詢者的實(shí)際操作情況。而且，檔案工作者在整理重要的信息數(shù)據(jù)時(shí)，必須明確檔案管理工作要求和檔案使用的具體限制標(biāo)準(zhǔn)，保障相關(guān)信息資料的安全，提高事業(yè)單位檔案管理效果。同時(shí)，檔案工作人員可以在檔案管理系統(tǒng)中安裝防火墻技術(shù)，利用加密手段保護(hù)重要信息資料，防止檔案系統(tǒng)遭遇黑客或病毒攻擊。工作人員必須保存好檔案備份，提高重要檔案資料的使用效率，盡可能減少數(shù)據(jù)資料遺失的概率，加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的保護(hù)力度，有效提升事業(yè)單位檔案管理效果。

3.應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式，減輕管理難度

事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容非常多，工作難度大。工作人員在數(shù)字化檔案中查詢所需信息時(shí)，一旦操作不當(dāng)就有可能銷毀或者更改原有的資料信息。因此，相關(guān)工作人員一定要認(rèn)真完成工作任務(wù)，在紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成電子資料的過程中，必須提前歸納總結(jié)原始的信息資料，將各種不同的信息資料分門別類，做好檔案編碼工作，為資料轉(zhuǎn)化工作奠定良好基礎(chǔ)，保證負(fù)責(zé)錄入的工作人員能夠?qū)⑺匈Y料對(duì)號(hào)入座，提升資料的精準(zhǔn)性和完整性。以醫(yī)療器械所的工作為例，醫(yī)療器械所在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，為了減輕管理工作難度，一定要完成建檔說明工作，指派專業(yè)人員保管檔案說明書，不斷更新說明書上的說明資料。一旦出現(xiàn)管理人員的變動(dòng)問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人一定要重視交接工作，認(rèn)真監(jiān)督資料管理人員，確保其完成所有的交接手續(xù)，防止出現(xiàn)檔案室資料的遺失或損毀問題。在建設(shè)檔案管理工作體系時(shí)，應(yīng)用自動(dòng)化檔案管理方法提升工作人員對(duì)檔案資料管理工作的重視程度，提高工作人員的管理能力，能夠在一定程度上減輕后續(xù)的檔案管理難度，提高實(shí)際的檔案管理水平。

此外，事業(yè)單位一定要根據(jù)本行業(yè)的發(fā)展特征和時(shí)代發(fā)展要求，打造完備的自動(dòng)化檔案管理模式，不斷完善檔案資料的監(jiān)管方案，確保自動(dòng)化檔案管理模式充分發(fā)揮其價(jià)值和作用，提升檔案管理工作的實(shí)際速度和效果。同時(shí)，一定要在數(shù)字化檔案管理體制中建立數(shù)據(jù)庫搜索引擎，保證檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能順利完成，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，提升每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的速度和品質(zhì)，進(jìn)而大幅度提升整體工作效率，推動(dòng)事業(yè)單位工作的開展和進(jìn)步。

4.提升自動(dòng)化檔案建設(shè)速度，打造高水平的工作團(tuán)隊(duì)

在創(chuàng)新檔案管理形式過程當(dāng)中，一定要積極應(yīng)用自動(dòng)化檔案管理模式，重視紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子版檔案的過程。相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化過程中，一定要根據(jù)紙質(zhì)版檔案的記錄規(guī)則完成相應(yīng)的記錄工作，防止出現(xiàn)重要信息遺漏問題。事業(yè)單位想要提升發(fā)展速度和工作效率，就必須要緊跟新時(shí)期的發(fā)展步伐，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，整合重要的信息資料，落實(shí)信息化和數(shù)字化檔案管理體制。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，一定要明確每一位工作人員的具體職責(zé)，分配好每一位工作人員的任務(wù)。同時(shí)，事業(yè)單位在選擇檔案管理工作者時(shí)，一定要遵守考核制度，保證上崗人員的綜合素質(zhì)符合檔案管理要求，打造一支符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的高素質(zhì)工作團(tuán)隊(duì)，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的自動(dòng)化水平，加強(qiáng)檔案管理的秩序要求，減少不必要的管理環(huán)節(jié)，不斷提升網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位管理工作的實(shí)際效果。

此外，一定要大力進(jìn)行改革活動(dòng)，應(yīng)用新穎的檔案管理方案，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷提高對(duì)檔案信息資料的分析、研究和數(shù)據(jù)處理能力。具體來講，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案影像管理工作，增加檔案資料的備份，提升檔案資料的精確性和安全性。工作人員在整理資料的過程當(dāng)中，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效完成分類工作，打造具有綜合性質(zhì)的檔案信息資料庫。工作人員一定要加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)體系的研究和研發(fā)力度，大幅度提高對(duì)影像資料、圖像資料的管理能力，及時(shí)更新和完善各種新產(chǎn)品的數(shù)據(jù)信息，妥善保管工作所需要的各種證明類文件，為事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行提供保障。

5.高度重視檔案編目工作，提升檔案檢索速度和品質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，檔案編目工作至關(guān)重要，完善的搜索機(jī)制能夠有效提高檔案檢索工作的效果。因此，工作人員一定要充分應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新編目檢索機(jī)制，調(diào)整事業(yè)單位內(nèi)部的搜索方法，保證工作人員能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行檢索工作。與此同時(shí)，一定要增強(qiáng)檔案管理各部門之間的聯(lián)系，確保所有工作都能夠順利進(jìn)行，提高檔案管理的實(shí)際效率。

五、結(jié)束語

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式代替紙質(zhì)檔案管理模式，能夠加快事業(yè)單位檔案管理工作的更新速度，引進(jìn)更多先進(jìn)技術(shù)和高端設(shè)備，提高實(shí)際工作效率。目前，有些事業(yè)單位在整理和保存重要信息資料時(shí)，仍然存在很多問題，工作人員并未高度重視檔案管理工作，未能充分發(fā)揮新型管理方案的優(yōu)勢(shì)。因此，相關(guān)工作人員一定要積極探索有效的管理策略，充分利用高新技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完善檔案資料管理系統(tǒng)，確保核心檔案資料信息不被丟失或竊取，提高工作人員檔案資料管理能力，推動(dòng)事業(yè)單位工作的開展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]張 坤.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代完善事業(yè)單位檔案管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021

[2]張琬悅.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的完善分析[J].科技風(fēng)，2018

[3]許長春.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J].城建檔案，2017

（作者單位：曹縣醫(yī)養(yǎng)結(jié)合服務(wù)中心）