文/劉海麗

在大數(shù)據(jù)時代，加快推進數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，推廣電子檔案移交、接收和管理工作，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)管理平臺，是檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的方向，是新形勢下檔案信息化的重點。推進數(shù)字檔案室建設(shè)成為目前事業(yè)單位檔案管理工作的重要任務(wù)。

1 數(shù)字檔案室的意義及功能

1.1 數(shù)字檔案室的意義

數(shù)字檔案室是指各單位在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”，是管理單位檔案信息、聯(lián)結(jié)單位辦公自動化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。建設(shè)符合國家和社會信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用的高度集成化、信息化；實現(xiàn)檔案室藏檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，各類檔案資源的集中統(tǒng)一、規(guī)范管理；實現(xiàn)檔案服務(wù)利用的流程化和網(wǎng)絡(luò)化。有利于提高檔案工作水平，維護檔案信息的真實、完整、可用和安全，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和利用效率。

1.2 數(shù)字檔案室的功能

1.2.1 檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。

1.2.2 檔案實體“虛擬化”。通過對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進行管理和規(guī)范。

1.2.3 檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標準規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。

1.2.4 信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案室依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。

1.2.5 檔案利用知識化。數(shù)字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎(chǔ)上有機組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。

2 事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)認識不到位

一些事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對建設(shè)數(shù)字檔案室的重要性認識不高，數(shù)字檔案室建設(shè)涉及方方面面的問題，比如經(jīng)費的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、內(nèi)部機構(gòu)之間的協(xié)作、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。認為沒有必要浪費大量的人力、物力、財力，只要保管保護好紙質(zhì)檔案就行了。數(shù)字檔案室建設(shè)工作一推再推，始終沒有納入工作計劃。

2.2 單位經(jīng)費投入不足

目前，事業(yè)單位在推進數(shù)字檔案室建設(shè)過程中面臨最大的問題是經(jīng)費有限，導(dǎo)致數(shù)字檔案室建設(shè)投入的資金不足，無力購買必備設(shè)施設(shè)備。

2.3 檔案專業(yè)人員缺乏

多數(shù)事業(yè)單位檔案專業(yè)人員缺乏，精通檔案管理業(yè)務(wù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合人才鳳毛麟角。檔案人員知識結(jié)構(gòu)的更新速度也遠趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的檔案室也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計等技能，數(shù)字檔案室建設(shè)還處在探索階段，沒有正式實施開展。

3 開展數(shù)字檔案室建設(shè)的有效措施

3.1 提升數(shù)字檔案室建設(shè)的意識

事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字檔案室建設(shè)的重視程度，影響著單位數(shù)字檔案室的進程。只有領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變觀念，從傳統(tǒng)檔案管理模式逐步過渡到信息化管理階段，數(shù)字檔案室建設(shè)才能有所推進。單位領(lǐng)導(dǎo)充分認識了數(shù)字檔案室對一個單位的重要意義，才能將數(shù)字檔案室建設(shè)納入工作規(guī)劃，制定數(shù)字檔案室建設(shè)實施方案，投入數(shù)字檔案室建設(shè)所需要的資金，購置所需要的設(shè)施和設(shè)備，配齊配強勝任數(shù)字檔案室建設(shè)所需要的技術(shù)人員。

3.2 制定數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程

數(shù)字檔案室建設(shè)是國家數(shù)字檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，事業(yè)單位要規(guī)范數(shù)字檔案室建設(shè)，保證數(shù)字檔案信息安全有效、規(guī)范有序地管理利用，要結(jié)合實際工作制定《數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》和《檔案數(shù)字化范圍及技術(shù)標準》，明確要求數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動化的重要構(gòu)成。應(yīng)納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。有效解決數(shù)字檔案室建設(shè)的要求、標準和方法。一是明確文檔一體化模式，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步形成、同步歸檔、同步移交；二是采用國家有關(guān)標準，將紙質(zhì)掃描檔案納入電子檔案管理范疇，即：能形成規(guī)范的電子文件就歸檔該電子文件，如沒有基礎(chǔ)，就采用掃描方式，解決“增量電子化”問題，從而使電子檔案管理和移交成為各單位的普遍要求和任務(wù)。

3.3 配備計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備

事業(yè)單位檔案室應(yīng)配備能夠滿足運行需要的計算機設(shè)備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全區(qū)域，按照BMB17的技術(shù)要求進行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網(wǎng)。檔案室還應(yīng)配備專門的計算機與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。

3.4 建立數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)

事業(yè)單位檔案室應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心的管理系統(tǒng)。主要包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、庫房管理等功能。在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。以全新的數(shù)字資源檢索模式設(shè)計，多種查詢方式，包括條件查詢、關(guān)聯(lián)查詢、跨類查詢、二次查詢、全文檢索等等功能迅速檢索到需要的內(nèi)容，提供準確快捷、便利、有效的服務(wù)。探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，與檔案館和有關(guān)單位統(tǒng)一使用《檔案管理系統(tǒng)》，逐步實現(xiàn)電子文件實時歸檔，網(wǎng)上移交。各單位將本單位形成的數(shù)字檔案通過載體移交方式向同級檔案館報送，實現(xiàn)檔案館室檔案數(shù)據(jù)的無縫對接。電子文件歸檔軟件要簡單易用，貼近工作實際，檔案人員能輕松掌握電子文件歸檔方法、整理規(guī)范、標準和移交程序與方法。通過QQ聊天方式就能解決安裝和培訓(xùn)工作，解決事業(yè)單位檔案員使用操作軟件問題，解決檔案軟件技術(shù)難掌握的后顧之憂。

3.5 強化檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量標準

3.5.1 數(shù)字化過程的自動處理功能。開展存量檔案數(shù)字化工作，主要是通過對紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工。因此必須利用先進的文檔掃描系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化操作，自動批量處理。能夠在掃描的同時由系統(tǒng)自己進行圖像處理，自動去除圖像黑邊、傾斜校正、去斑點等，識別索引字段并能轉(zhuǎn)換為多種格式。

3.5.2 數(shù)字化檔案存儲工作標準化。光盤存儲完全符合檔案管理要求和使用習(xí)慣，符合國家計算機光盤檔案存儲標準，符合國家檔案局頒發(fā)的檔案電子文檔標準。

3.5.3 嚴格數(shù)字化的質(zhì)量控制。采用先進的質(zhì)量控制軟件，網(wǎng)絡(luò)化流水作業(yè)，整個流程由軟件控制，前后工序緊密結(jié)合，次工序在完成本項操作的同時檢查上一工序的質(zhì)量是否合格，做到質(zhì)量不合格隨時返回，并有嚴格的員工操作記錄，控制員工操作中的每一步，系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)記錄操作過程，隨時檢查任何工序的質(zhì)量及完成情況，確保一次性達到成品質(zhì)量要求。

3.5.4 最大限度保護原始檔案。接收原始檔案的拆分、掃描、文字錄入、校對等流程都有記錄和管理，確保檔案在掃描過程中不被損毀，每天上下班對檔案質(zhì)量及數(shù)量實行嚴格核對與交接，認真填寫作業(yè)清單和交結(jié)清單。在掃描工作過程中，不得在圖紙上涂抹、更改、作標記等，要保護圖紙不受損壞。

3.6 加強專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)

數(shù)字檔案室建設(shè)要求檔案人員加強自身知識的更新，通過多種形式進行業(yè)務(wù)知識、數(shù)據(jù)庫知識和計算機操作技能的培訓(xùn)，同時要到數(shù)字檔案室建設(shè)開展比較好的單位進行學(xué)習(xí)觀摩，學(xué)習(xí)同行業(yè)中數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗，做到互通有無，資源共享，對一些業(yè)內(nèi)動態(tài)、相關(guān)信息能及時掌握。從整體上提高檔案人員應(yīng)對數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的能力，建立一支多層次、適應(yīng)不同任務(wù)需要的數(shù)字檔案室建設(shè)隊伍，以滿足數(shù)字檔案室建設(shè)的工作需要。