摘 要：伴隨著信息化的發(fā)展，系統(tǒng)化的管理模式可以一定程度推動(dòng)水利檔案無(wú)紙化、高效化管理，但由于信息化技術(shù)在水利工程行業(yè)中的應(yīng)用不夠成熟，導(dǎo)致水利工程檔案信息化管理存在網(wǎng)絡(luò)安全、信息不共享、整體管理效果差等問(wèn)題。為實(shí)現(xiàn)水利檔案信息化安全高效管理，需加強(qiáng)水利檔案信息安全建設(shè)、制度完善、人才培養(yǎng)、軟硬件系統(tǒng)提升、檔案資料的容災(zāi)備份等，進(jìn)而消除水利檔案管理安全隱患，保障水利工程檔案管理的真實(shí)、安全、高效、可靠。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案;信息化;管理風(fēng)險(xiǎn)

1 前言

水利工程檔案管理工作至關(guān)重要，通過(guò)記錄水利工程管理過(guò)程產(chǎn)生的資料形成水利工程檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)水利工程進(jìn)一步建設(shè)的原始資料支撐。水利工程檔案不僅是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工程人員的智慧結(jié)晶，也是保障水安全和人民財(cái)產(chǎn)安全的重要保證。隨著信息化的發(fā)展，信息化技術(shù)已應(yīng)用到各行各業(yè)，水利檔案的管理也借助信息技術(shù)進(jìn)行了應(yīng)用，但信息化技術(shù)在水利檔案管理過(guò)程中依舊存在一些弊端。只有充分分析水利工程檔案信息化現(xiàn)狀，找出存在的風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行針對(duì)性研究，才能更好地利用水利檔案信息化為水利工程服務(wù)。

2 水利工程檔案的特點(diǎn)

水利工程從立項(xiàng)開(kāi)始到驗(yàn)收運(yùn)行需要經(jīng)過(guò)很多個(gè)階段，每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生大量的報(bào)告、圖紙、工作記錄等材料文件，不同的階段有不同的主體內(nèi)容，文件材料的收集整理必須及時(shí)有效，若不及時(shí)整理歸檔，容易造成材料無(wú)法查證等問(wèn)題。水利工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定時(shí)檔案管理質(zhì)量也是評(píng)定因素之一，一套真實(shí)且完整的水利工程檔案可以全面、準(zhǔn)確反映水利工程建設(shè)的全過(guò)程。因此，水利工程檔案是伴隨水利工程建設(shè)的產(chǎn)物，水利工程檔案形成與水利工程建設(shè)具有較強(qiáng)的一致性，具體表現(xiàn)為周期差異性、法律強(qiáng)制性、成套性、復(fù)雜性及易變性等特點(diǎn)。

2.1 歷時(shí)周期差異性

水利工程規(guī)模不同，建設(shè)周期不一。根據(jù)工程覆蓋面、投資規(guī)模以及環(huán)境條件等因素不同，一般小型工程時(shí)間跨度短，設(shè)計(jì)階段歷時(shí)時(shí)間短，整體完成只需幾個(gè)月;中大型工程根據(jù)具體要求，周期從幾個(gè)月到幾年不等;而大型工程從前期規(guī)劃設(shè)計(jì)到最后竣工運(yùn)行需要幾年甚至長(zhǎng)達(dá)十幾年才能完成。因此，水利工程檔案形成的周期差異性較大。

2.2 法律強(qiáng)制性

與一般檔案管理工作不同，水利工程檔案的管理需遵循《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)[1988]）4號(hào)）、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號(hào)）、《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》（水辦[2010]80號(hào)）等相關(guān)法律規(guī)定[1-3 ]以及《水利部 國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)水利檔案工作規(guī)定的通知》（水辦〔2020〕195號(hào)）、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2021]200號(hào)）、《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評(píng)估辦法》的通知（2013年發(fā)布，2021年修改）。這些規(guī)定不僅可以使水利檔案的管理工作有據(jù)可依，也可使檔案的收集與管理規(guī)范化。此外，水利工程檔案中形成的各種資質(zhì)證書(shū)、政府批文、許可證、設(shè)計(jì)文檔、施工圖紙、驗(yàn)收材料等所有文件資料都需要經(jīng)過(guò)政府有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)或者由有資質(zhì)部門(mén)認(rèn)證、批示，以確保水利工程的合法性。

2.3 檔案資料成套性

水利工程從項(xiàng)目建議書(shū)到評(píng)價(jià)會(huì)產(chǎn)生一系列復(fù)雜的工程檔案，這些工程檔案是水利工程每個(gè)階段產(chǎn)生的原始記錄，各階段的檔案材料是下一工程階段的基礎(chǔ)，成套的檔案資料聯(lián)系著水利工程的每個(gè)階段，從而使水利工程成為一個(gè)完整的建設(shè)過(guò)程，成套的水利檔案不僅記錄水利工程的復(fù)雜過(guò)程，也是多年后工作查找迅速定位文件內(nèi)容的關(guān)鍵因素。

2.4 復(fù)雜性與易變性

不同種類(lèi)、不同規(guī)模的水利工程都是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這是由水利工程自身的性質(zhì)決定的。水利工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案材料分散在項(xiàng)目法人單位、項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位和施工單位或個(gè)人手中[1，4 ]，各單位檔案管理要求不同，檔案的存儲(chǔ)環(huán)境復(fù)雜多變;水利工程在項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、建設(shè)實(shí)施、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收以及后評(píng)價(jià)階段會(huì)產(chǎn)生大量復(fù)雜的文件材料;在工程建設(shè)過(guò)程中還會(huì)受資金、政策、施工環(huán)境、管理、技術(shù)等影響;這些因素都會(huì)對(duì)水利檔案的管理帶來(lái)復(fù)雜性與易變性。

3 信息化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)、收集難度大。由于水利工程產(chǎn)生的資料較多，尤其是大型水利工程或者試點(diǎn)工程產(chǎn)生的檔案匯集在一起需要大量的儲(chǔ)存空間，分類(lèi)整理難度較大，后期查找麻煩，且耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，易造成損壞、丟失且無(wú)法復(fù)原。并且，對(duì)于大型水利工程檔案，還存在收集、整理過(guò)程復(fù)雜等問(wèn)題，在社會(huì)信息化的快速發(fā)展中，原始的紙質(zhì)檔案管理模式已無(wú)法滿(mǎn)足水利工程建設(shè)的需要。

基于水利工程紙質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題，通過(guò)信息化的建設(shè)可以有效解決這些弊端。水利工程檔案的信息化建設(shè)可以通過(guò)輸入重點(diǎn)詞或關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢(xún)，查詢(xún)過(guò)程快速便捷;能夠在一套標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)規(guī)范水利檔案的匯集、收錄，支撐檔案的管理與查找;能夠解決紙質(zhì)檔案借閱過(guò)程中造成的損耗或丟失問(wèn)題;并通過(guò)信息化手段打破信息傳輸?shù)谋趬荆饬思堎|(zhì)檔案的收集傳輸?shù)臏笮?，提高工作效率?/p>

4 信息化存在的差距

水利工程檔案信息化管理已開(kāi)展了一定的時(shí)間，取得了不錯(cuò)的效果，不僅方便了存儲(chǔ)、查詢(xún)和調(diào)用，還提高了信息傳輸效率。但整體上和預(yù)期的效果還存在一定的差距，具體表現(xiàn)為整體應(yīng)用效果差、網(wǎng)絡(luò)安全隱患大等問(wèn)題。

4.1 整體應(yīng)用效果差

目前，水利工程檔案信息化建設(shè)普遍存在區(qū)域分割、部門(mén)分治等問(wèn)題，沒(méi)有形成高效的地方聯(lián)動(dòng)、部門(mén)合力。每個(gè)水利單位、甚至每個(gè)水利工程都建設(shè)自己的信息化系統(tǒng)，由于缺少統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，各系統(tǒng)間沒(méi)有互聯(lián)互通，信息不聯(lián)動(dòng)。即使信息聯(lián)通，但由于不同系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念等問(wèn)題，信息不能充分融合，信息接收不能及時(shí)有效，不能有效管控各個(gè)環(huán)節(jié)。

4.2 水利檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全隱患

隨著水利檔案信息化的建設(shè)，為社會(huì)帶來(lái)極大的便利的同時(shí)，也存在相應(yīng)的安全問(wèn)題，例如黑客攻擊、信息泄露、檔案丟失、信息篡改等問(wèn)題。水利工程檔案是不可再生的國(guó)家資源，一旦水利檔案系統(tǒng)被不法分子攻破，獲取檔案信息或篡改信息甚至造成系統(tǒng)的癱瘓都會(huì)對(duì)國(guó)家造成巨大的損失。

4.3 管理意識(shí)不足

若是管理意識(shí)不足，勢(shì)必會(huì)影響水利工程檔案管理的實(shí)效性，但當(dāng)前部分單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理的重要性，而是將重點(diǎn)放在工程進(jìn)度以及質(zhì)量控制層面，這導(dǎo)致水利工程的實(shí)施沒(méi)有高質(zhì)量的檔案管理作為支撐。還有部分單位在檔案管理方面沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的管理人員，認(rèn)為檔案管理僅僅是看守文件，并不能起到實(shí)質(zhì)性作用，嚴(yán)重制約了檔案管理工作成效的提升。領(lǐng)導(dǎo)層面的意識(shí)缺失也會(huì)對(duì)檔案管理工作人員的工作態(tài)度以及工作行為產(chǎn)生負(fù)面影響，使得其在日常工作的過(guò)程中沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)于各類(lèi)檔案資料歸類(lèi)與整理的重視，還有一些工作人員甚至?xí)诮ㄔO(shè)后期才進(jìn)行檔案收集和整理，這一現(xiàn)象的出現(xiàn)滋生了檔案資料管理復(fù)雜的問(wèn)題。因?yàn)楸旧砬啡蓖度耄⑶以O(shè)備相對(duì)落后，所以對(duì)檔案工作的質(zhì)量造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響，難以支撐工作人員第一時(shí)間完成高質(zhì)量的資料歸檔工作，不利于管理工作的持續(xù)平穩(wěn)開(kāi)展。

4.4 欠缺專(zhuān)業(yè)人員

專(zhuān)業(yè)人員的欠缺是影響水利工程檔案管理效率的重要因素之一，當(dāng)前在水利工程項(xiàng)目中的資料管理工作人員大多屬于臨時(shí)抽調(diào)人員，其本身并未受到專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，并沒(méi)有形成良好的管理意識(shí)，并且普遍存在著專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足的現(xiàn)象，無(wú)論是檔案資料的搜集還是整理都欠缺規(guī)范性。與此同時(shí)，在水利工程建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)展的過(guò)程中，其檔案管理人員有著較大的流動(dòng)性，在資料交接方面常常會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，再加上部分工作人員并沒(méi)有建立起良好的崗位責(zé)任意識(shí)，導(dǎo)致其所開(kāi)展的檔案收集以及整理工作存在著深度不足的現(xiàn)象，這便加劇了檔案資料長(zhǎng)時(shí)間堆積的問(wèn)題。還有部分工作人員會(huì)在工程資料整理中使用違規(guī)手段，不僅難以提升檔案管理水平，還會(huì)為后續(xù)所開(kāi)展的工程維護(hù)管理工作埋下一定的隱患。

4.5 相關(guān)制度缺失

近些年來(lái)，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制較之以往已經(jīng)得到了進(jìn)一步的發(fā)展，這使得工程建設(shè)相關(guān)制度實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化調(diào)整和完善。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，為了能夠更好地適應(yīng)政府管理職能的轉(zhuǎn)變，各種工程項(xiàng)目檔案在載體、形式以及內(nèi)容方面均呈現(xiàn)出了一定的變化，部分水利工程單位也結(jié)合實(shí)際情況的變化采取相應(yīng)的調(diào)整措施，建立起相關(guān)制度，但其在落實(shí)方面普遍存在力度不夠的問(wèn)題。除此以外，部分施工企業(yè)未能針對(duì)檔案管理建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的管理體制，也欠缺切實(shí)可行的監(jiān)督和管理機(jī)制，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的實(shí)際實(shí)施。

5 解決方案與對(duì)策

基于水利工程檔案信息化管理存在的差距，本文進(jìn)行了針對(duì)性分析，從水利工程檔案信息化協(xié)調(diào)統(tǒng)一和保證網(wǎng)絡(luò)安全的角度出發(fā)，提出以下方案與對(duì)策。

5.1 建立統(tǒng)一水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)是水利檔案管理規(guī)范的前提與保障，需要通過(guò)建立水利工程檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一管理的水利檔案信息化系統(tǒng)，對(duì)各類(lèi)水利工程檔案資料進(jìn)行管理。建立水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)需根據(jù)國(guó)家相關(guān)部門(mén)的通用標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我國(guó)水利工程的特點(diǎn)，從而保證檔案在不同的工程和檔案之間高效對(duì)接，保證水利檔案完整性、準(zhǔn)確性，提高水利工程檔案的利用率和查閱便利性。

5.2 開(kāi)發(fā)水利工程檔案對(duì)接接口

合理進(jìn)行不同水利工程檔案系統(tǒng)間的接口開(kāi)發(fā)，并對(duì)已有接口進(jìn)行優(yōu)化，從而達(dá)到不同水利工程檔案管理系統(tǒng)間的結(jié)合，并且支持未來(lái)系統(tǒng)的提升以及與其他系統(tǒng)之間的對(duì)接，提升水利檔案管理系統(tǒng)的整體性。

5.3 建立水利工程檔案安全追溯體系

水利工程檔案安全追溯體系利用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)可能存在的水利檔案安全隱患發(fā)出預(yù)警，一方面，它能夠降低監(jiān)管部門(mén)信息獲取成本，提高管理效率，另一方面也能倒逼管理單位提高安全意識(shí)，主動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。

5.4 建立完備的網(wǎng)絡(luò)安全體系

通過(guò)對(duì)系統(tǒng)環(huán)境、密碼管理、安全管理以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)雀鱾€(gè)環(huán)節(jié)的把控，建立完備的網(wǎng)絡(luò)安全體系，保證水利檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，通過(guò)充分測(cè)試和分析檔案管理過(guò)程中可能存在的漏洞，防止系統(tǒng)被攻擊或信息泄露。在水利檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，應(yīng)進(jìn)行等級(jí)劃分，在檔案管理的重要程度上進(jìn)行評(píng)定，根據(jù)不同的等級(jí)制定不同的網(wǎng)絡(luò)安全保障措施，嚴(yán)格采用國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全標(biāo)準(zhǔn)體系，特別對(duì)涉及機(jī)密信息、專(zhuān)利方面的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，切實(shí)保證系統(tǒng)與信息安全。

5.5 建立水利工程檔案異地備份制度

雖然信息化的管理方式可以解決紙質(zhì)檔案難以修復(fù)的問(wèn)題，但水利工程檔案也是不可再生資源，一旦檔案丟失，后果將是十分嚴(yán)重的。若信息系統(tǒng)中檔案丟失，可通過(guò)各種技術(shù)手段進(jìn)行恢復(fù)，但如遇嚴(yán)重的系統(tǒng)攻擊造成系統(tǒng)難以恢復(fù)或信息難以找回，對(duì)國(guó)家的水利工程建設(shè)影響較大。所以為了防止系統(tǒng)自身的問(wèn)題以及外部攻擊，應(yīng)建立水利工程檔案異地備份制度，一旦檔案丟失可通過(guò)異地備份的文件繼續(xù)進(jìn)行水利工程的建設(shè)或檔案的查詢(xún)，防止信息丟失給國(guó)家以及人民造成損失。

5.6 合理進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)

檔案管理的根本目的便是方便檔案的利用，其生命力來(lái)源以及價(jià)值便體現(xiàn)在對(duì)檔案信息進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用方面。工作人員所開(kāi)展的收集和整理工作均是圍繞著檔案信息開(kāi)發(fā)利用這一目標(biāo)。為了進(jìn)一步保障檔案管理的信息化水平，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，并在原有的基礎(chǔ)上構(gòu)建起一系列的管理機(jī)制，進(jìn)而為信息化建設(shè)的高效開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件?；诖耍瑔挝粦?yīng)當(dāng)立足于實(shí)際情況搭建起健全的檔案管理機(jī)制，促使檔案管理人員能夠在明確的制度規(guī)范要求下清楚自身的職責(zé)，進(jìn)而規(guī)范自己的行為，確保各類(lèi)設(shè)備的安全運(yùn)行，從根本上助力檔案資料向信息資源的有效轉(zhuǎn)化。檔案管理工作的高效開(kāi)展能夠?yàn)樗ぷ髡咭约跋嚓P(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)提供其所需要的各類(lèi)信息，進(jìn)而真正展現(xiàn)出檔案信息的實(shí)際價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作的積極開(kāi)展。

5.7 健全完善檔案管理制度

在水利工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際實(shí)施的過(guò)程中，為了保障其檔案管理的規(guī)范性以及齊全性，應(yīng)當(dāng)積極對(duì)現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行健全和完善。首先，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視，早在項(xiàng)目立項(xiàng)之初便要對(duì)專(zhuān)職的檔案管理人員進(jìn)行配備，進(jìn)而提升檔案管理工作的地位，確保其得到全方位的妥善落實(shí)。其次，相關(guān)企業(yè)需要積極對(duì)崗位責(zé)任制進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，同時(shí)還要建立有效的治理措施，按照要求科學(xué)落實(shí)對(duì)于檔案管理的分配和安排，在建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程中實(shí)現(xiàn)對(duì)于崗位責(zé)任制的深度落實(shí)。在對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)需要合理進(jìn)行相關(guān)職責(zé)的劃分，以免在后續(xù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象。最后，相關(guān)單位需要嚴(yán)格落實(shí)對(duì)于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的把關(guān)，在歸檔的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)針對(duì)文件展開(kāi)仔細(xì)全面的檢查工作，盡可能降低文件材料出現(xiàn)散失以及疏漏問(wèn)題的可能性，提升水利工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化水平。最大限度實(shí)現(xiàn)對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的合理應(yīng)用，以有效達(dá)成資源共享的目標(biāo)，這對(duì)于檔案資料實(shí)際管理和利用成效的提升有重要意義。

6 總結(jié)

綜上所述，隨著水利事業(yè)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，水利工程檔案信息化管理的工作也面臨進(jìn)一步的挑戰(zhàn)，為推動(dòng)水利工程檔案信息化管理的發(fā)展，更好地開(kāi)展水利工程檔案的管理工作，應(yīng)建立安全追溯體系、統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、提供軟硬件支撐、建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全體系、嚴(yán)格檔案管理程序、建設(shè)檔案異地備份制度等。

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作者簡(jiǎn)介：莊志鳳（1964— ），本科，山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心副研究館員，研究方向?yàn)樗こ虣n案管理。

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