孫靜

摘 要：近些年我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在人們的生活和工作中都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯(cuò)成效，這也為檔案管理工作指明了新的發(fā)展方向。但目前情況來(lái)看，在資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，還存在著人才隊(duì)伍素質(zhì)有待提升、意識(shí)淡薄等各方面問(wèn)題需要解決。本文對(duì)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案信息;資源共享;平臺(tái)建設(shè)

傳統(tǒng)檔案管理工作多依靠人工進(jìn)行，資源利用效率低、共享程度不高，在檔案借閱過(guò)程中還很容易出現(xiàn)丟失、破損、遺漏或泄密等問(wèn)題。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)和檔案管理相結(jié)合，為其發(fā)展提供了更多可能，人們利用互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地獲取信息資源，打破了時(shí)間和空間的束縛。檔案信息資源共享平臺(tái)的建立拉近了檔案部門(mén)和使用者之間的關(guān)系，提升了服務(wù)質(zhì)量，讓公眾獲取檔案的方式變得更為多樣化，這對(duì)提升檔案管理水平有著重要的促進(jìn)作用。因此，對(duì)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)行研究具有重要意義。

一、檔案信息資源及其共享平臺(tái)概述

對(duì)于企事業(yè)單位以及其他機(jī)構(gòu)而言，檔案管理是日常工作的重要組成部分，也是其穩(wěn)定發(fā)展的必要保障。檔案資料詳細(xì)記錄了有關(guān)單位的發(fā)展歷史、人事變化以及其他方面的信息，自從檔案信息資源共享建設(shè)推廣和實(shí)施以來(lái)，我國(guó)已經(jīng)有很多省市開(kāi)展了相應(yīng)工作，并取得了不錯(cuò)成效。通常檔案信息資源的共享可以分為內(nèi)部、系統(tǒng)間以及全社會(huì)三種共享模式，每種共享模式在建設(shè)難度、服務(wù)對(duì)象等方面都存在著較大差異，且前兩種模式的應(yīng)用較為廣泛，能夠有效提升相關(guān)部門(mén)的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)效率以及資源利用水平。就目前情況來(lái)看，急需通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)打造更加先進(jìn)、覆蓋范圍更廣、安全程度更高的信息化檔案資源共享平臺(tái)，而資源共享平臺(tái)的存在必須具備以下幾點(diǎn)才有存在價(jià)值。首先，要以客戶(hù)作為重要服務(wù)對(duì)象，盡可能滿足其需求，充分發(fā)揮檔案資源的服務(wù)職能。其次，當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展迅速，檔案資料信息數(shù)據(jù)龐大，要能夠從中篩選出有價(jià)值的信息，取其精華去其糟粕。最后，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，信息化平臺(tái)很容易受到黑客、病毒的攻擊，這就需要技術(shù)人員、檔案管理人員做好安全建設(shè)工作，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，避免機(jī)密文件泄露。

二、檔案信息資源共享平臺(tái)發(fā)展的制約因素

1.檔案共享意識(shí)淡薄

檔案管理工作在我國(guó)發(fā)展歷史較長(zhǎng)，檔案管理人員思想觀念傳統(tǒng)，對(duì)于檔案的借閱管理十分嚴(yán)格，對(duì)資源共享造成了較大制約。新時(shí)代背景下，想要推動(dòng)資源共享平臺(tái)的順利發(fā)展，就需要有關(guān)人員轉(zhuǎn)變理念，以先進(jìn)的思想來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐，提升服務(wù)質(zhì)量和水平。但是思想的轉(zhuǎn)變并非一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)，需要檔案管理人員在實(shí)踐中不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)、提升信息共享意識(shí)、加強(qiáng)信息化建設(shè)，把資源共享、信息交流放在首要位置。

2.缺乏頂層設(shè)計(jì)

資源共享平臺(tái)的建立，還要統(tǒng)一信息技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，讓各級(jí)資源共享平臺(tái)能夠相互兼容，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效傳輸和交流。就目前我國(guó)檔案資源共享平臺(tái)的建設(shè)情況來(lái)看，各級(jí)檔案館之間的交流程度不高，獨(dú)立性很強(qiáng)，沒(méi)有以宏觀角度看待問(wèn)題，無(wú)法切實(shí)做到統(tǒng)籌兼顧，在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)都難以統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，資源交流、信息共享也就無(wú)從說(shuō)起。

3.人才隊(duì)伍建設(shè)不足

檔案管理工作的順利開(kāi)展，離不開(kāi)人才的支持，尤其是在先進(jìn)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，對(duì)檔案管理人員提出了更高要求。部分檔案館的員工工作經(jīng)驗(yàn)豐富、管理水平很高，但是對(duì)新技術(shù)的接受能力不強(qiáng)，無(wú)法將計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合;但年輕員工就恰好相反，他們對(duì)計(jì)算機(jī)的操作十分熟練，但沒(méi)有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理水平不高。在資源共享平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，工作經(jīng)驗(yàn)豐富、管理水平高、對(duì)計(jì)算機(jī)操作熟練的復(fù)合型人才十分缺乏，這也是該工作難以順利開(kāi)展的主要原因之一。

三、檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)策略

檔案信息資源共享平臺(tái)的建立并非一朝一夕，而是系統(tǒng)性工程，需要考慮的因素很多。硬件設(shè)備包括機(jī)房、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等，在軟件上也要根據(jù)實(shí)際工作情況來(lái)合理設(shè)計(jì)平臺(tái)功能，確保其功能的多樣性，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。

1.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)思路

當(dāng)前社會(huì)更加注重資源和信息的共享，檔案資料需要切實(shí)為使用者服務(wù)，在建設(shè)共享平臺(tái)時(shí)，一定要轉(zhuǎn)變思想理念，提升服務(wù)質(zhì)量和水平，要確保平臺(tái)具備全面性、先進(jìn)性、安全性、穩(wěn)定性等一系列特點(diǎn)。盡可能采用多種端口，能夠和不同級(jí)別的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)相連接，實(shí)現(xiàn)資源的無(wú)障礙傳輸，形成操作簡(jiǎn)便、用戶(hù)體驗(yàn)感強(qiáng)的平臺(tái)。要打造功能多樣的目錄和檢索系統(tǒng)，讓使用者通過(guò)搜索關(guān)鍵詞就能夠迅速查找到所需要的資源信息，讓檔案資料的格式、類(lèi)型、存檔時(shí)間等更加一目了然，為各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供必要保障。

2.檔案信息資源共享平臺(tái)結(jié)構(gòu)分析

第一，數(shù)據(jù)層是檔案信息資源共享平臺(tái)的起始層，主要作用在于建立文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有數(shù)據(jù)收集起來(lái)，傳導(dǎo)給下層進(jìn)行處理，能夠?yàn)楹罄m(xù)工作的順利開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)保障。第二，業(yè)務(wù)層是檔案信息資源共享平臺(tái)的核心，也是信息處理、分析的關(guān)鍵部分，主要的工作內(nèi)容為信息審核、共享、傳輸?shù)龋軌蛟谔幚憩F(xiàn)有資源基礎(chǔ)上，對(duì)歷史信息進(jìn)行更新和篩選，及時(shí)刪除已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)資料，能夠?yàn)槠脚_(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行提供可靠保障。第三，網(wǎng)絡(luò)層是和用戶(hù)建立互動(dòng)關(guān)系的重要環(huán)節(jié)，在該結(jié)構(gòu)中主要利用了云計(jì)算、數(shù)據(jù)遷移等各種先進(jìn)技術(shù)，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密后，可以傳送到用戶(hù)的使用界面，方便使用者及時(shí)進(jìn)行查閱。第四，是用戶(hù)層。在數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層、網(wǎng)絡(luò)層的工作結(jié)束后，就要將檔案信息通過(guò)不同端口傳導(dǎo)到信息接收終端。

3.檔案信息資源共享平臺(tái)功能模塊分析

（1）檔案信息采集模塊

主要功能在于廣泛收集檔案資料信息，將各種信息收集起來(lái)錄入到管理平臺(tái)，可以根據(jù)信息資料的時(shí)間、名稱(chēng)、內(nèi)容、保密級(jí)別等進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存，可采用手工錄入、計(jì)算機(jī)錄入等不同方式，完成數(shù)據(jù)采集。

（2）檔案信息審核模塊

在信息收集完畢后，就要對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行審核和篩選，自動(dòng)過(guò)濾無(wú)價(jià)值信息，確保所采集到的資源可利用、可發(fā)布、可共享，提升信息使用價(jià)值。要制訂統(tǒng)一的信息篩選標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不符合規(guī)范的信息進(jìn)行刪除，建立工作日志，當(dāng)出現(xiàn)工作失誤時(shí)，可進(jìn)行復(fù)審。

（3）檔案信息管理模塊

在審核工作完畢后，就要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行規(guī)范化管理，可以通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)統(tǒng)計(jì)、圖片統(tǒng)計(jì)、關(guān)鍵詞統(tǒng)計(jì)等多種不同功能，完成對(duì)檔案的管理。要設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，提升檔案的安全性，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的不同，在功能上可以有所側(cè)重，進(jìn)一步拓展和補(bǔ)充個(gè)性化數(shù)據(jù)信息。

（4）檔案信息共享模塊

在上述各項(xiàng)工作完成后，就可以將不同類(lèi)型的檔案信息資料通過(guò)共享模塊傳導(dǎo)給使用者，利用多種不同的瀏覽終端，滿足用戶(hù)需求，提升服務(wù)質(zhì)量。共享模塊一定要具備較強(qiáng)的兼容性，要能夠?qū)崿F(xiàn)不同類(lèi)型數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳輸。

四、檔案信息資源共享平臺(tái)發(fā)展建議

1.健全管理機(jī)制

檔案資源共享平臺(tái)的建立，并非一兩個(gè)部門(mén)就能實(shí)現(xiàn)，而是需要各單位之間的共同協(xié)作，建立專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，設(shè)置專(zhuān)職管理部門(mén)并安排專(zhuān)業(yè)人員，集中進(jìn)行管理，使其朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。要從制度層面對(duì)檔案管理、資源共享等進(jìn)行約束，避免出現(xiàn)違規(guī)操作和違法行為，提升信息的安全性與保密性，避免機(jī)密文件泄露。在大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存等各種先進(jìn)技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，各部門(mén)都要明確自身工作職責(zé)和工作任務(wù)，將信息化資源管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)、運(yùn)維、管理等作為工作重點(diǎn)，切實(shí)為檔案使用者服務(wù)，為其提供便利，實(shí)現(xiàn)效益最大化。

2.加大建設(shè)投入

各級(jí)別的檔案信息資源共享平臺(tái)的建立都離不開(kāi)資金投入，省、市政府要根據(jù)實(shí)際情況合理編制預(yù)算，包括硬件設(shè)備的資金投入、檔案人員的人力資源成本等，可設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)資金，提升對(duì)該工作的重視。為了緩解資金、資源緊張的問(wèn)題，可吸引社會(huì)資本參與，從政策上給予企業(yè)一定的優(yōu)惠，全面拓寬資金來(lái)源，為檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)工作的順利開(kāi)展提供可靠的物質(zhì)保障。通常資金主要應(yīng)用于平臺(tái)設(shè)計(jì)、軟硬件配置、網(wǎng)站開(kāi)發(fā)、后期的運(yùn)維管理等方面，在資金使用階段要加大監(jiān)督和管理力度，確保做到專(zhuān)款專(zhuān)用，禁止出現(xiàn)挪用公款、暗箱操作等行為。在此基礎(chǔ)上，可以利用市場(chǎng)杠桿，充分發(fā)揮社會(huì)資源的價(jià)值，拓寬檔案資料的共享范圍。

3.開(kāi)展整體設(shè)計(jì)

大數(shù)據(jù)背景下的檔案資源共享工作和傳統(tǒng)檔案管理有著較大區(qū)別，是基于傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新和升級(jí)。在設(shè)計(jì)和建設(shè)平臺(tái)之前，要以宏觀角度思考問(wèn)題，對(duì)檔案類(lèi)別、信息交流、管理模式等進(jìn)行深度分析。從硬件角度來(lái)看要根據(jù)檔案管理、資源共享等工作量、管理難度大小來(lái)合理配備相應(yīng)設(shè)備;從軟件角度來(lái)看，要保證網(wǎng)站、軟件、平臺(tái)功能的多樣性，設(shè)置不同層次的服務(wù)體系結(jié)構(gòu)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，讓信息篩選、收集工作更順利地開(kāi)展。還要選擇合理的技術(shù)平臺(tái)、技術(shù)路線，對(duì)其進(jìn)行一體化設(shè)計(jì)，在設(shè)計(jì)之初就對(duì)可能出現(xiàn)的更改進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，避免在建設(shè)過(guò)程中反復(fù)更改造成不必要的資金浪費(fèi)，為有關(guān)單位節(jié)省建設(shè)成本。

4.加大技術(shù)研發(fā)

信息處理技術(shù)的先進(jìn)與否，和檔案資源共享平臺(tái)的建設(shè)質(zhì)量有著十分密切的聯(lián)系，有關(guān)單位要加大技術(shù)研發(fā)力度，提升自身技術(shù)水平，從而讓檔案資源共享工作更順利地開(kāi)展。云計(jì)算、云儲(chǔ)存、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)都是可以選擇的良好方式，可以在原有技術(shù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)或是融合使用多種技術(shù)，將檔案的收集、存儲(chǔ)、共享等結(jié)合起來(lái)，打造一體化平臺(tái)，切實(shí)從客戶(hù)角度出發(fā)思考問(wèn)題，為用戶(hù)提供更優(yōu)質(zhì)、更全面、更貼心的服務(wù)。

5.加強(qiáng)和用戶(hù)互動(dòng)

傳統(tǒng)檔案管理、資源共享工作和用戶(hù)之間的聯(lián)系性不強(qiáng)，往往停留在“借”和“還”這兩個(gè)層面，在先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用下可以有效改變這一局面，在加強(qiáng)和用戶(hù)之間的互動(dòng)后，可以讓使用者更為直觀地感受平臺(tái)的便利性，增添檔案資料的趣味性。具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。首先，可以將檔案使用者進(jìn)行分類(lèi)，根據(jù)服務(wù)人群的特點(diǎn)來(lái)對(duì)資源共享平臺(tái)的功能進(jìn)行設(shè)計(jì)和規(guī)劃，讓其更具有針對(duì)性。例如，在為教職工、機(jī)關(guān)單位職工等群體進(jìn)行服務(wù)時(shí)，一定要保證檔案資料的權(quán)威性和專(zhuān)業(yè)性，要能夠?yàn)槠涮峁?zhuān)業(yè)的指導(dǎo)和服務(wù)，為其工作的開(kāi)展提供保障，在檢索系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)中可設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，需要利用單位或?qū)W校的特定編號(hào)、代碼來(lái)查找資源，這樣還能夠避免機(jī)密文件泄露。如果服務(wù)對(duì)象為年輕群體、學(xué)生用戶(hù)，則要使用更加有趣味性的方式，可通過(guò)微博、微信公眾號(hào)等手段，和他們實(shí)時(shí)進(jìn)行交流。其次，在檔案資源共享平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，要充分采納服務(wù)對(duì)象的意見(jiàn)和建議，在軟件或網(wǎng)站上設(shè)置反饋欄目讓其為平臺(tái)的設(shè)計(jì)和建設(shè)提出意見(jiàn)并在實(shí)踐中對(duì)平臺(tái)進(jìn)行完善，讓平臺(tái)功能更加齊全、完善和多樣化，良好的互動(dòng)能夠有效促進(jìn)平臺(tái)的推廣和發(fā)展。

6.強(qiáng)化安全保障

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境十分復(fù)雜，在大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用后，各行各業(yè)都需要充分意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，尤其是對(duì)檔案資源中的機(jī)密信息要更加重視。檔案資源共享平臺(tái)面臨的主要安全威脅來(lái)自人為操作失誤、硬件設(shè)備損壞、網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面，因此要有針對(duì)性地制訂解決和預(yù)防對(duì)策。首先，要加大對(duì)平臺(tái)管理人員的教育和培訓(xùn)，要讓其掌握計(jì)算機(jī)平臺(tái)的使用和操作技巧，制訂完善的人員管理體系，以規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制度對(duì)人員進(jìn)行約束，對(duì)于違規(guī)操作人員進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，起到警示作用。其次，要對(duì)所有檔案資料信息進(jìn)行備份，對(duì)數(shù)據(jù)起到保護(hù)作用，在硬件設(shè)備損壞時(shí)，依然可以通過(guò)賬號(hào)和密碼登錄系統(tǒng)，避免硬件設(shè)備損壞、自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失。最后，為了更好抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊，要及時(shí)更新系統(tǒng)，定期修復(fù)系統(tǒng)漏洞，安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻，也可以和專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)安全機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，從各方面降低檔案資源共享平臺(tái)受到黑客、病毒攻擊的概率，盡可能降低損失。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工檔案管理、資源共享存在的各種局限性，提升了工作效率。在大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存等各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用下，檔案事業(yè)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，信息化共享平臺(tái)能夠有效提升資源利用率，加強(qiáng)有關(guān)單位各部門(mén)之間的聯(lián)系，打造運(yùn)行穩(wěn)定、安全可靠的平臺(tái)，能夠讓檔案工作在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中更好地發(fā)揮作用。

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【作者單位：江蘇省淮安市煙草專(zhuān)賣(mài)局（公司）】