高星月，王巧靈

（四川工商學(xué)院會計學(xué)院，四川 眉山 620020）

1 緒論

1.1 選題背景與意義

我國自古以來“有房才有家”的傳統(tǒng)觀念，使住房需求在我們生活中扮演著舉足輕重的角色。許多建筑公司良好的發(fā)展前景，得益于我國基礎(chǔ)建設(shè)的快速增長和人們住房需求的增加，同時這也使企業(yè)發(fā)展和上繳的企業(yè)所得稅總量不斷增加，極大促進了市場經(jīng)濟的良好發(fā)展。

而企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障是內(nèi)部控制，內(nèi)部控制對提高企業(yè)核心競爭力、促進企業(yè)規(guī)范高效運轉(zhuǎn)、降低企業(yè)失誤風(fēng)險有著極其重要的作用。其中采購與付款又是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，也是經(jīng)營活動的起始點，對企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、資金運作、成本控制、庫存管理都會產(chǎn)生直接影響。采購業(yè)務(wù)囊括了許多的環(huán)節(jié)，牽涉到的資金使用也比較龐大，如果制度設(shè)計和監(jiān)督不合理，極易在這個過程中發(fā)生腐敗、舞弊等行為。一旦在采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)了差錯或者違規(guī)，公司就將蒙受巨大的損失，公司產(chǎn)品質(zhì)量、公司名譽也將遭受極大的負面影響。

1.2 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

(1)國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

岳志超（2019）在分散采購形式的視角下對內(nèi)部控制中采購與付款環(huán)節(jié)進行分析。他重點關(guān)注請購環(huán)節(jié)的報請審核制度、采購計劃環(huán)節(jié)的監(jiān)督機制、采購環(huán)節(jié)的準(zhǔn)入商選擇、驗收入庫環(huán)節(jié)的物品存放統(tǒng)籌管理，付款環(huán)節(jié)的審核流程與財務(wù)管控力度等，完善內(nèi)部控制體系，降低經(jīng)營成本。

鐘媛（2021）在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展工程中，強調(diào)了物資采購活動的重要性。在企業(yè)發(fā)生物資采購活動時，如果管控力度較弱，可能會給企業(yè)帶來不利影響甚至增加一定經(jīng)營風(fēng)險。而加強內(nèi)部控制管理體系有助于提升物資采購活動管理經(jīng)驗，一定程度上降低物資采購風(fēng)險并帶動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

唐紫微（2021）指出采購和付款環(huán)節(jié)在公司經(jīng)營管理的關(guān)鍵作用。因為物資采購時會有大筆交易金額和物資進行交換，這個過程極易發(fā)生不符合規(guī)定的采購情況，一定程度上可能造成企業(yè)的經(jīng)濟損失。她也對商業(yè)風(fēng)險的關(guān)鍵點、采購點和企業(yè)付款周期進行分析，并就內(nèi)部控制和風(fēng)險管理的有效性提出了一些建議。

Sunil Kumar Sharma 和 Atri Sengupta（2019）認為參與采購業(yè)務(wù)的利益相關(guān)者眾多，增加了采購過程的復(fù)雜性，易滋生腐敗行為。如采購經(jīng)理可能通過隨意設(shè)置采購標(biāo)準(zhǔn)、泄漏重要信息、變更采購單據(jù)等方式實施腐敗。

Estelle 和 Court (2020) 提出企業(yè)可以對以下四個方面進行關(guān)鍵風(fēng)險點控制，從技術(shù)改革創(chuàng)新、物資運輸發(fā)展、市場外部環(huán)境、供應(yīng)商的管理模式層面制定相關(guān)策略來規(guī)避采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制過程中可能存在的風(fēng)險。

(2)文獻述評

通過對國內(nèi)外文獻的分析，可以發(fā)現(xiàn)我國學(xué)者對采購與付款內(nèi)部控制的研究主要集中在對物資采購流程實施有效的控制管理。內(nèi)部控制在國外的研究有了一個較為完整的理論體系，具備較強的條理性。國內(nèi)研究者圍繞內(nèi)部控制的五要素，來對采購風(fēng)險進行解釋和識別，并對采購風(fēng)險提出了一些建議和意見。國外研究人員從采購業(yè)務(wù)內(nèi)部風(fēng)險管理的角度研究采購風(fēng)險和流程，重點關(guān)注采購物資報請審批、供應(yīng)商的選擇等可能存在采購風(fēng)險的流程。

2 四川圣西朗建筑工程有限公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1 我國建筑業(yè)經(jīng)營的現(xiàn)狀

(1)我國建筑業(yè)規(guī)模及增長率

通過查閱國家統(tǒng)計局的資料發(fā)現(xiàn)我國2012年到2021年建筑業(yè)總產(chǎn)值持續(xù)增長，經(jīng)營規(guī)模也在不斷壯大。然而建筑業(yè)總產(chǎn)值同比增速在2012-2015年呈現(xiàn)快速下降趨勢，趨勢波動起伏較大。2016年開始增速上升，2018年至2019年增速放緩。2021年其總產(chǎn)值更是達到293079.31億元，比上年增長了11.04%，建筑業(yè)總產(chǎn)值增速比上年提高了4.80個百分點，連續(xù)兩年上升。近10年建筑業(yè)總產(chǎn)值及同比增速對比如圖1所示:

圖1 2012-2021年建筑業(yè)總產(chǎn)值及同比增速

(2)建筑業(yè)在國內(nèi)生產(chǎn)總值的比重

建筑業(yè)的總產(chǎn)值在國內(nèi)生產(chǎn)總產(chǎn)值中占有很大的比重，其創(chuàng)造的價值總量在國民收入中是不可替代的存在。從2012年開始，建筑行業(yè)總產(chǎn)值占國內(nèi)生產(chǎn)總值的比例一直保持在25%以上，可以看出建筑業(yè)作為國民經(jīng)濟支柱產(chǎn)業(yè)地位穩(wěn)固，如圖2所示:

圖2 2012-2021年建筑業(yè)總產(chǎn)值占國內(nèi)生產(chǎn)總值比重

2.2 四川圣西朗建筑工程有限公司采購情況

四川圣西朗建筑工程有限公司，于2013年在成都注冊成立，注冊資本為2200萬元。主要經(jīng)營范圍包括市政公共工程、公路工程、橋梁工程、鐵路工程、隧道工程等業(yè)務(wù)。

(1)請購環(huán)節(jié)中的預(yù)算外采購

四川圣西朗建筑工程有限公司的采購與付款業(yè)務(wù)依據(jù)工程物資的庫存量而進行采購申請。庫房管理工作人員記錄的物資量不足標(biāo)準(zhǔn)量時，采購部門將會接收到需用物資相關(guān)細節(jié)的請購單。采購經(jīng)理和項目總監(jiān)最終落實采購申請。另外，建筑公司與其他公司相比，經(jīng)營不具有普遍性，部分物資沒有辦法進行預(yù)算管控。比如自然災(zāi)害和工程設(shè)備異常等情況發(fā)生而急需一些物資時，這些就不在預(yù)算管控范圍之內(nèi)了。

(2)預(yù)購計劃與實際偏差較大

由表1、表2可知四川圣西朗建筑工程有限公司在主體結(jié)構(gòu)和裝修的環(huán)節(jié)中，采購的實際總價比預(yù)購計劃分別高出18.38%和31.25%，因此可看出公司在采購和付款內(nèi)部控制中的成本預(yù)算是有問題的，由于四川圣西朗建筑工程有限公司項目部缺乏對物資的市場調(diào)查，造成采購部在不清楚工程物資價格波動、市場供需、優(yōu)惠項目等情況下制定的采購計劃與工程物資市場的實際情況脫節(jié)。

表1 公司主體結(jié)構(gòu)項目建設(shè)環(huán)節(jié)物資預(yù)算采購與實際支出的對比

表2 公司裝修工程裝飾環(huán)節(jié)物資預(yù)算采購與實際支出的對比

(3)采購環(huán)節(jié)實際控制現(xiàn)狀

表3和表4是四川圣西朗建筑工程有限公司2021年一個建筑工程項目情況。在四川圣西朗建筑工程有限公司的主體結(jié)構(gòu)和裝修環(huán)節(jié)采購的物資中，實際采購總價偏高于預(yù)購計劃。在主體結(jié)構(gòu)的建設(shè)中，主要采購砼和鋼材分別超出比例為13.75%和10.77%，其它具體的超出比例具體如表3所示。而在四川圣西朗建筑工程有限公司的裝飾環(huán)節(jié)所采購的物資完全不同于主體建設(shè)環(huán)節(jié)，因為裝飾環(huán)節(jié)所采購的物資更加復(fù)雜、種類多樣，所以裝飾環(huán)節(jié)物資采購總價超出的比例也更高，比如其中的五金電線和地板分別超出預(yù)算的52.22%和27.94%，其它在裝飾環(huán)節(jié)主要物資采購超出比例具體如表4所示：

表3 公司采購與付款的內(nèi)部控制實際控制情況

表4 相關(guān)人員具體工作內(nèi)容

(4)招標(biāo)審批流程

物資采購活動中，供應(yīng)商的確定尤為重要。一般情況公司內(nèi)部會先對工程物資進行選擇性招標(biāo)，以這種采購招標(biāo)的方式確定最終的供應(yīng)商。招標(biāo)主要由采購部、工程部、招標(biāo)小組組成。具體流程為采購部與確定數(shù)量的供應(yīng)商之間進行招標(biāo)邀請和遞交標(biāo)書的互換行為，與此對應(yīng)的供應(yīng)商對象不會經(jīng)常更換，有利于公司與中標(biāo)供應(yīng)商長期合作伙伴關(guān)系維護。工程項目的采購招標(biāo)流程主要如圖3所示:

圖3 招標(biāo)流程圖

(5)驗收入庫要求

工程物資由供應(yīng)商送到倉儲部后，項目部負責(zé)人員需要對購入物資和采購單上需夠物資進行核實比對，下一步是技術(shù)檢驗部門和質(zhì)量檢驗部門共同查看購入物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否在驗收規(guī)定范圍之內(nèi)。不符合驗收標(biāo)準(zhǔn)的與物資供應(yīng)商討論售后服務(wù)，符合規(guī)定的物資直接存放倉庫。

(6)付款審核現(xiàn)狀

工程物資會按照實際的入庫數(shù)量，由倉儲部簽字給采購本批次物資的采購部門，再交付給財務(wù)部，由財務(wù)部與供應(yīng)商的物資發(fā)票和稅票一一核對，由財務(wù)主管審批核實無誤后出具出款單據(jù)并打款。對于總付款十萬元以上的出納款項必須經(jīng)過項目經(jīng)理簽字后執(zhí)行付款，財務(wù)部沒有自主付款權(quán)。

3 采購與付款內(nèi)部控制循環(huán)中存在問題

3.1 請購環(huán)節(jié)中預(yù)算外請購程序不科學(xué)

為了提前竣工四川圣西朗建筑工程有限公司工程建設(shè)項目，物資需要大量供應(yīng)，一般實際到庫數(shù)量會超過預(yù)算的10%。此外，一些緊急情況下的應(yīng)急采購不包括在采購預(yù)算中導(dǎo)致公司缺乏合理的采購預(yù)算體系。在執(zhí)行請購程序時，項目部沒有重新整合采購預(yù)算，也沒有將相關(guān)材料計劃納入預(yù)算管理范圍中，多數(shù)情況下由項目部直接與供貨方先將多出材料拉入施工地，再補交采購單到財務(wù)部去付款，這樣一來預(yù)算采購的成本控制就形同虛設(shè)，無法發(fā)揮其真正的作用。項目部的權(quán)利過大會影響采購部的作用，對采購部的供應(yīng)商管理制度、招標(biāo)制度等會造成的極大的削弱作用。

3.2 采購環(huán)節(jié)中招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)不清晰

四川圣西朗建筑工程有限公司制定的招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)不清晰。當(dāng)采購部與一定數(shù)量的供應(yīng)商之間進行招標(biāo)活動時，供應(yīng)商的數(shù)量控制在一定范圍之內(nèi)，這樣降低了供應(yīng)商之間的競爭壓力，對于公司來說也縮小了選擇供應(yīng)商的范圍。此外，如果出現(xiàn)符合招標(biāo)要求并向公司遞交標(biāo)書的供應(yīng)商低于一定數(shù)量情況，招標(biāo)小組的評估區(qū)間縮短，也許會造成公司退而求其次的場面，繼而向不滿足招標(biāo)要求的供應(yīng)商拋出橄欖枝。除此之外，中間還可能出現(xiàn)供應(yīng)商與采購部之間的相互勾結(jié)的行為，為了獲取利益，給相關(guān)供應(yīng)商投標(biāo)機會，給公司造成較大的損失。綜上所述，選擇性招標(biāo)在某些方面導(dǎo)致公司采購活動的固態(tài)化，采購資金的使用價值也大打折扣。

3.3 驗收環(huán)節(jié)中部門驗收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

四川圣西朗建筑工程有限公司對于購入的工程物資沒有明確的驗收標(biāo)準(zhǔn)。若要購入工程物資成功進入庫房，必須通過質(zhì)量保障和安全性能驗收檢測這一關(guān)口。公司的技術(shù)保證部門和質(zhì)量保證部門共同檢查質(zhì)量和安全性能，并出具相關(guān)的檢查報告。例如，電梯質(zhì)量保證部門和技術(shù)保證部門應(yīng)參與核實電梯載荷實際情況和技術(shù)性能是否符合要求。對符合國家統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)的工程材料，技術(shù)部門和質(zhì)檢部門應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗。然而，對于沒有國家統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)的工程物資，技術(shù)部門和質(zhì)檢部門有各自的檢驗參數(shù)區(qū)間，致使雙方對試驗結(jié)果的不同意見，導(dǎo)致驗收物資效率不高，驗收時間較長，對工程物資的順利入庫產(chǎn)生不利影響。

3.4 付款環(huán)節(jié)中審核程序不規(guī)范

四川圣西朗建筑工程有限公司付款審核程序不規(guī)范。一般情況下，財務(wù)部的出納先對相關(guān)物資的付款憑證進行審核，然后遞交財務(wù)總監(jiān)復(fù)核，再次由項目經(jīng)理對此審核并簽字確認，最后出納再進行付款。也就是說，財務(wù)總監(jiān)并沒有最終定奪權(quán)，這種審核制度擴大了項目經(jīng)理的工作范疇。而在現(xiàn)實工作中，項目經(jīng)理由于工作壓力加大經(jīng)常放權(quán)由財務(wù)總監(jiān)做出決定。對于金額較大的付款，很容易造成采購資金的損失。同時，也可能導(dǎo)致延期付款，損害公司聲譽。

4 采購與付款循環(huán)內(nèi)部控制的優(yōu)化建議

4.1 請購程序優(yōu)化建議

四川圣西朗建筑工程有限公司應(yīng)加強預(yù)算外請購程序控制。工程項目施工部進行預(yù)算之外的請購流程時，需要對以前的采購預(yù)算進行重新整合，然后向預(yù)算部門提交預(yù)算外請購單，預(yù)算部繼而調(diào)整采購預(yù)算。審核后，交給工程項目經(jīng)理進行審核，這樣可以有效控制預(yù)算采購成本。此外，公司還可為監(jiān)督工程項目施工部預(yù)算外采購活動而成立采購督察小隊。對工程項目的預(yù)算外采購申請資金進行詳細分析，防止各項目部以預(yù)算外項目為由執(zhí)行超預(yù)算采購申請程序，減少剩余采購資金的損失。預(yù)算外請購程序流程如圖5所示：

圖5 預(yù)算外請購流程圖

4.2 采購標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化建議

四川圣西朗建筑工程有限公司應(yīng)完善招標(biāo)程序的采購標(biāo)準(zhǔn)。采購部應(yīng)嚴(yán)格按照物資采購標(biāo)準(zhǔn)進行招標(biāo)活動。視實際情況而定，將固態(tài)化的采購方式進行動態(tài)化調(diào)整。這樣可以提供給眾多供應(yīng)商遞交標(biāo)書的機會，從而擴大公司對供應(yīng)商的選擇范圍。例如，符合要求的投標(biāo)供應(yīng)商低于標(biāo)準(zhǔn)量、無合格中標(biāo)的供應(yīng)商，為及時完成工程項目急需招標(biāo)物資的情況，采購部可同供應(yīng)商進行談判，最終確定最佳供應(yīng)商。通過這種方式，公司可以解決工程物資供應(yīng)不及時的問題。

4.3 物資入庫優(yōu)化建議

質(zhì)量部門和技術(shù)部門統(tǒng)一工程物資儲存的標(biāo)準(zhǔn)。只有在技術(shù)部門和質(zhì)量保證部門檢查工程物資的質(zhì)量和安全符合標(biāo)準(zhǔn)后，才能接收并入庫。一方面，技術(shù)部門和質(zhì)量保證部門必須按照國家規(guī)定的測試參數(shù)范圍進行檢測。另一方面，國家沒有明確規(guī)定檢驗參數(shù)范圍的，對于不同類型的材料，必須以一致的方式定義技術(shù)和安全指標(biāo)。由技術(shù)部門和質(zhì)量保證部門提供調(diào)整本部門現(xiàn)有的材料測試標(biāo)準(zhǔn)，并保持與測試標(biāo)準(zhǔn)的一致性。入庫須同時獲得技術(shù)部門和質(zhì)量保證部門的批準(zhǔn)。這不僅提高了材料檢驗的準(zhǔn)確性，還提高了驗收入庫的效率，簡化了驗收流程。

4.4 付款程序優(yōu)化建議

在付款問題上，項目經(jīng)理和公司財務(wù)部門必須在項目實施前進行審查，這在一定程度上避免了由于財務(wù)部門權(quán)力過大而造成的資金損失。然而，無論金額大小，都需要項目經(jīng)理的控制，這就導(dǎo)致了對付款的低效控制，可能發(fā)生延遲付款和對公司聲譽的損害事件。因此，財政部門的相關(guān)工作人員應(yīng)該有權(quán)利支付

［］［］一定的金額，這樣可以使財政部門支付一定的金額，在支付過程中形成權(quán)利和義務(wù)對等的制度，以提高支付的效率，同時保證資金的完整性。在大額付款的情況下，除了由項目經(jīng)理控制外，還應(yīng)在總部建立一個控制系統(tǒng)，并由總干事監(jiān)督。對于不符合支付條件而被清算的支付項目，應(yīng)嚴(yán)格履行復(fù)核人員的職責(zé)。付款流程如圖7所示：

圖7 付款優(yōu)化流程圖