葉江建 金 玥

南京東郊國(guó)賓館 江蘇 南京；南京審計(jì)大學(xué) 江蘇 南京

酒店全面預(yù)算管理是通過對(duì)酒店各層級(jí)部門資源合理分配和控制以達(dá)到組織和協(xié)調(diào)酒店日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的目的。預(yù)算管理不僅可以優(yōu)化酒店資源配置，還能幫助酒店實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力，構(gòu)建科學(xué)的全面預(yù)算管理體系，對(duì)酒店健康發(fā)展而言非常必要。

一、酒店全面預(yù)算管理運(yùn)行架構(gòu)剖析

酒店全面預(yù)算管理總體流程包括預(yù)算決策、預(yù)算質(zhì)詢、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算控制和預(yù)算監(jiān)督考核。酒店預(yù)算管理委員會(huì)、預(yù)算工作組、各職能部門及監(jiān)督部門組成了此體系的運(yùn)行架構(gòu)，保證了全面預(yù)算管理工作能夠按部就班地進(jìn)行。見圖1。

圖1 酒店全面預(yù)算管理運(yùn)行架構(gòu)

1.預(yù)算的決策與質(zhì)詢

全面預(yù)算管理需要一套科學(xué)合理的組織運(yùn)行架構(gòu)，大部分酒店會(huì)設(shè)置由總經(jīng)理牽頭的預(yù)算管理委員會(huì)。作為酒店全面預(yù)算管理工作的領(lǐng)頭機(jī)構(gòu)，預(yù)算管理委員會(huì)依據(jù)預(yù)算工作組遞交的上一預(yù)算年度的酒店經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況、市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)等資料文件，結(jié)合酒店戰(zhàn)略目標(biāo)和發(fā)展方向，最終確定預(yù)算目標(biāo)。預(yù)算質(zhì)詢是在預(yù)算決策后，分析當(dāng)前的預(yù)算方案與酒店戰(zhàn)略目標(biāo)的一致性，以及所處的市場(chǎng)環(huán)境、酒店自身?xiàng)l件變化對(duì)預(yù)算方案的影響，寫成預(yù)算管理變動(dòng)報(bào)告上報(bào)，上級(jí)再根據(jù)遞交的變動(dòng)報(bào)告，對(duì)目前的預(yù)算決策及戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行修改調(diào)整，避免未來(lái)可能發(fā)生的、因決策性錯(cuò)誤引發(fā)的問題。預(yù)算決策工作完成后，委員會(huì)將相關(guān)文件下發(fā)給酒店預(yù)算工作組。

2.預(yù)算方案的編制

酒店預(yù)算管理工作組及工作組各職能部門由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)。工作組根據(jù)酒店預(yù)算管理委員會(huì)制定的預(yù)算決策及目標(biāo)要求，結(jié)合酒店經(jīng)營(yíng)狀況，向各職能部門下發(fā)預(yù)算編制指引。本著“上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總”的預(yù)算方案編制原則，銷售部、房務(wù)部、餐飲部、前廳部根據(jù)酒店的目標(biāo)利潤(rùn)和歷史數(shù)據(jù)編制收入預(yù)算，其余職能部門根據(jù)收入與成本配比原則確定預(yù)算成本和期間費(fèi)用。逐級(jí)匯總之后的預(yù)算草案，將提交給酒店財(cái)務(wù)部和人力資源部，由他們整理和審核，再提交給酒店預(yù)算管理委員會(huì)進(jìn)行復(fù)審。委員會(huì)對(duì)預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行認(rèn)真討論審核，逐項(xiàng)表決，最終形成較為成熟的預(yù)算方案，交由預(yù)算工作組協(xié)調(diào)酒店各職能部門落實(shí)執(zhí)行。

3.預(yù)算方案的執(zhí)行與控制

在預(yù)算管理戰(zhàn)略層將復(fù)審?fù)晟坪蟮哪甓阮A(yù)算案下達(dá)后，預(yù)算工作組會(huì)發(fā)揮統(tǒng)籌規(guī)劃作用，組織各職能部門共同參與預(yù)算執(zhí)行，并且按照預(yù)算流程中各部門職責(zé)劃分，進(jìn)行預(yù)算工作的安排與分配。同時(shí)，預(yù)算工作組通過預(yù)算信息化系統(tǒng)，對(duì)預(yù)算執(zhí)行的全流程動(dòng)態(tài)化監(jiān)控管理，對(duì)預(yù)期影響因素進(jìn)行跟蹤分析，定時(shí)向委員會(huì)匯報(bào)進(jìn)展和執(zhí)行情況，保證預(yù)算方案以及預(yù)算目標(biāo)調(diào)整的及時(shí)性，保障預(yù)算目標(biāo)設(shè)置的科學(xué)性與合理性。一旦工作組發(fā)現(xiàn)酒店因經(jīng)營(yíng)環(huán)境、國(guó)家政策、突發(fā)事件等情況導(dǎo)致預(yù)算工作面臨重大變數(shù)時(shí)，要向上級(jí)及時(shí)反饋，采取相關(guān)應(yīng)急預(yù)案或措施止損。同時(shí)，預(yù)算工作組與職能部門之間進(jìn)行溝通與信息共享，協(xié)調(diào)不同部門之間的問題沖突，進(jìn)一步提高預(yù)算執(zhí)行效率。

4.預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督與考核

預(yù)算監(jiān)督與考核是預(yù)算管理工作重要一環(huán)，通過預(yù)算監(jiān)督不僅能夠保障預(yù)算執(zhí)行的有效性，而且能夠通過績(jī)效考核對(duì)預(yù)算管理全過程進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而加以完善與改進(jìn)，保證全面預(yù)算管理工作的效果。財(cái)務(wù)和內(nèi)部審計(jì)部門監(jiān)督預(yù)算管理的全過程，及時(shí)找出其中存在的問題并分析成因，給出針對(duì)性的改進(jìn)意見。同時(shí)對(duì)各個(gè)部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估考核，將其納入績(jī)效考核重要參考標(biāo)準(zhǔn)，從而提高酒店員工對(duì)全面預(yù)算管理工作的重視程度，最后將預(yù)算監(jiān)督考核報(bào)告提交至預(yù)算管理委員會(huì)。

二、酒店全面預(yù)算管理問題剖析

1.預(yù)算管理重視程度不足

預(yù)算管理委員會(huì)對(duì)酒店預(yù)算管理工作缺乏深入的了解和足夠的重視。一方面，忽視預(yù)算管理的全面性，側(cè)重財(cái)務(wù)管理。預(yù)算管理全權(quán)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，缺少和其他部門的信息共享，只是財(cái)務(wù)部簡(jiǎn)單地按照上年的實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)調(diào)整、編制下年的預(yù)算，導(dǎo)致預(yù)算編制與運(yùn)營(yíng)實(shí)際嚴(yán)重脫節(jié)。有的酒店雖然成立了預(yù)算管理工作小組，但未能保證預(yù)算執(zhí)行和控制工作的有效進(jìn)行。另一方面，部分酒店管理層級(jí)架構(gòu)更新不及時(shí)，預(yù)算管理制度建設(shè)滯后，預(yù)算管理側(cè)重事后分析，而忽視提前預(yù)測(cè)和期中評(píng)估的工作環(huán)節(jié)，且全程缺少監(jiān)督和管理，使得預(yù)算的執(zhí)行效果難以保證。

2.預(yù)算編制和執(zhí)行環(huán)節(jié)不完善

部分酒店預(yù)算管理的編制和執(zhí)行環(huán)節(jié)不完善，導(dǎo)致預(yù)算管理的實(shí)際效果與預(yù)期效果存在一定偏差。在編制預(yù)算時(shí)，有些部門為了爭(zhēng)取更多的費(fèi)用，篡改上報(bào)的財(cái)務(wù)信息，并且將預(yù)算指標(biāo)虛高設(shè)置。這樣一來(lái)，預(yù)算計(jì)劃失去了對(duì)酒店經(jīng)營(yíng)成本和利潤(rùn)的指導(dǎo)作用，指標(biāo)的完成率也會(huì)受到影響，并且造成內(nèi)部資源浪費(fèi)。另外，酒店重視預(yù)算編制卻輕視預(yù)算執(zhí)行工作，空有預(yù)算案卻沒有落實(shí)到位，預(yù)算管理的全員性、全程性未能得到體現(xiàn)，最終影響全面預(yù)算管理體系的有效性。另外，酒店財(cái)務(wù)和內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督工作不到位，縱容了瀆職舞弊等不良行為的發(fā)生，進(jìn)而造成酒店全體員工參與預(yù)算管理受阻。

3.預(yù)算績(jī)效考核制度欠優(yōu)化

部分酒店雖然實(shí)施了績(jī)效考核，但是績(jī)效分級(jí)粗糙、跨度較大，績(jī)效與員工當(dāng)月的工作完成情況掛鉤不科學(xué)，加上酒店經(jīng)濟(jì)效益受到旅游淡旺季、環(huán)境等變化的影響，員工的工作和業(yè)務(wù)完成度存在不穩(wěn)定性，績(jī)效考核也會(huì)受到影響，導(dǎo)致員工工作積極性下降，并且直接影響工作的效率和質(zhì)量，從而使領(lǐng)導(dǎo)層質(zhì)疑全面預(yù)算管理的有效性。

4.預(yù)算管理工作信息化程度低

酒店預(yù)算管理過程中，如果不能保證信息的真實(shí)性和及時(shí)性，就會(huì)降低溝通效率，使得預(yù)算方案不能根據(jù)實(shí)際需求靈活調(diào)整，但目前信息化在酒店全面預(yù)算管理工作中普及率不高。首先，酒店日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的業(yè)務(wù)和職能部門較多，收集財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息的過程比較煩瑣復(fù)雜，一些酒店受過去工作習(xí)慣和傳統(tǒng)思維方式的影響，在手工模式下進(jìn)行預(yù)算編制，具有隨意性和數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性差的高風(fēng)險(xiǎn)。其次，由于存在信息不對(duì)稱問題，酒店預(yù)算管理戰(zhàn)略層在預(yù)算決策時(shí)掌握的信息量遠(yuǎn)不及操作層，部分酒店缺少信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，各職能部門間溝通效率較低，操作層無(wú)法及時(shí)將工作進(jìn)度和相關(guān)數(shù)據(jù)信息匯總反饋。

三、酒店全面預(yù)算管理體系優(yōu)化策略

1.明確酒店預(yù)算管理戰(zhàn)略及目標(biāo)

（1）嵌入戰(zhàn)略地圖的酒店預(yù)算管理戰(zhàn)略制定。為了保證預(yù)算管理工作的順利進(jìn)行以及預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，將戰(zhàn)略地圖引入酒店全面預(yù)算管理戰(zhàn)略目標(biāo)制定。戰(zhàn)略地圖由平衡計(jì)分卡演變而來(lái)，將酒店的戰(zhàn)略目標(biāo)具體分解為財(cái)務(wù)維度、顧客維度、內(nèi)部流程維度、學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)維度四個(gè)維度的目標(biāo)，并以此為基礎(chǔ)編制預(yù)算指標(biāo)。通過繪制戰(zhàn)略地圖可以將酒店戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化成預(yù)算目標(biāo)，提供具體可行的實(shí)現(xiàn)路徑指導(dǎo)。（如表1）

表1 酒店以戰(zhàn)略為導(dǎo)向的預(yù)算目標(biāo)表

（2）基于BSC 的預(yù)算目標(biāo)制定。預(yù)算目標(biāo)如果定得過高，就會(huì)脫離酒店當(dāng)前實(shí)際，打擊全體員工對(duì)于預(yù)算管理工作的積極性；預(yù)算目標(biāo)如果定得過低，則會(huì)讓員工缺乏足夠的動(dòng)力。在使用戰(zhàn)略地圖劃分酒店預(yù)算管理戰(zhàn)略后，需要在此基礎(chǔ)上借助平衡計(jì)分卡（BSC）的分析框架，對(duì)每一個(gè)細(xì)分的預(yù)算目標(biāo)設(shè)計(jì)預(yù)算管理指標(biāo)，從而構(gòu)成指標(biāo)體系，為預(yù)算管理工作提供了一個(gè)目標(biāo)細(xì)化的平臺(tái)。指標(biāo)體系見下表。

2.采用合理的預(yù)算編制方法

預(yù)算編制方法是預(yù)算戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵?；趥鹘y(tǒng)預(yù)算的缺陷，VemeB.Lewis（1952）在《預(yù)算編制理論新解》中提出了零基預(yù)算法。這種方法以當(dāng)前階段的數(shù)據(jù)和信息為基礎(chǔ)，任何項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)額都以“零”為起點(diǎn)，有效避免了之前預(yù)算結(jié)果的偏差持續(xù)累積。另外，滾動(dòng)預(yù)算法的預(yù)算期間永遠(yuǎn)保持12 個(gè)月，每個(gè)月月末都要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，將下月預(yù)算加在原來(lái)預(yù)算期末上。優(yōu)點(diǎn)是可以根據(jù)酒店的長(zhǎng)期戰(zhàn)略目標(biāo)制定短期的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。對(duì)于酒店來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以實(shí)際需求為基礎(chǔ)，選擇適合自身業(yè)務(wù)情況的預(yù)算編制方法，同時(shí)也可以增進(jìn)與同行業(yè)先進(jìn)酒店預(yù)算編制經(jīng)驗(yàn)方法的交流與學(xué)習(xí)。

3.嚴(yán)格把控預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)

酒店可以建立由財(cái)務(wù)和內(nèi)部審計(jì)部門組成的預(yù)算控制小組，嚴(yán)格選拔小組成員，負(fù)責(zé)將執(zhí)行工作落實(shí)到人，做到事事有人控制、層層有人把關(guān)，隨時(shí)作調(diào)節(jié)。小組對(duì)預(yù)算執(zhí)行的全流程動(dòng)態(tài)化監(jiān)控管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出相應(yīng)的整改措施。同時(shí)，小組嚴(yán)格把控重點(diǎn)類別費(fèi)用的支出，例如管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等，發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支等問題立刻向上反饋，及時(shí)采取有效措施，從而保障執(zhí)行工作能夠順利推進(jìn)。另外，財(cái)務(wù)及內(nèi)部審計(jì)部門作為酒店的預(yù)算監(jiān)督機(jī)構(gòu)，其監(jiān)督職能需要被賦予一定的獨(dú)立性和職權(quán)。

4.完善員工績(jī)效考核機(jī)制

合理的員工績(jī)效考核機(jī)制關(guān)系到酒店員工的工作積極性，是酒店戰(zhàn)略目標(biāo)高質(zhì)量實(shí)現(xiàn)的重要保證。首先，酒店預(yù)算績(jī)效考核要注重全員性，保證績(jī)效考核的對(duì)象不但包含管理人員，也包括酒店的所有基層員工。同時(shí)，績(jī)效考核不能從上到下一成不變，而是應(yīng)該根據(jù)不同層級(jí)的員工制定相對(duì)應(yīng)的績(jī)效考核指標(biāo)，做到酒店全體員工薪酬結(jié)構(gòu)差異化。員工績(jī)效提成系數(shù)細(xì)化、績(jī)效考核方法綜合化。其次，在預(yù)算考核的過程中，要做到有賞也有罰。對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)異、超額完成預(yù)算目標(biāo)的員工，應(yīng)給予物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)和精神上的嘉獎(jiǎng)，激勵(lì)全體員工參與預(yù)算工作的積極性，激發(fā)員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感；對(duì)于預(yù)算管理執(zhí)行過程中有瀆職、舞弊等不良行為的員工，要公開進(jìn)行批評(píng)和處罰，做到不縱容、不包庇，提升酒店全體員工對(duì)績(jī)效考核的認(rèn)可和信任，保證績(jī)效考核機(jī)制公正性和合理性。

5.加強(qiáng)預(yù)算管理信息化建設(shè)

預(yù)算管理工作要加強(qiáng)信息化建設(shè)，一方面能夠降低酒店預(yù)算編制的復(fù)雜程度、減少編制時(shí)間，另一方面能夠促使預(yù)算執(zhí)行工作規(guī)范化進(jìn)行。加強(qiáng)酒店全面預(yù)算信息化建設(shè)，首先需要充分評(píng)估市場(chǎng)上現(xiàn)有預(yù)算軟件的適用范圍和功能特點(diǎn)，結(jié)合自身預(yù)算信息化的定位和業(yè)務(wù)范圍，加快對(duì)現(xiàn)存預(yù)算管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化工作。其次，重視信息技術(shù)在預(yù)算管理方面的應(yīng)用，要著力培養(yǎng)酒店管理復(fù)合型人才，通過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)提高員工信息系統(tǒng)的操作水平，提升預(yù)算信息系統(tǒng)在酒店員工內(nèi)部的普及率。最后，要加強(qiáng)員工思想教育與培訓(xùn)，提升酒店員工對(duì)于全面預(yù)算管理的認(rèn)同感，認(rèn)識(shí)到自己在預(yù)算管理流程中的地位與重要性。酒店財(cái)務(wù)人員更要走出只追求賬本上數(shù)字平衡的思維定式，強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行問題的分析能力和預(yù)算偏差的對(duì)策修正能力。

綜上所述，全面預(yù)算管理的實(shí)施對(duì)酒店的可持續(xù)發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響，這項(xiàng)基于全面、全程、全員的管理工作，是酒店管理優(yōu)化的必然選擇。酒店管理層應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)、借鑒同行業(yè)其他先進(jìn)酒店全面預(yù)算管理方法，改進(jìn)酒店管理制度，運(yùn)行一套科學(xué)合理的、適合酒店自身的全面預(yù)算管理體系，才能提升預(yù)算管理工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)酒店預(yù)算管理目標(biāo)，促進(jìn)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。