王 芳，俞雪芬

浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬口腔醫(yī)院/浙江省口腔生物醫(yī)學(xué)研究重點實驗室，浙江杭州 310020

隨著口腔種植材料、種植體結(jié)構(gòu)的不斷改進(jìn)，外科和修復(fù)技術(shù)的不斷提高，種植義齒的應(yīng)用范圍得到了逐漸的擴(kuò)大，種植手術(shù)高值耗材使用的種類、數(shù)量日益增加，在保障手術(shù)治療效果的同時也凸顯出了越來越嚴(yán)重的庫存問題[1]。由于口腔?？频奶厥庑?，此類耗材價值較高，種類繁多、型號規(guī)格復(fù)雜、材質(zhì)多樣；且直接植入人體，對安全性和有效性要求較高，必須得到嚴(yán)格管理。傳統(tǒng)的庫存管理模式無法滿足醫(yī)療機(jī)構(gòu)對高值耗材的嚴(yán)格管理要求。有研究表明，信息化管理能為各項管理工作提供可靠依據(jù)，降低人工管理存在的不足與弊端，輕松實現(xiàn)高值耗材的追溯，讓高值耗材有跡可循[2-3]。目前，高值耗材全信息化、專人專管及全程可追溯是管理的必然趨勢[4-5]。2019年3月，浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬口腔醫(yī)院將電子信息化技術(shù)運用到口腔種植類高值耗材庫存管理中并進(jìn)行動態(tài)管理，現(xiàn)報告如下。

1 背景資料

浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬口腔醫(yī)院種植手術(shù)均在手術(shù)室進(jìn)行,種植手術(shù)所需耗材由手術(shù)室統(tǒng)一管理。2019年3月前手術(shù)室種植類高值耗材庫存采用傳統(tǒng)手工和半信息化的庫存管理模式，無法實現(xiàn)全程管控[3]。無信息系統(tǒng)支持，需專管護(hù)士手工統(tǒng)計手術(shù)預(yù)約單上所需耗材的用量，僅憑經(jīng)驗訂貨，訂貨耗時長，易出現(xiàn)漏統(tǒng)計、錯統(tǒng)計、庫存量大周轉(zhuǎn)率低、耗材短缺、耗材過期的現(xiàn)象。手工收費出現(xiàn)漏、錯收費等情況。隨著電子化進(jìn)程管理，2019年3月起,醫(yī)院采用電子信息系統(tǒng)對口腔種植類高值耗材實施信息化管理。

2 電子信息系統(tǒng)管理方法

2.1 種植類高值耗材管理模塊的創(chuàng)建

2.1.1設(shè)計模塊

由浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬口腔醫(yī)院庫房及醫(yī)院信息系統(tǒng)廠商合作根據(jù)臨床需求，研發(fā)種植類高值耗材管理模塊。種植類高值耗材管理模塊系統(tǒng)功能包括計劃采購、高值耗材管理、高值耗材報表。該模塊與手術(shù)預(yù)約、財務(wù)收費相關(guān)聯(lián)。

2.1.2核實資料內(nèi)容與編輯

由手術(shù)室專管護(hù)士收集手術(shù)所需所有高值耗材的型號及規(guī)格，并與手術(shù)醫(yī)生進(jìn)行核實；交于庫房，由庫房主任負(fù)責(zé)與經(jīng)銷商核實所需耗材的名稱、型號、規(guī)格、價格等信息，整理后交軟件工程師進(jìn)行系統(tǒng)編輯。相關(guān)信息與醫(yī)生手術(shù)預(yù)約系統(tǒng)、財務(wù)收費系統(tǒng)、醫(yī)院庫房系統(tǒng)、醫(yī)院信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，完成口腔種植類高值耗材管理模塊的建立，完善醫(yī)院電子信息化管理。

2.1.3全程二維碼追溯管理

采用醫(yī)院自定義的二維碼實行一物一碼管理。制定二維碼規(guī)則，將二維碼對耗材進(jìn)行標(biāo)簽，讀取相關(guān)高值耗材的品名、規(guī)格、型號、生產(chǎn)批號、有效期、醫(yī)院唯一識別碼。并與種植類高值耗材管理模塊無縫對接，進(jìn)行耗材的采購掃碼入庫，掃碼驗收，掃碼使用，掃碼退庫，掃碼消耗后自動生成收費價格等操作。同時在模塊的庫存管理中加入手術(shù)室口腔種植類耗材已入庫或已使用的可追溯信息(包括品名、規(guī)格型號、生產(chǎn)批號、有效期、庫房驗收日期、手術(shù)室入庫時間、出庫時間、生產(chǎn)廠家、供貨廠家、質(zhì)量合格、產(chǎn)品注冊證號、企業(yè)確認(rèn)的可追溯的唯一性標(biāo)識)，實現(xiàn)手術(shù)室口腔種植類高值耗材全程可追溯性管理。

2.2 庫存使用與管理

操作者點擊種植類高值耗材管理模塊通過輸入工號、密碼登錄，點擊計劃采購、高值耗材管理、高值耗材報表菜單，可出現(xiàn)科室訂貨、分庫房單據(jù)審核、高值出庫、統(tǒng)計報表等操作?？剖矣嗀浤Ｊ剑焊鶕?jù)手術(shù)預(yù)約訂貨，將模塊信息與醫(yī)生手術(shù)預(yù)約系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，醫(yī)生根據(jù)手術(shù)方案預(yù)定種植體型號數(shù)量；與手術(shù)醫(yī)生約定特殊型號，需提前一周遞交電子手術(shù)預(yù)約單，常規(guī)型號提前兩天遞交電子手術(shù)預(yù)約單；手術(shù)室專管員每周三根據(jù)手術(shù)預(yù)約情況訂貨一次。根據(jù)最低儲存量訂貨，設(shè)置手術(shù)所需所有高值耗材的最低儲存量，當(dāng)?shù)陀谧畹蛢Υ媪繒r，操作系統(tǒng)首頁會有警示，點擊警示處可直接補(bǔ)貨。根據(jù)消耗量訂貨，針對術(shù)中某個耗材超預(yù)算使用，可通過當(dāng)天該型號消耗量補(bǔ)貨。周計劃以手術(shù)預(yù)約訂貨為主，平時以最低儲存量訂貨、消耗量訂貨為輔。任何一種訂貨模式生成訂單，庫房審核訂單后通過供應(yīng)鏈平臺通知相關(guān)供應(yīng)商。供應(yīng)商備齊貨后送醫(yī)院庫房，庫房通過該系統(tǒng)的庫房模塊進(jìn)入，驗收掃碼入庫。再由手術(shù)室專管人員到庫房提貨回手術(shù)室用電腦、掃碼儀進(jìn)行分庫房審核入手術(shù)室分庫，耗材放置無菌專柜保管。術(shù)中點擊高值出庫項目，依次登記手術(shù)相關(guān)信息，掃耗材上的二維碼出庫。點擊高值耗材報表菜單口腔種植類高值耗材管理模塊還可按手術(shù)科室、主刀醫(yī)生、耗材型號規(guī)格進(jìn)行日統(tǒng)計、月統(tǒng)計、年統(tǒng)計，作為出入庫管理依據(jù)。

2.3 信息系統(tǒng)動態(tài)管理

系統(tǒng)設(shè)置對耗材有效期進(jìn)行自動檢查，常規(guī)設(shè)置6個月警示。發(fā)現(xiàn)警示找出實物立即掃碼退庫，返回庫房，在任何一個時間節(jié)點實際剩余庫存數(shù)與系統(tǒng)庫存數(shù)目自動吻合。通過信息系統(tǒng)的運行，完成種植耗材從訂貨、入庫、出庫、計費到追溯的一體化動態(tài)管理。同時種植耗材管理模塊與醫(yī)院信息管理系統(tǒng)相連，資源共享使庫房、財務(wù)等相關(guān)部門第一時間了解手術(shù)室口腔種植耗材使用情況、庫存情況。

2.4 信息系統(tǒng)試運行

種植類高值耗材管理模塊創(chuàng)建后進(jìn)行為期3個月的試運行，培訓(xùn)手術(shù)室護(hù)理人員正確使用該模塊，在實踐中對模塊設(shè)計及內(nèi)容進(jìn)行修改及完善，發(fā)現(xiàn)問題由專管員總結(jié)整理及時聯(lián)系庫房主任調(diào)整處理，以保證正式運行順利。

3 效果評價及結(jié)果

3.1 資料收集及方法

從醫(yī)院信息管理系統(tǒng)中調(diào)取2018年3月至2019年2月種植手術(shù)高值耗材庫存資料12份耗材月報表為對照組，同時調(diào)取實施電子信息系統(tǒng)管理后2019年3月至2020年5月種植手術(shù)高值耗材庫存資料12份(因新冠肺炎疫情剔除2020年2月至4月報表數(shù)據(jù))耗材月報表為觀察組。兩組均為8個系統(tǒng)，216種耗材種類，總價格為2 000～4 000元，保質(zhì)期為3～5年，規(guī)格型號一致、包裝完整，具有可比性。比較對照組、觀察組各12個月份的耗材月報表中耗材庫存周轉(zhuǎn)率(周轉(zhuǎn)率=使用量/庫存量×100%)，訂貨時間(每月預(yù)約訂貨操作時間累計)、缺貨次數(shù)(每月缺貨次數(shù)累計)、耗材過期件數(shù)、漏收費現(xiàn)象。采用SPSS 22.0軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，計數(shù)資料以頻數(shù)及百分比表示，連續(xù)型變量采用M(P25,P75)描述，兩組間高值耗材每月訂貨時間、每月缺貨次數(shù)組間比較采用Wilcoxon兩樣本秩和檢驗，以P<0.05為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

3.2 結(jié)果

3.2.1兩組種植類高值耗材庫存周轉(zhuǎn)率比較

兩組種植類高值耗材庫存周轉(zhuǎn)率顯示，觀察組周轉(zhuǎn)率高于對照組，見表1。

表1 兩組種植類高值耗材庫存周轉(zhuǎn)率比較

3.2.2兩組種植類高值耗材平均每月訂貨時間及缺貨發(fā)生次數(shù)比較

兩組種植類高值耗材平均每月訂貨時間比較見表2，平均每月缺貨次數(shù)比較見表3。

表2 兩組種植類高值耗材平均每月訂貨時間比較 min

表3 兩組種植類高值耗材平均每月缺貨次數(shù)比較

3.2.3兩組種植類高值耗材過期及漏收費發(fā)生情況比較

觀察組全年使用高值耗材7 256件，全年手術(shù)患者4 413例；對照組全年使用高值耗材6 355件，全年手術(shù)患者3 991例。兩組種植類高值耗材過期及漏收費發(fā)生情況見表4。

表4 兩組種植類高值耗材過期及漏收費發(fā)生情況比較

4 討論

4.1 種植類高值耗材庫存實施電子信息系統(tǒng)管理可提高庫存周轉(zhuǎn)率

口腔種植類手術(shù)耗材品種繁多，傳統(tǒng)的管理模式無法隨時了解庫存情況，專管護(hù)士憑經(jīng)驗易過度訂貨，因此備貨量大，庫存周轉(zhuǎn)率低。實施電子信息系統(tǒng)管理后,通過三種訂貨模式互補(bǔ)操作，在訂貨的同時了解庫存量避免過度訂貨，保持合理基數(shù)，減少庫存積壓。由表1可見，觀察組高值耗材庫存狀態(tài)改善，庫存周轉(zhuǎn)率加快。

4.2 種植類高值耗材庫存實施電子信息系統(tǒng)管理可縮短訂貨時間并降低耗材短缺頻率

實施電子信息系統(tǒng)管理前,需手工統(tǒng)計手術(shù)預(yù)約單上所需耗材的用量及型號，耗時長。而且不常用的耗材，由于庫存少，在術(shù)中會發(fā)生缺貨現(xiàn)象，且來不及補(bǔ)貨，導(dǎo)致手術(shù)無法正常開展，造成醫(yī)患、醫(yī)護(hù)矛盾。如若增加庫存量又易造成耗材積壓增加儲存空間。實施電子信息系統(tǒng)管理后，特別是在術(shù)中臨時更換使用了不常用又庫存少的耗材時，因電子信息管理系統(tǒng)中有最低儲存量的警示，隨時掌握準(zhǔn)確的庫存信息，當(dāng)發(fā)現(xiàn)最低儲存量的警示時可立即補(bǔ)貨，從而有效降低耗材短缺發(fā)生率，提高材料管理的有效性。本研究結(jié)果顯示，觀察組比對照組訂貨時間短，有效降低耗材短缺的頻次(P<0.001)。

4.3 電子信息系統(tǒng)管理可有效減少種植材料過期和耗材漏收費現(xiàn)象

實施電子信息系統(tǒng)管理前，對種植材料有效期的檢查只能通過物資盤點的方式發(fā)現(xiàn)，每周大盤點時，清查工作量大，占用了護(hù)士大量精力、時間，由于操作疲勞易造成耗材的漏檢[6]；同時，出庫操作與財務(wù)收費不關(guān)聯(lián)，操作時易出現(xiàn)漏收費現(xiàn)象。實施電子信息系統(tǒng)管理后，種植類耗材管理模塊中增設(shè)了有效期管理，系統(tǒng)根據(jù)有效期對其自動進(jìn)行查詢，本研究中常規(guī)設(shè)置6個月的提前警示，凡是在該時間段的材料都會發(fā)出對話框警示及庫存內(nèi)有色塊區(qū)分，便于管理者更為直觀地查找，掃碼退庫返回庫房，從而減少材料的浪費，提高了庫存管理的有效性、安全性。同時與財務(wù)收費系統(tǒng)連接，掃碼操作后電腦自動計價，提高了收費的準(zhǔn)確度，減少傳統(tǒng)手工錄入收費而引起的漏收費現(xiàn)象。研究結(jié)果顯示觀察組1年內(nèi)未發(fā)生高值耗材的過期及漏收費現(xiàn)象。