●高小晴

醫(yī)院人事檔案是職工成長過程的重要記載資料，它與每個職工的工資待遇、組織關(guān)系密切相關(guān)。公立醫(yī)院是以救死扶傷為主要目的并具有公益性的醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，為患者開展接診、醫(yī)學(xué)檢查、康復(fù)治療、救治運(yùn)輸、護(hù)理等服務(wù)，但公立醫(yī)院人員眾多復(fù)雜。因此，只有充分認(rèn)識到公立醫(yī)院人事檔案管理的重要性，對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行規(guī)范管理，才能及時處理人事檔案管理中出現(xiàn)的各類問題。

一、公立醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是記錄職工人生經(jīng)歷、社會關(guān)系、思想道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作考績以及工作中所受到的獎懲情況的原始資料。公立醫(yī)院組織人事部門依據(jù)人事檔案中的出生年月、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷、工作經(jīng)歷擬定職務(wù)晉升、提供身份認(rèn)定和辦理社會保險(xiǎn)；為員工辦理職稱申報(bào)、工資待遇調(diào)整；根據(jù)檔案確定退休年齡；出具與人事檔案有關(guān)的婚姻狀況、親屬關(guān)系證明等。

人事檔案能夠反映職工的工作經(jīng)歷、獎懲狀況、道德水平、科研能力等，可以說是公立醫(yī)院人力資源管理的重要載體，在公立醫(yī)院的人才建設(shè)發(fā)展方面發(fā)揮了重要的作用。只有做好人事檔案管理工作，才可以充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，促進(jìn)公立醫(yī)院人事檔案管理工作在管理理念和方法上的改進(jìn)。

二、公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理意識薄弱。由于人事檔案通常是在涉及到人員職務(wù)變動，職稱晉升或者退休、社會保險(xiǎn)等情況才會被使用，以至于很多職工和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽視了人事檔案的重要性。很多職工及相關(guān)業(yè)務(wù)部門在發(fā)生職工個人信息變動時，都沒有及時把相關(guān)檔案資料傳遞給組織人事部門，導(dǎo)致應(yīng)歸材料沒有及時歸檔，造成在職務(wù)晉升時檔案材料缺失，不利于醫(yī)院的人才選拔。

2.人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高。某市級公立醫(yī)院的人事檔案都是由醫(yī)院的組織人事部門負(fù)責(zé)，組織人事部門負(fù)責(zé)管理醫(yī)院職工的黨務(wù)和人事，黨務(wù)方面包括醫(yī)院的黨支部工作、黨員管理、黨風(fēng)廉政建設(shè)、扶貧、精神文明建設(shè)等；人事方面包括在崗和離退休人員管理、人員招聘、入職培訓(xùn)、職稱報(bào)名評審及崗位聘任、年度考核、工資變動審批及發(fā)放、養(yǎng)老保險(xiǎn)職業(yè)年金變動、編制、高層次人才引進(jìn)、博士站建立等等。因此人事檔案管理工作都是由其他人員兼職管理，這就造成人事檔案管理人員對于檔案工作力不從心，并且人事檔案管理人員沒有受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，這樣就會導(dǎo)致人事檔案管理工作規(guī)范化不足。

3.人事檔案管理體制不健全。目前，某市級公立醫(yī)院人事檔案管理制度還不夠全面、管理人員權(quán)責(zé)不明確、人事檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置繁瑣，比如在實(shí)際的人事檔案管理工作中，在職人員的人事檔案實(shí)行托管模式，而離退休人員的人事檔案為單位自行保管，保管的部門是單獨(dú)另設(shè)并由綜合辦公室負(fù)責(zé)，這就導(dǎo)致人事檔案資料的搜集、分類以及保管等各項(xiàng)工作互相交叉；同時由于醫(yī)院未制定相應(yīng)的制度對應(yīng)搜集整理的材料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案材料收集的混亂；在入職培訓(xùn)時人事部門沒有將人事檔案存儲相關(guān)的要求對職工進(jìn)行培訓(xùn)，這就導(dǎo)致了一些職工和部門分不清應(yīng)該歸檔的材料，阻礙了醫(yī)院人力資源的合理規(guī)范化利用。

4.人事檔案信息化建設(shè)不完善。目前，信息系統(tǒng)在公立醫(yī)院中的應(yīng)用極大的提升了醫(yī)院的工作效率。但在醫(yī)院的人事檔案管理方面，信息化建設(shè)卻不十分理想。由于某市級公立醫(yī)院的人事檔案管理內(nèi)容復(fù)雜且部門權(quán)責(zé)不明，其他各同級醫(yī)院所采用的檔案管理軟件多樣化，為人事檔案信息化建設(shè)增加了難度，不利于人事檔案信息的共享、存儲以及信息的傳遞，這也導(dǎo)致了人事檔案信息化建設(shè)的不完善。

三、規(guī)范公立醫(yī)院人事檔案管理的對策

1.加強(qiáng)人事檔案管理規(guī)范的意識。組織人事等相關(guān)部門應(yīng)定期根據(jù)人事檔案的有關(guān)法律法規(guī)對人事檔案管理相關(guān)工作人員開展定期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強(qiáng)人事檔案管理人員及相關(guān)人員的法律意識，讓其掌握更多的人事檔案專業(yè)技能。確保醫(yī)院人事檔案資源的完整性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性，為醫(yī)院人事檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。同時，職工新入職時醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)對所有職工普及人事檔案管理的相關(guān)知識，提升職工人事檔案管理規(guī)范化的意識，讓他們積極配合人事檔案的搜集、歸檔和整理工作，從而能夠推動人事檔案管理的發(fā)展。

2.提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院應(yīng)招錄檔案管理方面的專業(yè)化人才，并為他們創(chuàng)造更多培訓(xùn)機(jī)會，學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案管理方式方法，同時能夠充分利用信息化措施來規(guī)范人事檔案管理工作。檔案管理人員也要認(rèn)識到繼續(xù)教育學(xué)習(xí)的重要性，不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平和能力，與其他同級醫(yī)院多進(jìn)行溝通交流，提升人事檔案管理的專業(yè)化程度。

3.建立完善的人事檔案管理制度。截至2021年年末，筆者所在醫(yī)院有在崗職工1378人，離退休人員467人，外加部分已故人員人事檔案，檔案數(shù)量較多，涉及使用及管理的部門較多。因此，公立醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化，首先醫(yī)院要結(jié)合自身發(fā)展的具體情況來構(gòu)建合理完善的人事檔案管理制度，確保檔案管理制度的完整性及規(guī)范性，使人事檔案管理工作在每一個環(huán)節(jié)都有法可依、有制度可依。除此之外，還需要清楚界定管理部門職責(zé)及人事檔案歸檔的范圍、保管期限等相關(guān)內(nèi)容，對于人事檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化，確保人事檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。嚴(yán)格落實(shí)人事檔案的監(jiān)督和管理工作，不定期對人事檔案資料進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時處置，不斷提升公立醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化水平。

4.完善人事檔案管理信息化建設(shè)。在新形勢下，實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，需增強(qiáng)這方面的意識并加大經(jīng)費(fèi)投入，針對人事檔案信息系統(tǒng)購買計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，充分利用各種檔案信息化管理軟件，建立科學(xué)的人事檔案信息檢索和查詢索引，醫(yī)院要有專門的人事檔案資料存儲檔案室，做好防火、防潮、防風(fēng)、防塵等相關(guān)工作，避免人事檔案資料的毀損或丟失，提升醫(yī)院人事檔案的利用效率，讓人事檔案資源可以得到更加科學(xué)合理的利用。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理需要醫(yī)院職工、相關(guān)工作人員和管理者給予足夠的重視，選拔檔案管理專業(yè)化人員對人事檔案進(jìn)行專人專管，這樣才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理專業(yè)化、信息化。只有充分發(fā)揮人事檔案管理在組織人事管理中的重要作用，為醫(yī)院選拔任用人才提供依據(jù)，通過人才優(yōu)勢促進(jìn)醫(yī)療業(yè)務(wù)水平向前發(fā)展，提升醫(yī)院的行業(yè)競爭力。