□文/范延群

（河北招標(biāo)集團(tuán)有限公司 河北·石家莊）

［提要］隨著會計電算化的普及以及智能財務(wù)的興起，財會從業(yè)者逐漸地把目光從如山的紙質(zhì)資料中轉(zhuǎn)移到會計信息化、數(shù)據(jù)化中來。會計檔案的存在形式也緊跟時代發(fā)展的腳步發(fā)生著變遷，由最初的紙質(zhì)會計檔案，到現(xiàn)在的紙質(zhì)、電子會計檔案并存，以及即將到來的電子會計檔案單軌制趨勢。

一、會計檔案定義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是以會計語言記錄和反映的社會再生產(chǎn)過程中以貨幣表現(xiàn)的經(jīng)濟活動，即資金運動或價值運動發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟檔案，是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限一般分為10年和30年。

會計檔案包括紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案，其中紙質(zhì)會計檔案是指將所發(fā)生的經(jīng)濟事項按照相關(guān)會計制度記錄于書面，并將其按照規(guī)定的方式有序整理，裝訂成冊；電子會計檔案是指通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲歸檔的會計核算數(shù)據(jù)庫。

二、會計檔案存在形式

會計檔案管理工作作為企業(yè)財務(wù)管理的一項重要工作，連接著企業(yè)經(jīng)營管理的整個環(huán)節(jié)。而會計資料整理、歸檔工作無疑是檔案管理工作中尤其重要的一環(huán)。隨著企業(yè)信息化水平和精細(xì)化管理程度的提升，會計檔案存儲數(shù)量激增，企業(yè)對會計檔案管理的成本效率以及安全性提出更高要求，而會計檔案該以何種形式儲存、歸檔，是否適合企業(yè)自身管理需求又考驗著財會從業(yè)者們。

（一）紙質(zhì)會計檔案。紙質(zhì)會計檔案是指將所發(fā)生的經(jīng)濟事項按照相關(guān)會計制度記錄于書面，并將其按照規(guī)定的方式有序整理，裝訂成冊。目前，大部分企事業(yè)單位還是以紙質(zhì)會計檔案存儲為主，不同的是各企事業(yè)單位會依據(jù)自身規(guī)模大小、經(jīng)濟業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度、財務(wù)管理的規(guī)范化等特點，決定由誰負(fù)責(zé)會計檔案的整理、立卷、裝訂等工作。大的企業(yè)會在財務(wù)部門內(nèi)部設(shè)立專門的會計檔案管理崗位，由專人負(fù)責(zé)會計檔案的接收、分類、整理、裝訂、保管、移交、查詢等工作；小一些的企業(yè)會由財務(wù)負(fù)責(zé)人指定由會計或出納人員兼職整理、歸檔會計檔案。無論采用何種方式，企業(yè)都必須按照會計法的相關(guān)要求，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證紙質(zhì)會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防損毀、丟失和涉密。

按照會計檔案整理相關(guān)辦法，會計機構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員需要每月及時對紙質(zhì)會計憑證進(jìn)行歸檔、裝訂。面對由每一個經(jīng)濟事件形成的每一張票據(jù)，以及再由會計人員依據(jù)每一張票據(jù)進(jìn)行職業(yè)判斷填制的每一張記賬憑證，整理人員需要付出極大的耐心和細(xì)致，對其進(jìn)行分類歸納，有序排列。首先，接收由不同崗位的財務(wù)人員填制的不同類別的記賬憑證，并整理檢查記賬憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。其次，檢查附件有無漏缺，及時通知相關(guān)人員進(jìn)行補充。最后，在確認(rèn)記賬憑證上有關(guān)人員印章齊全后，按照憑證裝訂的相關(guān)要求進(jìn)行裝訂，保證憑證厚度基本一致，裝訂牢固，外觀整齊干凈大方。

年度終了，在確保各會計賬簿結(jié)賬的情況下，傳統(tǒng)手工記賬的企事業(yè)單位首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符、賬頁數(shù)是否齊全、序號排列是否連續(xù)；其次按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂；實行會計電算化的企事業(yè)單位，會及時從財務(wù)軟件中將各明細(xì)賬、總分類賬及時打印、分類整理、立卷、裝訂歸檔。

此外，還有各種形式的會計報表、納稅申報表、銀行余額調(diào)節(jié)表、盤點表、工資表等也應(yīng)打印出來一起分戶、立檔、整理、裝訂、保管。

（二）電子會計檔案。電子會計檔案是指通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲歸檔的會計核算數(shù)據(jù)庫，包括電子憑證、電子票據(jù)、電子賬簿、電子報表以及其他電子會計核算資料。

說起電子會計檔案，就不得不提及會計電算化的發(fā)展。我國會計電算化工作始于1979年。其主要標(biāo)志是，1979年財政部支持并參與了長春第一汽車制造廠的會計電算化試點工作。接著經(jīng)歷了以下幾個發(fā)展階段：一是緩慢發(fā)展階段（1983年以前）。在這個階段，由于會計電算化人員缺乏、計算機硬件比較昂貴、軟件漢化不理想，會計電算化沒有得到高度重視。二是自發(fā)發(fā)展階段（1983～1987年）。此時，由于應(yīng)用電子計算機的經(jīng)驗不足，理論準(zhǔn)備與人才培訓(xùn)不夠，管理水平跟不上，會計電算化的管理落后于客觀形勢發(fā)展的需要。三是普及與提高階段（1987年至今）。這一階段會計軟件的開發(fā)向通用化、規(guī)范化、專業(yè)化和商品化方向發(fā)展，各企事業(yè)單位加強了對會計電算化的重視與管理。

隨著信息化的發(fā)展，會計行業(yè)已逐步由傳統(tǒng)手工記賬的模式轉(zhuǎn)變?yōu)闀嬰娝慊怂?，于是各種財務(wù)軟件慢慢地取代了傳統(tǒng)的手工記賬憑證和各種手工賬簿。同一財務(wù)軟件中可以按年度設(shè)置不同單位的相互獨立賬套，不同崗位的財務(wù)人員可以依權(quán)限同時對同一賬套按照一定的賬務(wù)邏輯對憑證進(jìn)行錄入、查詢、修改、刪除、導(dǎo)出等操作。會計電算化記賬快捷準(zhǔn)確、查詢方便，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠性高，可謂省時省力，不僅極大地提高了財會人員的工作效率，還在一定程度上減少了人為因素的失誤率。

會計電算化的發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子會計數(shù)據(jù)，包括電子記賬憑證、電子賬簿、電子報表以及其他電子會計資料。面對海量的財務(wù)數(shù)據(jù)，財會從業(yè)者們開始思考會計檔案的存儲形式，只是目前在電子會計檔案管理制度尚未完善的情況下，大部分的企事業(yè)單位為了穩(wěn)妥起見，還是選擇對電子會計資料進(jìn)行定期備份、安全保存的同時，一并將電子記賬憑證、賬簿等資料打印出來進(jìn)行分類整理、裝訂保存。

（三）兩種介質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點對比。囿于當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下電子會計檔案全面發(fā)展的困境，會計檔案還不能實現(xiàn)全電子化，尤其是各類外部票據(jù)以及自制的原始憑證。為了完整地保存會計檔案，財務(wù)人員不得不一邊面對著需要全人工操作、整理、歸檔的紙質(zhì)會計檔案，一邊又要迎接電子會計檔案數(shù)據(jù)化的到來，同時做好會計紙質(zhì)資料和電子數(shù)據(jù)的整理、分類、儲存、歸檔工作。就目前的信息化水平來看，兩種介質(zhì)的檔案比較起來均有不同的優(yōu)劣勢。

1、紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)缺點。（1）整理歸檔過程費時、費力，不需要具備太多的會計知識，會計技術(shù)含量較低，年輕的財會人不愿意接受該項“苦差事”。（2）檔案資料需要耗費大量紙質(zhì)資源，且占據(jù)空間，企事業(yè)單位需要專門尋找符合檔案管理規(guī)定的存放地點。隨著檔案資料的增加，配備合適的存儲空間也會加大企事業(yè)單位的管理成本。（3）由于保存年限較長，紙質(zhì)檔案的防潮、防火、防盜、防變質(zhì)的工作增大了管理難度。（4）目前來看便于資料查閱，為應(yīng)對各行政部門檢查，配合各業(yè)務(wù)部門查找原始檔案，會計人員只需要遵循從報表-賬簿-記賬憑證-原始憑證的順序，環(huán)環(huán)相扣，邏輯性強，能快速找到需要的原始紙質(zhì)資料。（5）安全性較高，會計信息是企事業(yè)單位的商業(yè)秘密，紙質(zhì)檔案由于其自身屬于實體物質(zhì)，肉眼可見，一般情況不會造成大量散失而泄密。

2、電子會計檔案的優(yōu)缺點。（1）省時省力省錢，相較紙質(zhì)會計資料的歸檔，電子數(shù)據(jù)可以按照特定的流程進(jìn)行收集、存儲歸檔，極大地提高了會計檔案整理工作的效率；（2）易于保存，不需要占據(jù)大量的物理存放空間，只需要提供大容量的電子數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)即可；（3）加速了會計信息的流動，對于財務(wù)共享模式下的集團(tuán)化運營企業(yè)，使分散的會計檔案更加集中，檔案的傳輸更加方便；（4）電子會計信息系統(tǒng)的設(shè)計如果不科學(xué)合理，存在漏洞，極有可能發(fā)生會計信息被惡意篡改的問題，加大了企事業(yè)單位電子數(shù)據(jù)丟失、重要商業(yè)信息泄密的風(fēng)險；（5）會計信息的查詢需要具備一定條件，由于電子數(shù)據(jù)的查看、使用需要電力和網(wǎng)絡(luò)運行速度等的保障，二者之一受限的情況下，必將影響會計電子數(shù)據(jù)的查詢和使用；（6）會計信息不唯一，由于電子數(shù)據(jù)的可復(fù)制性，在信息技術(shù)不完善的情況下，容易導(dǎo)致電子會計檔案的多樣性，不容易區(qū)分，難以驗證準(zhǔn)確性；（7）財會人員的觀念轉(zhuǎn)變還不及時，大多數(shù)財會人適應(yīng)了紙質(zhì)會計檔案，尤其是一些老會計對電子信息化知識了解的不夠，畏懼電子數(shù)據(jù)的丟失，寧愿使用紙質(zhì)的實物會計資料，從而在思想上抗拒會計檔案的電子化存儲方式。

三、電子會計檔案發(fā)展趨勢

隨著經(jīng)濟發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代的到來，各種電子交易平臺興起，加速了商務(wù)交易，一方面增加了會計信息數(shù)量，加大了紙質(zhì)會計檔案管理工作的難度和成本費用；另一方面由于市場競爭的激烈程度決定了各經(jīng)濟主體間的交易必須準(zhǔn)確快速的進(jìn)行，這也需要高效的會計檔案的管理工作，以便迅速準(zhǔn)確地對會計信息進(jìn)行查詢、傳輸、接收、分析、保存。

為了順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，國家于2015年重新修訂了《會計檔案管理辦法》，肯定了電子會計檔案的法律效力，并對電子會計信息的有效獲取、接收、管理、利用、保管、銷毀、交接等方面的規(guī)定進(jìn)行了完善。雖然政策上有了保障，但完全實現(xiàn)電子會計資料的電子化單軌制歸檔還有很長的一段路要走，還需要在具體工作實踐中不斷去嘗試、探索。

（一）外部來源原始憑證方面，政策的全面鋪開還需要一定的時間，這需要多部門的上下聯(lián)動。首先需要全行業(yè)實現(xiàn)增值稅發(fā)票電子化，財政票據(jù)、銀行回單等票據(jù)電子化；其次還需要相關(guān)配套的法規(guī)來支持，包括電子簽章法以及電子票據(jù)簽發(fā)、使用、查驗等規(guī)章制度。

（二）內(nèi)部自制原始憑證方面，企事業(yè)單位需要具備足夠的資金實力，完善會計信息系統(tǒng)建設(shè)。有條件的還可以實現(xiàn)業(yè)財融合，打造適合自身業(yè)務(wù)發(fā)展的財務(wù)共享平臺，對接銀行、稅務(wù)等外部軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)信息的全流程流轉(zhuǎn)，直接生成格式化的電子內(nèi)部憑證，設(shè)定經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，實現(xiàn)線上報銷審批流程化、程序化，并由財務(wù)共享平臺業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接生成電子記賬憑證，徹底實現(xiàn)內(nèi)部自制票據(jù)無紙化。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)核算觀念，財會人員需要主動融入會計信息化，并具備一定的信息化知識、技能。會計信息化的科學(xué)運用，降低了企事業(yè)單位對核算型財會人員的需求，增加了對管理型人才的需求，不僅要求財會從業(yè)者具備專業(yè)的財會知識，還要求其具備數(shù)據(jù)化思維，能夠熟練地操作計算機，運用相關(guān)財務(wù)軟件對海量的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的整合、分析，并從中選取出對管理決策有用的信息。

（四）優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲環(huán)境。首先，要具備能高速處理、存儲、調(diào)用、查詢海量數(shù)據(jù)的服務(wù)器設(shè)備和大容量硬盤等存儲設(shè)備。其次，在計算機系統(tǒng)的物理安全方面要有保證，比如防水、防火、防震、防盜等，注意辦公區(qū)域的鎖禁和巡查等。再次，強化財務(wù)部門計算機信息系統(tǒng)安全和保密管理，加強對互聯(lián)網(wǎng)信息網(wǎng)絡(luò)的管理，采取有效的措施，防止違規(guī)接入，防范外部攻擊，并留存互聯(lián)網(wǎng)訪問日志。

（五）規(guī)范電子會計檔案管理制度。做到及時備份，定期檢查、維護(hù)數(shù)據(jù)，確保電子會計信息正確生成、可靠存儲、查詢驗證、安全唯一。利用計算機技術(shù)完善相關(guān)內(nèi)控制度，比如電子簽名、禁止未經(jīng)授權(quán)的訪問、防篡改、建立災(zāi)后恢復(fù)的應(yīng)急方案等。

結(jié)語

會計檔案是財會人員運用職業(yè)判斷，以專業(yè)的視角對企事業(yè)單位各年度經(jīng)濟事項發(fā)生情況的總結(jié)，是對各項經(jīng)營成果的客觀記錄和完整準(zhǔn)確反映。檔案管理工作在隨著會計信息化水平和精細(xì)化管理程度的提升而發(fā)生變遷，從傳統(tǒng)手工模式的紙質(zhì)會計檔案，到目前的紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案并存管理。相信隨著信息化技術(shù)手段的不斷成熟發(fā)展，財會從業(yè)者們運用自身的智慧和經(jīng)驗，不斷探索、嘗試、修正、優(yōu)化、規(guī)范管理電子會計檔案，終將拋開紙質(zhì)會計檔案，完全實現(xiàn)會計資料的電子化單軌制歸檔，最終實現(xiàn)電子會計檔案管理。