文/李星慧（貴州省凱里公路管理局）

事業(yè)單位干部人事檔案是對干部個(gè)人成長經(jīng)歷、思想政治、工作表現(xiàn)情況的記錄，其反映了干部的能力與水平，這些檔案資料是了解干部能力，維護(hù)干部合法權(quán)益的重要憑證。關(guān)注事業(yè)單位干部人事檔案管理工作，有助于保障事業(yè)單位干部的合法權(quán)益，這些檔案資料也是黨和國家的寶貴財(cái)富。

一、做好事業(yè)單位干部人事檔案管理的意義

（一）是全面考察干部的重要參考

干部人事檔案是事業(yè)單位干部在日常工作中逐步建立的一套檔案資料。如實(shí)記錄干部的德、能、勤、績，是客觀準(zhǔn)確記錄干部情況的有效文本載體[1]。憑借干部人事檔案，在單位中能夠更加全面的掌握領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)、道德素質(zhì)、個(gè)人能力、專業(yè)和業(yè)績。結(jié)合干部人事檔案記錄信息的利用以及綜合分析，可以對干部進(jìn)行更全面的評價(jià)。

（二）是維護(hù)干部合法權(quán)益的可靠保障

干部人事檔案作為干部人員工作的重要?dú)v史記錄，在保障干部合法權(quán)益等方面起到了重大作用。干部人事檔案是事業(yè)單位各部門根據(jù)工作實(shí)際情況形成的反映干部工作狀態(tài)和工作成果的客觀資料，是最原始的記錄。檔案中的部分材料由干部本人提供并簽字，經(jīng)有關(guān)機(jī)構(gòu)和檔案管理部門確認(rèn)，可靠性高。

（三）是各級組織選拔人才的信息庫

干部人事檔案記錄了干部成長整個(gè)鏈條中的各種信息，是干部信息的文本表現(xiàn)形式。各級組織在選拔干部時(shí)，可以通過分析干部的學(xué)歷、專業(yè)、專長、業(yè)績等信息，參照崗位要求和職責(zé)進(jìn)行比較選拔，幫助他們合理使用人才，充分利用人才。

（四）是全面反映干部培養(yǎng)工作的重要資料

經(jīng)過多年積累，干部人事檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容豐富，能夠充分再現(xiàn)干部工作的歷史軌跡。以干部人事檔案為歷史資料進(jìn)行深入研究，可以總結(jié)一些固定部門在培養(yǎng)干部過程中的一般做法，進(jìn)一步挖掘干部成長的一般特點(diǎn)和一般規(guī)律，為干部培養(yǎng)工作提供借鑒。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理的問題

改革開放以來，事業(yè)單位干部人事檔案管理工作取得了明顯進(jìn)展。尤其是1996年中共中央組織部印發(fā)《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)》后，干部人事檔案工作管理逐步朝著制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向邁進(jìn)，結(jié)合近些年干部人事檔案目標(biāo)管理、專項(xiàng)審核等工作的開展，干部人事檔案材料收集、整理、審核的規(guī)范化程度得到了進(jìn)一步提升，2018年11月《干部人事檔案工作條例》的施行，為規(guī)范事業(yè)單位干部人事檔案管理給予了保障，但是依然存在諸多不足之處，主要表現(xiàn)在管理者意識(shí)淡薄、專職人員缺乏、管理人員素質(zhì)不高、干部缺乏積極合作意識(shí)，管理信息化薄弱等方面[2]。

（一）管理人員缺乏主動(dòng)和擔(dān)當(dāng)意識(shí)

干部人事檔案管理績效難以在短時(shí)間內(nèi)顯現(xiàn)成效，因此在日常工作中，檔案管理往往被邊緣化。在許多事業(yè)單位，從事干部人事檔案管理的人員大多是兼職人員。人事檔案管理只是其工作的一小部分，當(dāng)其他工作任務(wù)繁重時(shí)，人事檔案管理往往被輕視或遺忘。大部分人員未參加工作培訓(xùn)，主動(dòng)性差，缺乏責(zé)任心，未及時(shí)整理紙質(zhì)材料。如果干部人事檔案紙質(zhì)材料不及時(shí)整理，若是人事變動(dòng)較為頻繁，沒有及時(shí)整理的檔案就容易出現(xiàn)檔案不夠完整的問題，檔案管理整體效率較低。

（二）缺乏專職檔案管理人員

干部人事檔案管理工作包含的內(nèi)容較多，包括：檔案建設(shè)、資料查閱、分類評估、整理存檔、保管交接等工作程序，工作量大、任務(wù)復(fù)雜，且需要嚴(yán)格安全保密，因此需要專門的檔案管理人員來完成。不過，目前事業(yè)單位的人事檔案管理仍嚴(yán)重缺乏專職人員[3]。雖然根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，干部人事檔案管理需要各級人事組織部門配齊所需的工作量，但是實(shí)踐中，很多事業(yè)單位感覺干部人事檔案管理工作簡單、工作要求不高，并不需要有專人負(fù)責(zé)。專職人員的缺位，極大地影響了人事檔案管理工作的有效性。此外，由于全職人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，現(xiàn)有管理人員往往無法及時(shí)跟進(jìn)最新政策文件的要求，檔案整體工作水平有待進(jìn)一步提高。

（三）干部對檔案管理的主動(dòng)配合意識(shí)不強(qiáng)

干部人事檔案管理與干部自身密切相關(guān)。檔案工作的改進(jìn)必須有干部的積極配合，否則，檔案管理者的努力無法取得令人滿意的效果。在日常管理工作中，一些干部忙于日常工作，不注意自己檔案的更新和補(bǔ)充，不及時(shí)提供相關(guān)信息。如干部取得學(xué)歷、晉升職稱、榮譽(yù)后，未及時(shí)向組織部門提交有關(guān)材料備案；此外，一些干部在填寫個(gè)人信息時(shí)，對自己的思想重視不夠，或者出于個(gè)人目的，信息不實(shí)、錯(cuò)誤信息現(xiàn)象較為常見，不能真實(shí)反映自己的情況，致使組織部門無法通過資料了解和掌握干部的準(zhǔn)確信息。

（四）干部人事檔案管理信息建設(shè)落后

當(dāng)今時(shí)代，隨著信息化的快速發(fā)展和數(shù)字化水平的顯著提高，大數(shù)據(jù)在新時(shí)代發(fā)揮了不可替代的作用。信息技術(shù)在各領(lǐng)域應(yīng)用逐步增加，不過在事業(yè)單位干部人事檔案管理方面的應(yīng)用并未得到重視。當(dāng)前事業(yè)單位干部檔案尚未實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)型，無法完全實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)信息檢索和電子文檔存取。雖然事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化也在不斷完善，不過電子信息更新不及時(shí)、管理者對信息技術(shù)掌握不足、缺乏檔案管理信息設(shè)備等問題。檔案管理人對信息資源的整合與關(guān)注程度相對較少，管理理念也較為滯后，管理手段不能隨著時(shí)間的變遷而優(yōu)化與調(diào)整，從而造成了事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案管理工作效率的降低，也無法真正做到信息資源共享。在干部轉(zhuǎn)化過程中，人事管理所能夠提供的整體檔案信息支撐資源也相對較少。

（五）干部人事檔案管理制度未完善

首先，檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。因?yàn)橛行┤耸赂刹繉w檔材料的關(guān)注程度相對較少，在具體填報(bào)流程、歸檔材料都相對隨意。導(dǎo)致在檔案信息填寫時(shí)，涉及個(gè)人信息內(nèi)容，一些干部填報(bào)的時(shí)間與實(shí)際不符；或者是填寫過程中出現(xiàn)涂改等現(xiàn)象，這種情況會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案管理的真實(shí)性、完整度受影響，為干部人事管理留下了重要隱患。另外，文件排序的總體質(zhì)量較低。目前，許多事業(yè)單位干部人事檔案的分類與裝訂方式不合理，導(dǎo)致后期檔案審查、資料檢索難度較大，很多需要的資料無法快速檢索出來，導(dǎo)致檔案資料的利用率大大降低。最后，檔案審查的總體規(guī)范化程度較低。對檔案管理而言，存檔審核是關(guān)鍵的工作內(nèi)容。一旦在審查流程中存在問題，如有關(guān)資料搜集不全、沒有經(jīng)過審核單位的簽字而存檔等，會(huì)造成檔案資料存在問題，需重復(fù)審查存檔，以至產(chǎn)生加冕現(xiàn)象[4]。

（六）干部人事檔案利用率不高

干部人事檔案應(yīng)用中，過去的信息才更有價(jià)值，過去的信息是干部工作的總結(jié)、歷程體現(xiàn)，更能反映出干部的工作表現(xiàn)以及能力。在干部晉升、調(diào)動(dòng)等方面，進(jìn)行干部人事檔案審查是不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，可現(xiàn)實(shí)中很多事業(yè)單位根本沒有意識(shí)到人事檔案利用的重要性，直接跳過檔案審核環(huán)節(jié)，導(dǎo)致干部人事檔案的作用沒有充分發(fā)揮，失去了干部人事檔案管理的意義，也無法對干部的能力準(zhǔn)確了解。

三、事業(yè)單位干部人事檔案管理的有效策略

（一）完善事業(yè)單位干部人事檔案管理制度

當(dāng)今時(shí)代對干部人事檔案管理的專業(yè)性、政策性、操作性要求極高。若單位檔案管理體系出現(xiàn)了問題，或者整體的監(jiān)督系統(tǒng)也出現(xiàn)了問題，則在一定程度上影響了檔案管理的正常有序開展。考核審計(jì)工作中存在問題時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致各類虛假材料的歸檔，從而直接影響干部領(lǐng)導(dǎo)人事檔案的總體質(zhì)量，后續(xù)檔案考核困難增大，并直接影響干部人事管理工作。所以，要優(yōu)化干部領(lǐng)導(dǎo)人員檔案管理體制，形成比較完善的審核備案機(jī)制，并努力提高管理責(zé)任監(jiān)督的質(zhì)量和效率。對于干部人事檔案管理工作者而言，應(yīng)當(dāng)注重材料審查，按照干部人事檔案管理工作的具體規(guī)定，設(shè)計(jì)具體的材料審查規(guī)范，明確具體的識(shí)別要點(diǎn)，以確保整個(gè)干部歸檔管理工作的科學(xué)化程度與準(zhǔn)確度。在鑒定和歸檔過程中，我們都應(yīng)該確定工作重點(diǎn)和主次點(diǎn)。按照干部人事檔案中保存的履歷類材料、自傳和思想類材料、考核鑒定類材料、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料、政審、審計(jì)和審核類材料、黨、團(tuán)類材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料、違規(guī)違紀(jì)違法處理類材料、工資、任免、出國和會(huì)議代表類材料、其他可供組織參考的材料等十類材料及時(shí)核查補(bǔ)充。對于不在歸檔范圍內(nèi)的資料，要加以處理，妥善處理。對填報(bào)內(nèi)容不真實(shí)、手續(xù)不全的材料及時(shí)退還，補(bǔ)正齊全、修改更正等，并存入歸檔，以確保干部人事檔案制度的權(quán)威、準(zhǔn)確度和真實(shí)感[5]。

（二）提高干部人事檔案的利用率

首先，要充實(shí)檔案的內(nèi)容，在檔案的原始內(nèi)容中添加部分真實(shí)的個(gè)人信息，如是否有房產(chǎn)、收入情況、近期成績、個(gè)人特長等，以增加檔案的使用價(jià)值。二是必須建立干部檔案使用的激勵(lì)機(jī)制，在領(lǐng)導(dǎo)干部人事任免、崗位升遷、職務(wù)提升等方面充分利用干部人事檔案，以增強(qiáng)干部人事檔案的影響力。三是必須革新檔案保管工作方法，建立檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，增加檔案使用率，還必須完善檔案保管團(tuán)隊(duì)建設(shè)，以吸引更多的優(yōu)秀人才，強(qiáng)化人員培訓(xùn)工作，以提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，更好勝任工作。最后，政府要建設(shè)檔案管理服務(wù)體系，擴(kuò)大了檔案管理的服務(wù)范圍，既適應(yīng)政府組織人事部門的管理需要，也要適應(yīng)一般公民的合法需要[6]。

（三）提高事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化水平

干部人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，針對現(xiàn)實(shí)情況積極融入現(xiàn)代大數(shù)據(jù)管理信息技術(shù)，設(shè)計(jì)并開發(fā)適應(yīng)事業(yè)單位特點(diǎn)的干部人事檔案管理機(jī)制，從而最大限度地優(yōu)化檔案管理的整體效能。另外，事業(yè)單位還能夠利用各項(xiàng)現(xiàn)代化管理手段，設(shè)置專業(yè)的電子歸檔系統(tǒng)，并設(shè)置了專業(yè)的數(shù)字檔案和多媒體檔案，以實(shí)現(xiàn)信息采集、反饋與檢索，進(jìn)一步優(yōu)化當(dāng)前檔案管理的工作效率。對單位干部而言，要做好如下兩個(gè)方面：一是通過加大訓(xùn)練，讓干部人事檔案的管理者進(jìn)行信息化訓(xùn)練，并逐步地把計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)處理等技術(shù)內(nèi)容運(yùn)用于檔案管理；二是通過采購、開發(fā)，引入干部人事檔案軟件，提高工作效率。

（四）提高干部人事檔案管理人員的素質(zhì)

通過培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)干部人事檔案信息管理的整體工作能力，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作能力的整體提升。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身情況，增加專門的干部人事檔案管理工作人員，避免過去由一人兼任多職的現(xiàn)象出現(xiàn)，這樣可以提升干部人事檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性。同時(shí)，對干部人事檔案管理人員培訓(xùn)給予重視，通過專門的訓(xùn)練，提升干部人事檔案管理人員的專業(yè)管理意識(shí)與能力，掌握干部人事檔案管理的知識(shí)，優(yōu)化事業(yè)單位干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀[7]。

四、結(jié)論

首先，有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真做好干部人事檔案保管工作，并進(jìn)一步優(yōu)化管理機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用先進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)理論和辦法，以提高事業(yè)單位干部人事檔案保管工作水平。第二，通過組織技術(shù)培訓(xùn)等活動(dòng)，提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和素養(yǎng)。另外，要高度重視檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在運(yùn)用檔案保管創(chuàng)新思維的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代科技管理檔案，以最大限度地提升檔案保管的整體效能。不斷進(jìn)行工作理念與工作模式的創(chuàng)新，推動(dòng)事業(yè)單位干部人事檔案現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展。