◎劉淑榮
基層財(cái)務(wù)人員,就是一個(gè)單位的出納、會計(jì)。作為基層財(cái)務(wù)人員,日常工作中的憑證、收付、記賬、報(bào)表等,都要和數(shù)字打交道,一個(gè)個(gè)數(shù)字后面都是意味著錢啊,因此做基層財(cái)務(wù)人員切忌心浮氣躁。審核原始憑證、收付資金、登記憑證、編制報(bào)表、撰寫報(bào)告,這些都涉及到數(shù)據(jù),核對數(shù)據(jù)是否快速準(zhǔn)確,填寫收入支付數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤,登記憑證是否準(zhǔn)確、編寫報(bào)告前后是否一致、表與表一致,這是基層財(cái)務(wù)人員日常要做的事情。這些數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確,反映了財(cái)務(wù)人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)。如果每次提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度都很高,你當(dāng)然就能贏得同事、領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可、信任。如果提供的數(shù)據(jù)一次不對兩次還錯(cuò),人家難免對你提供的數(shù)據(jù)產(chǎn)生懷疑,對你的能力就會產(chǎn)生不信任。有時(shí)也會對你所在部門和單位的形象打個(gè)折扣。如何做一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、高效、被信賴的基層財(cái)務(wù)人員,提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是關(guān)鍵,總結(jié)多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),發(fā)現(xiàn)這是有章可循的:
基層財(cái)務(wù)人員每天都要和錢、數(shù)字對話,錢是數(shù)字,數(shù)字就是錢,馬虎不得,必須要具備嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作能力。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致就是對一切財(cái)務(wù)工作都秉承認(rèn)真、負(fù)責(zé)的精神;就是努力做好每件事情,不放過每一個(gè)環(huán)節(jié),把心沉下來,靜下心來,不好高騖遠(yuǎn);就是從一個(gè)個(gè)的具體工作做起,從最基礎(chǔ)的事情做起,把自己崗位上的、自己手頭中的事情做精細(xì);就是眼睛看得準(zhǔn),手頭寫得對敲得正確,腦子跟得上,這是一種能力,這種能力是要培養(yǎng)的,如果做不好,做不到,那這就得多訓(xùn)練,這是基本功,要培養(yǎng)這種能力。
如何培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的能力呢?從工作、生活的小事中培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的能力,在事兒上練。心學(xué)創(chuàng)始人王陽明認(rèn)為,真正的知行合一,知行是一體,當(dāng)你一念起處,就是知,直接按照這個(gè)心念有所表現(xiàn),才能知行合一。也就是說認(rèn)識到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的能力的重要性,時(shí)刻有這個(gè)意識,然后做一件事情就是做一遍兒,就當(dāng)一遍兒,不重復(fù)錯(cuò)誤,形成良好的正確的習(xí)慣。不能一遍兒不行再來一遍兒,書寫數(shù)字要一次寫清楚寫正確,沒有不清楚含糊的筆畫,沒有給后面閱讀或計(jì)算造成錯(cuò)誤的可能;用計(jì)算器,敲一次就要達(dá)到完全正確,寧可先慢一些,也不能錯(cuò)了再來;看通知看文字材料看上級文件,要一次看準(zhǔn)確,不能看一遍漏了這,看一遍地又把那看錯(cuò)了,丟三落四可是不行,這就是不細(xì)致不嚴(yán)謹(jǐn)。要在每天的事務(wù)中踐行嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的能力,這才是知行合一。
關(guān)于培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的能力,有一個(gè)很特別的方式,也是很傳統(tǒng)的方式—練書法。通過學(xué)習(xí)書法,提高嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致認(rèn)真的學(xué)習(xí)能力,同時(shí)提高嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作能力。書法是藝術(shù),可學(xué)書法可不是憑一點(diǎn)藝術(shù)感覺就能寫好的,要很實(shí)在的基本功,觀察字帖要細(xì)致入微,結(jié)體是怎樣的?上緊下松還是上松下緊?正方形的還是偏方形的?起筆收筆是圓的還是方的?眼睛要好使,看得準(zhǔn),這毛筆一筆下去是45度角,弄到40度就不行,或是圓乎乎的也不行,需要理性地去做。寫字前期準(zhǔn)備工作,折紙、劃格子很麻煩,可這樣心理有底,成功率高,不浪費(fèi)時(shí)間。記得有一次,在四尺對開的宣紙上創(chuàng)作《紅樓夢》里的《好了歌》,寫到最后一個(gè)字時(shí),居然就沒有格子了,這就是做事之前沒有算好格子,沒有算好創(chuàng)作內(nèi)容的字?jǐn)?shù),這件作品就算是失敗了。后來再創(chuàng)作書法作品,我會算好格子算好字?jǐn)?shù),還會把字先用鉛筆寫在左下角,那就字寫得錯(cuò)不了了,章法錯(cuò)不了了,一寫一個(gè)準(zhǔn)。幾年磨煉下來,心安靜了,嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的意識提高了很多,培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的思維也一直是我生活、工作的目標(biāo)。
有了在事上練的經(jīng)歷,再時(shí)常總結(jié)一下,寫下心得體會,看看一段時(shí)間以來哪些事做的比較嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,讓自己感到滿意的、讓同事領(lǐng)導(dǎo)滿意的;有沒有很不嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的事情,讓自己后悔不已的,給別人增添麻煩的,產(chǎn)生的影響是怎樣的。通過總結(jié)檢驗(yàn)一下自己的成果,盤點(diǎn)一下自己,看看自己有沒有進(jìn)步。通過長期地刻意自我嚴(yán)格修煉,在具體的事兒上訓(xùn)練、培養(yǎng),嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的能力就一定會有提高,呈現(xiàn)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)就會更準(zhǔn)確無誤,做得讓人信賴、信服。
多年的實(shí)踐證明,嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致做事兒和不嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致兒所花費(fèi)的時(shí)間差不多,但是效果很不一樣。都是記賬,假如說你嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地記錄,需要2個(gè)小時(shí)的時(shí)間,你不嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地記錄,著急、光圖一時(shí)之快,花費(fèi)多長時(shí)間呢?1小時(shí)30分鐘,但錯(cuò)誤概率就會大大增加,為了一筆賬找一個(gè)下午也是不稀罕的事。前期的馬虎常讓人后悔不已。
財(cái)務(wù)工作是個(gè)連續(xù)性的工作,涉及的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)常常會追溯很長時(shí)間,一件事情不是做完就完了,常?!安榕f賬”“翻老賬”,查閱20年前的賬也不稀罕。現(xiàn)在財(cái)務(wù)檢查、工作審計(jì)、審核監(jiān)督日益頻繁,因此做財(cái)務(wù)工作剛開始寧可慢一些、做得嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致一些,力求一次正確,一遍通過。雖然這有難度,但要有這個(gè)意識,這個(gè)標(biāo)桿,才能越干越出色。
我單位的出納,每天早上到了辦公室,第一件事兒就是打開企業(yè)網(wǎng)上銀行,把前一天的所有進(jìn)入款項(xiàng)、支付款項(xiàng)業(yè)務(wù)打印出來,補(bǔ)充完整前一天所有支出的付款憑證,完結(jié)支出程序,涉及外部收入要通知相關(guān)經(jīng)辦人的就及時(shí)告知,同時(shí)根據(jù)收入支出明細(xì)登記流水賬,接著核對銀行存款余額,一套固有的程序,她就這么每天雷打不動的堅(jiān)持,她自己登記的流水賬,不僅和原始憑證對的上,還總是和銀行支出每一筆都能碰上,她的流水賬登記是對的,經(jīng)辦每一筆業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性也高,偶有錯(cuò)誤,很快就能發(fā)現(xiàn)。這看起來不復(fù)雜的事情,可還真不是人人都能做得到、做得好。很多出納是做不到的,現(xiàn)在有點(diǎn)忙,今天有這事,明天又有那事,等一下,總給自己找各種理由,其實(shí)這技術(shù)上沒有難度的事情,需要的人的責(zé)任心、決心和恒心,定時(shí)定點(diǎn)做完既定工作,做一個(gè)有計(jì)劃、有執(zhí)行力的基層財(cái)務(wù)人員。
基層財(cái)務(wù)工作就像一條延綿不斷的河流,她總是靜靜的奔流不息。舊的事務(wù)不處理,新的業(yè)務(wù)又會接踵而來,而一旦有新的大任務(wù)來臨,就會形成擁堵,工作越壓越多,人就會手忙腳亂,這時(shí)出錯(cuò)的概率會明顯增加。
現(xiàn)在,財(cái)務(wù)部門的工作不只是記記賬,甚至記記賬都只是抽空來做的工作,隨著電子信息化程度的不斷提高,手段提高了,能做的業(yè)務(wù)內(nèi)容也越來越多,還常常會有臨時(shí)性、緊急的事兒,上午布置,下午就要結(jié)果的情況,基層財(cái)務(wù)人員常感嘆沒有時(shí)間做這些基礎(chǔ)的日常性的工作,一旦要實(shí)時(shí)的具體數(shù)據(jù),不得不在有限的時(shí)間內(nèi)快馬加鞭的完成前期基礎(chǔ)工作,就會感到壓力倍增。如果堅(jiān)持今日事今日做,不積壓工作,能制定計(jì)劃并堅(jiān)定去執(zhí)行,每天能帶著工作清零的輕松感下班,下班后也不會有什么事心里總惦記著,休息好了,人的狀態(tài)就好,每天工作時(shí)的狀態(tài)就會放松,工作效果一定差不了。
一切會計(jì)方法的出發(fā)點(diǎn)和基礎(chǔ)是會計(jì)平衡式,它所體現(xiàn)的會計(jì)要素之間的數(shù)量上的恒等關(guān)系,以及所包含的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容是編制會計(jì)報(bào)表的理論依據(jù)?!坝薪璞赜匈J,借貸必相等”是基層財(cái)務(wù)人員的會計(jì)工作基本法則。一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的基層財(cái)務(wù)人員,不管她做的任何的賬務(wù)處理她都會進(jìn)行核對。核對工作是會計(jì)基礎(chǔ)工作,也是保證會計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要方法。沒有經(jīng)過核對的數(shù)據(jù)是不可靠的,核對是確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的法寶。核對包括哪些,如何核對呢?
核對賬務(wù)一般包括賬證、賬賬、賬實(shí)核對。在會計(jì)電算化普及的情況下,賬證核對是記賬憑證與原始憑證的核對;賬賬核對是指財(cái)務(wù)部門的資產(chǎn)明細(xì)賬與資產(chǎn)保管和使用部門的明細(xì)賬核對;賬實(shí)核對是會計(jì)賬簿記錄與資產(chǎn)等實(shí)有數(shù)額核對。賬實(shí)核對包括現(xiàn)金日記賬賬面金額與現(xiàn)金實(shí)際庫存金額核對,銀行存款日記賬賬面發(fā)生額、余額與外部單據(jù)銀行對賬單核對,其他各種資產(chǎn)明細(xì)賬賬面金額與資產(chǎn)實(shí)存數(shù)額核對,各種應(yīng)收、應(yīng)付款等往來款項(xiàng)明細(xì)賬賬面余額與有關(guān)債務(wù)、債權(quán)單位、個(gè)人核對等。
核對是為了保證相關(guān)科目的一致性,保證會計(jì)憑證按照法規(guī)要求準(zhǔn)確反映單位經(jīng)營,在對賬中發(fā)現(xiàn)差異,要找出原因,并跟蹤差異,直至解決問題。通過賬實(shí)核對既可以保障資產(chǎn)等的安全完整,也可以印證賬務(wù)處理是否正確?,F(xiàn)金和銀行存款要日清月結(jié),確保貨幣資金的準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)核對的內(nèi)容越全面,數(shù)據(jù)整體準(zhǔn)確度越高。一般核對工作每月固定進(jìn)行,一般可安排在月初,在編報(bào)各類報(bào)表之前,最大可能保證對內(nèi)對外提供數(shù)據(jù)的質(zhì)量?,F(xiàn)在事業(yè)單位資產(chǎn)部門每月都要報(bào)資產(chǎn)月報(bào),這樣就需要財(cái)務(wù)部門每月與資產(chǎn)部門核對數(shù)據(jù)。實(shí)地盤點(diǎn)則可以半年或年末進(jìn)行。兩次核對時(shí)間間隔越短,拿出的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度越高,但有些業(yè)務(wù)可以根據(jù)業(yè)務(wù)量決定核對的時(shí)間間隔,增值稅的進(jìn)項(xiàng)稅及相關(guān)抵扣核對,就可根據(jù)業(yè)務(wù)量來決定是每月清理核對抵扣還是幾個(gè)月清理核對抵扣。經(jīng)過與實(shí)物核對,與其他部門、人員的核對,及時(shí)發(fā)現(xiàn),糾正錯(cuò)誤,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)得到印證后,就能做到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠性。
如何核對其實(shí)也是有竅門的:什么程序如何核對,方法對了,事半功倍。比如核對銀行存款余額,如果余額不一致,計(jì)算出兩者差額,從差額的方向和大小進(jìn)行分析判斷是否有線索,如果沒有,再看期初是否一致、發(fā)生額是否一致、如果貸方不一致,接著就在貸方業(yè)務(wù)范圍搜尋,不斷縮小搜索范圍,最終達(dá)到完美的一致。這是基本的銀行對賬技巧,現(xiàn)在實(shí)行政府會計(jì)準(zhǔn)則后,核算內(nèi)容翻番,輔助核算大增,各種關(guān)系更錯(cuò)綜復(fù)雜,稍有不慎就會出現(xiàn)核對不上的情況,而且輔助核算的錯(cuò)誤還常常不容易發(fā)現(xiàn)。因此,發(fā)現(xiàn)一類問題記錄下來,舉一反三,通常能發(fā)現(xiàn)一些疑點(diǎn)。比如在核算“事業(yè)支出/待處理”科目時(shí),發(fā)現(xiàn)下級科目“養(yǎng)老金及年金”時(shí),事項(xiàng)核算要素有問題,那同樣的同級科目“年金”“醫(yī)?!薄白》抗e金”不妨都梳理一遍。如果能把查差異當(dāng)做破案一樣,尋找疑點(diǎn),深挖線索,順藤摸瓜,直到真相大白。這本來枯燥的事兒就變得有趣了,查出問題也就有了破案成功后的滿足感,為繁瑣、瑣碎的財(cái)務(wù)工作增添一些樂趣。
正確有效的核對工作是行之有效的內(nèi)部控制方法。對企業(yè)會計(jì)核算的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性起著很重要的作用,可以幫助單位有效避免散流失,可以促進(jìn)會計(jì)人員全面掌握會計(jì)事項(xiàng),提高業(yè)務(wù)能力。
除了具備專業(yè)的知識和技巧,還需要學(xué)會使用工具,一方面可以增加正確率和科學(xué)性,另一方面還可以節(jié)省時(shí)間和精力,一舉多得。
熟悉財(cái)務(wù)核算軟件,充分利用現(xiàn)有功能。首先主動去了解軟件,知道它有哪些功能,然后在實(shí)踐中應(yīng)用;其次保持好奇心,懷疑主義,主動去想“有沒有好的辦法解決手頭的問題,或者更快捷的方式”然后去找方法,或者咨詢軟件客服人員或者上網(wǎng)搜索,常常設(shè)問“是這樣不行那樣行不行呢?”從2019年事業(yè)單位執(zhí)行政府會計(jì)制度準(zhǔn)則,一筆業(yè)務(wù)登記,既要做財(cái)務(wù)會計(jì)分錄,還要做預(yù)算會計(jì)分錄,一筆業(yè)務(wù)兩套賬,為了實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,核算時(shí)新增了非常多的相關(guān)要素:項(xiàng)目名稱、預(yù)算管理類型、預(yù)算來源、功能分類、課題、往來單位、個(gè)人往來、部門管理等要素,選擇要素也很費(fèi)時(shí)間,做賬時(shí)間大了好幾倍。后來自然資源部統(tǒng)一使用的核算軟件新增了憑證智能推薦功能,當(dāng)時(shí)沒太當(dāng)回事,還在吭哧吭哧的埋頭按以往方式處理,后來才發(fā)現(xiàn)它的魔力,只要稍做設(shè)置,很多預(yù)算會計(jì)憑證憑證就可以輕松獲得,有的則稍做修改就可以完成,效率提高了可不是一點(diǎn)兒啊。所以要關(guān)注新增功能的應(yīng)用,那些很可能就是你的金鑰匙。又比如單位新建的內(nèi)控信息系統(tǒng)要輸入各類預(yù)算指標(biāo),指標(biāo)很多,如果手工錄入,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,我就想著能不能從現(xiàn)有的哪個(gè)系統(tǒng)中導(dǎo)出呢,核算系統(tǒng)中的預(yù)算指標(biāo)模塊中的信息挺全,但沒有導(dǎo)出功能。正躊躇時(shí),忽然想到另外一個(gè)模塊—預(yù)算執(zhí)行模塊,這里信息多,而且包含預(yù)算指標(biāo),這下趕快實(shí)踐,于是導(dǎo)出執(zhí)行數(shù)據(jù),再增加、刪除一些內(nèi)容,問題果然迎刃而解,順利得到我要的信息了,這下子可是省了不少事兒。多設(shè)問多思考,帶著疑問找方案,常常有意外的收獲,小小的成就感就來了。
日常財(cái)務(wù)工作離不開計(jì)算器,它也是有使用技巧的。熟練掌握常用的功能鍵,比如累計(jì)顯示鍵M+、M-、MR功能鍵,不僅事半功倍,而且因?yàn)橐话惴秦?cái)務(wù)人員不大用這些功能鍵,你要是能熟練運(yùn)用,你的專業(yè)能力不小心就顯露出來了。
基層財(cái)務(wù)人員需要經(jīng)常使用電子表格,學(xué)習(xí)表格制作技巧是提高工作效率和保證數(shù)字準(zhǔn)確性的一個(gè)利器。幾年前部門來了一個(gè)年輕人,介紹一個(gè)超級有用的查找和引用函數(shù)VLOOKUP,處理表格數(shù)據(jù)又快又準(zhǔn)確。從中體會到工具的便捷和重要性,受此啟發(fā),遇到問題,主動通過網(wǎng)絡(luò)搜索解決工作中遇到的表格制作問題、去了解電子表格等軟件的新功能。帶著問題去找方法,有針對性的去學(xué)習(xí),能力的進(jìn)步特別明顯。現(xiàn)在,工作要求越來越細(xì)致,核算越來越精細(xì)化,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中的分類統(tǒng)計(jì)不斷增多,原來簡單的工資發(fā)放,要按不同項(xiàng)目、不同人員類別核算,要扣養(yǎng)老金、住房公積金、個(gè)稅等扣款項(xiàng)目,要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)支付,用電子表格的“篩選”功能也可以一點(diǎn)點(diǎn)算出來,但因要素多,工作一下變得復(fù)雜起來,效率低下,可通過SUMIF條件求和公式,就很容易輕松獲得,在實(shí)際工作中發(fā)揮著強(qiáng)大的作用,大大提高了工作效率。人最大的快樂就是進(jìn)步,看見自己能解決了問題,真是高興地不得了。在一個(gè)個(gè)小竅門、小技巧的成功實(shí)踐中,享受繁雜、枯燥、重復(fù)的財(cái)務(wù)工作包含的小樂趣。
忙碌,對于許多財(cái)務(wù)人來說是再正常不過的一件事了,財(cái)務(wù)工作活多,事還特麻煩瑣碎,有很大一部分基層財(cái)務(wù)人員的工作看起來忙碌,但是卻體會不到充實(shí)和價(jià)值,只是按部就班地收付、科目、數(shù)據(jù)、表格……每個(gè)月都在做類似的事情,時(shí)間長了,基層財(cái)務(wù)人員難免會產(chǎn)生“聽到指令—實(shí)行指令”的機(jī)械反應(yīng),對于工作中的一些新情況、新機(jī)遇,會越來越不敏感,同時(shí)由于總呆在辦公室,視野不開闊、主動思考的能力也會退化,習(xí)慣了固有模式的財(cái)務(wù)人面對富有挑戰(zhàn)性的工作時(shí),就容易產(chǎn)生力不從心或想要逃避的挫折感,對工作失去了熱情,陷入了西西弗斯困境。希臘神話中的西西弗斯,每天把大石頭推到山頂,再看著它滾落,然后又推上去,周而復(fù)始?;鶎迂?cái)務(wù)人員如何不被千篇一律的工作磨滅熱情,那就得學(xué)會在不起眼的事情發(fā)現(xiàn)樂趣。事實(shí)上,沒有人的工作能一直波瀾起伏,驚喜不斷,日常工作總是重復(fù),甚至有點(diǎn)兒乏味。與其抱怨不如好好兒學(xué)學(xué)享受,不抱怨周而復(fù)始,因?yàn)槭虑殡m然一樣,每天的樂趣卻不一樣,每天工作清零是樂趣,工作中業(yè)務(wù)處理小技巧的發(fā)現(xiàn)、掌握,讓工作事半功倍,是樂趣;核對數(shù)據(jù)時(shí),發(fā)現(xiàn)了問題,探尋糾正的過程是樂趣;數(shù)據(jù)核對完美正確更是樂趣。
財(cái)務(wù)是一門很精準(zhǔn)的工作,要求基層財(cái)務(wù)人員要準(zhǔn)確收付、核算每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)工作不是一件很具有創(chuàng)新意識的工作,它是靠一個(gè)一個(gè)精準(zhǔn)的數(shù)字來反映問題,所以一定要加強(qiáng)自己對數(shù)字的敏感度,一方面確保反映的數(shù)據(jù)質(zhì)量是高的,另一方面,發(fā)現(xiàn)枯燥數(shù)據(jù)信息背后反映的有價(jià)值的線索,向管理層反映問題、解決問題,這也是基層財(cái)務(wù)人員的價(jià)值所在。
基層財(cái)務(wù)人員在日常工作培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作能力,認(rèn)真對待每個(gè)工作環(huán)節(jié);當(dāng)天事當(dāng)天做,不積壓,有計(jì)劃有執(zhí)行力地開展工作;充分利用核對手段,印證數(shù)據(jù)的可靠性,提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量;利用現(xiàn)有核算軟件、電子表格等工具提高工作效率和正確性,就能在繁雜的財(cái)務(wù)工作中通過提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息提升工作熱情,展現(xiàn)基層財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),提升基礎(chǔ)財(cái)務(wù)人員的工作成效。