彭移風 毛竹青/浙江省檔案教育培訓中心、浙江省檔案服務業(yè)協(xié)會

浙江省檔案服務業(yè)協(xié)會于2022年6月成立，并啟動了會員單位的招募工作。截止到2022年9月底，共有入會單位110家，為加強對全省檔案服務企業(yè)的了解，便于檔案主管部門和相關單位掌握情況，本文對入會企業(yè)進行了統(tǒng)計和分析。

1 檔案服務企業(yè)情況統(tǒng)計

1.1 會員企業(yè)基本情況

從統(tǒng)計得知，110家會員企業(yè)在崗職工6214人，營業(yè)收入為192245.51萬元。會員企業(yè)成立的平均年限為10.01年，平均在崗人數(shù)為56.49人，平均營業(yè)額為1747.69萬元。

我們對會員企業(yè)的名稱進行了分析，110家服務企業(yè)中，名稱中帶有檔案的53家，名稱中帶有信息的30家，帶有科技的27家，從檔案服務企業(yè)的名稱上，可以反映一定的企業(yè)行業(yè)特點。

1.2 會員企業(yè)的成立年限情況

從成立年限來看，最早成立的檔案服務企業(yè)是在1993年，最新注冊的檔案服務企業(yè)是2022年。從檔案服務企業(yè)成立的時間段來看，2000年前成立的企業(yè)10家，2001—2005年成立的7家，2006—2010年成立7家，2011—2015年成立39家，2016—2020年成立42家，2020年以后成立5家。從會員企業(yè)的成立年限來看，檔案服務企業(yè)的發(fā)展與全省檔案事業(yè)發(fā)展密切相關，2009年后全省檔案登記備份工作、檔案信息化建設、數(shù)字檔案館（室）建設等工作相繼推進，為檔案服務企業(yè)發(fā)展提供了業(yè)務成長的空間。

1.3 會員企業(yè)的人員規(guī)模情況

我們對110家會員企業(yè)的用工情況進行分析，在崗職工最多的企業(yè)有890人，職工最少的企業(yè)為3人。平均在崗人數(shù)為56.49人，在崗職工中位數(shù)為30人。職工人數(shù)在100人以上的企業(yè)18家，企業(yè)數(shù)量占比16.36%，職工人數(shù)3595人，占全體會員企業(yè)用工總數(shù)的57.85%；職工人數(shù)在50—100人的企業(yè)16家，企業(yè)數(shù)量占比14.55%，職工人數(shù)1006人，占全體會員企業(yè)用工總數(shù)的16.18%；職工人數(shù)在50人以下的企業(yè)76家，企業(yè)數(shù)量占比69.09%，職工人數(shù)1613人，占全體會員企業(yè)用工總數(shù)的25.96%。從會員企業(yè)的人員規(guī)模情況來看，近70%的企業(yè)職工人數(shù)不超過50人，普遍規(guī)模較小，用工較少。

圖1：檔案服務企業(yè)成立年限柱形圖

1.4 會員企業(yè)地域特征

從統(tǒng)計結果可知，杭州會員企業(yè)達到44家，占比達到40%。各地單位會員企業(yè)有明顯差異，我們對各地企業(yè)的情況進行了分析。

表1：分地區(qū)檔案服務會員企業(yè)數(shù)量、營業(yè)額和成立年限一覽表

從上表可知，杭州、寧波、溫州的會員企業(yè)成立時間較早；杭州、寧波、湖州的會員企業(yè)人員規(guī)模較大；杭州、寧波的會員企業(yè)平均營業(yè)額較大；麗水、紹興、舟山等地區(qū)會員企業(yè)普遍規(guī)模較小，人員較少。

我們在剔除入會企業(yè)不足5家的嘉興、衢州和舟山后，計算了各地檔案服務企業(yè)的營業(yè)收入和該地區(qū)2021年人均GDP水平，發(fā)現(xiàn)相關系數(shù)達到0.823，在0.05水平上差異顯著，說明檔案服務企業(yè)的規(guī)模和當?shù)亟洕l(fā)展存在著明顯的正相關，即經濟發(fā)展水平越高，檔案服務企業(yè)的平均營業(yè)收入越大。

1.5 會員企業(yè)發(fā)展差異情況

我們以營業(yè)額為指標，對110家單位的營收情況進行了統(tǒng)計排名。發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展情況差異較大，110家企業(yè)中，排名第一的營收達到25116萬元，排名前三的單位營收占比超過28.81%；排名前11家單位營收占比61.45%。雖然110家會員單位的平均營業(yè)額達到了1747.69萬元，但是我們統(tǒng)計出企業(yè)的營業(yè)額中位數(shù)為425萬元，在崗職工人數(shù)的中位數(shù)為30人，中位數(shù)更有代表性。只有24家企業(yè)的營業(yè)額超過了平均營業(yè)收入，86家企業(yè)的營業(yè)額在平均數(shù)以下，500萬以下的企業(yè)58家，占比近52.73%。

表2：檔案服務會員企業(yè)營收分布表

從上表可知，110家企業(yè)會員中，營收超過8000萬元的企業(yè)9家，超過1000萬元的企業(yè)33家，超過500萬的企業(yè)52家，58家企業(yè)的營業(yè)收入不足500萬元。我們通過工商查詢系統(tǒng)，對110家企業(yè)的類型進行了查詢，110家企業(yè)中，小微企業(yè)102家，占比92.73%；高新技術企業(yè)和科技型中小企業(yè)40家，占比36.36%；專精特新企業(yè)7家，占比6.36%。高新技術企業(yè)和科技型中小企業(yè)的平均營業(yè)額達到3552.69萬元，占110家企業(yè)總營收的73.92%；7家專精特新企業(yè)的平均營業(yè)額達到了10410萬元，占110家企業(yè)總營收的37.91%

圖2：檔案服務會員企業(yè)人員和營業(yè)額散點圖

1.6 會員企業(yè)業(yè)務結構分布特點

我們在會員單位調查表中，對會員企業(yè)的主營業(yè)務進行了調查，我們將主營業(yè)務分為檔案整理、數(shù)字化掃描、軟件開發(fā)、檔案開發(fā)利用、檔案修復、檔案寄存、檔案用品經營七個門類，會員企業(yè)限選三項。統(tǒng)計結果如下：

表4：不同主營業(yè)務會員企業(yè)平均從業(yè)人數(shù)與營收

從上表得知，會員企業(yè)的主營業(yè)務以檔案整理、檔案數(shù)字化掃描和檔案軟件開發(fā)為主。以檔案整理為主營業(yè)務的企業(yè)93家，數(shù)字化掃描為主營業(yè)務的會員企業(yè)98家，軟件開發(fā)為主營業(yè)務的企業(yè)40家，檔案開發(fā)利用，檔案修復和檔案寄存為主營業(yè)務的企業(yè)數(shù)量較少。因為每個單位的主營業(yè)務結構不一樣，我們在統(tǒng)計時選擇了企業(yè)可以選填三項的方式，從上表可知，軟件開發(fā)和檔案寄存的企業(yè)，一般具有較大的規(guī)模，檔案整理、數(shù)字化掃描和檔案修復為主營業(yè)務的企業(yè)，一般規(guī)模較小。

2 我省檔案服務企業(yè)發(fā)展對策建議

檔案服務企業(yè)的法律地位已經得到保障。檔案服務企業(yè)不僅是檔案部門大量業(yè)務的承擔者，是檔案工作的實際參與者，而且還以大量的新技術、新管理方法，成為檔案事業(yè)的促進者。浙江省檔案事業(yè)處于全國前列，加快推動檔案服務企業(yè)的培育發(fā)展，引導鼓勵檔案服務企業(yè)快速發(fā)展，提高發(fā)展的競爭力勢在必行。

2.1 做好頂層設計

檔案服務企業(yè)的健康發(fā)展，離不開良好的頂層設計。根據(jù)浙江省檔案事業(yè)發(fā)展形勢及檔案服務業(yè)的實際情況，要重點健全兩項制度。一是優(yōu)化檔案服務機構信用評價制度。我省于2016年出臺了《浙江省檔案服務機構信用評價辦法（試行）》，對檔案服務企業(yè)進行信用評價，檔案服務機構信用評級信息全面納入浙江省信用體系目錄，評級信息定期更新，并在浙江政務服務網、信用浙江上公示。信用評價對促進檔案服務企業(yè)健康發(fā)展起到了積極的作用。經過6年的運營，檔案服務市場供需雙方形勢均發(fā)生了較大的變化，信用評價的指標體系、評價的方法和過程、評價結果的公開與使用等方面需要進一步優(yōu)化。二是探索建立檔案服務外包負面清單制度，進一步明確檔案服務外包單位、檔案服務企業(yè)、檔案主管部門三方的責任。檔案服務外包單位是第一責任主體，主要是要切實履行檔案安全領導責任、管理責任、檢查責任，建立健全并嚴格落實檔案安全和質量管理制度措施，及時消除安全隱患。檔案服務是直接責任主體，主要要健全規(guī)章制度，規(guī)范服務流程、嚴格管理措施、落實崗位職責、明確人員責任、強化績效考核，確保檔案安全和服務質量。檔案主管部門負行業(yè)監(jiān)管責任，主要要督促檔案服務外包單位落實管理責任，檢查檔案服務外包中的檔案安全、服務質量、管理措施和條件保障等情況，依法查處違法違紀行為。

2.2 創(chuàng)新培育方法

檔案服務企業(yè)不僅是檔案事業(yè)的重要組成部分，也是社會經濟發(fā)展的有生力量。當前，檔案服務企業(yè)普遍存在規(guī)模不大、實力不強、規(guī)范化程度不高的現(xiàn)象，檔案服務市場和檔案服務企業(yè)都急需培育。為支持我省檔案服務企業(yè)做大做強。當前，結合我省檔案工作的實際情況，要加大三大平臺建設。一是檔案創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新平臺。檔案主管部門、檔案服務業(yè)協(xié)會要發(fā)揮好聯(lián)絡職能，積極對接高校開設檔案領域創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育課程，鼓勵高職院校、技工學校開展訂單式培養(yǎng)檔案從業(yè)人員，鼓勵支持檔案服務企業(yè)人員申報檔案中、高級職稱等。檔案教育培訓機構、檔案服務業(yè)協(xié)會要創(chuàng)造條件，為初創(chuàng)檔案服務機構提供創(chuàng)業(yè)咨詢和技術服務，扶植、培育檔案服務企業(yè)。二是搭建“產學研”一體化平臺，要鼓勵檔案服務企業(yè)對標全省檔案工作數(shù)字化改革要求，圍繞與檔案事業(yè)、檔案產業(yè)相關的大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網、區(qū)塊鏈、云計算等新興領域，提供技術服務。支持檔案服務企業(yè)和數(shù)據(jù)治理、數(shù)據(jù)保全、智能制造、文化休閑體驗等新業(yè)態(tài)企業(yè)展開合作。三是建設檔案服務電子商務示范平臺，檔案主管部門和協(xié)會要充分發(fā)揮浙江電子商務地域優(yōu)勢，鼓勵發(fā)展基于互聯(lián)網的檔案創(chuàng)新服務，鼓勵檔案服務企業(yè)對接政務服務網，開發(fā)相關組件，同時為檔案服務企業(yè)參與政府采購創(chuàng)造條件。

2.3 加強行業(yè)自律

行業(yè)自律是檔案服務行業(yè)協(xié)會發(fā)揮市場監(jiān)管和參與檔案治理的主要形式之一。檔案服務行業(yè)協(xié)會基于行業(yè)共同的利益，通過行業(yè)自律機制，規(guī)范會員行為，維護市場秩序，契合了檔案主管部門推動檔案服務行業(yè)健康發(fā)展和保障檔案信息安全的目標，而且能發(fā)揮專業(yè)、技術和服務優(yōu)勢，能有限彌補政府行政管理的局限性，是保障檔案服務質量監(jiān)管體系的重要組成部分，是保障檔案信息安全的社會性治理主體之一。檔案服務行業(yè)協(xié)會尚且是新生事物，從其他行業(yè)的實踐來看，行業(yè)協(xié)會的自律監(jiān)管，屬于第三方監(jiān)管，它減少了政府對企業(yè)的直接干預，又能發(fā)揮行業(yè)協(xié)會在信息傳遞、專業(yè)技術方面的優(yōu)勢，有效降低監(jiān)管成本，有效彌補政府與市場的雙重失靈現(xiàn)象。一是發(fā)揮協(xié)會的導向功能。檔案服務業(yè)協(xié)會是行業(yè)整體利益的代表和代言人，其職責就是實現(xiàn)和維護行業(yè)的利益。行業(yè)協(xié)會基于全體會員單位的共同利益，制定章程、標準、自律公約、價值和行為規(guī)范等，能對協(xié)會企業(yè)和從業(yè)人員的價值觀經營管理行為發(fā)揮積極的引導作用。二是發(fā)揮協(xié)會的約束功能。行業(yè)自律規(guī)范對企業(yè)行為具有約束、規(guī)范和懲戒作用。檔案服務行業(yè)協(xié)會可以通過會員企業(yè)在平等、自愿基礎上簽訂的行業(yè)規(guī)章和誠信自律公約，實現(xiàn)行業(yè)的自主管理和自我發(fā)展。不同于政府行政監(jiān)管，行業(yè)自律是行業(yè)組織對本行業(yè)企業(yè)施加的一種內部的自我規(guī)范、自我監(jiān)督和自 我約束。行業(yè)協(xié)會自律不是依靠法律強制來實現(xiàn)的 “硬”約 束，而是一種基于行業(yè)共同認知制定的行規(guī)行約的“軟”約束。三是激勵功能。通過有效的行業(yè)自律監(jiān)管，規(guī)范無序競爭，引導企業(yè)行為，可以防止市場主體的惡性競爭，避免“劣幣驅逐良幣”現(xiàn)象的產生。對模范遵守行業(yè)協(xié)會章程和自律公約，自律信用突出的行業(yè)成員，行業(yè)協(xié)會通過信用評級、業(yè)內通報表彰、多渠道宣傳，以及建議有關行政主管機構、銀行、資產擔保公司等對相關行業(yè)自律“模范”企業(yè) 在貸款、稅費繳納、年檢、資質升級等方面給予政策優(yōu)惠和政策傾斜等舉措，一定程度上可以實現(xiàn)對行業(yè)會員的獎優(yōu)懲劣，對會員企業(yè)的經營和管理具有積極的激勵效應。

2.4 加強檔案服務企業(yè)的安全治理

檔案安全是檔案工作的生命線，也是檔案工作的底線。檔案服務外包中，最令人擔憂的就是檔案的實體安全和信息安全。檔案服務企業(yè)的發(fā)展，離不開檔案安全這個前提。因此，必須加強對檔案服務企業(yè)的安全治理。要加強檔案外包服務規(guī)范和管理的業(yè)務培訓，特別是檔案服務企業(yè)負責人、檔案服務項目經理和業(yè)務骨干，為檔案外包服務企業(yè)及其從業(yè)人員提高執(zhí)業(yè)能力和業(yè)務水平提供學習交流機會；通過檔案科技項目計劃，支持鼓勵檔案中介機構優(yōu)先運用檔案管理新技術、新方法、新經驗。同時，將檔案服務外包列為檔案行政執(zhí)法檢查范圍和重要內容，重點檢查涉及外包項目安全管理情況，檢查檔案服務外包業(yè)主單位檔案管理主體責任落實情況，檢查檔案中介服務質量、設施設備和管理措施保障情況。

要針對檔案服務企業(yè)的業(yè)務特點，采取不同的安全管理措施，在檔案數(shù)字化外包服務方面，聚焦數(shù)據(jù)存儲安全和現(xiàn)場管理，杜絕檔案信息外流和失泄密等各類安全隱患的發(fā)生；在檔案整理外包服務方面，聚焦檔案整理質量，以貫徹國家和行業(yè)標準為抓手，著力提高檔案整理的規(guī)范化、標準化水平；在檔案信息系統(tǒng)建設外包服務方面，聚焦檔案核心數(shù)據(jù)庫保護和系統(tǒng)運行安全維護，強化定崗定員、身份識別、權限管理等措施，確保系統(tǒng)開發(fā)、集成和運維中的檔案信息安全。