范騰飛/國科大杭州高等研究院

近年來，隨著我國綜合國力及實力的不斷增強(qiáng)，各地舉辦、承辦大型國際綜合性賽事、運動會日益增加。杭州成為繼北京、廣州之后，舉辦亞運會的第三個中國城市。亞運場館是亞運會承辦的最重要的基礎(chǔ)和基石，是確保亞運會成功舉辦的關(guān)鍵和保障。本屆杭州亞運會共建設(shè) 56 個競賽場館、5 個亞運村和分村、31個訓(xùn)練場館。賽前短時間內(nèi)同時籌建數(shù)量繁多、技術(shù)繁雜的洲際體育項目工程，保障綜合賽事后，如何繼續(xù)持續(xù)發(fā)揮作用及擴(kuò)大社會影響力，既是對項目建設(shè)提出的高標(biāo)準(zhǔn)要求，又是給工程檔案管理帶來的巨大挑戰(zhàn)。

根據(jù)《2022年第19屆亞運會杭州市場館及設(shè)施管理辦法》、《杭州市人民政府2022年第19屆亞運會組委會關(guān)于加快2022年第19屆亞運會杭州市場館及設(shè)施建設(shè)的實施意見》（以下簡稱《管理辦法》《實施意見》），按照“誰家孩子誰家抱”的原則，場館及設(shè)施責(zé)任單位作為亞運會場館及設(shè)施建設(shè)的籌資、建設(shè)主體、承擔(dān)亞運會場館及設(shè)施建設(shè)職責(zé)，落實項目建設(shè)、工程驗收等工作[1]；亞組委場館建設(shè)部的主要職責(zé)負(fù)責(zé)編制亞運會場館及設(shè)施總體建設(shè)工作計劃，推進(jìn)建設(shè)進(jìn)度，并跟進(jìn)設(shè)計審查、全過程監(jiān)督和工程驗收工作[2]。亞運工程檔案作為亞運場館建設(shè)的有機(jī)組成部分，完整記錄了杭州亞運項目建設(shè)過程的方方面面，其完整性及齊全程度，將直接關(guān)系到亞運項目工程建設(shè)質(zhì)量，也是后續(xù)運行維護(hù)的重要依據(jù)。本文立足杭州亞組委的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)場館建設(shè)部，針對亞運工程檔案的困難及挑戰(zhàn)，探索、總結(jié)亞運工程檔案管理工作的方法、路徑及要點，為未來大型賽事工程建設(shè)的檔案管理提供經(jīng)驗。

1 亞運工程檔案管理面臨的困難和挑戰(zhàn)

1.1 檔案管理人員行業(yè)背景薄弱

在亞運檔案管理實踐中，仍然存在重視程度不同，管理力量不足，人員配備缺乏專業(yè)性等問題。具體表現(xiàn)在：一是行業(yè)差異性較大。各賽事項目承辦建設(shè)主體類型多樣。既有城建、城投類國有控股企業(yè)等專業(yè)的工程建設(shè)企業(yè)，也有承擔(dān)重要比賽項目的國資委在地方的中央下屬企業(yè)，但大部分的項目責(zé)任單位或建設(shè)主體為屬地政府的體育局、文旅、教育類等主管部門。二是配備的工程檔案管理人員多為兼職。各地亞籌辦工作人員多為選派自市、區(qū)的各類行政機(jī)構(gòu)，工程檔案管理人員多為其中崗位人員兼任。三是檔案管理人員相對缺乏工程現(xiàn)場一線管理經(jīng)驗和工程檔案的管理經(jīng)驗。由于對建設(shè)工程領(lǐng)域的熟悉程度有差異，導(dǎo)致對工程檔案工作的重要性和工作模式、工作方法的認(rèn)知也不盡相同。

1.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

亞運項目場館分布在浙江省內(nèi)六大城市，其權(quán)屬錯綜復(fù)雜，場館按照屬地歸屬可分為浙江省屬場館、杭州市屬場館、杭州市轄區(qū)屬場館、協(xié)辦城市市屬場館等。一方面因其歸屬的多元化，不同屬地，其行政主管部門的管理權(quán)限及要求不一樣，同時各地進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一[3]，導(dǎo)致建設(shè)管理過程中縱橫向協(xié)調(diào)工作難度巨大，同一屬地不同權(quán)屬的場館建適用的政策也不一樣。另一方面由于亞運工程檔案工作面廣量大，在項目建設(shè)周期相對較短的時間內(nèi)，從開始就達(dá)到工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和完全統(tǒng)一存在較大困難。

1.3 檔案管理體系不健全

在前期進(jìn)行的抽查中，較多建設(shè)主體對工程檔案的重視程度不夠，臺賬檔案管理的組織體系尚未健全，對工程檔案管理工作未進(jìn)行系統(tǒng)全面的統(tǒng)籌考量。主要表現(xiàn)在部分項目工程建設(shè)過程中，設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位的檔案收集、整理、歸檔及移交工作“各自為政”，文件呈現(xiàn)較零散的狀態(tài)，還未進(jìn)行分類整理，本單位形成的工程文件未向建設(shè)單位移交歸檔，整個管理流程并未實現(xiàn)有效銜接。

1.4 體育工藝類專項檔案管理有待加強(qiáng)

亞運場館設(shè)施涉及的建設(shè)要求和一般建筑存在較大的差異，比如增加了包含著場地擴(kuò)聲、臨時設(shè)施、景觀布置、標(biāo)準(zhǔn)時鐘、升旗系統(tǒng)、售票系統(tǒng)、轉(zhuǎn)播系統(tǒng)、體育展示相關(guān)設(shè)施，都具有體育專門性等特點。因具有較強(qiáng)的的專業(yè)性和特殊的體育價值，這些體育工藝工程檔案的留存，對完整保存好亞運工程檔案，留存特有的“亞運記憶”具有重要的現(xiàn)實意義和長遠(yuǎn)價值。

2 亞運工程檔案管理實踐和方法

2.1 各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視，高位推動有效保障

杭州亞組委場館建設(shè)部作為亞運工程檔案管理的主管部門之一，始終把做好亞運工程檔案工作擺在突出位置，領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視并超前謀劃，多次召開檔案專題會議研究部署亞運工程檔案工作。以深化亞運工程檔案業(yè)務(wù)為主線，以服務(wù)亞運工程建設(shè)為方向，督促各責(zé)任單位、建設(shè)主體提高認(rèn)識，確保亞運工程檔案工作不失位、不斷檔，為亞運工程檔案工作順利推進(jìn)提供了堅實保障。

2.2 健全規(guī)章制度，構(gòu)建規(guī)范化制度化管理體系

亞運工程檔案內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多，載體多樣，面對復(fù)雜的亞運工程檔案工作形勢，需打破傳統(tǒng)的建設(shè)單位、建設(shè)主管部門與檔案管理機(jī)構(gòu)“各自為政、單兵作戰(zhàn)”[4]的機(jī)制壁壘，重新梳理檔案業(yè)務(wù)流程工作模式，全面整合工作資源，采取“跨單位協(xié)同、組群團(tuán)布戰(zhàn)”的方法，有利于提高工作效率。為進(jìn)一步加強(qiáng)亞運工程檔案管理工作，場館建設(shè)部根據(jù)《管理辦法》《實施意見》中杭州亞運會場館建設(shè)按照“組委會統(tǒng)籌、屬地負(fù)責(zé)、協(xié)同推進(jìn)”的原則，由亞組委場館建設(shè)部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，場館及設(shè)施項目屬地單位具體負(fù)責(zé)，結(jié)合亞運場館工程建設(shè)檔案的實際需求，制定了《2022年第19屆亞運會場館及設(shè)施建設(shè)臺賬檔案管理辦法》（以下簡稱《臺賬檔案制度》）。

《臺賬檔案制度》根據(jù)亞運工程建設(shè)的特殊性，構(gòu)建了完整的工程檔案工作管理體系，建立完善了規(guī)章制度，使檔案工作有章可循[5]，其從各單位職責(zé)、臺賬內(nèi)容、工作流程等幾個方面，明確了亞運工程建設(shè)文件材料歸檔范圍和相關(guān)要求?！杜_賬檔案制度》既是對現(xiàn)有工程檔案工作規(guī)范的補(bǔ)充，又是對亞運工程檔案工作規(guī)律的探索，并從根源上規(guī)范亞運工程檔案管理的程序及方法，完整可追溯的臺賬檔案，有助于全面地了解項目、管理項目、回顧項目，對提升亞運項目工程管理水平有重要作用，促進(jìn)了亞運工程檔案工作的高標(biāo)準(zhǔn)開展。

2.3 注重培訓(xùn)實效，全面提升亞運檔案隊伍的綜合素質(zhì)

一是開展工程檔案管理專項培訓(xùn)。多次邀請城建檔案業(yè)務(wù)專家，針對亞運工程檔案管理的難點、重點進(jìn)行專項培訓(xùn)。二是根據(jù)檔案形成主體確定檔案工作培訓(xùn)對象。主要為各亞運場館參建的建設(shè)主體單位，如浙江大學(xué)、浙江工商大學(xué)、杭州市體育局等，總計培訓(xùn)兩場，培訓(xùn)人次達(dá)百余次。三是培訓(xùn)內(nèi)容系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括工程檔案管理相關(guān)的法規(guī)知識與工作方法，并根據(jù)亞運工程參建各方檔案管理職責(zé)，明確檔案歸檔內(nèi)容與進(jìn)館要求，同時結(jié)合工程檔案相關(guān)案例剖析，結(jié)合現(xiàn)場實操指導(dǎo)，提高檔案管理理論知識水平與實際操作經(jīng)驗。四是完善工程檔案管理人員的激勵與考核機(jī)制，培養(yǎng)造就素質(zhì)高，作風(fēng)硬的亞運檔案干部隊伍。

2.4 細(xì)化專項方案，多方聯(lián)動落實主體責(zé)任

2.4.1 建立聯(lián)動機(jī)制。一是成立專項檢查組，通暢溝通渠道。城建檔案館作為城建工程檔案的接收管理單位，負(fù)責(zé)對工程檔案進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。亞組委場館建設(shè)部在亞運籌備、場館建設(shè)初期已與市城建檔案館建立溝通機(jī)制并組建了工作專項檢查組以加強(qiáng)協(xié)作，形成工作合力，對亞運建設(shè)項目臺賬及工程檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保各亞運工程參建各方將檔案工作做細(xì)做實，亞運工程經(jīng)得住歷史的檢驗。二是整體布局，提前謀劃。亞組委場館建設(shè)部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各建設(shè)主體單位，加強(qiáng)做好亞運工程檔案管理的承上啟下工作，主動接受各級檔案主管部門的監(jiān)督，協(xié)調(diào)幫助項目參建單位如設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位同步開展檔案工作，為后續(xù)移交檔案館做好前期準(zhǔn)備。

2.4.2 細(xì)化工作方案。為防止檔案檢查工作流于形式，進(jìn)一步強(qiáng)化檢查效果，專項檢查組根據(jù)各亞運工程建設(shè)的計劃、進(jìn)度量身定制檔案專項檢查方案。檢查計劃重點分布在項目建設(shè)關(guān)鍵節(jié)點任務(wù)部署前后，依據(jù)《臺賬管理制度》細(xì)化工作方案，明確檢查人員工作職責(zé)，統(tǒng)一檢查工作標(biāo)準(zhǔn)、程序與方法，并將檢查方案及通知及時告之亞運工程建設(shè)主體，對各建設(shè)主體及時自查起到督促作用，也有利于建設(shè)主體對照問題清單做好整改工作。

2.4.3 開展專項檢查。檔案專項檢查由亞組委場館建設(shè)部領(lǐng)導(dǎo)帶隊并擔(dān)任組長，挑選業(yè)務(wù)骨干與城建檔案工作人員組成專項檢查組。專項檢查組提前介入，把檔案服務(wù)工作做到前端，在亞運項目集中地域杭州市域范圍內(nèi)開展專項檢查。在對黃龍體育中心、杭州奧體中心體育館、錢塘輪滑中心、余杭區(qū)體育館等在建項目的專項深入檢查中，市區(qū)兩級城建檔案館專家予以全程指導(dǎo)，與場館建設(shè)部建設(shè)管理處工作人員深入工程現(xiàn)場一線，及時了解工程檔案的工作動態(tài)，從文件歸檔、檔案保管、人員配備等幾方面同時開展深入調(diào)研，特別是在項目立項、工程建設(shè)等各個階段形成的檔案材料，檢查過程中也著重關(guān)注檔案收集速度是否和工程建設(shè)進(jìn)度保持同步。

2.4.4 落實主體責(zé)任。專項檢查工作后，檢查組認(rèn)真剖析問題，確定檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重點，在具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)中抓重點、解難點，有針對性跟蹤監(jiān)督各有關(guān)單位落實檔案工作整改措施，運用科學(xué)高效的方法確保亞運場館臺賬檔案工作高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、高質(zhì)量運行。各建設(shè)主體根據(jù)檢查中收到的專項整改通知書要求，在規(guī)定時限內(nèi)進(jìn)行整改，場館建設(shè)部建設(shè)管理處組織人員進(jìn)行復(fù)查，確保以查促改，提質(zhì)增效，最終達(dá)到符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的目的，實現(xiàn)整個管理流程閉環(huán)管理。

2.4.5擴(kuò)大工作成果。通過整理、歸納及匯總，相關(guān)工作成果、優(yōu)秀經(jīng)驗形成“知識共享”，在省市亞運籌辦范圍內(nèi)形成工作信息專報，營造了“比學(xué)趕幫”的良好氛圍。除此之外，重點要求亞運各建設(shè)主體發(fā)揮“牽頭抓總”“承上啟下”的作用，既要接受各級檔案主管部門的監(jiān)督，又要幫助項目參建單位做好提前謀劃和同步收集整理工作，尤其是體現(xiàn)亞運“綠色、智能、節(jié)儉、文明”的辦賽理念類工程檔案資料的收集整理工作，留存好重要的“亞運記憶”。

2.5 完善驗收程序，注重聲像檔案資源建設(shè)

2.5.1 完善驗收工作程序。作為亞運工程檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，亞運工程檔案驗收專門成立工作專班，并制定專項驗收制度。專班成員構(gòu)成由亞組委場館建設(shè)部建設(shè)管理處、杭州市城建檔案館、區(qū)、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)共同派員組成，負(fù)責(zé)所有亞運場館項目工程檔案驗收工作，制定《關(guān)于做好杭州亞運會、亞殘運會場館工程檔案驗收工作的通知》等文件，其中規(guī)定所有場館工程項目按照屬地管理原則，由屬地城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)工程檔案驗收。其中位于主城區(qū)的項目由杭州市城建檔案館負(fù)責(zé)驗收，相應(yīng)場館項目工程檔案由市館接收保管；其他區(qū)、縣（市）項目由所在區(qū)、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)驗收，相應(yīng)場館項目工程檔案由相應(yīng)區(qū)、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)保存，但項目檔案接收后統(tǒng)一向杭州市城建檔案館移交一套電子檔案。所有場館項目工程檔案接收后檔案查詢利用工作由屬地城建檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。工作專班的成立及專項通知的印發(fā)，為亞運工程檔案及時、順利進(jìn)館打下良好的組織保障。

2.5.2 注重聲像檔案資源的建設(shè)與移交。聲像檔案具有直觀的形象性，在收集、保管等方面也具特殊性，尤其在數(shù)字化改革的時代背景下，對多種載體檔案和電子文件的收集與整理提出更高要求。作為其他載體檔案的必要補(bǔ)充，聲像檔案以不同形式記錄歷史，并與同期形成的紙質(zhì)檔案相輔相成，相互印證。根據(jù)《杭州市建設(shè)工程聲像檔案移交工作有關(guān)事項的通知》，杭州市域所有場館均按照要求移交聲像檔案，結(jié)合亞運工程檔案的特點，制定具體化、個性化的收集歸檔方法，對于后期亞運工程檔案資源的調(diào)取、查閱、利用及共享工作實現(xiàn)最大化的助推[6]。

3 對杭州亞運工程檔案管理工作的建議

3.1 納入目標(biāo)考核管理

一是工程檔案管理應(yīng)實行崗位責(zé)任制。將各層次、各體系的工程檔案管理人員納入考核，將檔案工作納入工程建設(shè)合同制管理體系，確保亞運工程檔案工作與工程建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展，全力保障做好亞運工程檔案工作。二是不斷完善檔案管理體系。通過將檔案考核工作納入目標(biāo)管理、增加績效考核指標(biāo)等手段，進(jìn)一步強(qiáng)化亞運工程檔案收集、整理、保管與利用工作，確保亞運工程檔案更加完善、完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)[7]。

3.2 拓寬檔案收集范圍

在加強(qiáng)一般檔案、電子文件檔案收集的同時，注重非官方、非標(biāo)準(zhǔn)的亞運工程檔案征集，如采取多種方式向社會各界廣泛征集散存的有特殊意義、有檔案價值的亞運工程建設(shè)資料，做到應(yīng)收盡收，如重大工程活動、一些重要會議的照片、視頻、音頻。歸檔收藏這類特殊意義的亞運工程檔案的目的不是將其束之高閣，而是要達(dá)到既充分保護(hù)，又合理利用的目的[8]。

3.3 制定賽事檔案專項規(guī)范

政府相關(guān)主管部門應(yīng)提前規(guī)劃、頂層設(shè)計，制定關(guān)于重大專題檔案，如大型賽事工程管理類檔案的基本規(guī)范制度，明確工程檔案的重要地位，工程檔案工作主體的職責(zé)和義務(wù)，實現(xiàn)集個性化與標(biāo)準(zhǔn)化于一體的專項工作規(guī)范流程。

3.4 后亞運時代的檔案開發(fā)利用

3.4.1成果展覽及學(xué)術(shù)研討。一是利用收集歸檔進(jìn)館的亞運工程檔案合理分類，結(jié)合各類亞運紀(jì)念、慶?；顒拥冉M織各種專題特展；二是編輯出版亞運工程檔案圖冊、圖集，聯(lián)合相關(guān)機(jī)構(gòu)或出版社發(fā)行關(guān)于杭州亞運工程檔案的紀(jì)念品或書籍；三是組織關(guān)于杭州亞運工程檔案的學(xué)術(shù)交流研討活動，為其他賽事工程檔案管理工作提供交流的平臺，讓亞運工程檔案發(fā)揮長效，歷久彌新。

3.4.2 建立檔案專題網(wǎng)站。建議相關(guān)主管部門研發(fā)亞運工程檔案專題網(wǎng)站，網(wǎng)站集保存、開發(fā)、利用的一體化開放式查檔平臺，將亞運工程檔案及“項目建設(shè)全生命周期”真實、完整的以“電子檔案”、數(shù)字化的形式線上傳承。檔案專題網(wǎng)站可關(guān)聯(lián)到杭州亞運會官方網(wǎng)站中工程建設(shè)內(nèi)容，不僅可以從中總結(jié)、提煉出亞運會體育賽事承辦知識，還可從中提煉出如重大工程建設(shè)等各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的工作方法，為其他大型賽事的籌備工作貢獻(xiàn)豐富有效的經(jīng)驗借鑒，更將是檔案工作“功在當(dāng)代，利在千秋”的具體實踐。