丁 婷/浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

習(xí)近平總書記在今年4月的中央深改委第二十五次會(huì)議強(qiáng)調(diào)，要以數(shù)字化改革助力政府職能轉(zhuǎn)變，統(tǒng)籌推進(jìn)各行業(yè)各領(lǐng)域政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)集約建設(shè)、互聯(lián)互通、協(xié)同聯(lián)動(dòng)，發(fā)揮數(shù)字化的重要支撐作用。自去年全省數(shù)字化改革大會(huì)以來(lái)，我省全面推進(jìn)數(shù)字化改革，從“152”到“1512”再到“1612”，全省數(shù)字化改革體系構(gòu)架持續(xù)迭代、不斷豐富，越來(lái)越聚焦高質(zhì)量發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)力提升、共富示范和“兩個(gè)先行”，實(shí)現(xiàn)了與中央“五位一體”總體布局的全面對(duì)應(yīng)，與我省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展實(shí)際的高度契合。在此背景下，浙江省各地檔案部門迭代升級(jí)數(shù)字化改革體系，深入推進(jìn)“浙里數(shù)字檔案”應(yīng)用建設(shè)和全面貫通，整體提升檔案工作數(shù)字化改革實(shí)戰(zhàn)實(shí)效，取得了一系列成果，為奮力推動(dòng)“兩個(gè)先行”貢獻(xiàn)檔案力量。

高校檔案是高校社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的參考依據(jù)，是文化傳承的珍貴見證、高校行政工作的查考憑據(jù)，高校檔案具有保存高校歷史、豐富高校文化等積極的作用。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案的收發(fā)更為簡(jiǎn)捷便利，不僅極大地減少了對(duì)人力的需求，而且推動(dòng)了檔案統(tǒng)一管理和信息共享的進(jìn)程[1]。在我省數(shù)字化改革的大潮中，各高校紛紛開展檔案數(shù)字化建設(shè)，也取得了可喜的成績(jī)。如：擁有“省高校示范數(shù)字檔案館”的湖州師范學(xué)院，在檔案服務(wù)方面走在同類院校前列，是省內(nèi)較早推出校友檔案“一次不跑”服務(wù)的高校。該校在數(shù)字檔案館建設(shè)方面，堅(jiān)持“存量數(shù)字化，增量電子化”，擴(kuò)大館室面積，新增1000m2，根據(jù)所需配置軟硬件設(shè)備，推動(dòng)數(shù)字資源建設(shè)重塑升級(jí)，暢通數(shù)據(jù)共享渠道，開通部門在線歸檔功能，完成檔案系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的對(duì)接。杭州師范大學(xué)開發(fā)數(shù)字檔案管理平臺(tái)，該系統(tǒng)由檔案管理、電子文件管理、OCR識(shí)別和用戶權(quán)限管理等模塊組成，通過大數(shù)據(jù)中心的公共接口與OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)化歸檔管理，收錄、管理、存儲(chǔ)、應(yīng)用的全過程電子化，規(guī)范了檔案管理，提升了歸檔效率。浙江工業(yè)大學(xué)著力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，將130多萬(wàn)頁(yè)共計(jì)430483件紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化掃描，并且推出遠(yuǎn)程查檔服務(wù)系統(tǒng)，高效便捷的檔案服務(wù)得到師生、校友的好評(píng)。當(dāng)前，省內(nèi)各高校積極推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，但目前還存在著一些問題。本文將通過調(diào)研部分省內(nèi)高校，梳理當(dāng)前問題，并給出解決問題的思路和對(duì)策，以期引起有關(guān)單位及高校相關(guān)部門的關(guān)注，從而促進(jìn)我省高校檔案數(shù)字化建設(shè)及管理的良性發(fā)展。

1 當(dāng)前我省高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.1 數(shù)字檔案應(yīng)用場(chǎng)景協(xié)同化不夠

打造典型場(chǎng)景是“浙里數(shù)字檔案”應(yīng)用建設(shè)的重要內(nèi)容，也是“一地創(chuàng)新、全省共享”的核心所在。同理，高校的檔案數(shù)字化工作也要聚焦共性需求和師生的高頻需求，緊扣引領(lǐng)示范、改革突破、集成創(chuàng)新、多跨協(xié)同等關(guān)鍵詞，使數(shù)字檔案應(yīng)用場(chǎng)景實(shí)現(xiàn)從基礎(chǔ)到高級(jí)、從“良品”到“精品”的躍升。全省檔案工作數(shù)字化改革培訓(xùn)會(huì)議指出，還要將檔案部門的“單兵作戰(zhàn)”轉(zhuǎn)為聯(lián)合多部門的“協(xié)同攻關(guān)”，加強(qiáng)跨層級(jí)聯(lián)動(dòng)、跨部門協(xié)同、跨事權(quán)集成，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)場(chǎng)景應(yīng)用開發(fā)建設(shè)集約高效。而從當(dāng)前來(lái)看，我省一些高校檔案數(shù)字化工作也基本只是高校檔案館（室）一個(gè)部門在單打獨(dú)斗，與校內(nèi)其他業(yè)務(wù)部門以及校外屬地檔案系統(tǒng)協(xié)同度不高，導(dǎo)致了該項(xiàng)工作停留在檔案的數(shù)字化收集階段，緊扣師生需求打造的數(shù)字檔案應(yīng)用場(chǎng)景不多，精品的多跨協(xié)同系統(tǒng)性集成平臺(tái)還很少。

1.2 數(shù)字檔案開發(fā)層級(jí)顆?；粔?/h3>

檔案數(shù)字化工作在我國(guó)正蓬勃發(fā)展，當(dāng)前雖已實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的遠(yuǎn)程在線利用，但尚未實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)可讀、可理解的數(shù)據(jù)粒度層級(jí)的管理與開發(fā)。數(shù)據(jù)粒度反映的是數(shù)據(jù)的細(xì)化和綜合程度。在數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中，數(shù)據(jù)的細(xì)化程度越高，粒度越??；反之，粒度越大。這一困境導(dǎo)致無(wú)法滿足研究型用戶多元全面的利用需求。任越、倪麗娟通過深入調(diào)研黑龍江省地市級(jí)的檔案館，發(fā)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的過程中尚存在檔案機(jī)構(gòu)相關(guān)人員數(shù)據(jù)意識(shí)不強(qiáng)、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度不夠、數(shù)據(jù)化處理有待深化等問題[2]。青島市檔案館副館長(zhǎng)楊來(lái)青在實(shí)踐中得出，要針對(duì)檔案內(nèi)容的細(xì)粒度進(jìn)行管理與開發(fā)，這將是檔案“再信息化”戰(zhàn)略的其中一個(gè)重要組成[3]。而從當(dāng)前來(lái)看，我省一些高校的檔案館（室）在數(shù)據(jù)的深度開發(fā)方面還不夠，甚至有的高校還停留在將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件的初級(jí)階段。對(duì)標(biāo)省委數(shù)字化改革迭代升級(jí)后的“1612”體系，特別是基于以細(xì)顆粒度數(shù)字檔案構(gòu)建起類似于“檔案大腦”式智慧化檔案館建設(shè)，我省高校的檔案工作數(shù)字化改革還有很長(zhǎng)的路要走。

1.3 數(shù)字檔案管理人員專業(yè)化不夠

數(shù)字化時(shí)代的四大變化是：與新技術(shù)的緊密聯(lián)合，極為普遍的跨界顛覆，強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)盟的生態(tài)網(wǎng)絡(luò)，順應(yīng)用戶的需求變革。因此在數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理對(duì)象變?yōu)殡x散的數(shù)據(jù)，這就要求高校檔案管理人員專業(yè)度較高，能升級(jí)工作邏輯和方法，創(chuàng)新數(shù)據(jù)保存手段，確保實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可理解性。同時(shí)，社會(huì)對(duì)高校檔案需求呈現(xiàn)多樣化、綜合化、個(gè)性化和互動(dòng)化的特點(diǎn)，要求高校檔案工作者能以數(shù)字技術(shù)為驅(qū)動(dòng)力，側(cè)重提供針對(duì)性、互動(dòng)性、主動(dòng)性的智能化服務(wù)和知識(shí)服務(wù)。而從當(dāng)前來(lái)看，我省一些高校的檔案館（室）編制館員配備有限，以非專業(yè)人員、合同制用工居多，存在缺少檔案專業(yè)知識(shí)背景、信息技術(shù)水平不高、業(yè)務(wù)更新意識(shí)較差等問題，難以滿足或適應(yīng)高校數(shù)字檔案開發(fā)管理的要求。專業(yè)化人員的缺乏，導(dǎo)致有的高校檔案數(shù)字化建設(shè)難以獲得可靠的人才保障。

2 提升我省高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展對(duì)策建議

2.1 在高校數(shù)字檔案應(yīng)用場(chǎng)景的智慧協(xié)同上下功夫

數(shù)字應(yīng)用場(chǎng)景是指基于對(duì)用戶數(shù)據(jù)的挖掘、追蹤和分析，在所有由時(shí)間、地點(diǎn)、用戶和關(guān)系構(gòu)成的特定場(chǎng)景下，連接用戶線上和線下行為，理解并判斷用戶情感、態(tài)度和需求，為用戶提供實(shí)時(shí)、定向、創(chuàng)意的信息和內(nèi)容等服務(wù)[4]。在全省檔案數(shù)字化工作不斷深入推進(jìn)的背景下，為客戶“量身”打造一批精品的檔案應(yīng)用場(chǎng)景是滿足民之所需的要?jiǎng)?wù)。比如，湖州市南潯區(qū)檔案局研發(fā)“潯蘭訣”數(shù)字檔案智慧收集應(yīng)用，針對(duì)性地解決基層檔案收集中的“難、煩、慢”問題。“潯蘭訣”將檔案“三合一”目錄作為前置條件，向各科室、各條線定向收集材料，動(dòng)態(tài)收集“賬外文件”，同時(shí)配備了監(jiān)管功能，保證及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集材料。該應(yīng)用的功能規(guī)范了檔案歸集的流程，優(yōu)化了基層檔案工作體制機(jī)制，被選為“浙里數(shù)字檔案”的重大應(yīng)用場(chǎng)景試點(diǎn)[5]。同樣的，我省高校的檔案館（室）也應(yīng)針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理中存在數(shù)據(jù)庫(kù)不全、數(shù)據(jù)共享不足、信息檢索準(zhǔn)確率不高、出證效率不高等問題，針對(duì)學(xué)籍、人事、干部等高校常用檔案進(jìn)行智能化數(shù)字化整理，開發(fā)出解決廣大師生、校友“急難愁盼”問題的高質(zhì)量數(shù)字檔案應(yīng)用場(chǎng)景。要實(shí)現(xiàn)這一目的，一方面，高校的檔案館（室）在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的同時(shí)，還要注重使場(chǎng)景應(yīng)用能和本校現(xiàn)有其他系統(tǒng)及平臺(tái)做到高度融合；另一方面，也要注意加強(qiáng)與屬地檔案系統(tǒng)的交流與溝通，做到跨層級(jí)聯(lián)動(dòng)、跨部門協(xié)同、跨事權(quán)集成，并注重從“浙里數(shù)字檔案”的各重大應(yīng)用場(chǎng)景中汲取寶貴經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)做法，善作善成，使學(xué)校的檔案數(shù)字化工作得到良好借鑒和有力保障。

2.2 在高校數(shù)字檔案開發(fā)層級(jí)的細(xì)化程度上下功夫

隨著時(shí)代的進(jìn)步，廣大客戶的利用需求精細(xì)化和現(xiàn)有數(shù)字化檔案開發(fā)程度的不足愈發(fā)明顯，促使檔案數(shù)字化的開發(fā)重點(diǎn)開始從橫向的范圍向縱向的層級(jí)轉(zhuǎn)變，這也是數(shù)字化改革背景下檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。在這一方面，我省各高校的檔案館（室）當(dāng)前的主要任務(wù)是現(xiàn)有檔案內(nèi)容的深層次數(shù)據(jù)化，將檔案內(nèi)容通過智能化處理分解成計(jì)算機(jī)熟悉的數(shù)據(jù)“語(yǔ)言”，將碎片化的數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)系重構(gòu)，最后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行語(yǔ)義加工及可視化展示。其中，開發(fā)層級(jí)的加深、開發(fā)粒度的細(xì)化、內(nèi)容關(guān)聯(lián)的加強(qiáng)，這三個(gè)方面需要重點(diǎn)關(guān)注。第一，檔案數(shù)字化帶來(lái)的最明顯的變化是管理對(duì)象的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化處理后的檔案管理對(duì)象從文件變成了數(shù)字信息，這使傳統(tǒng)的“案卷式”檔案管理模式受到了挑戰(zhàn)。第二，檔案數(shù)字化帶來(lái)了檔案開發(fā)層級(jí)的遞進(jìn)，從文件細(xì)化為內(nèi)容，再將內(nèi)容語(yǔ)義化為數(shù)據(jù)，檔案開發(fā)的顆粒度越來(lái)越高，這讓檔案價(jià)值得到了更大限度的開發(fā)。第三，碎片化后的檔案數(shù)據(jù)需要通過語(yǔ)義分析等技術(shù)進(jìn)行歸類、合并，這樣做的目的在于突出數(shù)據(jù)間的語(yǔ)義關(guān)系，從而優(yōu)化檔案檢索結(jié)果，挖掘檔案之間隱藏的深層聯(lián)系。檔案數(shù)字化的意義即在于此，通過海量的數(shù)字顆粒實(shí)現(xiàn)檔案之間跨文件、跨卷宗的內(nèi)容關(guān)聯(lián)，進(jìn)而為用戶提供更為智能化的檢索服務(wù)、更為系統(tǒng)全面的檔案服務(wù)。因此，各高校應(yīng)進(jìn)一步增加對(duì)各自檔案館（室）的資金投入和技術(shù)投入，扎扎實(shí)實(shí)做好數(shù)字檔案的更精細(xì)化更深層次開發(fā)，為今后“檔案大腦”式的智慧化檔案館建設(shè)打牢基礎(chǔ)。

2.3 在高校數(shù)字檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提升上下功夫

提高數(shù)字化檔案工作人員的信息素養(yǎng)，是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)取得成效的必要保障。一是提升文化素養(yǎng)。數(shù)字檔案館（室）工作人員既應(yīng)具備豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，又要熟知數(shù)字檔案館工作的相關(guān)知識(shí)，包括檔案學(xué)基本理論、數(shù)字檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、文件管理知識(shí)，尤其是電子文件管理基礎(chǔ)操作知識(shí)、檔案編研理論與方法等。從事信息開發(fā)和編研工作的人員還應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、微電子技術(shù)、辦公自動(dòng)化（OA）及計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)（CAD）、檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用知識(shí)、設(shè)備維護(hù)知識(shí)等。除此之外，要具備一定的英語(yǔ)語(yǔ)言基礎(chǔ)，從而及時(shí)了解國(guó)際上最前沿的數(shù)字檔案館建設(shè)動(dòng)態(tài)，知曉、借鑒和采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。二是提升信息技能。要具備較好地信息處理能力。具體包括信息收集能力、信息開發(fā)能力、信息篩選能力和信息加工處理能力。要具備良好的用戶分析能力。針對(duì)不同類型的用戶開展需求分析，有利于增強(qiáng)信息傳播的專指度，提高檔案信息的利用效率。還要具備計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力。當(dāng)前，5G、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù)不斷發(fā)展，面對(duì)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智慧化的工作環(huán)境，不僅要對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件等基本知識(shí)有所了解，也要在檔案工作中熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)已成為檔案人員必備的能力，同時(shí)要從理論與實(shí)踐上不斷提高自身的計(jì)算機(jī)水平，提高工作效率，提升檔案服務(wù)能力。

在全省數(shù)字化改革大潮下，全省各高校的檔案館（室）應(yīng)進(jìn)一步深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于全面深化改革特別是數(shù)字化改革的重要論述精神，學(xué)習(xí)貫徹好全省數(shù)字化改革推進(jìn)會(huì)精神，進(jìn)一步重視檔案數(shù)字化工作，加大投入，提升數(shù)字校園治理水平，加快打造具有學(xué)校特色辨識(shí)度的檔案工作數(shù)字化改革標(biāo)志性成果，讓檔案更好地服務(wù)師生、服務(wù)社會(huì)，為我省高質(zhì)量發(fā)展推進(jìn)共同富裕先行和省域現(xiàn)代化先行貢獻(xiàn)高校檔案力量。