吳振全 于利賢

摘?要：工程咨詢企業(yè)推進(jìn)信息化建設(shè)，需要突破企業(yè)生產(chǎn)組織與運(yùn)營(yíng)管理瓶頸，才能使信息技術(shù)得到應(yīng)用。建立與信息化相關(guān)機(jī)制是推進(jìn)信息化建設(shè)的重要?jiǎng)恿υ慈Ｍㄟ^建立信息化機(jī)制，促使各項(xiàng)信息化建設(shè)工作落地見效，利用有效的機(jī)制推動(dòng)員工按照企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃不懈努力。本文通過建立信息化工作組織機(jī)構(gòu)和信息化制度體系，建立信息化作業(yè)文件達(dá)到與工程建設(shè)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)深度融合，希望能夠?yàn)橥七M(jìn)工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)提供一些思考。

關(guān)鍵詞：工程咨詢企業(yè);信息化機(jī)制;企業(yè)信息化

工程咨詢企業(yè)通過信息化建設(shè)，促進(jìn)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并不是依靠引入一套管理系統(tǒng)軟件就能簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)。而是以管理系統(tǒng)軟件為依托，與信息化管理機(jī)制相結(jié)合，以企業(yè)管理層為依托，完善企業(yè)信息化頂層規(guī)劃。健全與信息化管理相關(guān)的各項(xiàng)機(jī)制，如信息化建設(shè)機(jī)制、系統(tǒng)運(yùn)維機(jī)制、系統(tǒng)培訓(xùn)機(jī)制等。只有掌握了信息化機(jī)制，才能推進(jìn)企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展[1]。

1 建立信息化工作組織機(jī)構(gòu)

工程咨詢企業(yè)以工程建設(shè)項(xiàng)目管理為主要業(yè)務(wù)，項(xiàng)目管理人員普遍缺乏信息化意識(shí)，對(duì)信息技術(shù)的掌握程度普遍偏低，更缺少使用信息化系統(tǒng)輔助項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)。推進(jìn)工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)信息化轉(zhuǎn)型，有必要通過建立信息化工作組織，推進(jìn)各項(xiàng)信息化工作，持續(xù)營(yíng)造信息化發(fā)展氛圍[2]。

1.1 現(xiàn)狀分析

工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)過程中，無(wú)論企業(yè)管理層還是項(xiàng)目人員普遍缺乏對(duì)信息化的正確理解和認(rèn)識(shí)，較難突破固有工作思維等諸多問題，使信息化工作困難重重。

筆者多年從事企業(yè)信息化工作，阻礙企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的主要原因，并不是信息技術(shù)本身的缺陷，而是企業(yè)員工思想意識(shí)上對(duì)信息化的接受程度較差。具體講，從宏觀層面看，企業(yè)信息化建設(shè)必然面臨人與人、領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、員工與員工之間、管理部門與各生產(chǎn)部門之間溝通、反饋信息的渠道不暢，企業(yè)員工不知如何配合信息化工作、如何應(yīng)用信息技術(shù)等存在的矛盾是掣肘企業(yè)信息化工作的主要原因。微觀層面，除了信息化專職人員外，其他員工還沒有意識(shí)到信息化能夠提高工作效率，節(jié)約管理成本等方面的潛在價(jià)值也是制約信息化建設(shè)的根本原因。很多企業(yè)員工對(duì)信息化的理解還停留在網(wǎng)絡(luò)維護(hù)維修計(jì)算機(jī)的初級(jí)程度。因此，有必要成立信息化建設(shè)工作組織，以組織機(jī)構(gòu)的方式，使全員認(rèn)識(shí)到信息化工作的重要性，從領(lǐng)導(dǎo)到每級(jí)員工都認(rèn)識(shí)到信息化工作對(duì)工作效率的持續(xù)改善和提升，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1.2 必要性分析

工程咨詢企業(yè)信息化工作本身，具有一定的開放性，其特性決定了與項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的緊密聯(lián)系關(guān)系是正相關(guān)性，并且相互作用。推進(jìn)信息化工作也是促進(jìn)信息技術(shù)與項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)融合的演變過程[2]。高效地推進(jìn)信息化建設(shè)工作，首先需要建立一套科學(xué)合理的組織機(jī)構(gòu)和機(jī)制，這樣推進(jìn)信息化建設(shè)工作才會(huì)順暢，建設(shè)效果得以保障。否則，無(wú)論付出多大努力和汗水，都可能是徒勞無(wú)功，事倍功半。

成立信息化工作組織以全員共建信息化為原則，形成長(zhǎng)效管理機(jī)制，提高項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)全要素生產(chǎn)率，促進(jìn)企業(yè)提質(zhì)增效，確保信息化工作落地、見效。信息化工作組織架構(gòu)如下圖所示。組織中除信息化專員為專職人員，信息化應(yīng)用專員屬副崗，只承擔(dān)部分信息化職責(zé)，共同推進(jìn)信息化工作。研發(fā)組，主要以研發(fā)工作為主，應(yīng)用功能為輔。應(yīng)用組主要以項(xiàng)目應(yīng)用為主，研發(fā)工作為輔，負(fù)責(zé)生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)兼任副組長(zhǎng)。由此凝聚各部門力量，協(xié)同工作，形成全員共建信息化的良好局面。

1.3 組織特征

成立信息化工作組織機(jī)構(gòu)，目的是以虛擬組織機(jī)構(gòu)的方式帶動(dòng)企業(yè)向信息化轉(zhuǎn)型，信息化工作組架構(gòu)圖中，企業(yè)總經(jīng)理“一把手”擔(dān)任組長(zhǎng)，統(tǒng)籌信息化工作開展，決策信息化工作重大事項(xiàng)，監(jiān)管實(shí)施過程。負(fù)責(zé)信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任研發(fā)組組長(zhǎng)，帶領(lǐng)企業(yè)信息化專員以及生產(chǎn)部門中有能力擔(dān)任部分研發(fā)工作的人員組成研發(fā)組，將項(xiàng)目需求轉(zhuǎn)化為信息化系統(tǒng)功能，信息化系統(tǒng)部署、培訓(xùn)等為主要工作。負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)兼任應(yīng)用組組長(zhǎng)，帶領(lǐng)生產(chǎn)部門中指定有一名具有一定計(jì)算機(jī)操作能力并且能夠熟練掌握信息技術(shù)的項(xiàng)目人員兼任信息化應(yīng)用專員，除完成項(xiàng)目管理的本職工作外，兼職完成信息化系統(tǒng)對(duì)接，收集項(xiàng)目信息化需求，組織項(xiàng)目人員參加信息化培訓(xùn)，協(xié)助信息化系統(tǒng)的權(quán)限分配、協(xié)調(diào)項(xiàng)目人員的系統(tǒng)使用、運(yùn)維等工作。以某工程咨詢企業(yè)為例，全公司共250人，其中研發(fā)組專職信息化專員2人，項(xiàng)目部兼職研發(fā)人員3人，各項(xiàng)目部兼職信息化應(yīng)用專員18人。通過成立信息化工作組的方式，使信息化戰(zhàn)略得以深入企業(yè)基層，信息化工作得以落地執(zhí)行。

成立信息化工作組是促進(jìn)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一種有效工具，解決制約企業(yè)生產(chǎn)組織與運(yùn)營(yíng)管理瓶頸問題，它是一種創(chuàng)新的系統(tǒng)方法和工具，用以解決現(xiàn)有機(jī)制和方法、工具無(wú)法解決的問題。同時(shí)，成立信息化工作小組并不是一蹴而就，也不是一勞永逸的。而是一種持續(xù)性、漸進(jìn)式的組建過程，推動(dòng)企業(yè)信息化進(jìn)程的關(guān)鍵能力和主要方式，使信息化各項(xiàng)工作“名正言順”的開展。

2 建立信息化制度體系

成立信息化工作小組只是有效推進(jìn)信息化工作的第一步，還需要建立配套的信息化制度體系，用制度維持組織內(nèi)部秩序，高效完成信息化各項(xiàng)工作，其主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。

2.1 建立目的

建立信息化制度體系旨在規(guī)范信息化各階段工作，約束信息化工作組中人員行為，明確組織分工、管理流程和審批節(jié)點(diǎn)，避免推諉扯皮現(xiàn)象。信息化工作的“規(guī)矩”也就是信息化的規(guī)章制度，是在信息化工作中全員都需要共同遵守，維持信息化工作良好秩序所必需的基礎(chǔ)條件和工作依據(jù)，更是信息化成功的重要保證。

信息化制度也是將各項(xiàng)資源優(yōu)化整合，理清建設(shè)約束條件，固化管理流程。很多人認(rèn)為信息化制度是形式化的，“約束”了創(chuàng)新，容易產(chǎn)生對(duì)立情緒。其實(shí)，建立信息化制度體系，將其納入企業(yè)管理制度體系，能夠提升企業(yè)的管理水平，符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略需要，更通過制度激發(fā)信息化主體能動(dòng)性有效引導(dǎo)信息化建設(shè)向良性發(fā)展。

2.2 設(shè)計(jì)要點(diǎn)

信息化制度設(shè)計(jì)，應(yīng)覆蓋信息化建設(shè)全生命周期，本著符合信息化建設(shè)發(fā)展客觀規(guī)律，分階段量化各項(xiàng)指標(biāo)，明晰責(zé)權(quán)，通過制度固化信息化工作流程的設(shè)計(jì)原則。隨建設(shè)周期準(zhǔn)確把握頒布時(shí)機(jī)，同時(shí)兼顧一定的前瞻性、即時(shí)性，使制度與實(shí)際工作相符，避免制度與實(shí)際工作“兩張皮”的情況。信息化制度設(shè)計(jì)要點(diǎn)如下表所示。

從上表可以看出，建立信息化制度是隨信息化各階段逐步頒布落實(shí)、循序漸進(jìn)的過程，并且結(jié)合實(shí)際建設(shè)情況持續(xù)優(yōu)化不斷完善。使信息化各階段工作有章可循，有據(jù)可依。

2.3 推進(jìn)路徑

信息化制度是信息化工作的重要保障，隨著各項(xiàng)信息化制度的陸續(xù)頒布。如何使信息化制度服務(wù)于信息化工作，作為信息化工作的工作依據(jù)并得到貫徹執(zhí)行，找到推進(jìn)落地執(zhí)行的路徑可以使信息化建設(shè)工作事半功倍。推進(jìn)制度落地執(zhí)行主要從兩個(gè)方面進(jìn)行。

首先，制度頒布后不是束之高閣，而是為了完成編制制度而做的必需工作。管理部室頒布制度，員工并不知曉制度內(nèi)容從而無(wú)法執(zhí)行，這是制度推行難的主要原因。破除執(zhí)行難，首先組織相關(guān)人員，開展多次規(guī)模不等的宣貫，讓每位與之有關(guān)的人員了解、明晰制度內(nèi)容。

其次，除了開展宣貫外，建立必要的考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制，量化考核指標(biāo)和獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)。信息化建設(shè)必然會(huì)打破一些固有的工作方式和工作流程，如果沒有實(shí)際利益上的獎(jiǎng)懲，員工很難自覺遵守制度中有關(guān)規(guī)定。信息化績(jī)效考核期間，需要有專人監(jiān)督管理，嚴(yán)格按照考核結(jié)果進(jìn)行績(jī)效獎(jiǎng)罰，保障信息化制度的有效性，提高信息化制度與項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)績(jī)效之間的協(xié)調(diào)性[3]。

建立績(jī)效考評(píng)體系，嚴(yán)格按照公平、公正、公開的原則，對(duì)不同崗位職位、責(zé)任等制定不同的激勵(lì)指標(biāo)，避免主觀和盲目性，切實(shí)保證績(jī)效考評(píng)機(jī)制的順暢落實(shí)?？?jī)效考評(píng)體系的目的以激勵(lì)為主，扣罰為輔，激發(fā)全員使用系統(tǒng)的積極性。此外，提高對(duì)績(jī)效考評(píng)機(jī)制的重視，將考核結(jié)果納入年度評(píng)優(yōu)等重要組成指標(biāo)，避免年度考核的形式化缺陷?？?jī)效考評(píng)機(jī)制的目的是激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)，通過使用信息技術(shù)提高工作效率。

3 建立信息化作業(yè)文件體系

建立信息化工作組和制度都是以信息化工作為中心開展的管理活動(dòng)，相對(duì)獨(dú)立于項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)，作用于信息化建設(shè)各階段。使信息化與項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)深度融合則應(yīng)從項(xiàng)目管理作業(yè)指導(dǎo)文件著手考慮，其主要體現(xiàn)三方面。

3.1 建立意義

規(guī)模大、正規(guī)的工程咨詢企業(yè)都會(huì)結(jié)合自身項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)特點(diǎn)編制的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)文件，用于描述項(xiàng)目管理過程的具體可操作性描述文件，指導(dǎo)項(xiàng)目人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、正確指導(dǎo)項(xiàng)目管理程序準(zhǔn)，為項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)建立基線，還含有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，是項(xiàng)目管理人員上崗前培訓(xùn)的教材之一。

成立信息化工作組是為了以組織的形式使全員參與信息化建設(shè)，編制信息化制度是為了明晰各方責(zé)權(quán)利，都是以信息化建設(shè)為中心開展與企業(yè)管理相關(guān)的推進(jìn)信息化活動(dòng)。在業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)文件中增加與信息化有關(guān)的部分是使信息化成為項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)必須完成的標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作，實(shí)現(xiàn)了與項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)融合的最佳路徑。

3.2 設(shè)計(jì)要點(diǎn)

項(xiàng)目管理作業(yè)指導(dǎo)文件中的信息化部分設(shè)計(jì)要點(diǎn)，主要從三方面考慮。首先，項(xiàng)目管理作業(yè)指導(dǎo)文件中明確，開展的信息化活動(dòng)應(yīng)與企業(yè)信息化戰(zhàn)略保持一致，使項(xiàng)目人員清楚地認(rèn)識(shí)到信息化是企業(yè)發(fā)展的方向，是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要形式，提升項(xiàng)目管理管理全要素生產(chǎn)率，推進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手。

其次，結(jié)合項(xiàng)目的規(guī)模、投資、周期、建設(shè)單位個(gè)性化要求等項(xiàng)目特點(diǎn)，確保信息技術(shù)的通用性的前提下，兼顧個(gè)體化。更簡(jiǎn)單地理解，例如：規(guī)模小，周期短，只承擔(dān)部分工程建設(shè)階段的項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)，并不適用全生命周期，大型、操作復(fù)雜的信息化系統(tǒng)，而應(yīng)將信息化建設(shè)重點(diǎn)放在項(xiàng)目信息的收集與整合，反映項(xiàng)目的整體狀態(tài)。

最后，現(xiàn)階段工程咨詢企業(yè)的項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)因建設(shè)單位需求繁雜、地域、人員分散等客觀條件制約，很難通過一套系統(tǒng)、一個(gè)軟件完成。在作業(yè)指導(dǎo)書中，提倡項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的信息化是應(yīng)用新技術(shù)，多元軟件、多系統(tǒng)并存，針對(duì)不同項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)，相互協(xié)同，伴隨工程建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)階段的信息化轉(zhuǎn)型。

3.3 推進(jìn)路徑

項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)文件隨著業(yè)務(wù)發(fā)展不斷更新完善，其中信息化部分同樣秉持隨業(yè)務(wù)發(fā)展，緊跟最新技術(shù)發(fā)展，循序漸進(jìn)逐步完善。

從宏觀層面看，信息化作業(yè)文件不是獨(dú)立的個(gè)體，獨(dú)立的信息化作業(yè)指導(dǎo)文件只能解決與業(yè)務(wù)融合的目的，只有與信息化制度文件結(jié)合配套使用才能形成完整的項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)信息化閉環(huán)。從微觀層面看，信息化作業(yè)指導(dǎo)文件的執(zhí)行需要信息化工作組的共同推進(jìn)才能見實(shí)效。無(wú)論多么完善的制度和作業(yè)指導(dǎo)文件也需要組織中的人來(lái)執(zhí)行，否則就是空談。這也意味著，需要將組織、制度、作業(yè)指導(dǎo)文件三個(gè)層面有機(jī)結(jié)合，全方位的全員共建信息化，才能使信息化工作組發(fā)揮組織效能，信息化制度呈現(xiàn)規(guī)范化管理，作業(yè)指導(dǎo)文件推進(jìn)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目的。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)推進(jìn)信息化從來(lái)都不是一帆風(fēng)順，靠“敲鑼打鼓”喊幾句口號(hào)就能輕松實(shí)現(xiàn)的，工程咨詢企業(yè)具備信息化轉(zhuǎn)型的巨大潛力，在邁向信息化的進(jìn)程中，必然要承受其他行業(yè)都不曾遇到的各種壓力和嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。企業(yè)信息化工作，重在通過機(jī)制建設(shè)等各種管理手段和方法促進(jìn)信息化工作落地、見效，推動(dòng)企業(yè)信息化更快、更好發(fā)展，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：吳振全（1980—?），男，副總經(jīng)理，高級(jí)工程師，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：工程建設(shè)咨詢信息化;于利賢（1984—?），女，北京人，高級(jí)工程師、信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師、PMP，研究方向：工程建設(shè)管理信息化。