許候云

引言

采購是企業(yè)活動中最主要的活動之一，它為企業(yè)生產(chǎn)提供各種原材料和配件及輔助材料，其支出占企業(yè)總銷售額60%以上，要使企業(yè)生產(chǎn)的最終產(chǎn)品在激烈的市場競爭中保持成本優(yōu)勢，就要努力降低各種采購成本，使其成為消費者心中的價美產(chǎn)品。作為企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品，最終的質(zhì)量，也跟它第一環(huán)節(jié)采購的材料質(zhì)量密切相關(guān)?；鸨閲鴥?nèi)外、享譽全球的老干媽辣椒醬就因原材料被換，失去了原來的味道，在消費者心中的地位大打折扣，名氣極大受損。2008年鬧得紛紛揚揚的三鹿奶粉事件，也因為在鮮奶中加入了三聚氰胺，材料質(zhì)量沒有得到嚴格要求和把控，奶粉最終成了毒奶粉。

這些案例都提示每個企業(yè)必須重視企業(yè)的采購行為，嚴格規(guī)范企業(yè)的采購環(huán)節(jié)，積極采取有效控制措施來杜絕和防范企業(yè)采購風(fēng)險。在規(guī)范采購的過程中，注重采購業(yè)務(wù)的成本，注重采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量；同時注重采購數(shù)量的恰當性，既要滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營需要，不至于因為數(shù)量不夠，延誤生產(chǎn)；又要避免過多采購，造成庫存積壓，占用企業(yè)資金，影響企業(yè)命脈資金的使用效率。

一、采購業(yè)務(wù)及其流程

在日常生活中，每時每刻都發(fā)生著“購買活動”：買菜，買衣服，買機票，訂購?fù)赓u，這些個人和家庭的購物消費行為體現(xiàn)的實質(zhì)與采購的實質(zhì)是一樣的，就是買東西。個人買東西大多稱之為“買”或者“購買”,企業(yè)買東西則稱之為“采購”。采購就是指企業(yè)購買原材料，配件，及輔助材料（或接受勞務(wù)），及支付款項等相關(guān)活動。采購業(yè)務(wù)流程一般涉及編制需求計劃和采購計劃，請購，選擇供應(yīng)商，確定采購價格，訂立框架協(xié)議或采購合同，管理供應(yīng)過程，驗收，退貨，付款，會計控制等環(huán)節(jié)。采購管理要嚴格關(guān)注采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)及相互滲透細節(jié)，積極思考和分析他們之間的內(nèi)在聯(lián)系和相互關(guān)系，努力尋找和發(fā)現(xiàn)其中的漏洞和風(fēng)險，及時采取各種措施來防范和應(yīng)對，以保證采購質(zhì)優(yōu)量佳。

二、中小企業(yè)采購管理存在的問題

（一）缺少專業(yè)采購人員和采購管理制度

中小企業(yè)一般經(jīng)濟規(guī)模小，人員設(shè)置配比少，對人員的招聘錄用要求不高，對采購專業(yè)性認識不夠，缺乏專業(yè)知識過硬，采購技能扎實的采購人員。往往為了節(jié)約人力資源成本，一人身兼數(shù)職，采購崗位設(shè)置缺乏專一性，對企業(yè)的日常采購和專業(yè)采購沒有明確區(qū)分。采購人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)偏低，市場調(diào)研能力和商業(yè)談判能力缺乏。未制定詳細具體的企業(yè)采購管理制度，對采購業(yè)務(wù)沒有規(guī)范化操作流程控制，對采購合同的訂立與條款要求不嚴，對采購人員的采購行為沒有約束檢查和監(jiān)督機制；采購人員在采購過程中隨意性比較大，個人主義現(xiàn)象嚴重，容易發(fā)生錯誤采購、偏差采購和舞弊采購，給企業(yè)造成重大的經(jīng)濟損失和不可估量的市場聲譽及形象影響。

（二）沒有采購計劃或采購計劃安排不合理

中小企業(yè)大多缺乏長遠戰(zhàn)略規(guī)劃和目標，對企業(yè)經(jīng)營的內(nèi)外部環(huán)境沒有充分調(diào)查和分析，對企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營缺乏研究和規(guī)劃以及預(yù)測，大多缺乏企業(yè)預(yù)算管理，對企業(yè)在一定時期內(nèi)的運營沒有目標細化，未進行銷售、生產(chǎn)、材料采購、直接材料消耗、制造費用、生產(chǎn)成本、經(jīng)營費用、以及管理費用等各項業(yè)務(wù)預(yù)算，所以也就沒有了采購計劃，無法給采購人員適時提供采購時間和數(shù)量的參考和依據(jù)，給采購人員采購的盲目性和隨意性帶來了不良縫隙。容易造成采購數(shù)量過多或者過少，無法配合企業(yè)的正常生產(chǎn)和資金的使用調(diào)度。在緊急突擊采購的情況下，材料商品的質(zhì)量也無法得到保證。

中小企業(yè)由于采購人員專業(yè)性的缺乏，往往采購計劃安排不很合理，采購人員對市場變化趨勢無法準確預(yù)測，往往庫存數(shù)量配比不科學(xué)，庫存短缺，或者供不應(yīng)求，影響生產(chǎn)，或庫存積壓占用流動資金，庫存貶損，浪費企業(yè)資金。影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營和可持續(xù)發(fā)展壯大。

（三）供應(yīng)商選擇不當，缺少供應(yīng)商管理

中小企業(yè)經(jīng)營規(guī)模小，采購品種少，數(shù)量有限，無法形成采購規(guī)模，沒有規(guī)模采購優(yōu)勢，對上游供應(yīng)商的議價能力不強，這往往使他們在采購之前先自失去了底氣，不能夠理智采購，采購方式零散隨意，熟人介紹，購買未經(jīng)周全思考，對供應(yīng)商的供貨能力、技術(shù)能力、生產(chǎn)能力以及售后服務(wù)和支持能力沒有專業(yè)了解評估和合理選擇，對供應(yīng)商的開發(fā)、分析、使用和評價也缺少科學(xué)管理，無法充分發(fā)揮供應(yīng)商管理給企業(yè)帶來的各種優(yōu)勢，無法給企業(yè)提高采購質(zhì)量，降低采購成本提供支持。采購方式也不合理，沒有尋價比價，也沒有貨比三家，定價機制也缺少規(guī)范性和科學(xué)性，有時候甚至缺少規(guī)范的采購合同簽訂，造成了企業(yè)采購風(fēng)險，進而給企業(yè)帶來重大經(jīng)營風(fēng)險。

（四）采購驗收不規(guī)范

中小企業(yè)沒有規(guī)范的采購管理制度，缺少專業(yè)的采購人員，在采購的時點和數(shù)量上把握不準，不關(guān)注供應(yīng)商的運輸方式，不跟蹤物流運輸進展，經(jīng)常發(fā)生緊急采購?fù)粨舨少彛幌盗胁豢茖W(xué)操作經(jīng)常導(dǎo)致無法保證正常收貨驗貨安排，有時候采購的部件剛剛到貨就緊急拉進車間緊急生產(chǎn)，沒有實施對采購物品的數(shù)量檢查，質(zhì)量檢查，技術(shù)參數(shù)合規(guī)檢查，對一些需要利用物理化學(xué)生物鑒定法的物料沒有充足的時間進行儀器試劑分析，無法判別質(zhì)量是否符合要求。原材料和部件出了問題，企業(yè)最終生產(chǎn)出來的商品質(zhì)量得不到保證，勢必影響口碑，影響信譽，影響銷售。有些銷售型企業(yè)，在緊急采購的情況下，經(jīng)常有上游供應(yīng)商的商品剛到企業(yè)來不及拆箱就緊急轉(zhuǎn)給下游采購商的情況，商品是不是自己所采購的商品，數(shù)量是不是正確，企業(yè)一無所知，出現(xiàn)錯誤的時候，跟下游企業(yè)的核對非常被動。有時候上游企業(yè)隨貨發(fā)出的開給本企業(yè)的增值稅專用發(fā)票也一并隨貨轉(zhuǎn)交給了下游企業(yè)，給企業(yè)帶來非常不好的尷尬局面。

（五）付款審核不嚴

中小企業(yè)鑒于自身綜合經(jīng)濟規(guī)模和實力以及人員綜合素質(zhì)的不足，對企業(yè)的資金管理沒有意識，沒有頒布具體實施的資金管理制度，對公司的各項費用開支，付款申請沒有嚴格的申請流程和審批審核制度，對于采購付款結(jié)算業(yè)務(wù)不按照合同履約進度操作，財務(wù)部門與采購部門未進行充分溝通比對和審核便實施付款，財務(wù)部門入賬不及時，少付，多付，重復(fù)付款的現(xiàn)象屢見不鮮，影響應(yīng)付賬款可信度，增加企業(yè)與供應(yīng)商多次重復(fù)對賬核對的次數(shù)和時間，影響供應(yīng)商對企業(yè)的客戶評價，浪費人力資源成本和效率，發(fā)生大額資金錯付還會嚴重影響企業(yè)資金規(guī)劃和安排，給企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營帶來困擾。

（六）缺少采購存貨清查制度

存貨的清查和盤點在中小企業(yè)經(jīng)營過程中是非常被忽視的一個環(huán)節(jié)，相當一部分中小企業(yè)存貨的實有數(shù)量，與賬面結(jié)存數(shù)量不符，庫存管理隨便、混亂，時常先出入庫后補單，還容易發(fā)生遺漏。沒有庫存管理意識，沒有對存貨進行分門別類存放，各類存貨標識不準確，不規(guī)范，沒有存貨清查盤點制度，管理人員也不重視庫存盤點，總認為占用時間去清查盤點，沒有增加銷售收入實質(zhì)，等同于浪費人力物力。存貨賬實不符不僅涉及貨幣資金可能賬實不符，也容易涉及稅務(wù)風(fēng)險。不能準確的提供庫存適時數(shù)據(jù)，也給企業(yè)采購帶來很大的麻煩，不知道企業(yè)真正可以使用和參考的庫存，采購便無法準確預(yù)估最佳經(jīng)濟采購量，無法達到高質(zhì)量采購的要求。

三、中小企業(yè)采購管理的完善措施

（一）挑選錄用或自主培養(yǎng)專業(yè)化采購人員

面對競爭異常激烈的市場環(huán)境，在降低企業(yè)最終產(chǎn)品成本中起著關(guān)鍵作用的采購人員要成功發(fā)揮其作用，給企業(yè)創(chuàng)造價值，增加成本收益率，必然要擁有更高專的技能才能輕松應(yīng)對巨大的市場壓力和挑戰(zhàn)，他們不僅要具有敏銳的商業(yè)觸覺，高度的供應(yīng)商管理意識，還要具有風(fēng)險管理能力，大數(shù)據(jù)分析能力，成本節(jié)省和財務(wù)分析能力，以及一定的法律意識，這些能力不是隨便一個人員就可以勝任的，企業(yè)要多渠道多途徑的廣泛的推廣本企業(yè)的招聘信息，努力尋找綜合實力過硬，基本道德品質(zhì)優(yōu)良的采購專業(yè)人才。

企業(yè)把專業(yè)的事情交給專業(yè)的人做，發(fā)揮采購經(jīng)理人的最大優(yōu)勢，必然給企業(yè)帶來不可估量的價值?，F(xiàn)在也是個知識大爆炸的時代，各種學(xué)習(xí)方式和渠道非常多，企業(yè)也可以從企業(yè)內(nèi)部選擇各方面條件比較優(yōu)秀的人才組織支持其學(xué)習(xí)培訓(xùn)，鼓勵全員學(xué)習(xí)，積極營造企業(yè)提高專業(yè)業(yè)務(wù)技能你追我趕的學(xué)習(xí)氛圍，苦練企業(yè)精兵，打贏企業(yè)勝仗。

（二）建立明確詳細的采購管理制度，預(yù)算管理制度

1.制度約束人的行為，流程給工作精簡提供指引，提高工作效率，要想采購管理規(guī)范化，科學(xué)化，中小企業(yè)一定要建立健全明確的采購管理制度，明確采購申請，審批流程，規(guī)范采購合同訂立，供應(yīng)商選擇，商品驗收入庫，付款，退貨，會計控制等規(guī)則。在企業(yè)的日常工作中以此作為采購人員的工作準則和行為規(guī)范，從而保障采購工作高效有序健康的運作，滿足企業(yè)其他部門對采購業(yè)務(wù)的要求，也大大降低采購舞弊發(fā)生的機會。

2.預(yù)算在企業(yè)經(jīng)營過程中的指導(dǎo)性不言而喻，預(yù)算對企業(yè)的每一項業(yè)務(wù)都做了大概的分析計算統(tǒng)計，給出了最佳估計數(shù)或者區(qū)間，企業(yè)制定明確的預(yù)算管理制度，對企業(yè)的各項經(jīng)營業(yè)務(wù)編制詳細的預(yù)算數(shù)據(jù)，給企業(yè)采購計劃的編制和安排點亮指引的明燈，便能有效促進采購計劃安排的合理性和適當性，減少企業(yè)突擊采購，綜合提高采購質(zhì)量。

（三）建立明確詳細的供應(yīng)商管理制度

供應(yīng)商管理是在新的物流與采購的經(jīng)濟形勢下，提出的管理機制，涵蓋了對供應(yīng)商的選擇、開發(fā)、使用、和評價等環(huán)節(jié)，企業(yè)在實施采購前通過各種途徑尋找相關(guān)供應(yīng)商，初步了解和分析，比較各個供應(yīng)商的優(yōu)劣，初步選擇出可能更適合于本企業(yè)的供應(yīng)商，進行進一步分析和市場調(diào)查，最終確定那些在質(zhì)量和成本，交付與服務(wù)都比較優(yōu)越的供應(yīng)商與其合作互惠，建立保持長期戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，并保持持續(xù)的動態(tài)使用和考核評價，進行優(yōu)勝劣汰的選擇，從而從源頭上保證供應(yīng)商的質(zhì)量，也便保證了采購商品的質(zhì)量，提高了客戶滿意度，提高了采購的質(zhì)量和效率，為提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，降低企業(yè)采購成本發(fā)揮積極作用。

（四）加強企業(yè)采購驗收和付款審核管理

1.做好收貨驗收審查工作是保障采購業(yè)務(wù)質(zhì)量的重要一環(huán)，當采購物品到達企業(yè)，一定要與采購訂單核對品種、數(shù)量，查看規(guī)格型號是否相符，貨品有無損傷，檢查需要配套產(chǎn)品合格證和產(chǎn)品規(guī)格說明書或者質(zhì)量檢驗報告產(chǎn)品安裝說明書的是否配套齊全，如果發(fā)現(xiàn)所收貨品與目標訂購要求不符，及時與供應(yīng)商取得聯(lián)系，根據(jù)生產(chǎn)銷售實際情況，協(xié)商相關(guān)解決之辦法。銷售型企業(yè)盡量避免從供應(yīng)商端直接發(fā)貨至企業(yè)客戶端，實在情況特殊，需要特事特辦的，及時與供應(yīng)商做好溝通，強調(diào)好注意事項，做好其他方式核對檢查和跟蹤維護工作。

2.采購付款支付環(huán)節(jié)是直接導(dǎo)致資金流出企業(yè)的重要環(huán)節(jié)，加強付款審核的管理和內(nèi)部控制是企業(yè)各項管理控制的重中之重，企業(yè)設(shè)置采購與付款不相容職務(wù)崗位，在付款的過程中，重點檢查支付申請審核批準簽字蓋章情況，檢查采購請購和審批手續(xù)是否齊全，供應(yīng)商是否在合格范圍內(nèi)，采購商品是否驗收合格入庫，有沒有退貨出庫發(fā)生，有沒有收到準確無誤的增值稅發(fā)票，檢查采購合同履約進度，確認累計應(yīng)付賬款，本期應(yīng)付賬款，進行會計環(huán)節(jié)控制，最后編制轉(zhuǎn)賬付款憑證，登記相關(guān)賬簿，一定能夠有效杜絕資金的錯付，多付，有效避免資金損失。

（五）建立健全采購庫存管理和清查盤點制度

1.企業(yè)建立健全庫存管理制度，對于自己采購的部品和最終生產(chǎn)的產(chǎn)品，設(shè)置相對獨立的倉儲區(qū)，限制無關(guān)人員接近。根據(jù)采購物品的種類規(guī)格劃分貨位，做好標識，嚴格根據(jù)經(jīng)審核的出入庫手續(xù)進行物品的出庫入庫，充分利用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)，建立庫存管理系統(tǒng)，實現(xiàn)“庫存沉淀為零”理想目標，適時提供相關(guān)數(shù)據(jù)，給專業(yè)采購人員運用各種基本模型，實施計算分析，確定最佳經(jīng)濟采購量提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，保證企業(yè)采購相關(guān)成本以及存貨總成本最低。

2.人力倉庫盤點工作因現(xiàn)代化庫存管理系統(tǒng)而減輕，但不能減少，企業(yè)應(yīng)當定期對企業(yè)實物庫存進行盤點，編制庫存盤點表，及時與賬面匯總情況核對，分析差異原因，相應(yīng)處理和調(diào)整，避免賬實不符情況，這也是預(yù)防稅務(wù)風(fēng)險，提高采購質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

（六）重視企業(yè)文化建設(shè)

制度規(guī)范人的行為，而文化能引領(lǐng)人的思想，激發(fā)人的熱情。積極向上的企業(yè)文化是一個企業(yè)的無形資產(chǎn)和靈魂，是企業(yè)全體員工認同的價值觀和行為理念，是企業(yè)各項管理制度的最佳補充。建立良好的企業(yè)文化必然引領(lǐng)企業(yè)員工積極努力，規(guī)范自己的行為，減少那些不當人為腐敗和灰色的采購行為發(fā)生，提高企業(yè)的整體采購質(zhì)量和形象。

結(jié)束語

在現(xiàn)今經(jīng)濟全球化時代，科技不斷發(fā)展進步，市場的高度不確定導(dǎo)致信息越來越成為企業(yè)寶貴的資源。每個企業(yè)都面臨著市場的不斷洗牌和調(diào)整，占據(jù)全國經(jīng)濟總量90%以上的中小企業(yè)因其同質(zhì)化競爭以及優(yōu)秀人才的缺乏和資金規(guī)模不足融資又難等問題，更具有前所未有的巨大挑戰(zhàn)。想要建立持久競爭優(yōu)勢的中小企業(yè)，一定要與時俱進，尋求自身創(chuàng)新和突破，努力增強自身產(chǎn)品和服務(wù)優(yōu)勢，優(yōu)化企業(yè)軟實力。

采購環(huán)節(jié)是企業(yè)生產(chǎn)成本控制的主體和核心環(huán)節(jié)，企業(yè)最終產(chǎn)品的價格定價優(yōu)勢和質(zhì)量優(yōu)勢與采購環(huán)節(jié)密不可分。高質(zhì)量高效率科學(xué)化的采購能夠直接提高企業(yè)的銷售利潤和價值，有利于企業(yè)在市場競爭中贏得優(yōu)勢。中小企業(yè)努力提高采購管理水平，采購管理戰(zhàn)略化，精分化，細作化，在洶涌澎湃的的激烈競爭浪潮中，一定能找到屬于自己的那片商業(yè)藍海。