□ 遼寧省檔案館（遼寧省工業(yè)文化發(fā)展中心）張?zhí)N博

一、單位簡介

省檔案館為遼寧省委辦公廳管理事業(yè)單位，主要職責為接收、征集、整理、保管、編纂各類檔案資料與文獻；研究、開發(fā)、設計、展覽各類檔案資料與文獻，開展對外宣傳與交流活動；開展工業(yè)文化理論研究，承擔遼寧工業(yè)文化遺產調查、保護、開發(fā)與再利用工作；為駐遼中直及省屬破產企業(yè)檔案保管、寄存提供服務以及承擔省委辦公廳交辦的其他工作。包括9個內設機構和6個分支機構。

二、開展試點前電子發(fā)票管理痛點

1.電子發(fā)票需以紙質打印形式入賬、歸檔。目前已實現(xiàn)審批電子化，但報銷時需要打印發(fā)票紙質版本，賬務處理時又采用電算化方式驗真、查重，這樣“線上—線下—線上”反復。

2.電子發(fā)票真?zhèn)尾轵灩ぷ髁枯^大。因電子發(fā)票可多次打印，需要財務人員登錄查驗平臺單張查驗真?zhèn)巍?/p>

3.電子發(fā)票存在重復報銷的風險。

4.在接受審計、巡視時，要復印查找大量會計檔案，浪費人力、物力。

三、試點目標、試點組織及試點過程

1.試點目標。根據《遼寧省檔案局 遼寧省財政廳遼寧商貿廳 國家稅務總局遼寧省稅務局關于開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》（遼檔發(fā)〔2021〕3號），省檔案館入選電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點單位之一，結合試點工作要求及省檔案館工作開展需要，解決電子發(fā)票管理痛點，優(yōu)化電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔的全流程。

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2.試點組織。對于本次試點工作，館長高度重視，親自部署，分管財務工作的副館長安排指導，黨政群工作部部長組織協(xié)調，財務工作人員提出實施方案進行具體工作，電子檔案與信息安全部負責技術支持及保障，聘請相關公司提供軟件開發(fā)與功能建設。

3.試點過程。4月下旬，省檔案館按照《關于開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》要求進行試點申報，并在省檔案局等相關部門指導下進一步完善相關工作。5月完成會計核算系統(tǒng)功能升級改造并進行試運行，實現(xiàn)電子發(fā)票驗真、去重檢查。5月下旬至8月，完成檔號編制方案：新建電子會計檔案管理系統(tǒng)；電子發(fā)票及附件通過打開數據庫接口及第三方導出方式，經人工整理后，通過離線方式導入會計核算系統(tǒng)內。截至目前，已完成3個月電子發(fā)票歸集、報銷、入賬、歸檔，各環(huán)節(jié)全程采用電子化方式進行并形成電子檔案。

四、電子發(fā)票歸集、報銷、入賬、歸檔具體做法

省檔案館通過辦公自動化系統(tǒng)、財政支付系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)及電子會計檔案管理系統(tǒng)將電子發(fā)票等相關數據進行歸集、報銷、入賬及歸檔。

1.報銷環(huán)節(jié)。報銷人在黨政內網辦公自動化系統(tǒng)中的“經費申請模塊”填寫報銷事由，將獲取的電子發(fā)票及相關附件進行上傳。各環(huán)節(jié)審批后生成《經費使用申請表》。

圖2

2.歸集整理環(huán)節(jié)。財務工作人員對電子憑證進行歸集。數據來源：一是辦公自動化系統(tǒng)內電子發(fā)票、附件及形成的《經費使用申請單》；二是未上傳到辦公自動化系統(tǒng)的附件；三是財政支付系統(tǒng)形成的《國庫集中支付憑證》。每筆經費申請建立一個文件夾。確保“一申請一文件夾”，文件夾命名“申請人—科目—申請金額”。

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整理采集階段形成的文件夾，每筆經費申請及其附帶原始憑證、附件等組成一件。建立“記賬憑證號—金額”文件夾，確保電子原始憑證與紙質原始憑證一一對應。

3.入賬環(huán)節(jié)。在互聯(lián)網會計核算系統(tǒng)內將電子發(fā)票原件通過OCR識別上傳到“電子發(fā)票夾”，并進行驗真、查重處理。將其他附件上傳至記賬憑證的“附件夾”中。

圖4

根據已通過驗真的“電子發(fā)票夾”及“附件夾”內容，進行會計核算。以“雙分錄”形式，生成電子記賬憑證。確保記賬憑證與電子發(fā)票等相互關聯(lián)，防止重復入賬。

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4.歸檔環(huán)節(jié)。通過歸檔接口，將相關數據從會計核算系統(tǒng)歸集到互聯(lián)網的電子會計檔案系統(tǒng)內。電子檔案系統(tǒng)接收時，對數據進行“四性”檢測。對待裝冊狀態(tài)的電子會計檔案，進行裝冊和歸檔，歸檔后賦予檔號，完成電子會計檔案歸檔并生成相關元數據信息。

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電子會計檔案系統(tǒng)具有鑒定、整理、存儲和利用等功能?？赏ㄟ^“電子票夾”模塊查看已歸檔電子發(fā)票及關聯(lián)的電子記賬憑證，能夠將導出電子檔案數據包離線保存。

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五、試點成果

1.在原有會計核算系統(tǒng)上增加新模塊，研發(fā)了電子會計檔案系統(tǒng)，已實現(xiàn)電子發(fā)票的報銷、入賬、歸檔功能。2021年5月—7月共歸檔電子發(fā)票84張，其中，5月份24張、6月份25張、7月份35張。

2.隨著試點工作的不斷推進，有效解決了手工驗真查重、反復查閱復印紙質憑證等財務資料的痛點難點問題，提高了省檔案館財務工作的效率。

六、尚存在問題和下一步工作

1.目前會計核算系統(tǒng)與財政支付系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)及電子會計檔案管理系統(tǒng)存在于不同網絡內，采用人工方式導出進行歸檔，存在工作量大、有人工差錯的可能性。

2.強化人員培訓，提升電子會計檔案歸檔人員工作能力與整體素質；在單位內部加強宣傳和普及工作，促進相關人員更好地理解電子會計檔案歸檔工作意義重大。積極推進電子發(fā)票電子化歸檔工作。

3.及時關注國家電子會計檔案標準的出臺，不斷完善系統(tǒng)功能建設，優(yōu)化功能體驗，推動電子會計檔案歸檔、管理及使用的日常工作。