福建省三明市明溪縣融媒體中心 江月蘭

基層單位開展檔案管理工作時(shí)，普遍欠缺關(guān)注力，未深刻意識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位未來發(fā)展的重要意義。在具體的檔案管理工作中，不具備優(yōu)良的法律意識(shí)，也未參照具體標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行技術(shù)操作。因此，在日后開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)正視檔案管理過程中存在的問題，只有深入剖析，才能在此基礎(chǔ)上完善管理措施，增強(qiáng)檔案管理效果，為基層單位推進(jìn)各項(xiàng)工作提供充足支持。

一、基層單位加強(qiáng)檔案管理工作的重要意義

若想切實(shí)提高檔案管理工作品質(zhì)，首要任務(wù)就是增強(qiáng)基層單位檔案管理人員的工作責(zé)任感，促使其對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生清晰的認(rèn)知。若能保質(zhì)保量完成檔案管理工作，則會(huì)為其未來發(fā)展帶來堅(jiān)定力量?；鶎訂挝坏臋n案管理工作，并非僅是針對(duì)現(xiàn)有工作進(jìn)行總結(jié)，還需要對(duì)過往工作加以歸納，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。檔案管理工作是考量檔案管理人員工作效率、質(zhì)量的前提，加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化，是基層單位落實(shí)各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，也是立足現(xiàn)狀展望未來、規(guī)劃未來的核心依據(jù)。為此，基層單位應(yīng)注重檔案管理工作，準(zhǔn)確認(rèn)知單位發(fā)展現(xiàn)狀，從而發(fā)現(xiàn)并解決單位在實(shí)際運(yùn)營時(shí)遇到的問題，不斷推動(dòng)單位各項(xiàng)工作迅速落實(shí)。

二、新形勢(shì)下基層單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理效率低下

現(xiàn)階段，大多基層單位在檔案管理工作中仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，在一定程度上導(dǎo)致檔案管理水平越來越滯緩。眾所周知，紙質(zhì)檔案空間占有量大且難以保存，如果站在綜合角度進(jìn)行分析，會(huì)為檔案歸檔工作帶來諸多難度。另外，一些基層單位并未構(gòu)建完整的信息管理系統(tǒng)，在檔案管理過程中極易出現(xiàn)細(xì)節(jié)錯(cuò)誤，嚴(yán)重浪費(fèi)人力資源。由于所應(yīng)用的檔案管理方式相對(duì)落后，從而影響了檔案應(yīng)用質(zhì)量。

（二）檔案管理機(jī)制不全

部分基層單位在檔案管理方面，并未完善檔案管理機(jī)制。檔案管理工作存在隨意性，且缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)管理手段。在具體工作中，常常出現(xiàn)混亂、無序等現(xiàn)象。與此同時(shí)，檔案記錄內(nèi)容清晰度不足，檔案歸類工作相對(duì)隨意，在整理檔案時(shí)，沒有明確的方向，未制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案執(zhí)行方案，致使檔案管理模式缺乏先進(jìn)性、創(chuàng)新性，長(zhǎng)期下來便會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作越來越滯后，難以從整體上提升檔案管理水準(zhǔn)[1]。

（三）檔案檢索流程繁雜

歸整檔案、分類檔案的本質(zhì)目的在于提高基層單位日常工作中查詢檔案與檢索檔案的便利度。然而，一些基層單位并未針對(duì)這項(xiàng)工作予以高度重視，在檢索檔案與查詢檔案時(shí)，通常采取人工檢索方法，導(dǎo)致檔案查閱時(shí)間長(zhǎng)，有時(shí)還出現(xiàn)檢索并不完善的情況，導(dǎo)致檔案管理效率日漸下滑，嚴(yán)重影響單位檔案管理工作水平的提高。

（四）檔案管理水平不高

調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，部分基層單位并不重視檔案管理工作，上至單位領(lǐng)導(dǎo)者，下至基層檔案管理人員，均未深刻意識(shí)到檔案管理工作的重要性，也未曾采取系統(tǒng)性手段收集檔案與管理檔案，部分單位僅僅將財(cái)務(wù)檔案和人事檔案歸檔，其他檔案的儲(chǔ)存效果并不如意。同時(shí)，許多單位仍采用“兼職”檔案人員管理檔案。一些基層單位的人員檔案管理專業(yè)水平有待提升。檔案管理屬于綜合工作，若想做好這份工作，不僅需要相關(guān)人員具備扎實(shí)的文字功底及專業(yè)知識(shí)，還需要擁有檔案整理經(jīng)驗(yàn)。然而，大多基層單位并未聘用專職檔案管理人員，由兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，極有可能出現(xiàn)時(shí)間不夠用或者業(yè)務(wù)技能不精湛等問題，致使檔案管理效率和質(zhì)量大打折扣。基層單位關(guān)于檔案管理人員的培訓(xùn)少之又少，由于較少接受檔案管理部門的專業(yè)培訓(xùn)，致使檔案管理人員缺少系統(tǒng)性學(xué)習(xí)檔案管理理論知識(shí)的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致其自身檔案管理理論知識(shí)與技能跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。

（五）硬件設(shè)施不到位

首先，缺少專業(yè)檔案室。受資金以及辦公用房等各種因素的制約，一些基層單位未創(chuàng)建專業(yè)的檔案室，常常將檔案堆放在各部門辦公室中。由于辦公室內(nèi)人員偏多，增加了檔案保存隱患，極有可能導(dǎo)致部分檔案被泄密。其次，檔案室缺少現(xiàn)代硬件設(shè)施，一些單位即使成立了檔案室，但是未安裝檔案柜、防盜門窗、報(bào)警設(shè)備和監(jiān)控設(shè)備等，檔案管理“八防”落實(shí)不到位，同樣會(huì)增加檔案保存隱患[2]。最后，檔案數(shù)字化程度偏低，未形成系統(tǒng)性的電子檔案，與現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理目標(biāo)仍有一定差距，嚴(yán)重影響檔案開發(fā)率和利用率。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)基層單位檔案管理工作的對(duì)策

（一）高度重視檔案管理工作，提高管理效率

傳統(tǒng)檔案管理理念及具體執(zhí)行方法，不符合創(chuàng)新改革要求，會(huì)在一定程度上制約檔案管理的有效性?；鶎訂挝恍杞Y(jié)合現(xiàn)有工作情況，不斷探索檔案管理創(chuàng)新模式，增強(qiáng)檔案管理工作實(shí)效性。所以，在基層單位日常推進(jìn)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)增強(qiáng)檔案管理重視程度，合理優(yōu)化檔案管理的各項(xiàng)要求與標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案管理科學(xué)認(rèn)知，改變錯(cuò)誤的管理方法，并加強(qiáng)宣傳教育工作，增強(qiáng)基層單位內(nèi)部所有職工對(duì)檔案工作管理的認(rèn)知程度，立足新形勢(shì)，不斷探索檔案管理的多方面工作。

（二）注重檔案管理制度建設(shè)，提高規(guī)范化水準(zhǔn)

所謂管理制度，主要針對(duì)管理方法、原則、機(jī)制、目標(biāo)等進(jìn)行了細(xì)致規(guī)劃?？茖W(xué)的管理制度可以簡(jiǎn)化檔案管理過程，提升管理效率。基層單位檔案管理工作屬于制度性頗強(qiáng)的工作，從收集檔案、保管檔案到利用檔案，整個(gè)過程均需要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫燃右砸?guī)范，這樣才能保證工作質(zhì)量，真正達(dá)到全面收集、妥善保管以及高效利用檔案的核心目標(biāo)。為此，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的制度加以梳理，及時(shí)修訂不合理制度，在制定規(guī)則時(shí)要保持細(xì)化原則，確保檔案管理規(guī)范極具針對(duì)性、可操作性[3]。具體來說，應(yīng)注重監(jiān)督檢查，并創(chuàng)建完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，將制度執(zhí)行情況和每一項(xiàng)考核與評(píng)先評(píng)優(yōu)結(jié)果掛鉤，從而提高相關(guān)人員遵守制度執(zhí)行工作的自覺性及積極性。另外，要注重制度宣傳，讓單位內(nèi)部全體人員養(yǎng)成自覺遵守檔案管理相關(guān)制度的意識(shí)。

（三）完善檔案檢索系統(tǒng)，增強(qiáng)現(xiàn)代化管理效果

基層單位檔案管理工作針對(duì)性頗為明顯，尤其是在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的時(shí)代，現(xiàn)代化管理體系對(duì)基層單位檔案管理工作提出了更高的要求。為此，若想切實(shí)達(dá)到現(xiàn)代化管理檔案的目的，就應(yīng)積極采用先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建完善的檔案檢索系統(tǒng)，以便切實(shí)提高檔案管理體系的有效性、完善性。對(duì)于基層單位而言，檔案管理及檔案儲(chǔ)存極其關(guān)鍵。為了切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性，極有必要?jiǎng)?chuàng)建完整的檔案檢索系統(tǒng)。立足大局看問題，基層單位構(gòu)建全面的電子檢索體系，通過合理應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，便可以提高檔案檢索體系的完善性。另外，要保障所制定的檢索系統(tǒng)和單位具體情況相符，以便為提升單位檔案管理工作效率提供強(qiáng)有力的支持和保障。

（四）組建高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，提高職業(yè)素養(yǎng)

上述提到過，在基層單位開展檔案管理工作時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)偏低的問題。為此，在新形勢(shì)下，基層單位應(yīng)積極組建高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，并提高檔案管理隊(duì)伍中每一名檔案管理人員的綜合職業(yè)素質(zhì)及能力，這樣才能在增強(qiáng)檔案管理意識(shí)的基礎(chǔ)上，推動(dòng)單位的各項(xiàng)檔案管理工作有序落實(shí)，增強(qiáng)檔案資源應(yīng)用價(jià)值。具體來說，在新形勢(shì)下，基層單位在檔案管理工作中，應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高對(duì)各種檔案管理途徑的認(rèn)知，提升檔案管理工作效率[4]?；鶎訂挝灰聶n案管理觀念，合理應(yīng)用檔案資源，針對(duì)復(fù)雜檔案資源進(jìn)行標(biāo)引及歸類，凸顯檔案管理價(jià)值。另外，基層單位為了提升檔案管理效率，要注重提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，定期組織專項(xiàng)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，在實(shí)踐中鍛煉業(yè)務(wù)操作能力，在實(shí)踐中互動(dòng)交流，從而達(dá)到“取長(zhǎng)補(bǔ)短”的效果。此外，相關(guān)檔案管理人員必須積極參加每年由國家、省市組織的檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提升操作技能，以更高的水平參加檔案資源管理及檔案資源應(yīng)用過程。

（五）科學(xué)增加檔案管理資金投入，引入先進(jìn)硬件設(shè)備

為了解決單位硬件管理不足以及數(shù)字化創(chuàng)新探索效率不高等問題，各基層單位應(yīng)科學(xué)增加檔案管理各項(xiàng)資金投入，采購先進(jìn)的硬件設(shè)備，投入到檔案管理工作中。一方面，基層單位應(yīng)針對(duì)每一年的工作預(yù)算展開合理規(guī)劃，將檔案管理列為重點(diǎn)，注重提升檔案管理創(chuàng)新能力、發(fā)展能力。在新形勢(shì)下，基層單位要合理購進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，如掃描儀和計(jì)算機(jī)等，以便為單位的檔案管理工作提供硬件設(shè)備保障，為基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展注入動(dòng)力[5]。同時(shí)，也便于基層單位檔案管理人員深入開展檔案資源管理和利用工作，全面提升檔案管理工作各環(huán)節(jié)的效率。另一方面，基層單位應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)人工操作方法與理念，結(jié)合新形勢(shì)制定新要求。這就意味著基層單位要不斷創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理要求及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，量化分析管理體制。此外，基層單位應(yīng)定期進(jìn)行智能化檔案管理工作的探索，提高自動(dòng)搜集與管理檔案數(shù)據(jù)的能力，要求每個(gè)部門都能逐步建構(gòu)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)及其他技術(shù)管理創(chuàng)新檔案資源，從而收獲更有價(jià)值的檔案管理成果。

四、結(jié)束語

綜上所述，基層單位應(yīng)在新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作力度，致力于創(chuàng)新管理方面的探索，結(jié)合新形勢(shì)帶來的針對(duì)性改革要求，推動(dòng)檔案管理工作落到實(shí)處。在日常管理單位檔案時(shí)，無論單位領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理員工，都應(yīng)高度重視并強(qiáng)化檔案管理工作，合理落實(shí)與完善檔案管理工作要求及標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新動(dòng)力，解決檔案管理難題，致力優(yōu)化與開發(fā)檔案資源，將所有檔案資源應(yīng)用到合理之處，為基層單位未來發(fā)展貢獻(xiàn)力量。