李 興

(內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

一、審計檔案管理工作的作用與意義

(一)高校審計檔案在實際工作中的作用

1.審計檔案是評估審計工作質(zhì)量的重要依據(jù)

高校內(nèi)部審計檔案包括高校內(nèi)部審計工作中的所有重要資料，審計檔案是高校審計部門行使監(jiān)督職能過程的充分記錄，在評估審計工作的工作質(zhì)量與成果時，審計檔案材料可以成為考核審計部門工作效果的重要參考材料。

2.審計檔案是決策的重要參考材料

審計檔案材料不僅能夠反映出審計部門的工作情況，還能夠真實記錄下被審計部門對各項規(guī)章制度的執(zhí)行狀況與經(jīng)濟運行情況，因此可以利用審計檔案材料來衡量高校發(fā)展過程中各項決策的執(zhí)行效果，方便領(lǐng)導(dǎo)班子對校內(nèi)經(jīng)費使用、招生就業(yè)等具體決策進行戰(zhàn)略性調(diào)整，以達到優(yōu)化內(nèi)部經(jīng)濟資源配置，提高辦學(xué)效益的目標。

(二)審計檔案管理工作的意義

1.做好審計檔案管理工作，是履行好內(nèi)部審計監(jiān)督職責(zé)的重要需求。十八屆四中全會已經(jīng)將審計監(jiān)督列入到了“八大監(jiān)督”之一。因此，作為審計監(jiān)督工作中重要的一部分，做好內(nèi)部審計工作的重要性不言而喻。管理好、利用好審計檔案材料，豐富內(nèi)部審計工作內(nèi)容，完善審計工作成果，是審計檔案管理工作的目標。

2.做好審計檔案管理工作，有助于提高我校審計檔案管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化水平，能夠提高檔案材料管理工作在整體審計工作中的重要地位，進一步完善校內(nèi)審計工作，提升審計工作價值。

二、高校內(nèi)部審計檔案的管理存在的問題(以內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)為例)

隨著開放大學(xué)建設(shè)的不斷開展，我校的教育事業(yè)不斷向更大范圍拓展，審計工作在我校的內(nèi)部管理工作中的地位和作用也不斷凸顯。但就現(xiàn)階段而言，我校審計檔案的管理工作在以下方面還存在著一些問題：

(一)人力資源不足

與其他檔案管理部門相比，內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)審計處專職檔案管理人員數(shù)量少，在實際審計項目的開展過程中，材料的歸集、立卷與查詢工作全靠一人進行，只能對審計檔案材料進行最基礎(chǔ)的歸集、收納和封存，沒有余力進行檔案材料的電子化歸檔、查詢、調(diào)取等工作。同時，審計部門缺乏具有對口高學(xué)歷的專業(yè)人才，只能依靠現(xiàn)有人員邊學(xué)邊做，專業(yè)能力不足。目前審計部門人力資源不足的狀況嚴重制約了審計檔案材料的管理效率。

(二)硬件設(shè)施不健全

我校目前的審計處辦公室辦公設(shè)施相對老舊，并且缺少專門的審計檔案室，行政檔案和審計項目檔案都保存在同一個辦公室內(nèi)，使用檔案盒進行裝訂，統(tǒng)一存放在傳統(tǒng)鋼制文件柜內(nèi)，這對審計檔案的查看和調(diào)取工作造成了不便；同時由于沒有專業(yè)設(shè)備可以對紙質(zhì)材料進行電子化存檔工作，一旦紙質(zhì)文件、檔案盒意外遺失或者殘損，將造成巨大損失，嚴重影響審計檔案信息安全。

(三)信息化發(fā)展落后

由于制度建設(shè)的不完善和硬件設(shè)施的不健全，當(dāng)前我校的審計檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，影音材料等沒有作為審計檔案材料納入歸集范圍。審計檔案材料按照項目類別分類歸集，在統(tǒng)一裝訂之后保存在文件柜內(nèi)，既占用了大量的儲存空間，又不利于審計檔案的即時查詢與利用，在辦公自動化逐步普及的今天，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料保存法已經(jīng)落后，亟須進行電子化升級。

三、審計檔案管理規(guī)范化策略探析

(一)制度與流程方面

要實現(xiàn)審計檔案的規(guī)范化管理，必須加強思想意識，針對具體存在問題進行分析和研究，不能照搬其他類型檔案的管理辦法，更不能直接套用其他單位或?qū)徲嫏C關(guān)的管理辦法，必須實事求是采用適合本校的方法，提升審計檔案管理水平。

1.建立并完善審計檔案管理制度

要實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化必須要制定行之有效的管理制度與簡潔明了的工作流程。應(yīng)當(dāng)在充分實地調(diào)研和分析后，嚴格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國審計法》《教育系統(tǒng)內(nèi)部審計工作規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)制定適合本校的審計檔案規(guī)章制度。

在制度的設(shè)計過程中，首先必須規(guī)范化審計檔案的歸集、立卷和歸檔流程，對收錄入卷宗中的審計材料范圍標準和歸集要求作出統(tǒng)一規(guī)定，并對立卷材料的裝訂規(guī)格、存放標準進行規(guī)范化，保證審計檔案材料的一致性和有序性。

其次，必須制定一個行之有效的審計檔案的查詢與調(diào)用制度，方便校內(nèi)各相關(guān)部門調(diào)取審計檔案材料使用的同時，確保內(nèi)部審計檔案材料的安全性和保密性。

最后，必須制定并完善針對審計檔案管理工作的監(jiān)管制度，嚴格“誰審計誰立卷”的主要責(zé)任人制度，確定各類審計檔案材料的保存年限，完善與檔案主管部門的工作對接流程，實現(xiàn)審計工作全流程全面監(jiān)督，并將監(jiān)督結(jié)果及時通報校紀委等部門。

2.實現(xiàn)審計檔案電子化管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在審計工作中的全面應(yīng)用，審計檔案管理工作全面電子化已經(jīng)成為大勢所趨，通過信息化的檔案管理方式，可以讓審計檔案管理工作更加適應(yīng)現(xiàn)代社會管理工作的需求，極大提升審計檔案管理工作的工作效率。

第一，在電子化工作開展之前，要進行詳細的調(diào)查研究，對比分析市場上銷售的各類檔案管理軟件，結(jié)合學(xué)校工作實際選擇可用的軟件系統(tǒng)，并對軟件系統(tǒng)的安全性進行嚴密的認證，最后經(jīng)過正規(guī)的招投標流程完成軟硬件設(shè)施采購。在調(diào)研和采購的流程中均要做到公平、公正、公開，并接受相關(guān)部門的監(jiān)督。

第二，加強培訓(xùn)提升信息化應(yīng)用水平，確保專職工作人員學(xué)會管理系統(tǒng)的操作流程，了解基本的故障排查操作，明確管理責(zé)任人，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強各相關(guān)部門之間的聯(lián)系，促進電子化、信息化管理的全面開展。

第三，必須加強電子化檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理，不在接入外網(wǎng)的電腦設(shè)備上存儲涉密信息，對管理人員進行網(wǎng)絡(luò)安全教育，保護學(xué)校信息財產(chǎn)安全。

(二)人力資源管理方面

1.提升審計檔案管理人員工作素質(zhì)

審計檔案管理人員的道德水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到審計工作的全局質(zhì)量。由于審計檔案材料不僅涉及高校內(nèi)部各項經(jīng)濟決策的執(zhí)行信息，還會涉及被審計對象的家庭或個人隱私信息。因此，審計檔案管理對工作人員的思想道德、職業(yè)道德水平有著相當(dāng)高的要求。檔案管理工作人員必須時刻牢記公平性、保密性和客觀性原則，遵紀守法、克己奉公，培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣，時刻保持實事求是的工作作風(fēng)，適應(yīng)新時代審計檔案信息化管理的工作要求。

在審計檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)方面，高校要加強對工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，及時學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，確保審計檔案材料的歸集與立卷保存工作達到專業(yè)水平。同時，要加強業(yè)務(wù)流程的學(xué)習(xí)，讓審計檔案管理人員充分熟悉審計工作的全部流程，對審計材料充分了解，保證審計材料及時合理歸檔，合規(guī)有效利用。

在制定具體管理制度同時，明確審計檔案管理人員的行政崗位設(shè)置，規(guī)范化檔案管理人員的考核要求與職務(wù)晉升流程，從制度上對人力資源實現(xiàn)規(guī)范化管理。

2.逐步進行專業(yè)化管理團隊建設(shè)

在團隊建設(shè)方面，校方應(yīng)當(dāng)逐步引入高學(xué)歷、高水平的對口專業(yè)人才到審計部門參與審計檔案的管理工作，組建一個優(yōu)秀的專業(yè)化管理團隊，形成從上而下溝通順暢的團隊化工作模式，并不斷完善審計檔案管理模式和工作流程，提升審計檔案材料管理工作的內(nèi)部控制水平。

(三)開展審計檔案的創(chuàng)新性運用

1.拓寬審計檔案材料利用范圍

從審計工作的職能方面來說，審計檔案是高校內(nèi)部管理工作的重要材料，對反腐倡廉工作具有重大的參考價值，這個價值可以稱之為審計檔案材料的原始價值。隨著審計工作的不斷發(fā)展和優(yōu)化，審計檔案也應(yīng)當(dāng)從單純的保管存檔轉(zhuǎn)變?yōu)椴粩嚅_發(fā)新價值，擴大審計工作影響的思路上來。例如，審計材料檔案可以為校內(nèi)科研工作提供數(shù)據(jù)。關(guān)于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、校內(nèi)經(jīng)費使用等數(shù)據(jù)可以應(yīng)用到經(jīng)濟、會計、審計等方面的課題研究中去，促進學(xué)校科研水平不斷進步，提升學(xué)校綜合實力。

同時，將審計檔案材料按照不同的需求結(jié)集成冊或圖表，可以直觀反映學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的具體情況，便于校領(lǐng)導(dǎo)班子及時發(fā)現(xiàn)問題、調(diào)整思路或制定決策。例如在辦學(xué)規(guī)模、經(jīng)費使用和招生、就業(yè)工作等方面，都可以將審計檔案材料作為戰(zhàn)略性、決策性參考材料加以運用，充分發(fā)揮它的重要信息價值。

另外，審計檔案材料還能夠成為反腐倡廉宣傳的重要事實依據(jù)。在遵守法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度的前提下，可以提取審計檔案材料中的一些真實事例用于宣傳工作，促進優(yōu)良校風(fēng)建設(shè)，團結(jié)師生，堅決將反腐倡廉工作進行到底。

2.開展各部門之間的協(xié)同配合

作為高校內(nèi)部控制管理工作的重要部門，審計部門并不能獨立于其他管理機構(gòu)而存在，隨著高校內(nèi)部審計工作不斷深入開展，今后審計工作的內(nèi)容也會逐漸豐富，審計監(jiān)督的環(huán)節(jié)也會逐步增多。因此，審計工作的工作內(nèi)容、項目種類、項目數(shù)量也會越來越多，因此必須要加強與校內(nèi)相關(guān)部門的協(xié)調(diào)合作。積極實現(xiàn)審計檔案便捷查詢和規(guī)范化使用，在方便紀委、財務(wù)、科研等部門對材料使用的同時，堅守保密底線，保證檔案材料的絕對安全。與校外管理機構(gòu)要保持充分密切的聯(lián)系，時刻緊跟政策，遵守法律法規(guī)，做到有章可循、有序可依。

四、結(jié)語

實現(xiàn)審計檔案管理的規(guī)范化，促進審計檔案管理水平不斷提升，是高校內(nèi)部控制工作和審計工作中重要工作目標。要實現(xiàn)這一重要目標，必須從制度、管理等各個方面同時入手，把審計檔案的管理工作切實納入高校規(guī)范化管理工作之中，提升工作人員素質(zhì)，為高校內(nèi)部審計工作的高效發(fā)展提供有效助力。