胡 敏，牛星星

(商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 商洛 726000)

高校后勤管理工作涉及領(lǐng)域廣泛，包括校園綠化、餐飲住宿、基本建設(shè)等方面內(nèi)容，其主要任務(wù)是服務(wù)高校師生，保證高校教科研工作的正常開(kāi)展，具有一定的非營(yíng)利性質(zhì)。但是，在這些相關(guān)工作的處理過(guò)程中會(huì)有資金和財(cái)產(chǎn)的使用，且資金一般流動(dòng)頻繁金額較大，經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)也相對(duì)較高。因此，對(duì)高校后勤管理工作建立和實(shí)施內(nèi)部控制是十分有必要的。大到建設(shè)項(xiàng)目，小到具體崗位人員使用，都應(yīng)有相關(guān)制度的規(guī)范和指引，只有這樣才能規(guī)范權(quán)力運(yùn)行，使后勤管理工作更加規(guī)范，更加標(biāo)準(zhǔn)，更有章法，提高后勤服務(wù)的效益和效率。據(jù)調(diào)查，目前我國(guó)多數(shù)高校后勤內(nèi)部控制體系不健全，規(guī)章制度有漏洞，導(dǎo)致工作流程出紕漏，部分工作人員脫離規(guī)章制度辦事，給后勤管理工作造成困難，所以查找問(wèn)題研究對(duì)策完善高校后勤內(nèi)部控制體系勢(shì)在必行。

1 高校后勤管理內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1.1 內(nèi)部控制環(huán)境方面

1.1.1 從業(yè)人員素質(zhì)偏低，內(nèi)控意識(shí)急需提高。高校后勤人員一般數(shù)量較大，來(lái)源龐雜，文化水平和業(yè)務(wù)水平偏低，服務(wù)意識(shí)較差，自主學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，工作出錯(cuò)概率本身偏高。相較于專(zhuān)業(yè)教師團(tuán)隊(duì)，高校容易忽略對(duì)后勤部門(mén)人員的培訓(xùn)，提供的發(fā)展機(jī)會(huì)少，致使他們學(xué)習(xí)態(tài)度消極，不利于整體素質(zhì)的提高。高校后勤部門(mén)作為高校組成部分，也是一個(gè)非營(yíng)利組織，沒(méi)有自負(fù)盈虧的責(zé)任，無(wú)須進(jìn)行成本控制，在資源使用效率和資金使用規(guī)范等問(wèn)題上都有隨意性[1]，致使后勤管理人員的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)比較淡薄，內(nèi)部控制得不到重視。

1.1.2 規(guī)章制度不健全，管理流于形式。根據(jù)國(guó)家相關(guān)文件要求，多數(shù)高校后勤部門(mén)都進(jìn)行了后勤內(nèi)控制度的建設(shè)，但是在制度的及時(shí)性、科學(xué)性、可執(zhí)行性方面存在著一定的問(wèn)題。比如，后勤部門(mén)運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)已經(jīng)變更，但是相應(yīng)規(guī)章制度沒(méi)有及時(shí)更新，員工找不到參考標(biāo)準(zhǔn)；在內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)過(guò)程中，對(duì)事前審批、事中檢查、事后評(píng)估工作的流程不夠完善，致使事后控制普遍，事前和事中管理缺乏，容易造成無(wú)法挽回的事故和損失；還有的制度雖有建立但缺乏可操作性，增加員工執(zhí)行隨意性，導(dǎo)致結(jié)果不盡如人意。

1.2 控制活動(dòng)方面

1.2.1 崗位設(shè)置不科學(xué)，經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)偏高。目前，高校后勤崗位設(shè)置多有風(fēng)險(xiǎn)，具體表現(xiàn)為：①有些不相容的崗位未完全分離，如會(huì)計(jì)與出納、采購(gòu)與驗(yàn)收、物資保管與記錄、工程項(xiàng)目的計(jì)劃與實(shí)施等崗位設(shè)置和權(quán)限存在模糊不清的問(wèn)題，提高營(yíng)私舞弊風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性。②很多高校由于便于管理或人手不夠等原因?qū)е抡袠?biāo)、采購(gòu)、驗(yàn)收、倉(cāng)庫(kù)保管等重要崗位未定期輪崗，容易讓權(quán)力過(guò)于集中到某個(gè)人身上，形成脫離法律法規(guī)約束的利益圈。③崗位設(shè)置未結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求，崗位之間權(quán)限不明，事務(wù)被多頭管理或處于真空之中，管理混亂。

1.2.2 年度預(yù)算編制不科學(xué)、執(zhí)行不到位。一些高校后勤部門(mén)以為預(yù)算控制只與財(cái)務(wù)部門(mén)有關(guān)，對(duì)本部門(mén)預(yù)算編制不夠重視，僅僅簡(jiǎn)單參照上年收入支出做簡(jiǎn)單的加減確定本年預(yù)算收入支出情況，編制方法程序簡(jiǎn)單，過(guò)程隨意，并且很不規(guī)范，缺乏對(duì)資金使用的科學(xué)性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的分析。預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，由于預(yù)算制度不合理，多頭審批等原因，使預(yù)算對(duì)后勤經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的約束力較弱，預(yù)算與執(zhí)行常處于脫節(jié)狀態(tài)。

1.3 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與信息溝通體系方面

1.3.1 風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)淡薄，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制不健全。目前很多高校后勤部門(mén)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，在日常管理中不做風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，缺乏科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。有的雖有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，但其標(biāo)準(zhǔn)多直接從國(guó)內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估組織引入，較少與高校后勤實(shí)踐相結(jié)合，不具有實(shí)際指導(dǎo)意義，而且只側(cè)重于事后控制，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的反應(yīng)相對(duì)滯后，也沒(méi)有完善的配套措施處理風(fēng)險(xiǎn)事件。

1.3.2 信息交流溝通不暢，資源配置效益低。目前很多高校后勤部門(mén)由于經(jīng)費(fèi)條件限制，信息化水平偏低，信息交流平臺(tái)建設(shè)滯后，不利于信息縱向和橫向的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的傳遞，影響了其與學(xué)校其他部門(mén)的交流溝通和后勤部門(mén)內(nèi)部信息資源共享，導(dǎo)致其無(wú)法在信息全面有效情況下做出決策，影響資源有效配置。

1.4 監(jiān)督與自我評(píng)價(jià)

1.4.1監(jiān)督力度待增強(qiáng)，權(quán)力運(yùn)行缺乏約束。高校后勤內(nèi)部控制監(jiān)督主要分為內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督是后勤部門(mén)設(shè)置專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)對(duì)各個(gè)相關(guān)科室人員的監(jiān)督，因其受后勤部門(mén)統(tǒng)一管轄，缺乏獨(dú)立性，監(jiān)督作用難以有效發(fā)揮。外部監(jiān)督主要有高校監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督和政府監(jiān)督，但是三者的監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)不同，相互之間沒(méi)有協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，監(jiān)督容易流于形式，很難真正落到實(shí)處。

1.4.2 自我評(píng)價(jià)缺失，缺乏內(nèi)控自我完善機(jī)制。后勤部門(mén)內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)是部門(mén)定期或不定期地對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)運(yùn)行有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)形成評(píng)價(jià)結(jié)論并出具評(píng)價(jià)結(jié)果的過(guò)程。內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)非常重要，有效的自我評(píng)價(jià)可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制薄弱環(huán)節(jié)，完善內(nèi)部控制機(jī)制。但目前高校內(nèi)控自我評(píng)價(jià)存在諸多問(wèn)題：①管理者不重視，很多內(nèi)控評(píng)價(jià)工作浮于表面，流于形式。②只注重對(duì)評(píng)價(jià)報(bào)告的撰寫(xiě)，對(duì)評(píng)價(jià)過(guò)程中形成的工作底稿未能如實(shí)填寫(xiě)，報(bào)告缺乏有效證據(jù)支撐，嚴(yán)重影響內(nèi)部控制缺陷的分析。③沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況制定詳細(xì)整改計(jì)劃，致使后期整改措施與內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)脫節(jié)。

2 完善高校后勤管理內(nèi)部控制的措施

2.1 優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

2.1.1 提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)內(nèi)控意識(shí)。注重培訓(xùn)，全面提高從業(yè)人員素質(zhì)。制定合理培訓(xùn)計(jì)劃，定期對(duì)后勤員工進(jìn)行培訓(xùn)。針對(duì)不同崗位員工要有不同的培訓(xùn)方式和內(nèi)容，不僅關(guān)注其專(zhuān)業(yè)技能，還對(duì)其職業(yè)道德、服務(wù)態(tài)度等多方面進(jìn)行要求，使員工能熱愛(ài)工作，樹(shù)立服務(wù)師生意識(shí)，工作能力水平適應(yīng)崗位需求。加強(qiáng)管理，提高員工內(nèi)部控制意識(shí)。定期舉辦培訓(xùn)會(huì)，學(xué)習(xí)相關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)和后勤內(nèi)部控制制度，明確各自權(quán)限責(zé)任，提高員工經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。建立績(jī)效考核機(jī)制，用量化指標(biāo)考核個(gè)人業(yè)績(jī)，將業(yè)績(jī)與個(gè)人待遇、福利掛鉤，迫使員工樹(shù)立成本意識(shí)效益意識(shí)，有效避免資源資金隨意濫用。

2.1.2 建立完善內(nèi)部控制制度。設(shè)計(jì)科學(xué)合理、切實(shí)可行的內(nèi)部控制制度是非常有必要的。具體要做到以下兩點(diǎn)：①建立及時(shí)科學(xué)的溝通和信息反饋機(jī)制，部署好每一個(gè)工作的所有重要步驟和要注意的細(xì)節(jié)點(diǎn)，明確義務(wù)辨析責(zé)任，據(jù)此制定完善規(guī)章制度并保證其隨著業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)態(tài)更迭，保障所有規(guī)章制度科學(xué)有效并能順利執(zhí)行，落實(shí)后勤部門(mén)內(nèi)部控制。②貫徹執(zhí)行互相牽制約束的原則，特別是涉及大量資金和利益的關(guān)鍵崗位要做好不相容職務(wù)相分離，做好崗位之間的相互監(jiān)督工作。

2.2 合理設(shè)置控制活動(dòng)

2.2.1 合理設(shè)置崗位，實(shí)行崗位責(zé)任制。充分考慮各部門(mén)各業(yè)務(wù)之間的橫向和縱向聯(lián)系并結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求來(lái)設(shè)置崗位，貫徹執(zhí)行好不相容職務(wù)相分離原則，會(huì)計(jì)與出納、采購(gòu)與驗(yàn)收、物資保管與記錄等崗位要分開(kāi)設(shè)立，明確規(guī)定各自權(quán)限責(zé)任并由不同人員擔(dān)任，形成崗位間的內(nèi)部牽制。根據(jù)員工在不同崗位的表現(xiàn)和崗位特點(diǎn)實(shí)行輪崗制度，讓員工之間、崗位之間能相互監(jiān)督相互牽制，讓員工更好地了解不同崗位職責(zé)規(guī)范和業(yè)務(wù)范圍，更好地服務(wù)高校后勤。實(shí)行崗位責(zé)任制，明確員工在自己工作中要承擔(dān)的責(zé)任、擁有的權(quán)限，對(duì)于責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)影響團(tuán)隊(duì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的員工要追究其責(zé)任，對(duì)于能完成崗位所需有助于后勤內(nèi)控目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的員工要給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

2.2.2 加強(qiáng)預(yù)算內(nèi)部控制。預(yù)算編制要有科學(xué)性，堅(jiān)持“量入為出、收支平衡”[2]總原則，將后勤部門(mén)預(yù)算與學(xué)?？傤A(yù)算相結(jié)合，參照部門(mén)3年～5年收支狀況，考慮各部門(mén)人員變動(dòng)和其他各項(xiàng)增減因素，采用科學(xué)方法合理測(cè)算預(yù)算數(shù)據(jù)，力求預(yù)算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、穩(wěn)妥、全面、能綜合平衡各方面發(fā)展需要和科學(xué)使用經(jīng)費(fèi)的可能性。預(yù)算編制后，要提交教代會(huì)審批，預(yù)算方案一經(jīng)批準(zhǔn)，未經(jīng)規(guī)定程序不得隨意調(diào)整，各部門(mén)實(shí)行“經(jīng)濟(jì)責(zé)任制”，嚴(yán)格執(zhí)行“一支筆”審批制度，后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)負(fù)責(zé)，并可通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢(xún)了解本部門(mén)預(yù)算執(zhí)行情況，保證預(yù)算合理有效實(shí)行。

2.3 完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，建設(shè)信息化溝通系統(tǒng)

2.3.1 尋找關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。高校后勤活動(dòng)面臨校內(nèi)外多種環(huán)境變化，存在各種未知風(fēng)險(xiǎn)，只有在前期做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，才能有效應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估控制機(jī)制是完善高校后勤內(nèi)部控制的必要環(huán)節(jié)。完善高校風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，重點(diǎn)是找到關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，識(shí)別其風(fēng)險(xiǎn)的高低，采取有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。具體可從三方面著手：①建立風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)[3]。將高校后勤在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中可能會(huì)產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)搜集整理分析，為后期風(fēng)險(xiǎn)管理體系構(gòu)建優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。②梳理風(fēng)險(xiǎn)控制流程。將風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)中各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的管理和控制貫穿于業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中，建立覆蓋單位層面和業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)化流程體系。③建立風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備基金。后勤部門(mén)可以在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中按照一定方法提取適當(dāng)金額的風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備基金，當(dāng)遭遇風(fēng)險(xiǎn)蒙受損失時(shí)，就能從風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備基金里提取一定金額彌補(bǔ)損失，保證高校后勤活動(dòng)正常運(yùn)行。

2.3.2 建設(shè)信息化后勤，保證信息的有效流通。高校后勤平時(shí)可通過(guò)設(shè)立交流平臺(tái)、座談會(huì)、調(diào)查問(wèn)卷等方式了解教職工和學(xué)生需求，及時(shí)改進(jìn)不足之處，提高后勤服務(wù)水平。最重要的是建設(shè)信息化后勤[4]，應(yīng)該結(jié)合內(nèi)部控制需求建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)的信息化交流平臺(tái)，這可使管理人員及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地掌握各種信息，動(dòng)態(tài)監(jiān)控部門(mén)運(yùn)營(yíng)狀況，有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施以降低風(fēng)險(xiǎn)，提高后勤內(nèi)部控制的有效性。

2.4 加強(qiáng)監(jiān)督與完善自我評(píng)價(jià)機(jī)制

2.4.1 完善內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制，提高監(jiān)督力度。高校后勤應(yīng)采取內(nèi)外部監(jiān)督相結(jié)合的方式，在橫向和縱向兩個(gè)面上對(duì)后勤內(nèi)部控制制度進(jìn)行優(yōu)化，并對(duì)其執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)控薄弱環(huán)節(jié)和潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。監(jiān)督應(yīng)該常態(tài)化，貫穿于日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，不拘泥于某一特定時(shí)間或特定項(xiàng)目。內(nèi)部要建立以防為主的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，注重考評(píng)日常內(nèi)部控制制度的完善性及執(zhí)行的有效性；監(jiān)督人員實(shí)行高校委派制，工資福利直接由高校負(fù)責(zé)，接受高校領(lǐng)導(dǎo)直接領(lǐng)導(dǎo)，不受后勤領(lǐng)導(dǎo)管轄，保證監(jiān)督人員獨(dú)立性，保障其能公平公正行使監(jiān)督權(quán)力。外部要密切配合政府部門(mén)檢查，聘請(qǐng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)高校后勤會(huì)計(jì)資料進(jìn)行審計(jì)，嚴(yán)防管理人員弄虛作假；設(shè)立信息交流平臺(tái)，后勤賬務(wù)定期公開(kāi)公示，鼓勵(lì)師生監(jiān)督，據(jù)此對(duì)不足之處積極改進(jìn)。

2.4.2 重視內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)，建立內(nèi)控自我完善長(zhǎng)效機(jī)制。完善內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)機(jī)制：①需要領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)帶頭，定期不定期地組織全員采取調(diào)查問(wèn)卷、個(gè)別訪談、專(zhuān)題討論等多種方法，搜集單位后勤內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行是否有效的證據(jù)，評(píng)價(jià)內(nèi)控運(yùn)行結(jié)果。②重視自我評(píng)價(jià)過(guò)程。自我評(píng)價(jià)過(guò)程就是調(diào)查取證發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制薄弱點(diǎn)過(guò)程，只有重視對(duì)評(píng)價(jià)過(guò)程工作底稿的記錄和檢查，才能發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，完善內(nèi)控機(jī)制。③應(yīng)加強(qiáng)整改監(jiān)督。對(duì)于在自我評(píng)價(jià)中出現(xiàn)的內(nèi)控缺陷，要及時(shí)認(rèn)定是設(shè)計(jì)缺陷還是運(yùn)行缺陷，是一般缺陷還是重大缺陷，及時(shí)準(zhǔn)確分析缺陷產(chǎn)生的原因和性質(zhì)，提出整改方案。后期還要對(duì)整改情況進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控，確保內(nèi)控缺陷都得到整改，使后勤內(nèi)部控制制度日趨完善，建立內(nèi)部控制自我完善長(zhǎng)效機(jī)制[5]。