梁惠蘭 劉東升

（東莞市南城醫(yī)院 廣東東莞 523071）

引言

在現(xiàn)代社會環(huán)境下，人事檔案作為一種資源其價值也是越來越大，為了滿足社會發(fā)展的需求，人事檔案管理也紛紛的開展信息化建設(shè)的活動，以此來提高人事檔案管理的質(zhì)量與效率。

一、信息化技術(shù)對人事檔案管理的影響

（一）改變傳統(tǒng)人事檔案管理模式

我們的社會已經(jīng)進(jìn)入信息時代，信息資源已經(jīng)成為非常重要的資源，而人事檔案因為記錄著個人成長的很多信息，所以也成為人力資源管理的重要內(nèi)容，而人事檔案進(jìn)行信息化的管理是社會發(fā)展的一種必然趨勢。應(yīng)用了信息化技術(shù)，有了網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)的輔助，就可以利用電子文件對人事檔案信息進(jìn)行管理，比如說Office辦公軟件，便于進(jìn)行人事檔案信息的匯總，還能將其制成各種表格，信息使用上更加的直觀。

（二）增強(qiáng)人事檔案管理服務(wù)水平

人事檔案管理主要就是提供對檔案進(jìn)行的查詢、編輯、分析和更新等方面的服務(wù)，而在傳統(tǒng)的管理模式下，這些操作基本上都是通過人工來進(jìn)行的，比如采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行資料查詢時，時間長、效果差，而且在對檔案資料進(jìn)行其他的操作時也可能會損壞甚至丟失原始的人事檔案，一定程度上削弱檔案的權(quán)威性。而信息化技術(shù)的應(yīng)用則能夠改變傳統(tǒng)人事檔案管理的模式與思路，有了計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享和快速處理，大大提升了人事工作的服務(wù)水平。比如說實現(xiàn)信息化管理后，可以非常方便、快捷的查詢出相關(guān)人員的資料信息，對信息的修改也比較便捷，能夠及時的對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行更新，從而保證其真實性和準(zhǔn)確性，提高人事檔案管理的質(zhì)量與效率[1]。

（三）提高人事檔案管理工作效率

在之前的檔案管理過程中，因為局限于紙質(zhì)信息的管理，形成了極為繁瑣的人事檔案管理。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，使人事檔案管理擁有了良好的資源共享平臺，使人事檔案管理的領(lǐng)域以及范圍得到了擴(kuò)展。比如：人事檔案管理的有關(guān)內(nèi)容可以通過信息化技術(shù)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)共享到網(wǎng)絡(luò)平臺上，避免了反復(fù)的記錄人事數(shù)據(jù)，及時更新人事信息，與此同時，管理人員在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的共享平臺上得到自身需要的信息，對檔案信息中存在的錯誤和問題能夠及時的發(fā)現(xiàn)，并及時的采取措施解決問題，避免不必要問題的發(fā)生。信息化技術(shù)的運(yùn)用不僅大大減少了人事檔案管理工作人員的工作量，并使他們的業(yè)務(wù)能力得到了有效的提升，資源的有效性也得到了提升，同時檔案管理的水平和效率得到了有效的提高，實現(xiàn)人事檔案管理辦公信息化、自動化。

二、加強(qiáng)信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用的策略

（一）進(jìn)行人事檔案管理的科學(xué)分析

科學(xué)分析現(xiàn)階段的人事檔案管理。一是分析現(xiàn)有的檔案管理隊伍，不斷提升管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)。在人事檔案管理信息化建設(shè)中，專業(yè)性的管理人才不僅作為核心，還是各種檔案管理與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合的重要因素。強(qiáng)化培訓(xùn)管理工作人員的專業(yè)知識，加大對網(wǎng)絡(luò)復(fù)合型人才的發(fā)展，培養(yǎng)能夠?qū)ΜF(xiàn)代信息技術(shù)理解的專業(yè)管理人才，提升他們信息化操作的綜合性能力，運(yùn)用信息化檔案進(jìn)行專業(yè)人才的管理分析。二是人事檔案管理工作務(wù)必把人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為最重要的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息的安全性，預(yù)防檔案管理工作中的保密工作，強(qiáng)化發(fā)展檔案管理工作中的信息化建設(shè)，對檔案管理工作中管理、加工以及收集等全部服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)加以完成[2]。

（二）制定完善的人事檔案管理機(jī)制

人事檔案管理機(jī)制的制定。建設(shè)健全、科學(xué)的人事檔案管理機(jī)制，統(tǒng)一規(guī)定了人事檔案管理信息化的建設(shè)。將人事檔案管理工作中的保存任何任何一種信息形式的歷史記錄納入檔案管理的范圍中，將其信息化的建設(shè)要求進(jìn)行統(tǒng)一，從各方面進(jìn)行管理，完成其信息化的建設(shè)工作。在人事檔案管理法律法規(guī)政策中，科學(xué)、合理的制定高效管理制度，并進(jìn)行專門機(jī)構(gòu)的明確，對其管理工作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化的設(shè)備要求進(jìn)行合理、科學(xué)處理，使其信息化建設(shè)的效率得到

（三）推動人事檔案信息化管理的一體化進(jìn)程

人事檔案的建立、歸檔、查詢、轉(zhuǎn)檔、借出、處理、盤點以及借閱等都屬于人事檔案管理工作的內(nèi)容，這些管理內(nèi)容相互之間存在著相互獨(dú)立且影響的關(guān)系，成為了一體化流程，只有在檔案建立和歸檔的基礎(chǔ)上層可以進(jìn)行檔案的查詢，加入沒有對檔案進(jìn)行建立和歸檔，將不能查詢有關(guān)的人事檔案，而且處理檔案要以之前原有的檔案為基礎(chǔ)以及處理對象，所以，所有的環(huán)節(jié)和流程都存在相互促進(jìn)、相輔相成的關(guān)系。人事檔案中運(yùn)用信息化技術(shù)在管理檔案的環(huán)節(jié)和內(nèi)容上都形成了信息化的過程，相關(guān)管理人員可以在電腦以及其他設(shè)備上及時、快速的進(jìn)行檔案的查詢、轉(zhuǎn)檔、盤點，使人事檔案信息分享的速度以及資源的安全性得到了強(qiáng)化，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及電腦的運(yùn)用中，使人事檔案管理工作中的全部一體化業(yè)務(wù)的運(yùn)行，例如檔案信息的存儲、接受、管理、運(yùn)用以及提取等，達(dá)到了人事檔案管理工作服務(wù)一體化的職能要求。

三、結(jié)束語

在人事檔案管理工作中融入信息化技術(shù)是現(xiàn)代化科技未來發(fā)展的方向，在認(rèn)識檔案管理工作中要對信息化技術(shù)不斷地加強(qiáng)，推動更加可靠、安全的人事檔案管理工作，使人事檔案管理工作的效率和速度得到不斷的提升。