張立穎，趙 萌，李文通，高 亮，趙昱東

（北京市水產(chǎn)科學(xué)研究所，北京 100068）

農(nóng)業(yè)科研檔案管理是現(xiàn)代科研管理工作中不可缺少的一部分，此項工作的好與壞直接影響到農(nóng)業(yè)科研院所科研工作的順利開展及科研事業(yè)的發(fā)展。農(nóng)業(yè)科研檔案是科研人員在開展科研活動過程中形成的真實記錄和歷史憑證，是農(nóng)業(yè)科研院所重要的科技信息資源，是開展相關(guān)科學(xué)研究的基礎(chǔ)[1]。真實、準確、安全、齊全地保存好農(nóng)業(yè)科研檔案，有利于進一步對前期科研數(shù)據(jù)進行全面分析，明確研究內(nèi)容與研究目標，準確把握科研工作的方向與進展，從而促進農(nóng)業(yè)科研工作的持續(xù)健康發(fā)展[2]。

1 工作內(nèi)容及其重要性

科研檔案主要包括課題（項目）的申請書、建議書、任務(wù)書、年度進展報告、經(jīng)費預(yù)算評審、驗收、鑒定、經(jīng)費審計、報獎、原始實驗記錄等，這些是農(nóng)業(yè)科研院所從事科學(xué)研究的真實歷史記錄，保存價值至關(guān)重要?？蒲袡n案是農(nóng)業(yè)科研院所科研活動的真實反映，也是其科研水平的具體體現(xiàn)；是歷史科學(xué)研究成果的文字載體，也是科學(xué)研究成果的存在形式。科學(xué)研究的深入與創(chuàng)新，離不開個人研究成果的日積月累，也離不開對他人研究成果及經(jīng)驗的借鑒，科研檔案是科研人員進行科學(xué)研究的重要依據(jù)，是農(nóng)業(yè)科研院所生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，科研檔案管理工作就顯得尤為重要，做好農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理工作，不僅是科研檔案工作的需要，而且是維護農(nóng)業(yè)科研院所真實面貌的工作內(nèi)容，對其持續(xù)、健康、穩(wěn)步發(fā)展起著非常重要的作用。但農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中存在著諸多問題，需要利用行之有效的措施加以解決。

2 突出問題

2.1 農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔不規(guī)范、不齊全

歸檔不規(guī)范、不齊全的問題廣泛存在于農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理中，而歸檔難且不完整更是尤為突出[3]。農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔的內(nèi)容主要包括科研課題（項目）的申請、立項執(zhí)行、結(jié)題驗收、成果報獎、成果推廣及應(yīng)用等各個階段形成的文件材料。但是由于科研檔案具有涉及范圍廣，專業(yè)性強的特點，加之農(nóng)業(yè)科研課題（項目）執(zhí)行期限一般1～3年，重點課題（項目）甚至達到4～5年，執(zhí)行周期較長，形成的各階段文件材料較多，因此收齊檔案材料有一定的難度。其難點主要體現(xiàn)在以下兩個方面。

（1）科研課題（項目）的申請書、建議書、任務(wù)書、年度進展報告、經(jīng)費預(yù)算評審、成果報獎等階段檔案材料的收集相對容易一些，歸檔材料也比較規(guī)范、齊全。相反，原始實驗記錄的歸檔相對較難，歸檔材料也不規(guī)范、不完整。雖然科研檔案管理員多次強調(diào)，實驗數(shù)據(jù)的記錄要求用簽字筆，但是使用圓珠筆記錄的還大有人在；甚至相當一部分科研人員出于自己的利益，為了以后使用方便，獨自保管、獨自享用原始實驗數(shù)據(jù)，不積極配合科研檔案的歸檔工作，沒有積極主動的歸檔意識，從而使科研檔案歸檔材料出現(xiàn)缺失、不規(guī)范的現(xiàn)象。

（2）從承擔(dān)課題（項目）的方式來看，一般獨立承擔(dān)及作為協(xié)作單位承擔(dān)的課題（項目）歸檔比較容易一些，合作課題（項目）則比較難?，F(xiàn)在許多合作課題（項目）只有任務(wù)書沒有申請書、建議書、協(xié)議書等，歸檔工作上并沒有采取相應(yīng)的合作態(tài)度，科研文件材料散失在各自手中，造成與本身承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的材料不能按要求歸檔，有的甚至處于放任自流狀態(tài)[4]。

2.2 科研文件材料相對分散，缺乏集中性

農(nóng)業(yè)科研的過程遵循循序漸進的原則，從課題（項目）立項到結(jié)題可能需要一年甚至是幾年的時間，在這個過程中，會產(chǎn)生大量不同的文件材料，但是農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理人員不能對這些材料進行有效的收集和整理，甚至有些課題（項目）驗收完成確認單返回較晚而被遺忘未歸檔，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研文件材料分散不集中，出現(xiàn)嚴重流失的問題[5]。

2.3 科研檔案管理員多為兼職，崗位不穩(wěn)定

農(nóng)業(yè)科研院所的科研檔案管理員絕大多數(shù)是兼職，其本人任務(wù)多而繁瑣，而且主要致力于本科室的業(yè)務(wù)工作，不能全身心地投入到科研檔案管理工作中，加之科研檔案管理員崗位變動頻繁，剛剛經(jīng)過崗位培訓(xùn)對科研檔案工作有了一定的了解就調(diào)換工作，導(dǎo)致科研檔案未能按時有效進行收集與整理，在很大程度上制約了科研檔案管理工作的順利開展[6]。

2.4 科研檔案管理制度不夠完善

農(nóng)業(yè)科研院所從領(lǐng)導(dǎo)級到普通科研工作者普遍對科研檔案管理不夠重視，更沒有正式的科研檔案管理制度對其進行約束。即使有但也只是流于形式，沒有相應(yīng)的監(jiān)督體系及約束機制，使科研檔案未能按時收集而遺失損壞。甚至借閱科研檔案沒有登記手續(xù)，一些不太自覺的科研人員用完忘記歸還，使得科研檔案材料缺失，科研檔案不完整，科研檔案管理形同虛設(shè)[7]。

3 主要措施

3.1 轉(zhuǎn)變思想認識，重視科研檔案管理

科研人員要轉(zhuǎn)變以往思想觀念，真正從“根”上認識到科研檔案管理工作的必要性及關(guān)鍵性，糾正以往獨自保管、獨自享用的錯誤做法，真正懂得科研檔案為單位所有，任何個人無權(quán)將其據(jù)為己有。按照科研檔案管理部門的歸檔要求，及時、完整、準確地完成科研材料的歸檔工作。對于獨立承擔(dān)的課題（項目），要將全套文件歸檔；對于作為協(xié)作單位承擔(dān)的課題（項目），只將與本單位承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的材料歸檔即可；對于科研材料歸檔難度系數(shù)大的合作課題（項目），課題（項目）主持人作為第一責(zé)任人負責(zé)本課題（項目）科研文件材料的建立、整合與歸檔工作，及時與合作單位溝通交流，采取相應(yīng)的合作，將其各自手中的科研文件材料進行收集與整理，形成一套完整規(guī)范的科研檔案材料。

3.2 重視科研文件歸檔，確保材料完好無損

將科研文件材料條理規(guī)范、完好無損的歸檔，是實現(xiàn)科研檔案高效管理的根本。因此，科研項目材料的歸檔是科研檔案管理員、課題（項目）負責(zé)人和相關(guān)科研人員的共同職責(zé)。各研究科室應(yīng)指定專人負責(zé)各個科研課題（項目）文件材料的收集、整理與歸檔工作，并明確其職責(zé)，確保研究科室所有科研文件材料歸檔齊全；各研究室的每個科研課題（項目）負責(zé)人要向課題（項目）組成員布置平時形成積累材料的任務(wù)，并指定專人負責(zé)本課題（項目）材料的收集與整理；歸檔負責(zé)人要隨時關(guān)注各個課題（項目）的截止時間，科研文件材料一般在課題（項目）結(jié)束后的三個月內(nèi)應(yīng)完成歸檔，對于形成周期過長的課題（項目），可按來源、類別、年度進行歸檔，避免因課題（項目）驗收完成確認單等驗收材料返回較晚被遺忘而不歸檔，造成科研文件材料的丟失[8]。

3.3 配備專職科研檔案管理員，定期培訓(xùn)

科研檔案管理由于其工作的特點，需要專業(yè)性非常強的人員才能更好地勝任。專職科研檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識，專門從事科研檔案管理工作，積累了較多經(jīng)驗，加之沒有其他工作牽絆，所以他們會集中精力放在科研檔案管理工作上，并且有足夠的時間潛心于此項工作，對科研檔案管理的各項業(yè)務(wù)方法和規(guī)章制度能夠及時準確地掌握，對科研檔案材料的收集、整理、歸檔等具體業(yè)務(wù)工作都能夠獨立、熟練地完成[9]。農(nóng)業(yè)科研院所通過引進和培養(yǎng)專職科研檔案管理人員，定期對其進行專業(yè)培訓(xùn)來增強其思想認識、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)及工作能力，使其能夠足以擔(dān)任此項工作，從而保證科研檔案管理工作的順利開展。

3.4 健全科研檔案管理制度

科研院所要制定完善的科研檔案管理規(guī)章制度并認真貫徹執(zhí)行。首先要在科研管理規(guī)章制度中明確科研檔案的歸檔時間、要求及材料收集范圍。其次，制定科研課題（項目）檔案審查報告表，所有課題（項目）驗收前先要進行檔案驗收，只有科研檔案材料合格，科研檔案管理員在報告表上簽字后才能進行課題（項目）驗收，不合格不予驗收。第三，把科研院所科研檔案歸檔情況的好壞納入各級領(lǐng)導(dǎo)及科研人員的崗位職責(zé)、考核內(nèi)容、職稱評聘及獎懲的標準之一。

科研檔案管理是農(nóng)業(yè)科研院所一項非常重要的工作，科研檔案是項目（課題）從申請到結(jié)題驗收、成果報獎等過程中各項工作的真實歷史記錄，是農(nóng)業(yè)科研院所重要的科技信息資源，為其科研活動的開展提供了豐富的基礎(chǔ)資料和實施依據(jù)，為其持續(xù)、穩(wěn)定、健康、高效地發(fā)展提供了強大的支撐，所以，要充分全面地認識農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要作用，以使其更好地為科研服務(wù)[10]。