張麗萍

高校具有師資和技術(shù)力量雄厚、技術(shù)智力密集、儀器設(shè)備先進(jìn)等優(yōu)勢，它在保證完成國家下達(dá)的教學(xué)科研任務(wù)前提下，可以充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，積極為社會提供教育培訓(xùn)、技術(shù)咨詢協(xié)作、產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計等各項服務(wù)。然而，高校畢竟不是專業(yè)經(jīng)濟(jì)主體，其管理體制不是圍繞經(jīng)濟(jì)活動服務(wù)的，若沒有科學(xué)的管理體制，其經(jīng)濟(jì)活動必然受到影響。表面上看，經(jīng)濟(jì)活動非常復(fù)雜，但只要找準(zhǔn)立足點，許多問題可以迎刃而解。那么高校對外服務(wù)的立足點是什么？筆者認(rèn)為，正是對外服務(wù)協(xié)議。對外服務(wù)協(xié)議作為一種具有法律效用的協(xié)議文件，必然涉及雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，也就意味著其必然要提供一個管理體制，以執(zhí)行雙方的權(quán)利和義務(wù)。因此，管理好對外服務(wù)協(xié)議，也就管理好了對外服務(wù)活動。

一、高校對外服務(wù)協(xié)議檔案管理現(xiàn)狀與問題

隨著高等教育改革的深化發(fā)展，高校越來越多主動參與到地方經(jīng)濟(jì)社會活動之中，因此簽訂的對外服務(wù)協(xié)議亦隨之增多，對外服務(wù)協(xié)議檔案的管理逐步成為高校檔案管理的重要組成部分。然而，許多高校并未意識到對外服務(wù)協(xié)議檔案的特殊性，而將其管理等同于普通檔案的管理，未對此類協(xié)議檔案的管理做好明確分類與統(tǒng)一規(guī)范，對外服務(wù)協(xié)議檔案成為了高校檔案管理工作中的一個薄弱環(huán)節(jié)。當(dāng)前，高校對外服務(wù)協(xié)議檔案管理主要存在如下問題。

1.對無效、變更、注銷和作廢協(xié)議檔案的管理問題。在實際操作中，由于對無效、變更、注銷和作廢的協(xié)議檔案認(rèn)識不清，檔案管理人員很可能會無法甄別哪些協(xié)議檔案是無效、變更、注銷或作廢的。如此，檔案管理工作必然陷入嚴(yán)重的混亂，甚至?xí)?yán)重影響到協(xié)議的執(zhí)行[1]。究其原因，不能完全歸結(jié)于檔案管理人員的疏忽，因為對外服務(wù)協(xié)議的產(chǎn)生需要經(jīng)過極其復(fù)雜的過程，而其產(chǎn)生的過程檔案管理人員基本上是不參與的，因此檔案管理人員如果沒有相關(guān)人員的詳細(xì)說明，幾乎不可能自己認(rèn)識到協(xié)議檔案的有效或無效、變更或非變更等變化情況。應(yīng)當(dāng)注意到，檔案管理人員的工作主要是收集和整理，這是由現(xiàn)有的檔案管理制度決定的。如果不從根本上修訂現(xiàn)有管理制度，讓檔案管理人員參與到檔案產(chǎn)生全過程當(dāng)中，那么這一問題是不可能從根本上改變的。另外，協(xié)議是具有法律意義的，協(xié)議的每一點變化都是法律意義的變化，如不能有效地管理協(xié)議的變化，很可能因此而遭到不必要的損失。

2.檔案收集問題。檔案收集問題，大體上可分為兩方面：一是檔案管理人員的專業(yè)問題，二是對外服務(wù)協(xié)議本身的特殊性。高校的檔案管理本不是為經(jīng)濟(jì)活動服務(wù)的，因此高校檔案管理人員一般都是學(xué)習(xí)圖書情報專業(yè)或人事管理專業(yè)。而對外服務(wù)協(xié)議本質(zhì)上是一種經(jīng)濟(jì)類合同，在專業(yè)不對口且未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)的情況下，高校原本的檔案管理者不可能自動就成為對外服務(wù)協(xié)議方面的管理專家。另一方面，對外服務(wù)協(xié)議檔案的產(chǎn)生過程不同于其他檔案的產(chǎn)生過程。一份對外服務(wù)協(xié)議從產(chǎn)生到成為檔案，通常都會歷經(jīng)多次修訂、調(diào)整，各方為了自己利益的最大化，在談判階段，便會有無數(shù)的經(jīng)濟(jì)博弈，其都會體現(xiàn)在協(xié)議的變化上。另外，在執(zhí)行階段，會因各種因素而無法按照協(xié)議執(zhí)行，需要變更甚至作廢。此間的不確定性非常大，對于無相關(guān)經(jīng)驗的檔案管理者來說，妥善完成相關(guān)工作難度極大。

另外，在實際運(yùn)營過程中，對外服務(wù)協(xié)議通常不存儲于一處，這是由對外服務(wù)活動特性所決定的。一份對外服務(wù)協(xié)議必須流轉(zhuǎn)于高校、企業(yè)集團(tuán)、協(xié)議審核部門之間，才能完成其使命，而期間發(fā)生檔案滅失的可能性很大，其對于檔案收集來說，無疑是一個巨大的挑戰(zhàn)。

3.托管問題。因業(yè)務(wù)需要，部分高校會將協(xié)議審批部門或財務(wù)部門作為對外服務(wù)協(xié)議的托管部門，但由于對外服務(wù)協(xié)議的專業(yè)性，同時審批部門或財務(wù)部門并無相關(guān)管理制度和管理技術(shù)，很有可能造成檔案的毀損。另外，托管期限往往會成為一個巨大的隱患。對外服務(wù)協(xié)議，尤其是技術(shù)方面的服務(wù)，存在一個保密管理問題和數(shù)據(jù)安全問題[2]。托管期間，如發(fā)生泄密事件，后果將非常嚴(yán)重，但責(zé)任由誰承擔(dān)，往往無法明確。因為托管部門沒有專業(yè)的管理能力，因此出現(xiàn)風(fēng)險亦在情理之中。目前，對于這一問題的解決，主要是靠縮短托管期限。但這并不能從根本上解決這一問題，因為對外服務(wù)協(xié)議往往是長期的，也就意味著其必然會長期存在于這些部門里，能夠縮短的托管期限亦非常有限。

二、電子協(xié)議系統(tǒng)

目前高校對外服務(wù)協(xié)議檔案管理存在的問題，與其說是體制問題，不如說是技術(shù)問題。制度的優(yōu)化需要以先進(jìn)技術(shù)為支撐，技術(shù)創(chuàng)新將進(jìn)一步帶來制度創(chuàng)新。在高校對外服務(wù)協(xié)議檔案管理中，引入先進(jìn)技術(shù)是進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理制度的關(guān)鍵。但引入何種技術(shù)，且以何種方式引入技術(shù)，對于管理者來說，是一個需要深思的問題。以筆者的經(jīng)驗和研究，筆者認(rèn)為，電子協(xié)議系統(tǒng)是較為適合多數(shù)高校的一個技術(shù)方案。電子協(xié)議系統(tǒng)，是指集合了在線審核、簽訂、存儲、使用、管理等功能于一體的協(xié)議信息系統(tǒng)，其具有便捷、有效、智能等特點。高校在對外服務(wù)協(xié)議檔案管理中引入電子協(xié)議系統(tǒng)，將有效提升檔案管理水平與效率，其優(yōu)點如下。

1.能有效降低檔案收集和管理的成本。利用電子協(xié)議系統(tǒng)，簽訂協(xié)議便不再需要打印，所有協(xié)議將保存在系統(tǒng)中，不占用物理空間。各部門調(diào)取檔案，只需要登錄系統(tǒng)即可。除具有權(quán)限人員外，其他人不可能接觸到檔案，因而也就具備了高度的保密性[3]。另外，由于檔案保存在系統(tǒng)中，因此系統(tǒng)實際充當(dāng)了檔案庫的角色，因此檔案從產(chǎn)生到歸檔將一次完成，既不存在檔案收集的流程，亦不存在在此流程中可能發(fā)生的滅失情況。

2.能有效地降低檔案管理的人力成本。傳統(tǒng)模式下，檔案收集、整理一般以季度或年度為單位，為了應(yīng)對大量的工作，往往會抽調(diào)非專業(yè)人員參與檔案的收集和管理，可以想象期間會發(fā)生多少檔案管理問題，即便有些高校會組織人員開展培訓(xùn)[4]，也不可能完全有效地避免問題。采用電子協(xié)議系統(tǒng)，可以節(jié)省大量的人力，同時讓專業(yè)人員能夠更有精力、更有效地整理檔案，為更有效地檔案利用打好基礎(chǔ)。

3.促進(jìn)制度優(yōu)化。一切體制變革實際上都是技術(shù)變革的結(jié)果，因此引入電子協(xié)議技術(shù)必然有利于促進(jìn)檔案管理體制的優(yōu)化。以往以人力管理為核心的管理體制從根本上就不適合檔案的利用，因此無論如何優(yōu)化體制，在沒有新技術(shù)支持的情況下，這種優(yōu)化只能是徒勞的[5]。此外，因電子協(xié)議系統(tǒng)從誕生到現(xiàn)在僅十幾年的時間，其難免存在缺陷。具體來說，一是系統(tǒng)穩(wěn)定性，二是系統(tǒng)安全性。以第三方電子協(xié)議系統(tǒng)為例，一些企業(yè)急于收回投資，不考慮自身硬件條件和運(yùn)營能力，強(qiáng)行承接過量業(yè)務(wù)，其勢必會造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定。一旦發(fā)生故障，其必然會造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，如果選擇第三方的電子協(xié)議系統(tǒng)，就必須全面考量其技術(shù)水平、硬件條件、運(yùn)營能力等因素，否則會造成極為嚴(yán)重的安全隱患。

三、高校對外服務(wù)協(xié)議檔案管理的優(yōu)化

引入新技術(shù)是體制優(yōu)化的必要條件。一般來說，技術(shù)引入有兩種方式，一種是自主模式，即打造專屬電子協(xié)議系統(tǒng)；另一種是合作模式，或者是外包模式，即以支付費(fèi)用或提供服務(wù)的方式，利用第三方系統(tǒng)。前一種模式的優(yōu)點是自主性較高，系統(tǒng)設(shè)計可以完全根據(jù)自身需求進(jìn)行；缺點是開發(fā)周期長，硬件投資較大，同時需要組建一個專業(yè)運(yùn)營團(tuán)隊。后者的優(yōu)點是便捷，只要付費(fèi)便可立即使用；其缺點是自主性較差，檔案安全可能存在隱患。無論采用哪種模式，對于高校檔案管理體制都會產(chǎn)生一定的優(yōu)化作用，具體表現(xiàn)為以下幾方面。

1.優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)。高校不同于企業(yè)，高校原本的檔案管理機(jī)構(gòu)并非為經(jīng)濟(jì)活動而設(shè)置，因此其不可能完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)活動。高?？梢钥紤]設(shè)立一個適應(yīng)電子協(xié)議系統(tǒng)的檔案管理部門或崗位，由具備法律、政策、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等相關(guān)知識的專業(yè)人員，負(fù)責(zé)學(xué)校各類對外服務(wù)協(xié)議的審核、收集、歸檔與管理，進(jìn)一步優(yōu)化高校對外服務(wù)協(xié)議檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置。

2.優(yōu)化檔案查閱制度。對外服務(wù)協(xié)議，尤其是技術(shù)類的協(xié)議，其涉及的信息往往是具有較高經(jīng)濟(jì)價值的，因此需要較高的保密層級。以往，所有的檔案都存放在檔案部門，盡管有一定的保密層級要求，但實際往往沒有特殊的保護(hù)技術(shù)。因此，只要有權(quán)限進(jìn)入檔案室就有機(jī)會接觸到密級較高的檔案文件。而引入電子協(xié)議系統(tǒng)后，則可以根據(jù)不同的權(quán)限，分發(fā)不同的密鑰，如此即便所有數(shù)據(jù)都存放在同一個存儲空間里，也絕對不會因權(quán)限不分而造成泄密。

3.優(yōu)化檔案信息管理。法律屬性是對外服務(wù)協(xié)議檔案最重要的特征之一，也是傳統(tǒng)管理的難點之一。以往，檔案員需要時常和當(dāng)事人溝通，才能確定一份檔案的法律屬性。而引入電子協(xié)議系統(tǒng)后，所有的文件都將被保存在系統(tǒng)中，其每一次信息變更都會被系統(tǒng)自動記錄，而且都是經(jīng)過加密的，不可能被篡改，因此只要用戶有權(quán)限，就可以輕松地了解其信息變更情況。

4.優(yōu)化檔案管理流程。傳統(tǒng)管理流程是以人為核心的，因此很難有統(tǒng)一性和規(guī)范性可言。同時，傳統(tǒng)管理流程傳承性很差，不適應(yīng)長期檔案管理。引入電子協(xié)議系統(tǒng)后，能有效地解決此問題。作為一種計算機(jī)程序系統(tǒng)，電子協(xié)議系統(tǒng)必然是規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的。只要功能模塊代碼不被修改，就能確保電子協(xié)議系統(tǒng)會幾十年甚至幾百年，按照其最初程序運(yùn)行。這樣在很大程度上保障了檔案信息管理的規(guī)范性和穩(wěn)定性。

5.優(yōu)化檔案信息使用效率。在目前的工作中，因使用和管理發(fā)生沖突的情況不在少數(shù)。一方面，管理者希望在最大程度上保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。另一方面，使用者希望以最便于自己的方式使用檔案。引入電子協(xié)議系統(tǒng)則可有效地解決這一問題。電子協(xié)議系統(tǒng)不同于傳統(tǒng)的檔案室，它是一個兼具開放性和保密性的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)讓檔案利用變得更加便捷，加密技術(shù)則充分保障了檔案的安全。如此一來，當(dāng)前普遍存在的使用和管理的矛盾將迎刃而解。

6.優(yōu)化檔案信息數(shù)據(jù)功能。大數(shù)據(jù)時代，檔案的數(shù)據(jù)價值毋庸置疑，但要讓檔案發(fā)揮數(shù)據(jù)價值需要各種技術(shù)支持，需要科學(xué)的制度管理。檔案的數(shù)據(jù)價值并非天然形成的，只有當(dāng)無數(shù)的檔案有效集中和管理才能產(chǎn)生數(shù)據(jù)價值。以往，對外服務(wù)協(xié)議檔案分散在各個部門，長期得不到全面的集中管理，更加談不上系統(tǒng)的管理，因而不能形成數(shù)據(jù)，也不具有數(shù)據(jù)價值。引入電子協(xié)議系統(tǒng)以后，檔案的收集問題將得到根本的改善，同時大量的人力可以集中到檔案的整理和數(shù)據(jù)分析上。

認(rèn)真做好高校對外服務(wù)協(xié)議檔案管理，對高校自身發(fā)展和對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展有舉足輕重的作用。正所謂“科技是第一生產(chǎn)力”，作為檔案管理人員，必須認(rèn)識到新技術(shù)的使用是實現(xiàn)檔案管理優(yōu)化的重要途徑之一，只有在工作中積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，及時更新觀念，不斷創(chuàng)新方法，才能更有效地為高校的對外服務(wù)提供服務(wù)。