雷春蓉 王尹芹

信息時代，隨著公眾知情權的日益覺醒、《政府信息公開條例》的正式施行，公眾對檔案信息資源的價值越來越關注，對檔案信息量的需求越來越旺盛，對信息的公開與共享，特別是對政府信息的共享意愿越來越強烈。同時，武漢城市圈正處于建設“兩型社會”的關鍵時期，這對于武漢城市圈的各級領導都是嚴峻的挑戰(zhàn)，他們不僅要站在局部的角度考慮，還要樹立全局觀念統(tǒng)籌兼顧。檔案作為一種重要的戰(zhàn)略資源，在“兩型社會”建設中將發(fā)揮舉足輕重的作用，不僅需要檔案為工作決策提供可資借鑒的依據(jù)，而且需要城市圈各成員間的檔案信息資源實現(xiàn)互通和共享。因此，探討武漢城市圈檔案信息資源共享迫在眉睫而且意義重大。

一、研究武漢城市圈檔案信息資源共享的意義

1.相關概念。武漢城市圈，又稱“1+8”城市圈，是指以武漢為圓心的100 公里半徑內(nèi)，整合包括黃石、鄂州、黃岡、孝感、咸寧、仙桃、天門、潛江周邊8 個中小城市所組成的城市圈域[1]32。城市圈檔案信息資源共享是指以一個中心檔案事業(yè)為依托，采用現(xiàn)代高新技術手段，將記載人類歷史，傳承人類文明的檔案信息資源加以整合，構建檔案信息資源共享中心，通過檔案信息資源網(wǎng)絡傳輸系統(tǒng)，以一定的方式和手段，對用戶提供信息的傳輸和利用, 實現(xiàn)檔案信息資源最大范圍的共享。本文特指在城市圈內(nèi)打破隸屬系統(tǒng)部門關系，消除地域限制，實現(xiàn)在9 個城市中的任意一個城市都能共享利用其他8 個城市的檔案信息資源。

2.研究的意義。通過對武漢城市圈檔案信息資源共享的研究，一是為推進圈內(nèi)檔案信息基礎設施建設、加快公共信息平臺建設，減少“信息孤島”現(xiàn)象、提高檔案信息資源共享程度，推進武漢城市圈檔案信息基礎設施一體化進程；二是促進圈內(nèi)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，通過合理配置檔案資源，優(yōu)化檔案資源結構來加強圈內(nèi)檔案部門檔案信息交流和合作，為圈內(nèi)各市在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中形成更緊密的聯(lián)系作出檔案部門應有的貢獻，從而為武漢城市圈檔案信息資源共享戰(zhàn)略規(guī)劃的制定提供一些參考和借鑒，提高武漢城市圈檔案信息資源的綜合競爭力，為武漢城市圈的建設提供更多的檔案信息資源和更好的檔案信息服務。最終逐步實現(xiàn)全國檔案信息資源共享的大目標，實現(xiàn)全國甚至全球檔案信息資源的共享，充分發(fā)揮檔案信息資源在信息社會中的優(yōu)勢和價值。

二、武漢城市圈檔案信息資源共享的困境

在武漢城市圈實現(xiàn)檔案信息資源共享不是一蹴而就的，還面臨一些亟待解決的難題。

1.統(tǒng)籌規(guī)劃缺失。檔案信息資源共享工作是一項長期的、系統(tǒng)的工作，涉及各檔案館之間的合作及檔案館外有關部門的配合。我國檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，實踐中統(tǒng)一領導只是宏觀指導，而無強制性。而武漢城市圈作為9 個相互獨立城市的“聯(lián)合體”，其檔案相關機構的領導體系并不統(tǒng)一。城市圈內(nèi)各檔案機構都是相對獨立的，各自為政，各行其是，沒有一個專門的組織機構來進行管理和協(xié)調(diào)。因此，武漢城市圈各部門、相關產(chǎn)業(yè)的檔案信息難以實行一體化管理，在檔案信息資源共享建設中遇到了地區(qū)分割和行政體制等方面的障礙。

2.共享平臺建設不到位。要真正實現(xiàn)武漢城市圈檔案信息資源共享，最重要的就是要構建一個檔案信息資源共享平臺，但是目前的共享平臺建設不到位。這個共享平臺既要滿足武漢城市圈內(nèi)各市檔案管理的需要，又要面向社會為公眾提供檔案信息資源服務，這一共享平臺的設計是較為復雜的。它需要在兼具便捷性、高效性、全面性和易操作性的同時，又要考慮其與檔案部門信息技術水平和檔案信息化程度的兼容性，其設計和構建難度無疑是倍增的。但是，如果在檔案信息資源共享建設中缺少了這個管理系統(tǒng)，那么檔案信息資源共享無疑是一場空談，很難真正地實現(xiàn)，因此共享平臺的建立迫在眉睫。

3.共享標準不夠完善。目前，全國尚無統(tǒng)一的檔案信息資源共享標準。城市圈檔案信息資源共享首先面臨的就是資源的整合，資源整合的前提就是館藏檔案的數(shù)字化。檔案數(shù)字化工作的相關標準總體上制定了很多，內(nèi)容涉及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的格式、檔案管理系統(tǒng)的功能及數(shù)字檔案館的建設規(guī)范等，但檔案數(shù)字化工作的相關標準大多為推薦標準，沒有強制約束力，而且對檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面尚未作出統(tǒng)一的標準與規(guī)范[2]51-53。圈內(nèi)各個檔案部門所使用的數(shù)據(jù)庫、程序開發(fā)語言以及檔案軟件的支撐平臺各不相同，導致圈內(nèi)各機構之間標準不統(tǒng)一，信息化建設各自為政，形成了大量的“信息孤島”，不可避免地增加了檔案信息資源整合的難度，進而影響到城市圈檔案信息資源的共享。

4.專業(yè)人才匱乏。檔案信息資源共享的實現(xiàn)需要檔案人員除了具備扎實的檔案專業(yè)知識，還須具備計算機應用基礎知識、網(wǎng)絡技術知識、數(shù)字化技術知識等相關信息技術知識。現(xiàn)在的檔案工作人員現(xiàn)狀是：老一輩的檔案工作人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但對于電子文檔形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術知之甚少；而年輕一輩的檔案工作人員僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻不甚了解[3]41。專業(yè)人才的缺乏導致圈內(nèi)檔案館的檔案信息化工作起步困難，可用于整合共享的高質(zhì)量數(shù)字化檔案信息資源十分有限。這種情況如果得不到改觀，真正意義上的檔案信息資源共享將舉步維艱，因此專業(yè)人才的匱乏已成為制約武漢城市圈檔案信息資源共享平臺建設與發(fā)展的瓶頸。

三、實現(xiàn)武漢城市圈檔案信息資源共享的對策

1.成立協(xié)調(diào)共享工作機構。為了打破檔案信息資源共享建設中遇到的地區(qū)分割和行政體制等方面的障礙，協(xié)調(diào)各方關系與平衡各方利益，就要有一個權威的協(xié)調(diào)機構來負責組織城市圈內(nèi)各檔案部門信息資源共享的運行，使城市圈內(nèi)各檔案部門和公眾都能夠充分共享不同來源的檔案信息資源。共享服務的協(xié)調(diào)機構是實現(xiàn)城市圈檔案信息資源共享的組織保障，協(xié)調(diào)機構的運行模式將影響圈內(nèi)檔案部門之間的交流協(xié)調(diào)程度與檔案信息資源的共享互通程度。不妨成立武漢城市圈檔案信息資源共享領導小組，其主要職責是建立共享標準規(guī)范，提供共享參考方案，指導成員館開展共享工作。領導小組建議由湖北省檔案主管部門或武漢市檔案管理部門牽頭，城市圈內(nèi)各檔案館主要負責人參加。成立的專門機構可以實現(xiàn)武漢城市圈檔案信息資源共享的管理，統(tǒng)籌規(guī)劃、分工協(xié)作，實行區(qū)域管理一體化，突破區(qū)域行政壁壘，形成城市圈檔案信息資源共享建設合作共識[4]14-15；可以協(xié)調(diào)共享工作中投入的資金和人力資源等，避免重復勞動和資源的浪費；同時，可以對共享工作進行規(guī)劃，保證共享工作正常進行。

2.構建共享平臺。構建武漢城市圈檔案信息資源共享平臺要結合圈內(nèi)9 個城市的檔案管理和應用的實際情況，遵循安全性、可靠性、實用性、可操作性等基本原則，進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。共享平臺包括：（1）網(wǎng)絡平臺。《武漢城市圈總體規(guī)劃》提出，通信網(wǎng)絡建立的目標為逐步建設數(shù)字城市和網(wǎng)絡城市圈，建成以武漢為中心、城市圈內(nèi)各區(qū)信息網(wǎng)絡互聯(lián)互通的寬帶骨干傳輸網(wǎng)絡。城域網(wǎng)的規(guī)劃建設無疑為城市圈檔案信息資源的共享提供了快速高效的網(wǎng)絡平臺。（2）檔案數(shù)據(jù)傳輸平臺。武漢城市圈檔案信息資源共享系統(tǒng)最好部署在政務內(nèi)網(wǎng)，需要通過專用網(wǎng)絡通道將圈內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)服務器，上傳的數(shù)據(jù)必須是允許公開的檔案信息。數(shù)據(jù)傳輸過程中要進行加密處理，確保檔案數(shù)據(jù)不被泄露和篡改，保證數(shù)據(jù)的真實性、有效性、原始性。（3）檔案信息檢索平臺。為用戶提供公開檔案（包括目錄、部分全文）的檢索功能。用戶通過系統(tǒng)提供的檔號（題名、主題詞、起止時間）檢索、全文檢索、跨庫檢索、高級檢索等各種檢索途徑，利用計算機、手機、平板電腦等終端訪問系統(tǒng)，利用平臺提供的檔案目錄（全文）查看、打印、下載等功能，共享系統(tǒng)提供的各種服務。（4）管理平臺。管理平臺是為了保證共享平臺在安全的環(huán)境下正常運轉，并支持各個模塊。模塊包括數(shù)據(jù)管理、用戶管理、權限管理等眾多模塊。管理系統(tǒng)要具有靈活性、通用性、易操作性，便于后期的擴展和維護。

3.健全共享標準規(guī)范。城市圈檔案信息資源共享的標準系統(tǒng)應包括四個大類：總體標準（檔案資源共享的總體框架、術語標準和其他綜合標準）、技術標準（網(wǎng)絡基礎設施標準、數(shù)據(jù)庫建設標準、檔案信息安全標準等）、管理標準（檔案資源管理系統(tǒng)測試和評估、評價體系）、工作標準（日常工作與服務標準規(guī)范、工作流程等）[5]33-34?？傮w標準需要武漢城市圈檔案信息資源共享的協(xié)調(diào)機構主導，其他的細節(jié)標準要求圈內(nèi)各檔案部門提高彼此間在操作方式、資源認識、數(shù)據(jù)描述上的一致性、互操作性，進而從管理、業(yè)務和技術等層面上形成一個標準體系，為城市圈檔案資源共享中的信息交互和安全長遠保存提供規(guī)范依據(jù)。標準與規(guī)范體系的健全不僅對城市圈檔案信息資源共建共享提供保障，還為城市圈檔案信息資源的規(guī)模分析與長久保存提供保證。

4.加強安全管理。網(wǎng)絡安全和信息安全是開展武漢城市圈檔案信息資源共享的“定心丸”。由軟硬件安全、網(wǎng)絡安全、用戶操作安全等安全風險帶來的網(wǎng)絡故障、信息失真泄密、信息缺失行為時有發(fā)生，對檔案信息資源在共享系統(tǒng)進行網(wǎng)絡傳輸利用造成了巨大威脅。因此，武漢城市圈檔案信息資源共享系統(tǒng)的建設必須要加強安全防范意識，采取諸如加密設備、防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、漏洞掃描、防止病毒軟件、VPN、安全認證系統(tǒng)、安全審計系統(tǒng)等技術手段，保證檔案信息管理系統(tǒng)運行安全、可靠、穩(wěn)定；建立和完善檔案數(shù)字化、應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理等各個環(huán)節(jié)的檔案信息安全規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和災難恢復機制，提升在病毒防護、網(wǎng)絡防護、漏洞修復、訪問控制等方面的技術水平和應用能力。多管齊下，才能確保武漢城市圈檔案信息資源共享的安全。

在信息技術飛速發(fā)展的當下，面對“網(wǎng)絡化、實時化、共享化”的發(fā)展潮流，城市圈檔案信息資源的共建共享需要樹立數(shù)據(jù)共享、互利雙贏的開發(fā)與管理理念，增強大局意識，弘揚團結協(xié)作的精神，克服行政區(qū)劃和層級體制方面的障礙，同時也要注重人才的引進和培養(yǎng)，構建武漢城市圈檔案信息資源共享網(wǎng)絡平臺。只有按照建設“兩型社會”的要求并結合實際，制定好規(guī)劃部署，拓寬檔案部門服務領域，才能滿足武漢城市圈“兩型社會”建設中的檔案信息資源需求。