□ 遼寧省檔案局 劉薇薇

為深入貫徹落實全國檔案局長館長會議和全省檔案工作會議精神，推進脫貧攻堅檔案和疫情防控檔案歸集工作，省檔案局研究起草了《脫貧攻堅檔案和疫情防控檔案歸集工作實施方案》（以下簡稱《實施方案》），明確?。ㄖ校┲庇嘘P(guān)單位開展脫貧攻堅檔案和疫情防控檔案歸集工作的總體目標、工作原則、報送范圍、報送要求、工作安排等內(nèi)容，為各單位開展兩類檔案歸集工作提供了基本依據(jù)和遵循，也為全省各地區(qū)同步推進此項工作提供了有益的借鑒和參考。

一、《實施方案》出臺背景

2020年12月29日，全國檔案局長館長會議工作報告中國家檔案局將“以脫貧攻堅和疫情防控檔案為重點全面記錄新時代新成就”列入2021年全國檔案系統(tǒng)的重點任務(wù)之一。在2021年3月10日召開的全省檔案工作會議上，省檔案局提出要扎實做好疫情防控和脫貧攻堅檔案收集整理歸檔工作。5月18日至19日，國家檔案局舉辦兩類檔案歸集工作培訓班，會議指出，各地區(qū)各部門要樹牢責任意識，把檔案認真完整歸集起來。結(jié)合我省當前檔案工作實際，印發(fā)《實施方案》，對做好兩類檔案歸集作出再安排再推進。

二、任務(wù)目標和工作原則

1.總體目標。統(tǒng)一思想認識，提高政治站位，以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，充分認識兩類檔案歸集工作的重要性、緊迫性，要建立職責明確、保障有力、指導到位、監(jiān)督有效的工作機制，突出重點，整體推進，將習近平總書記親自指揮、親自部署兩場戰(zhàn)役形成的檔案收集好、管理好、保存好、利用好，高質(zhì)量建成兩類檔案專題數(shù)據(jù)庫，啟動新時代新成就國家記憶工程，用檔案記錄和見證黨帶領(lǐng)全國人民取得脫貧攻堅全面勝利、疫情防控重大戰(zhàn)略成果的偉大成就。

2.階段目標。各任務(wù)單位于6月30日前完成應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理工作，將收集齊全、整理規(guī)范的檔案交由單位的檔案部門集中統(tǒng)一管理并進行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。對檔案目錄、數(shù)據(jù)認真自查，建立專題目錄，并將目錄及數(shù)據(jù)報送同級檔案館，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要將脫貧攻堅檔案目錄報送縣級綜合檔案館。年底前，縣鄉(xiāng)兩級脫貧攻堅檔案要向縣級綜合檔案館完成移交，應(yīng)對疫情工作臨時機構(gòu)形成的檔案要向同級綜合檔案館完成移交。各級綜合檔案館負責對各單位報送的目錄、電子檔案及檔案數(shù)字復(fù)制件進行審核、驗收，主要核對目錄內(nèi)容、格式是否規(guī)范，電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件格式及命名是否準確，掃描圖像質(zhì)量是否符合要求等問題，對驗收通過的目錄和數(shù)據(jù)進行匯總，在此基礎(chǔ)上建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫，并于年底前基本建成。省檔案局適時對各單位收集、整理、報送情況進行通報。

3.工作原則。一是確保內(nèi)容完整準確。各單位應(yīng)當提高檔案意識，把握任務(wù)要求，確保歸檔材料做到全覆蓋、無遺漏，嚴格把好檔案收集、整理、數(shù)字化的質(zhì)量關(guān)，確保數(shù)據(jù)完整、真實、準確。二是實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。各單位形成的、屬于歸檔范圍的文件材料不得散存于各部門，更不能留存在個人手中，必須按照歸集范圍做好收集、整理，及時交由本單位檔案部門集中管理，各單位檔案部門再按照規(guī)定時限將各種門類和保管期限的兩類檔案統(tǒng)一向綜合檔案館歸集。三是扎實做好檔案安全保密工作。各單位應(yīng)當建立健全數(shù)據(jù)管理機制，明確管理職責、人員、權(quán)限、流程，在檔案歸集過程中嚴格落實安全保密措施、提高安全管理水平，杜絕失泄密事件的發(fā)生。

三、歸集范圍

1.脫貧攻堅檔案。（1）責任單位。原省扶貧開發(fā)領(lǐng)導小組39家成員單位。（2）檔案來源。黨的十八大以來至2020年底前形成的脫貧攻堅檔案都納入歸集范圍。一類是貫徹落實黨中央、國務(wù)院及省委、省政府領(lǐng)導關(guān)于脫貧攻堅工作指示批示形成的檔案；另一類是各成員單位履行行業(yè)管理職責在打贏脫貧攻堅戰(zhàn)中形成的檔案。需要注意的是，報送范圍不包含本單位在開展定點扶貧工作中形成的檔案。比如，各單位駐村幫扶工作隊和派駐第一書記等工作中形成的檔案不列入本次檔案歸集范圍。但是，開展定點扶貧工作的文件材料也要收集齊全、整理規(guī)范，并統(tǒng)一在各單位的全宗內(nèi)保管。（3）具體范圍。按照《國家檔案局 國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導小組辦公室關(guān)于做好精準扶貧檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2016〕12號）、《國家檔案局 國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導小組辦公室關(guān)于印發(fā)〈精準扶貧檔案管理辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2016〕13號）、《遼寧省檔案局 遼寧省扶貧開發(fā)領(lǐng)導小組辦公室關(guān)于印發(fā)〈遼寧省全面加強精準扶貧精準脫貧檔案工作的實施意見〉和〈遼寧省精準扶貧精準脫貧檔案管理辦法〉》（遼檔發(fā)〔2016〕8號）以及各單位制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表執(zhí)行。

2.疫情防控檔案。（1）責任單位。省疫情聯(lián)防聯(lián)控機制成員單位。（2）檔案來源。疫情爆發(fā)以來至2020年底前形成的疫情防控檔案。一類是貫徹落實黨中央、國務(wù)院及省委、省政府領(lǐng)導關(guān)于疫情防控指示批示形成的檔案；另一類是各成員單位承擔聯(lián)防聯(lián)控機制工作職責形成的檔案；還有各成員單位就疫情防控工作履行行業(yè)管理職責形成的檔案。但是，本單位在開展本部門疫情防控工作中形成的檔案不屬于歸集范圍。（3）具體范圍。按照《遼寧省檔案局關(guān)于做好全省新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》（遼檔函〔2020〕6號）以及各單位制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表執(zhí)行。

3.多種形式檔案。根據(jù)《機關(guān)檔案管理規(guī)定》、《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，各責任單位保管或形成的下列文件材料均應(yīng)納入歸集范圍：（1）領(lǐng)導指示、批示，機構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報告、報表、簡報、總結(jié)，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料；（2）照片、錄音、錄像；（3）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息；（4）印章、題詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、牌匾、錦旗等實物檔案；（5）其他具有保存利用價值的文件材料等。

四、報送要求

1.整理標準。各單位要按照進館要求對檔案進行整理，脫貧攻堅檔案一般與責任部門履行其他職能形成的檔案進行統(tǒng)一整理，應(yīng)按照相應(yīng)門類檔案整理規(guī)則對脫貧攻堅檔案進行組件、分類、排列、編號和編目等整理工作，方法與全宗內(nèi)檔案保持一致。具體來說，文書檔案執(zhí)行《遼寧省歸檔文件整理實施細則》，音像檔案執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78-2019），建設(shè)項目主要是執(zhí)行《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）。疫情防控檔案主要是依據(jù)《遼寧省檔案局 遼寧省檔案館關(guān)于新冠肺炎疫情防控檔案向省檔案館移交的通知》（遼檔函〔2020〕30號）進行分類和整理。

2.檔案目錄。（1）目錄結(jié)構(gòu)。目錄數(shù)據(jù)中應(yīng)當含有責任者、頁數(shù)、年度、保管期限、檔號等字段，文書、照片、錄音、錄像、實物及其他類型檔案目錄數(shù)據(jù)字段項的名稱、類型、長度設(shè)置要按規(guī)定執(zhí)行，保證目錄與對應(yīng)的數(shù)字復(fù)制件及電子檔案順利掛接。（2）目錄格式。檔案目錄分為電子目錄、紙質(zhì)目錄兩種形式。電子目錄應(yīng)當包含目錄結(jié)構(gòu)中要求的所有字段項，宜為DBF格式，也可采用XLS格式。文書、照片、錄音、錄像、實物檔案電子目錄應(yīng)當分別編制。紙質(zhì)目錄僅包含關(guān)鍵字段項，可通過系統(tǒng)或軟件打印，省直單位是按照《遼寧省歸檔文件整理實施細則》中提到的格式進行打印。

3.數(shù)據(jù)格式。文書、照片、錄音、錄像類電子檔案格式應(yīng)當符合《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）規(guī)定。文書、照片檔案數(shù)字復(fù)制件采用單頁TIFF或JPG格式，同一全宗內(nèi)只能選擇其一，不得混用。掃描宜采用彩色模式，具體要求參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）。錄音檔案數(shù)字復(fù)制件采用WAVE或MP3格式，錄像檔案數(shù)字復(fù)制件采用AVI、MP4、MOV或MPG格式，具體要求參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）。電子檔案、檔案數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當以檔號為基礎(chǔ)命名，確保目錄與文件或圖像之間用檔號建立唯一關(guān)聯(lián)。列入歸集范圍的檔案為電子檔案或已完成數(shù)字化的，相應(yīng)電子檔案、檔案數(shù)字復(fù)制件應(yīng)隨目錄一并報送。

各單位檔案實體原則上在原單位保管并按正常移交期限進館，不提前移交，文件有明確規(guī)定的情況除外。2020年12月31日之后形成兩類檔案的目錄和數(shù)據(jù)報送工作另作要求。

各地區(qū)、各單位要切實加強對兩類檔案歸集工作的組織領(lǐng)導，制定實施方案、細化工作任務(wù)、明確時間節(jié)點，要采取切實措施，分工負責、形成合力，積極支持兩類檔案歸集工作，在檔案數(shù)字化經(jīng)費等方面給予充分支持，確保各項工作任務(wù)如期高質(zhì)量完成。省檔案局將加強業(yè)務(wù)指導，按照有關(guān)要求對工作落實情況進行監(jiān)督檢查。