李 茜

(黑龍江省林業(yè)設(shè)計(jì)研究院，黑龍江 哈爾濱 150080)

自計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷更新發(fā)展以來，各行各業(yè)對于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用都十分關(guān)注。在信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍更加廣泛，二維碼技術(shù)作為計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中的新技術(shù)，在人事檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值也被開發(fā)出來。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作往往以人工操作管理為主，但是在管理效率方面卻并不突出，此時(shí)將二維碼技術(shù)應(yīng)用于此項(xiàng)管理工作中，不僅能夠提升管理效率，且于管理信息量方面也得到了進(jìn)一步拓展，從而優(yōu)化管理質(zhì)量。鑒于此，針對二維碼技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用這一主題進(jìn)行深入分析則具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 二維碼技術(shù)分析

二維碼技術(shù)又稱二維條碼，常見的二維碼為QR Code，QR比傳統(tǒng)的Bar Code條形碼能存更多的信息也能表示更多的數(shù)據(jù)類型[1]。同時(shí)該項(xiàng)技術(shù)是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面(二維方向上)分布的、黑白相間的、記錄數(shù)據(jù)符號信息的圖形；在代碼編制上巧妙地利用構(gòu)成計(jì)算機(jī)內(nèi)部邏輯基礎(chǔ)的“0”、“1”比特流的概念，使用若干個(gè)與二進(jìn)制相對應(yīng)的幾何形體來表示文字?jǐn)?shù)值信息，通過圖像輸入設(shè)備或光電掃描設(shè)備自動(dòng)識讀以實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)處理。具有條碼技術(shù)的一些共性：每種碼制有其特定的字符集；每個(gè)字符占有一定的寬度；具有一定的校驗(yàn)功能等。同時(shí)還具有對不同行的信息自動(dòng)識別功能、及處理圖形旋轉(zhuǎn)變化點(diǎn)[2]。

2 二維碼技術(shù)在人事檔案中應(yīng)用的可行性分析

雖然當(dāng)前二維碼技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域逐漸普及，但在人事檔案管理領(lǐng)域中，該項(xiàng)技術(shù)的使用并未普及，此時(shí)想要確認(rèn)二維碼技術(shù)在該領(lǐng)域中應(yīng)用的可行性，就必須做好以下幾項(xiàng)影響因素地分析工作：①網(wǎng)絡(luò)環(huán)境優(yōu)良。隨著網(wǎng)絡(luò)全球化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)用戶占比每年呈倍數(shù)增長，其中作為人民上網(wǎng)主要方式的移動(dòng)上網(wǎng)，已經(jīng)隱隱發(fā)展為國民的主要上網(wǎng)方式，而目前，我國4G技術(shù)已經(jīng)全面普及且5G技術(shù)隨之發(fā)展，為二維碼技術(shù)的應(yīng)用提供了良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。②微時(shí)代社會背景優(yōu)越[3]。當(dāng)前，我國正處于微時(shí)代社會背景下，智能手機(jī)的使用用戶數(shù)量十分龐大，為二維碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提供了更加堅(jiān)實(shí)的社會基礎(chǔ)，且相關(guān)資料顯示，二維碼在網(wǎng)絡(luò)中文本、網(wǎng)址、下載等方面的應(yīng)用具有一定技術(shù)支持基礎(chǔ)，此時(shí)將其運(yùn)用于人事檔案下載、借閱、調(diào)取等管理工作中可行性極高。

3 二維碼技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用探析

3.1 二維碼技術(shù)在人事檔案宣傳工作中的應(yīng)用

人事檔案的設(shè)定主要為檔案用戶自身在就職期間的晉升、評職稱、工齡確認(rèn)以及退休金領(lǐng)取等工作開展提供數(shù)據(jù)信息參考，由此可見，檔案管理工作的展開對于個(gè)人的發(fā)展具有十分重要的影響。但目前，部分人對于人事檔案管理工作的重要性認(rèn)知卻存在嚴(yán)重的不足，甚至部分人主觀上將檔案管理判斷為“無用”，唯有在急需相關(guān)資料時(shí)方才關(guān)注到該項(xiàng)工作[4]。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)資料表明，超出50%的人在臨近退休時(shí)方才想起檔案相關(guān)問題，但此時(shí)想要進(jìn)行各類材料的補(bǔ)充和完善，所涉及的事項(xiàng)十分繁雜，嚴(yán)重降低了人事檔案管理的工作效率。在此基礎(chǔ)上，充分將二維碼技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程中，檔案用戶可直接通過手機(jī)掃碼的形式加強(qiáng)對于自身檔案狀況的了解，當(dāng)掃描操作完成后，用戶就可通過二維碼中所設(shè)置的網(wǎng)址鏈接進(jìn)入到檔案所在檔案館官網(wǎng)中，且通過對該鏈接的訪問，就可直接將相關(guān)信息下載下來用于閱讀和了解。在微時(shí)代下，人們可通過二維碼技術(shù)的使用構(gòu)建具有時(shí)代特色的“隨身檔案館”，對于培養(yǎng)人們逐步養(yǎng)成檔案意識也具有重要促進(jìn)作用，最終達(dá)成人事檔案宣傳工作的開展目標(biāo)。

3.2 二維碼技術(shù)在人事檔案實(shí)體管理工作中的應(yīng)用

在人事檔案管理工作開展期間將二維碼技術(shù)應(yīng)用于實(shí)體檔案管理過程中，主要從以下幾方面展開：①歸檔編號管理。標(biāo)準(zhǔn)流程下，檔案館在進(jìn)行人事檔案的接收時(shí)，需為每一份檔案設(shè)定唯一的制檔編號，后續(xù)該檔案就可憑借編號進(jìn)行查找和更改，當(dāng)前時(shí)期下國家并未針對人事檔案的編制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，不同單位在人事檔案管理中所使用的編制規(guī)則也有所差異[5]。傳統(tǒng)的檔案編號需手寫編號并錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，浪費(fèi)人力資源的同時(shí)對于檔案管理本身的信息化發(fā)展水平提升也會產(chǎn)生影響。而此時(shí)，充分將二維碼技術(shù)應(yīng)用其中，則能夠一次性完成檔案用戶的各項(xiàng)信息歸檔編號工作，且此檔案編號符合唯一性原則。②錄著定位管理。一般而言在入館錄著前，需要將檔案的詳細(xì)信息乃至存儲位置一并錄入到管理系統(tǒng)中，隨后將所錄著的檔案信息轉(zhuǎn)換為二維碼的形式打印粘貼于檔案外部，當(dāng)進(jìn)行檔案調(diào)取時(shí)，管理員可直接通過庫房二維碼閱讀器準(zhǔn)確找到檔案定位點(diǎn)，提升檔號信息采集效率的同時(shí)也可優(yōu)化檔案入庫速度。

3.3 二維碼技術(shù)在人事檔案實(shí)際工作中的應(yīng)用

在人事檔案應(yīng)用中，二維碼技術(shù)的使用主要集中在以下幾方面：①電子檔案中的應(yīng)用。針對二維碼技術(shù)本身而言，其具有加密性特點(diǎn)，此特征符合電子檔案應(yīng)用的保密特征。在應(yīng)用流程上，當(dāng)檔案館接收到用戶檔案提交申請后，會針對用戶的身份加以驗(yàn)證，驗(yàn)證完成且成功后系統(tǒng)會自動(dòng)為申請者查詢檔案相關(guān)信息，并將信息內(nèi)容發(fā)送于申請用戶[6]。②實(shí)體檔案中的應(yīng)用。應(yīng)用二維碼技術(shù)進(jìn)行檔案管理后，借閱者可直接通過二維碼閱讀器的掃描完成電腦系統(tǒng)上的借閱記錄登記工作，當(dāng)進(jìn)行檔案調(diào)閱時(shí)，也可通過二維碼掃描的形式快速定位到檔案在系統(tǒng)中的存儲位置，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的智能化。

3.4 二維碼技術(shù)在人事檔案應(yīng)用工作中的難點(diǎn)

受到檔案管理工作開展本身的特性限制，其管理系統(tǒng)與二維碼技術(shù)之間的嫁接難度相對較高。與此同時(shí)，將二維碼技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，需要檔案館構(gòu)建一個(gè)以二維碼技術(shù)為基礎(chǔ)的全新信息管理系統(tǒng)，且主系統(tǒng)中包含大量的子系統(tǒng)，此時(shí)需在每一個(gè)子系統(tǒng)中均置入二維碼系統(tǒng)庫，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)難度上相對較高。針對以上難點(diǎn)問題，需要進(jìn)一步探索、研究和解決。

4 結(jié)論

人事檔案管理工作開展過程中，想要進(jìn)一步提升管理效率及質(zhì)量充分將二維碼技術(shù)應(yīng)用其中十分重要。在此基礎(chǔ)上，檔案管理期間使用二維碼技術(shù)時(shí)，首先需要做好的工作就是分析該項(xiàng)技術(shù)實(shí)際應(yīng)用的可行性，確認(rèn)可執(zhí)行度滿足現(xiàn)有管理標(biāo)準(zhǔn)后，還需同步從人事檔案的宣傳、實(shí)體管理等多個(gè)角度展開技術(shù)運(yùn)用分析工作，確保技術(shù)能夠在不同的管理環(huán)節(jié)中均發(fā)揮更加突出的管理成效，最終為人事檔案管理水平實(shí)現(xiàn)階段性的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。